试论新时期如何做好国企办公室行政管理工作
陈姝霖
中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）2-089-02
摘 要 国企办公室是维持企业正常运行的重要保障，其行政管理工作涉及面广、工作量较大，是国企上下级之间交流的纽带。在社会主义市场经济发展新形势下，国企办公室行政管理工作也面临着新的挑战，如何做好国企办公室行政管理工作值得进一步探讨。本文结合笔者的工作经验，对国企办公室行政管理工作现状进行了简要地阐述，并探讨了新时期如何做好国企办公室行政管理工作的措施，以供参考。
关键词 行政管理工作 国企办公室 新时期 措施
国企办公室是国企的重要部分，既要负责政策执行等宏观管理工作，又要负责文件起草、档案工作、信访维稳等服务任务，是保障各个部门正常运转的重要部门。在新时期下，国企办公室行政管理工作任务愈加繁重，工作内容愈加复杂。为了保证新时期行政管理工作的质量，必须加强对行政管理工作的研究，完善内部机制，满足新时期的工作需求。
一、国企办公室行政管理工作职能与现状
国企办公室行政管理职能主要包括：一是协助职能。根据上级部门的工作安排，参考单位领导的态度，严格执行相关工作。在这一过程中，国企办公室还需要安排具体的执行流程，在提升企业管理水平、维护各部门运转发挥着重要的作用。二是督办职能。在相关决策出台后，为了保证决策能够有效落实，国企办公室要将上级机关或内部安排的工作任务按照有关要求完成。同时，还要联合其他部门完善相应的办事流程，加大督查的力度，进一步打击归工作盲点与不正之风，创设良好的工作的环境。三是中枢职能。国企办公室需要日常上传下达政策与执行情况，协调各个部门的关系，具有联系上下、协调内外的作用。四是参谋职能。办公室是领导工作的一大助力，办公室工作要抓住企业的核心，及时为领导提供必须的信息，为领导的决策提供参考。
现阶段，国企正处于全面深化改革阶段，办公室行政管理工作也面临着新的挑战，出现了一些新的问题：
第一，行政管理人员的素质有待提升。在新时期，为了更好地应对工作任务、工作内容变化带来的挑战，需要一批高素质的行政管理人员。然而，现阶段，国企办公室行政管理人员素质仍有待提升。一方面，办公室行政管理人员工作积极性不高、服务意识淡薄，在工作中不能主动执行相关工作安排，也未能及时与各个部门沟通与协调，部分工作人员职业倦怠情况较为严重，在工作过程中一态度消极，一定程度上破坏了国企的外在形象。另一方面， 行政管理人员对岗位职责认识不够，难以从全局角度分析与执行工作任务，局限于自身工作范围，未能深刻认识到办公室行政管理工作在企业发展中的作用，不仅影响了内部的工作效率，而且也制约了国企的发展。
第二，档案工作矛盾较为突出，工作任务繁重。档案、文档的管理是国企办公室行政管理工作的重要内容，许多工作任务的安排都会通过文档的形式下发。然而，当前办公室行政管理工作中，档案或文档工作矛盾较为突出。首先，档案收集与整理工作不规范。由于部分单位内部管理工作制度不健全，部分工作人员在收集、整理过程中对档案处理流程不甚了解，工作效率较低；整理完毕后，也未及时进行核查，导致部分档案丢失；整理效率较低，整理完毕后不能立即归档处理。其次，在整理过程中，部分行政管理人员与其他部门缺乏沟通，对办公室部门之外的工作不大了解，尤其是专业性较强的工作内容，难以准确认识到其他部门工作的前因后果，部分档案处理效率相对较低。同时，在整理、管理过程中，其他部门人员可能会接触到档案或重要文件，存在信息泄露的风险。除此之外，尽管国企信息化建设已经取得了显著的成效，文件与档案管理工作中也已经运用了信息技术，但是行政管理人员多是通过计算机技术查询文件，工作效率相对较低。
第三，工作任务量大，工作积压现象突出。通常，国企办公室行政管理工作大多围绕协调与服务两个方面。在大型国有企业中，企业部门数量较多，企业人员构成与工作内容较为复杂，需要办公室协调的事务较多。倘若办公室行政管理人员未能够在当日完成相关工作，则文件堆积量会越来越多。与此同时，国企办公室行政管理人员还需要组织相关会议、完成会议纪要等工作，在行政管理人员数量有限的情况下，面对较大的工作量，比较容易出现工作积压问题。
二、新时期如何做好国企办公室行政管理工作的措施
（一）建立健全办公室行政管理制度
要想提高办公室行政管理人员的积极性、提升行政管理工作效率，首先要从制度层面入手，要完善办公室行政管理制度，以完善、可行的制度为保障。国企应该通过工作会议或者邀请专人为办公室行政管理制度的完善提出相关建议，在制度中进一步明确行政管理工作的流程与人员职责，厘清权责关系。例如关于组织办公会议事项，办公室应该明确各个部门U的工作程度，负责会议的组织与实施，及时通知各个部门办公会议的召开时间、主持人员以及会议方向等，督促各个部门在会议前提交相关书面文件，安排专人对各部门提交的文件整理与筛选，上报会议主持人确定会议主题，并告知相关部门准备会议材料；同时办公室安排专人在会议过程中记录会议内容，整理后存档。在公文处理过程中，办公室需要对国企发出的文件等进行审查，安排专人负责文档地工作与保密工作，进行登记，一旦发现信息泄露，立即追究相关人员责任。在建立健全办公室行政管理制度时，还需要根据企业部门与工作人员的需求完善制度，使职工的基本权益可以得到保障，满足职工的诉求，使办公室行政管理 制度可以顺利实施。
（二）加强对办公室人员的管理与培训
现阶段，国企办公室人员的选拔主要是通过笔试考核为主，多是内部聘用人员，造成部分办公室行政管理人员虽然具有较强的理论知识，但是综合素质有待提高。因此，需要完善办公室人员的聘用机制与选拔标准，提升办公室行政管理队伍水平。在选拔人员时，要“强调岗位”，轉变以往人员选拔中重学历、重理论、重资历的现象，要以知识结构、专业素质、职业道德水平、业绩等作为人员选拔标准。采用“竞争上岗”方式，人员选拔过程中向竞争择优转变，激发员工的工作积极性，强化行政管理人员的竞争意识。完善合同管理为中心的聘用机制。在聘用行政管理人员时，与其签订劳动合同，不仅保障了行政管理人员的基本权利，而且提高了办公室工作队伍的活力，有利于加强对办公室行政管理人员的管理。
为了进一步调动办公室行政管理人员工作的积极性，引入绩效管理模式，完善职工分配制度，发挥物质激励的作用。首先，根据行政管理人员的能力与工作水平确定薪资，绩效工资占员工总工资的30%以上。其次，实行优劳优酬，定期对办公室行政管理人员进行绩效考核，行政管理人员的绩效越佳，则相关的薪酬就会越高。
重视办公室行政管理人员的培训工作。首先，要加强工作人员的岗前培训。在新人员上岗前，安排工作经验丰富的老员工对新员工进行培训，帮助新人员尽快熟悉办公室工作内容以及各项工作的基本流程与注意事项，让新员工深入了解岗位职能与要求，树立责任意识。在入职培训时，还需要帮助新人员熟悉办公设备，对新员工进行考核，保证培训效果。其次，要加强在职人员的培训与学习，可以通过工作会议就现有的工作问题进行探讨，强化责任意识，督促行政管理人员学习与反思。有条件的还可以邀请业内专家指导工作，鼓励工作人员通过网上交流等不断学习新的管理理念、分享与吸取经验，树立终身学习的理念，提升自身综合素质。
（三）加强档案收集、整理工作
国企办公室行政管理人员在遵循工作制度与工作流程的基础上，根据工作经验以及客观需求判断文件或档案是否需要立即归档。在档案收集与整理过程中，工作人员要从全局层面执行工作，要主动了解各个部门的工作内容与职责，对于不了解的问题，应该及时与相关部门沟通、掌握基本情况。对于机密性较强的文件，工作人员要严格做好保密工作，当有其他人员有机会接触到文件或档案时，要确保机密性文件或档案在自己的视线范围内，降低重大信息泄露的风险。若文件与本单位本单位职能关系密切，工作人员应该对文件内容等进行审核与评估再收集，对于其他部门的临时性文件，有必要时工作人员也应该进行收集与整理。
（四）加强办公室信息化建设
当前，市场竞争愈加激烈，国有企业为了不被市场所淘汰，早已将信息技术用于生产管理、市场决策等工作中。在信息化技术背景下，国企办公室行政管理工作也需要提高其信息化水平，要改变单纯的纸质办公形式，要提高信息技术应用水平。企业可以建立内部信息分享平台，企业各个部门将工作信息上传至信息平台，使行政管理人员可以及时了解相关信息，尽可能地避免办公室行政管理人员“多头跑”，提升了办公室工作效率。同时，企业还可以邀请技术人员建立文件（档案）数据库，完善搜索功能与远程管理功能，便于工作人员能够及时查阅、处理文件，减轻工作压力。
（五）强化团队建设
办公室行政管理工作涉及面广、工作量大，这就需要办公室人员具有较强的团队意识，相互配合，尽快完成各项工作任务。因此，国企办公室应该加强团队建设，发现每一位行政管理人员的潜能，在工作中多交流与沟通，以团队工作目标为导向完成工作任务，提升工作效率，减少工作积压的情况。
三、结语
综上所述，国企办公室行政管理工作内容复杂，在新时期面临着更为复杂的挑战。因此，相关人员要认识岗位职能，强化责任意识与服务意识，转变工作态度，加强学习；企业也要完善办公室行政管理工作制度，优化人员选拔标准，提高行政管理队伍素质水平，使新时期办公室行政管理工作效率更高、质量更佳。
参考文献：
[1] 杨金美.谈新时期如何做好国企办公室行政管理工作[J].经营管理者，2017（12）：173.
[2] 苏伟明.浅谈新时期如何做好国企办公室行政管理工作[J].现代国企研究，2018，No.136（10）：210.
[3] 王克民.淺谈如何做好新时期国有企业办公室工作[J].中小企业管理与科技，2017（24）：121-122.
[4] 王琼.新时期做好国企办公室工作的“四个强化”[J].经营管理者，2017（15）：148.
