区县档案馆馆藏档案的价值鉴定

    秦立丽 张立娜

    档案价值鉴定,是指档案工作者主体在档案价值认识的基础上对档案有无价值和價值大小的评估和预测。档案价值鉴定是档案工作的核心内容,也是整个档案工作赖以存在的基础。鉴定工作搞不好,就会造成馆藏档案的良莠不分,影响馆藏档案的优化。因此,搞好馆藏档案价值鉴定是当务之急。档案价值鉴定工作是一项十分严肃的科学劳动,没有科学的理论作指导,没有高素质的鉴定工作人员,没有严格的组织管理,就不能搞好。

    一、根据国家档案局新制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,制定馆藏档案价值鉴定的新标准

    制定档案价值鉴定的标准,是做好档案价值鉴定工作的第一步。按照之前使用的档案保管期限表“对号入座”的方法鉴定档案价值,可能产生有的档案过量保存或档案价值划分不当的现象。例如在鉴定平谷区政府档案过程中,依照之前的文书档案保管期限表,工人转正定级审批表、招收录用退休工人子女的证明申请表、干部介绍信存根等涉及个人的档案的保管期限都是长期。而新的《平谷区机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则(试行)》(以下简称《实施细则》)中,贯彻了科学发展观中的以人为本原则,凡是涉及个人的档案,如职工录用、转正、定级、辞职、离退休等文件材料以及职工调动、工资、党团组织关系介绍信及存根保管期限都定为永久。这样看来,之前的文书档案保管期限表确实存在档案价值划分不当的现象。再例如工会永久档案81号卷中,《平谷县工会副主席1986年在经委、科协联合召开全县生产技协会议上的讲话和单位发言》,按照新的《实施细则》划定保管期限10年即可。由此可见,由于保管期限不当造成的过量保存情况也是存在的。

    为解决这个问题,笔者认为,既然是开展档案价值鉴定工作,就应以最新的文书档案保管期限为准则,避免档案价值划分不当的现象发生。因此,笔者在档案价值鉴定中以《实施细则》为鉴定标准,在档案价值鉴定工作中,边工作,边实践,边总结。

    二、遵循档案价值鉴定大原则不变,根据实际情况对馆藏档案价值鉴定的原则进行补充

    档案价值鉴定的原则,除遵循从国家和人民的整体利益出发,坚持全面的、历史的、发展的观点,以文件来源、形成机关在社会结构中的职能作用和档案承载的内容信息为基本要素,准确、客观判定档案保存价值的大原则外,根据实际情况,还需遵循以下几条鉴定原则:

    1、以人为本原则。科学发展观的核心就是以人为本。因此,在鉴定过程中,要始终以科学发展观为指导,把广大人民的利益放在首位。对档案中涉及个人的信息,延长其保管期限。例如涉及个人的录用、转正、聘任、调资、定级、离退休、死亡、抚恤等文件保管期限全部由长期改为永久。

    2、高龄档案受到尊重原则。对形成时间相对久远的档案其保管期限适当提高保管期限的原则。例如对解放前及新中国刚刚成立时期的档案,由于年代久远,基本上采取永久保存。

    3、物以稀为贵原则。对保存数量较少的档案应采取保管期限适当提高的原则。例如对文革、四清等政治运动中形成的档案,由于数量较少,基本上也采取永久保存。

    4、从低复审原则。对其价值难以把握,保管期限可长可短的档案首先确定最低保管期限,实行重点复审的原则。对有疑问的档案进行登记,由鉴定验收小组共同探讨决定该档案的保管期限。

    5、以“我”为主原则。“我”即立档单位,鉴定过程中,鉴定人员进行换位思考,把自己放在立档单位的位置上考虑问题,确定案卷的保管期限。例如本单位对一些重要问题的请示,虽然上级单位没有批复,本单位的保管期限也应定得长一些,以后出现问题就可以分清责任。

    6、集中讨论原则。对保管期限有疑问的档案,由鉴定小组研究讨论后,确定其保管期限。参与鉴定的工作人员在遇到问题时要共同探讨,以求得最佳解决方案。例如鉴定长期档案过程中,发现有些长期档案需要转永久,有些长期档案需要转短期,这样登记起来比较乱,容易出现差错。经鉴定小组工作人员共同协商,决定只将长期档案中需要转永久的档案挑出来,其余保管期限不变,到期后再做这部分档案的到期鉴定。通过集中讨论,解决鉴定工作中遇到的难题。

    三、以立档单位的职能为标准,确定档案的重要程度

    根据《实施细则》规定,对于普发性文件、同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料以及机关联合行文的文件材料,重要问题的永久保存,一般业务问题按10年保存。这里对重要问题和一般问题没有明确的解释,要靠鉴定工作人员自己判断。针对这一问题,笔者认为,在鉴定中要以发展的眼光看待问题,一要依据立档单位的职能,凡是立档单位职责范围之内的,针对本机关主要业务并要执行的,就是主要问题,否则就是一般问题;二是以人为本的,凡是涉及个人切身利益的,就是主要问题,保管期限就应从长。例如平谷县政府批转县公安局《关于城关镇,城关公社暂住人口调查和处理意见的报告》卷属于政府职责范围之内问题,其保管期限就应从长。再如《1983年平谷县政府加强和改革农村统计工作的通知》就属于年度性专项通知,原保管期限即可,就不必转永久保存。

    四、根据档案鉴定销毁制度,确定档案鉴定完成后实体档案的处理

    鉴定工作完成后,会产生大量需转期档案。对这批档案如何处理,是一项非常重要的工作,只有将这项工作做好,档案价值鉴定工作才算圆满完成。但转期档案如何处理,是一个较难解决的问题。针对这个问题,笔者认为,应从以下几方面入手:

     (一)复审:成立档案鉴定工作领导小组。由主管档案工作的档案馆馆长、管理科科长、指导科科长、法制科科长等组成。每一个全宗的档案鉴定完成后,就召开鉴定工作会议,由该全宗鉴定人员汇报鉴定情况,鉴定小组讨论需转期档案的保管期限是否适宜,最终确定其保管期限。

     (二)审批:每一个全宗的档案鉴定完成后,全宗鉴定人员撰写该全宗鉴定工作报告,并将该全宗所有转期档案进行详细登记,登记内容包括全宗号、目录号、案卷号、案卷内容、原有保管期限、鉴定后保管期限、转期理由等内容,制作成转期档案统计表,由档案鉴定工作领导小组对档案鉴定工作报告及转期档案统计表进行审批。为增强鉴定领导小组成员对复审工作的责任感,每一位鉴定领导小组成员都须在鉴定工作报告及转期档案统计表上签字。

     (三)调整实体卷:实体卷的调整,分为以下几种情况:1、永久档案中的转期档案,由于原保管期限定为永久,有一定的历史原因,不宜马上转为短期销毁,根据《实施细则》规定以30年期限为准进行保管。原有位置不变,在案卷目录中注明转短期。到期后再做到期鉴定销毁。

    2、长期档案转永久保存的档案,如原来招工、党组织关系介绍信、职工调动手续等方面的档案,由于原有保管期限为50年,保管期限本身就较长,为了尽量保持该全宗原貌,同时减少工作量,档案位置暂不变动,在目录中注明该卷转永久,在该卷卷皮上同样注明转永久。3、长期档案中不转永久的档案,按原保管期限不变,到期后再做鉴定销毁。4、在需要销毁的案卷内发现个别重要的档案,则必须将其取出另行保存,其他档案可以销毁。取出的个别档案,如与其他相同年份的档案有关联,可与其他相同保管期限的档案合并定卷,抄写卷内目录,修改案卷封皮,并在备考表中写明具体情况;如与其他相同年份的档案没有关联,可单独立卷,排在案卷所属年代的相同保管期限的最后一卷,用小号标注,并在备考表中说明。

    五、通过对参加鉴定工作人员的培训,提高鉴定工作质量

    由于档案鉴定工作是一项难度较大的技术性工作,档案工作人员的知识背景、认识能力、工作经验等方面都有一定的差异,因此他们对同一份档案所做出的价值判定往往有很大的不同,使档案鉴定工作带有极大的人为因素。为解决这一问题,档案工作人员随着档案事业的发展,要不断充实自己,学习新知识、新技能,不因循守旧。

    在实际鉴定工作进行之前,要组织全体鉴定人员集中统一学习。一是学习和掌握档案价值鉴定的原则;二是学习和掌握档案工作政策法规和标准,并要求在工作实践中用心研究和探索;三是学习档案价值鉴定基本方法,把握好保存价值尺度。在学习过程中,可以选一个具有代表性的全宗,全体鉴定工作人员按照培训内容鉴定相同内容。鉴定完成后,一起讨论鉴定结果有什么不同,找出造成差异的原因,尽量减少人为因素,提高鉴定工作的质量。

    作者单位:北京市平谷区档案馆