高校档案管理信息化建设的现状及存在问题对策
谈芳吟
摘要： 高校档案作为高校发展建设的真实写照，记录了高校在教学、科研、管理等方方面面的发展历程，对指导高校的发展建设有着重要的意义。高校档案作为高校宝贵的信息资源，做好档案管理工作有助于充分发挥档案资源的价值。新时期下，随着信息化技术的发展与信息化管理理念普及，高校档案管理的信息化进程也不断推进。本文主要针对高校档案管理的信息化建设进行了深入的研究，对当前高校档案管理信息化的现状及存在的问题进行了分析，并提出了相应的对策。
关键词：高校档案管理 信息化建设 规范标准 专业人才
中图分类号：G271 文献标识码：A
0 引言
高校作为教学、科研工作的前沿阵地，承担着许多重大课题的攻关任务，做好教学、科研工作中的档案记录于管理工作有着重要的积极作用，同时档案管理作为高校管理的重要组成部分，还在一定程度上反映了高校的管理水平。二十一世纪以来，随着信息化技术的发展以及信息化理念的普及，信息化也开始在高校档案管理中得到应用，特别是随着高校规模的不断扩张，传统的档案管理模式已经难以满足高校的发展需求，高校档案管理信息化建设已经成为高校信息化进程的重要组成部分。本文主要针对高校档案管理信息化建设进行了深入研究，阐述了高校档案管理信息化的相关原则与意义，分析了当前的现状与问题，并提出了相应的对策。
1 高校档案管理信息化
档案信息化作为一个庞大的系统性工程，包含诸多方面的内容，具体来说可以分为以下几点：
1.1档案信息化体制的设计
档案信息化建设过程中，计算机技术、互联网技术等信息技术的应用，给传统的档案管理体制带来了巨大的冲击，传统的管理流程已经难以满足时代发展的需要，这就需要根据档案信息化的总体布局，合理地设计档案信息化的体制机制。
1.2档案信息化标准的制定
档案信息化建设之前，首先要明确信息化进程中的各项标准与规范，以提高档案信息化的通用性。在档案信息化过程中，档案信息将以数字化的形式进行存储，如果不同单位间档案存储标准存在差异，将会造成严重的信息孤岛效应，严重影响各单位间档案信息的交流共享，这就要求在档案信息化建设之前，统一制定檔案信息化中各类数据的标准与规范，以取得最大化档案信息化的价值。
1.3档案信息化系统的开发
为了充分发挥档案信息化后带来的管理优势，需要根据实际档案管理使用需求，结合档案管理流程，设计开发档案信息化系统，利用档案信息化系统提高对信息化档案的管理与使用效率。档案信息化系统不仅提高了档案管理使用的效率，更大大减少了档案管理工作量，节约了档案的管理成本。
1.4档案信息化人才的培养
档案信息化的发展建设，不仅需要体制机制的保障以及信息化系统的支持，更需要依赖于相关人才的支撑。在档案信息化进程中，对精通计算机、互联网等信息技术，且具有专业档案管理知识的新型人才具有较多的需求，为了保证档案信息化的健康发展，需要通过在职教育、引进外来人才等方式培养档案信息化人才。
2 高校档案管理信息化的原则
高校档案管理信息化，作为档案管理信息化的特殊应用场景之一，结合高校档案管理的现状与需求，具有以下两条原则：
2.1“双轨制”原则
“双轨制”就是指在档案信息化建设的过程中，不抛弃原有的纸质档案载体，形成以纸质版档案为正本，数字化档案为副本的档案存储管理方式。“双轨制”方式形成了纸质档案与数字化档案的双重备份，一方面通过数字化档案保证了档案信息搜索使用的便捷性与高效性，另一方面通过纸质版档案解决了数字化档案的法律效力问题，提高了档案管理的安全性。“双轨制”档案管理方式目前在高校档案管理中已经得到了较为广泛的应用。
2.2全周期管理原则
档案管理不仅仅是对档案的存储与使用进行管理，更是对档案的生命全周期进行管理，即对档案从产生、存储、使用到销毁的全生命周期进行全程管理。全周期管理是一个长期的档案管理过程，需要对不同档案的客观运行规律进行正确的把握，以充分掌握档案在不同阶段的特点，并对不同档案的生命周期进行监控，以更好地服务档案的管理需求。
3 高校档案管理信息化建设的现状及问题
近年来，在高校的高度重视与大力支持下，高校档案管理信息化建设进程不断加快，信息化水平不断提高，档案的管理水平已经取得了较大的提升，但当前来看，我国高校档案管理信息化建设中仍存在许多问题亟须解决。
3.1重视程度不足
尽管高校档案管理信息化建设已经得到诸多高效的普遍重视与大力支持，但仍有许多高校对其重视程度不足，仍以传统的档案管理方式进行高校档案管理，在对档案管理信息化方面的人力、物力、财力支持都较为薄弱。另一方面，作为高校信息化进程的重要组成部分，档案管理信息化的地位和作用没有得到足够的认识和重视，许多高校只重视教学、科研方面信息化的建设进程，忽略了档案管理信息化建设，导致高校信息化进程严重失衡，档案管理工作成为高校信息化的一大短板。
3.2基础设施不完善
高校档案管理信息化建设对高校计算机、互联网等硬件基础设施的依赖性较强，其作为档案管理信息化建设的重要基础，对信息化建设起着重要的支撑作用。部分高校由于自身信息化水平不高，校内网等基础设施建设较为薄弱，缺少开展档案管理信息化的必要支撑，严重影响了其档案管理信息化建设的进程。
3.3规范标准缺失
在高校的大力支持与倡导下，许多高校都先后实现了档案管理的信息化，形成了各具特色的档案信息化管理系统与管理体制，取得了一定的成效。但由于档案管理信息化建设过程中相关规范标准的缺失，导致信息孤岛效应明显，各高校开发的系统各自为战，档案信息难以实现有效地共享，不仅影响了档案资源的开发利用，更由于多次重复开发造成了较大的资源浪费。
3.4人才力量薄弱
人才力量薄弱也是影响高校档案管理信息化建设的重要因素之一，许多高校投入了大量的物力、财力，基础设施建设取得了突出的成效，却在人才方面捉襟见肘，影响了档案管理信息化建设的整体进程，导致收效甚小。由于档案管理信息化是一个学科交叉领域，导致专业技术人才十分稀缺，专业档案管理人才缺乏信息技术相关知识，不能熟练地掌握运用信息技术手段；而专业信息技术人才虽然精通各类信息化手段，却缺乏专业的档案管理知识。
4 高校档案管理信息化建设对策
针对当前我国高校档案管理信息化的现状及存在的问题，为了进一步加快其建设进程，促进高校信息化的发展，需要做好以下几个方面的工作。
4.1提高思想认识
加快高校档案管理信息化建設进程，首先要提高对档案管理信息化的思想认识，高校要切实认识到档案管理信息化工作作为高校信息化建设的重要组成部分，对提高档案资源的利用价值，促进档案资源的交流共享都有着重要的意义。高校领导要充分认识到档案管理信息化的优势和意义，在人力、物力、财力上予以支持和保障，同时做好宣传教育工作，引导各级部门树立对档案管理信息化工作的正确认识。
4.2完善设施建设
基础设施的薄弱是高校推进档案管理信息化建设的一大短板，也是当前许多高校实际面临的主要问题。针对这一问题，高校要下大气力、大决心解决好学校硬件基础设施的薄弱问题，一方面切实保证基础设施建设的资金落实情况，另一方面敦促系统软件方面的开发工作，尽快完成好各类硬件设施的购置和落实工作，形成完备的硬件环境，支持高校档案管理信息化进程的稳步有序推进。
4.3明确规范标准
档案管理信息化进程中各类数据规范标准的不统一、不一致已经成为影响档案管理信息化建设的重要因素。为了避免各高校重复开发造成的资源浪费，应当明确高校档案管理信息化建设中的各类数据规范与标准，降低高校档案管理信息系统的二次开发成本，提高不同高校间档案管理信息系统的兼容性，这对促进高校档案信息的传递共享，提升档案信息的利用价值都有着重要的积极作用。
4.4强化人才培养
专业人才的匮乏已经成为各高校档案管理信息化建设的重要瓶颈，严重影响了信息化进程的推进，为此各高校可以通过多层次多手段强化专业型人才的培养，一方面可以通过教育培训等方式，对档案管理工作人员进行培训，提高其基本技能以更好地满足工作需求，另一方面，可以通过引进外部人才的方式，吸引档案管理信息化方面的相关人才，建设一支高素质的档案管理信息化建设队伍，更好地服务高校档案管理信息化建设任务。
4.5健全管理机制
高校档案管理信息化建设是一个长期的系统性的工作，为了保证建设工作的有序推进，需要建立健全相关管理机制，为高校档案管理信息化提供有力的制度保证。高校应当根据实际情况，制定档案管理信息化建设的相关制度，明确好各单位的具体职责，同时制定完善的激励机制，以更好地调动相关人员的工作积极性。
高校档案管理信息化建设作为高校信息化建设的重要组成部分，越来越得到高校的关注。本文主要针对高校档案管理信息化建设的现状及存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决对策，相信在各方的不懈努力下，我国高校档案管理信息化必将得到长远的发展。
参考文献：
[1] 孙序.高校档案管理信息化建设研究[J].科技传播，2016，8（14）.
[2] 谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯，2015，13（11）.
[3] 吴振国.新时代背景下高校档案管理信息化建设路径研究[J].办公室业务， 2016（5）.
[4] 刘建民.河南省高校档案管理信息化建设路径研究[J].兰台世界，2017（17）.
摘要： 高校档案作为高校发展建设的真实写照，记录了高校在教学、科研、管理等方方面面的发展历程，对指导高校的发展建设有着重要的意义。高校档案作为高校宝贵的信息资源，做好档案管理工作有助于充分发挥档案资源的价值。新时期下，随着信息化技术的发展与信息化管理理念普及，高校档案管理的信息化进程也不断推进。本文主要针对高校档案管理的信息化建设进行了深入的研究，对当前高校档案管理信息化的现状及存在的问题进行了分析，并提出了相应的对策。
关键词：高校档案管理 信息化建设 规范标准 专业人才
中图分类号：G271 文献标识码：A
0 引言
高校作为教学、科研工作的前沿阵地，承担着许多重大课题的攻关任务，做好教学、科研工作中的档案记录于管理工作有着重要的积极作用，同时档案管理作为高校管理的重要组成部分，还在一定程度上反映了高校的管理水平。二十一世纪以来，随着信息化技术的发展以及信息化理念的普及，信息化也开始在高校档案管理中得到应用，特别是随着高校规模的不断扩张，传统的档案管理模式已经难以满足高校的发展需求，高校档案管理信息化建设已经成为高校信息化进程的重要组成部分。本文主要针对高校档案管理信息化建设进行了深入研究，阐述了高校档案管理信息化的相关原则与意义，分析了当前的现状与问题，并提出了相应的对策。
1 高校档案管理信息化
档案信息化作为一个庞大的系统性工程，包含诸多方面的内容，具体来说可以分为以下几点：
1.1档案信息化体制的设计
档案信息化建设过程中，计算机技术、互联网技术等信息技术的应用，给传统的档案管理体制带来了巨大的冲击，传统的管理流程已经难以满足时代发展的需要，这就需要根据档案信息化的总体布局，合理地设计档案信息化的体制机制。
1.2档案信息化标准的制定
档案信息化建设之前，首先要明确信息化进程中的各项标准与规范，以提高档案信息化的通用性。在档案信息化过程中，档案信息将以数字化的形式进行存储，如果不同单位间档案存储标准存在差异，将会造成严重的信息孤岛效应，严重影响各单位间档案信息的交流共享，这就要求在档案信息化建设之前，统一制定檔案信息化中各类数据的标准与规范，以取得最大化档案信息化的价值。
1.3档案信息化系统的开发
为了充分发挥档案信息化后带来的管理优势，需要根据实际档案管理使用需求，结合档案管理流程，设计开发档案信息化系统，利用档案信息化系统提高对信息化档案的管理与使用效率。档案信息化系统不仅提高了档案管理使用的效率，更大大减少了档案管理工作量，节约了档案的管理成本。
1.4档案信息化人才的培养
档案信息化的发展建设，不仅需要体制机制的保障以及信息化系统的支持，更需要依赖于相关人才的支撑。在档案信息化进程中，对精通计算机、互联网等信息技术，且具有专业档案管理知识的新型人才具有较多的需求，为了保证档案信息化的健康发展，需要通过在职教育、引进外来人才等方式培养档案信息化人才。
2 高校档案管理信息化的原则
高校档案管理信息化，作为档案管理信息化的特殊应用场景之一，结合高校档案管理的现状与需求，具有以下两条原则：
2.1“双轨制”原则
“双轨制”就是指在档案信息化建设的过程中，不抛弃原有的纸质档案载体，形成以纸质版档案为正本，数字化档案为副本的档案存储管理方式。“双轨制”方式形成了纸质档案与数字化档案的双重备份，一方面通过数字化档案保证了档案信息搜索使用的便捷性与高效性，另一方面通过纸质版档案解决了数字化档案的法律效力问题，提高了档案管理的安全性。“双轨制”档案管理方式目前在高校档案管理中已经得到了较为广泛的应用。
2.2全周期管理原则
档案管理不仅仅是对档案的存储与使用进行管理，更是对档案的生命全周期进行管理，即对档案从产生、存储、使用到销毁的全生命周期进行全程管理。全周期管理是一个长期的档案管理过程，需要对不同档案的客观运行规律进行正确的把握，以充分掌握档案在不同阶段的特点，并对不同档案的生命周期进行监控，以更好地服务档案的管理需求。
3 高校档案管理信息化建设的现状及问题
近年来，在高校的高度重视与大力支持下，高校档案管理信息化建设进程不断加快，信息化水平不断提高，档案的管理水平已经取得了较大的提升，但当前来看，我国高校档案管理信息化建设中仍存在许多问题亟须解决。
3.1重视程度不足
尽管高校档案管理信息化建设已经得到诸多高效的普遍重视与大力支持，但仍有许多高校对其重视程度不足，仍以传统的档案管理方式进行高校档案管理，在对档案管理信息化方面的人力、物力、财力支持都较为薄弱。另一方面，作为高校信息化进程的重要组成部分，档案管理信息化的地位和作用没有得到足够的认识和重视，许多高校只重视教学、科研方面信息化的建设进程，忽略了档案管理信息化建设，导致高校信息化进程严重失衡，档案管理工作成为高校信息化的一大短板。
3.2基础设施不完善
高校档案管理信息化建设对高校计算机、互联网等硬件基础设施的依赖性较强，其作为档案管理信息化建设的重要基础，对信息化建设起着重要的支撑作用。部分高校由于自身信息化水平不高，校内网等基础设施建设较为薄弱，缺少开展档案管理信息化的必要支撑，严重影响了其档案管理信息化建设的进程。
3.3规范标准缺失
在高校的大力支持与倡导下，许多高校都先后实现了档案管理的信息化，形成了各具特色的档案信息化管理系统与管理体制，取得了一定的成效。但由于档案管理信息化建设过程中相关规范标准的缺失，导致信息孤岛效应明显，各高校开发的系统各自为战，档案信息难以实现有效地共享，不仅影响了档案资源的开发利用，更由于多次重复开发造成了较大的资源浪费。
3.4人才力量薄弱
人才力量薄弱也是影响高校档案管理信息化建设的重要因素之一，许多高校投入了大量的物力、财力，基础设施建设取得了突出的成效，却在人才方面捉襟见肘，影响了档案管理信息化建设的整体进程，导致收效甚小。由于档案管理信息化是一个学科交叉领域，导致专业技术人才十分稀缺，专业档案管理人才缺乏信息技术相关知识，不能熟练地掌握运用信息技术手段；而专业信息技术人才虽然精通各类信息化手段，却缺乏专业的档案管理知识。
4 高校档案管理信息化建设对策
针对当前我国高校档案管理信息化的现状及存在的问题，为了进一步加快其建设进程，促进高校信息化的发展，需要做好以下几个方面的工作。
4.1提高思想认识
加快高校档案管理信息化建設进程，首先要提高对档案管理信息化的思想认识，高校要切实认识到档案管理信息化工作作为高校信息化建设的重要组成部分，对提高档案资源的利用价值，促进档案资源的交流共享都有着重要的意义。高校领导要充分认识到档案管理信息化的优势和意义，在人力、物力、财力上予以支持和保障，同时做好宣传教育工作，引导各级部门树立对档案管理信息化工作的正确认识。
4.2完善设施建设
基础设施的薄弱是高校推进档案管理信息化建设的一大短板，也是当前许多高校实际面临的主要问题。针对这一问题，高校要下大气力、大决心解决好学校硬件基础设施的薄弱问题，一方面切实保证基础设施建设的资金落实情况，另一方面敦促系统软件方面的开发工作，尽快完成好各类硬件设施的购置和落实工作，形成完备的硬件环境，支持高校档案管理信息化进程的稳步有序推进。
4.3明确规范标准
档案管理信息化进程中各类数据规范标准的不统一、不一致已经成为影响档案管理信息化建设的重要因素。为了避免各高校重复开发造成的资源浪费，应当明确高校档案管理信息化建设中的各类数据规范与标准，降低高校档案管理信息系统的二次开发成本，提高不同高校间档案管理信息系统的兼容性，这对促进高校档案信息的传递共享，提升档案信息的利用价值都有着重要的积极作用。
4.4强化人才培养
专业人才的匮乏已经成为各高校档案管理信息化建设的重要瓶颈，严重影响了信息化进程的推进，为此各高校可以通过多层次多手段强化专业型人才的培养，一方面可以通过教育培训等方式，对档案管理工作人员进行培训，提高其基本技能以更好地满足工作需求，另一方面，可以通过引进外部人才的方式，吸引档案管理信息化方面的相关人才，建设一支高素质的档案管理信息化建设队伍，更好地服务高校档案管理信息化建设任务。
4.5健全管理机制
高校档案管理信息化建设是一个长期的系统性的工作，为了保证建设工作的有序推进，需要建立健全相关管理机制，为高校档案管理信息化提供有力的制度保证。高校应当根据实际情况，制定档案管理信息化建设的相关制度，明确好各单位的具体职责，同时制定完善的激励机制，以更好地调动相关人员的工作积极性。
高校档案管理信息化建设作为高校信息化建设的重要组成部分，越来越得到高校的关注。本文主要针对高校档案管理信息化建设的现状及存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决对策，相信在各方的不懈努力下，我国高校档案管理信息化必将得到长远的发展。
参考文献：
[1] 孙序.高校档案管理信息化建设研究[J].科技传播，2016，8（14）.
[2] 谭春霞.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].科技资讯，2015，13（11）.
[3] 吴振国.新时代背景下高校档案管理信息化建设路径研究[J].办公室业务， 2016（5）.
[4] 刘建民.河南省高校档案管理信息化建设路径研究[J].兰台世界，2017（17）.
