我国综合档案馆档案开放与利用情况综述

    杨　霞

    改革开放以来，各级国家综合档案馆工作水平的不断提升有力地推动了我国档案事业的快速发展。截至2007年底，全国共有各级综合档案馆3161个，占我国各级各类档案馆①总数的79.3%；共保存档案2.3亿卷(件、册)，占各级各类档案馆馆藏总量的92%；2007年档案利用量为1244.9万卷件次，占各级各类档案馆全年档案利用总量的80%②。可见，国家综合档案馆是我国档案事业的主体，是国家档案资源管理与提供利用服务的主力军。

    一、综合档案馆的档案开放情况

    首先，档案开放范围不断扩大。

    20世纪80年代初，随着全党工作重心向经济建设的转移，为更好满足机关工作查考、史学界历史研究及国际文化交流的需要，中央确定了开放历史档案的方针。1985年国家档案局又决定扩大档案开放的范围——从“历史档案”扩大到“自形成之日起满30年的档案”；1987年《中华人民共和国档案法》颁布后，这一政策成了法律条文。90年代，随着改革开放的不断深入，社会公众对档案利用需求从历史档案逐渐向近现代以及当代档案转移,为此，各级综合档案馆根据1991年国家档案局发布的《各级国家档案馆开放档案办法》的规定，进一步开放了新中国建国前各个历史时期的档案，同时还加大了建国后档案的开放力度，使档案开放范围逐步从历史档案扩大到近现代国家政治、经济、科技、文化和宗教等各个领域。

    近年来，一些省市地方政府相继出台了政府信息公开的规章，国务院也于2007年4月5日颁布了《政府信息公开条例》并已于2008年5月1日正式实施。这些行政法规规章的实施对综合档案馆开放档案起到了积极的推动作用。这是因为政府信息包括历史信息和现行信息，而政府的历史信息主要保存于各级国家档案馆，因而各地综合档案馆在开放档案时除要遵守档案、保密和知识产权等方面的法律法规外，还要依据政府信息公开法规中的有关规定，进一步扩大档案开放的范围。③

    随着档案开放政策的实施，综合档案馆开放档案的范围逐步拓宽，从开放各朝各代的历史档案逐渐延伸到建国后各个时期的档案，从政治领域不断深入到经济、科技、文化以及社会公共事业领域，从党政机关的管理档案扩展到涉及人民群众利益的民生档案。档案开放范围的不断扩大，意味着可利用档案的范围更宽广、信息更丰富，有助于更好地满足各级各类社会组织以及广大人民群众的档案信息需求。

    其次，档案开放方式更加多样。

    20世纪八九十年代，我国各级综合档案馆主要通过设立档案阅览室，出版发行报纸、刊物、图书、档案史料全文或者摘录汇编、档案馆指南，开放档案目录，举办档案展览等形式公开档案。新世纪以来，政府网站的建设催生了各级综合档案馆网站的创建，于是档案网站正逐步成为开放档案的一种重要形式。例如在档案网站上公开档案馆案卷级、文件级开放档案的目录，提供开放档案的全文查阅，举办有声有色的网上档案展览等。国家档案局网站从2009年1月1日起推出了系列专题视频“共和国脚步——1949年档案”，一周一专题，全年共52个专题，每个专题围绕一个重大事件公布若干份文件、照片、录音、录像、报刊资料等，图文声像并茂，真实生动，得到了社会的极大关注。

    综合档案馆从开放档案目录到开放档案全文信息，从提供开放档案的原件到提供开放档案的二次、三次文献，从开放档案的馆内查阅到馆外远程网络查阅，从利用平面媒体向利用多媒体公布开放档案，档案开放方式不断丰富，并正在形成多层次多形式的格局，为利用者自主查询、获取、使用、传播已开放的档案信息提供了便利。

    第三，档案开放数量不断增长。

    20世纪80年代，为适应开放档案的要求，各级档案馆采取各种措施对馆藏档案进行调查分析,熟悉馆藏内容与成分,开展馆藏档案整理,编制各种检索工具。以编研工作为例,1984年全国各档案馆编辑的各种专题档案史料和丛编就达500多种30多亿字,④不少档案史料还公开出版发行。也正是这一阶段大量开放档案，推动了80年代档案利用高峰期的形成。90年代档案开放数量继续增加，1991年全国各级综合档案馆档案开放数量达到2094.3万卷件。以1991年为基点，1992年～2000年各级综合档案馆开放档案数量分别增长了-3.6%、2.2%、17.2%、33.2%、40.3%、57.8%、69.8%、81.8%、94.4%。2000年以来，随着我国政治民主、政务公开建设的不断深入，尤其是政府信息公开制度的实施，进一步推动了综合档案馆开放档案的步伐。2001年我国各级综合档案馆档案开放数量达到4129.7万卷件，将近1991年档案开放量的两倍。以2001年为基点，2002年～2007年全国综合档案馆档案开放数量分别增长了4%、11.8%、17.9%、24.3%、39.1%、42.3%，呈逐年上升趋势。

    综合档案馆档案开放数量的增长，使更多古老的、珍贵的、重要的档案文献可以向社会公众提供利用服务，这不仅仅是一项档案业务数量的增长，而且也是当前我国加强民主政治建设与推行公开、公正、透明行政的政治理念在档案工作中的具体体现，是依法治国、尊重维护公民信息权利的一项重要举措。

    二、综合档案馆的档案利用情况

    首先，馆藏档案利用主体走向多元化。

    改革开放以前，我国各级档案馆主要服务于党政机关及其工作人员，为其工作查考提供利用；而改革开放以来，除了党政机关及其工作人员，其他社会组织、学术研究者、公民个人等利用者也纷纷加入到档案利用的队伍中来。利用者群体不断壮大，大体可分为三类：一是编史修志的利用者。1987年各级各类档案馆提供档案利用服务达23380328卷件次，其中有15569800卷件次是为编史修志提供的，占利用总量的66.6%。二是开展科学研究的利用者，利用大量档案资料撰写学术论文或著书立说。新世纪以来，随着我国教育、文化与科学研究等领域的不断发展，学术研究者对档案文献的利用需求也在不断增加。2002年，全国综合档案馆为学术研究提供档案利用249429卷件次，2007年则达到767850卷件次，5年时间增长了207.8%。三是个人利用者不断增加。为平反“文革”中造成的冤假错案、解决下乡知青返城和其他历史遗留问题、维护个人合法权益、管理与处理自身事务，个人利用者走进了档案馆。2000年以来，随着政务公开的不断推进，社会公众知情权意识的不断增强，以维护自身权利、个人利益为目的而到档案馆查阅招工、知青、婚姻、占地、房产、个人任免等档案的个人利用者不断增加。以北京市档案馆为例，2003年以前，社会组织利用者数量远远高于个人利用者数量。2003年，社会组织和个人利用档案分别为50.6%和49.4%，二者大体持平。2004年以后，个人利用者开始超过社会组织利用者。2004年至2006年，个人利用者利用档案人次占利用总量的比例分别是62.3%、73.6%和66.3%。⑤

    其次，提供利用的档案内容日益广泛。

    改革开放以前，各级综合档案馆主要是为党政机关提供政治、经济、军事、科技、文化、司法、人事等各方面档案，旨在为决策者提供解决各种问题的依据、思路和方法。20世纪80年代，档案利用的内容主要集中在建国前各历史时期及建国初期的历史档案文献；90年代，综合档案馆不断探索档案社会化服务的途径，注重提供经济、科研、技术改造等方面的档案；2000年以来，围绕实现党和政府提出的加快推进以改善民生为重点的社会建设的战略目标，综合档案馆以社会服务为导向，切实落实“科学发展观”、“和谐社会”、“以人为本”、“服务民生”等理念，大胆创新服务方式，主动整合开发档案资源，积极提供与人民群众切身利益密切相关（如婚姻、公证、房地产、城市拆迁、招工、独生子女、社会保障、医疗、失业保险、户籍、个人任免、出国等等）内容的档案。2007年10月，国家档案局局长杨冬权在中国共产党第十七次全国代表大会的分组讨论会上明确提出要在全国档案系统实现“两个转变”，建立“两个体系”⑥。2008年12月在全国档案局长馆长会议上杨冬权局长又强调指出全国档案系统要继续充分利用各种网络平台，上传更多档案内容，或发布各种利用指南，加快建立和完善方便人民群众的档案资源体系与档案利用体系，丰富档案利用服务的内容。

    第三，档案利用方式更趋便捷。

    20世纪80年代，我国大多数综合档案馆主要以手工检索、提供档案实体服务为主的利用模式提供档案的利用服务。由于受档案实体管理、档案目录卡片检索等因素的制约，利用行为难以摆脱“档案馆”这个物理环境。80年代末中央和地方党政机关推行的办公自动化工程以及90年代末政府实施的上网工程推动了综合档案馆的信息化工作。当前，各级综合档案馆基于网络平台积极探索档案数据库的数据采集、在线阅读、异地查询和档案传递等在线服务，如一些综合档案馆网站开始推出“馆藏介绍”、“查档指南”、“档案目录检索”、“档案全文检索阅览”、“档案网上展览”、“档案编研网上公布与出版”、“珍档荟萃”、“预约调卷”、“档案网上咨询”等服务项目。长春市档案馆把与民众生活有关档案的信息化放到了优先位置，其网上运行的数据库包含了350万条目录数据，其中有150万条目录数据、20万页档案全文供利用者在互联网上查阅。这些档案虽然只占其馆藏总量的10%，但其利用却占到总利用量的90%。⑦

    档案利用方式不断出新，越来越多样化。利用者既可到档案馆查阅感受其浓郁的文化氛围，也可在办公室、家庭或其他任何地点的任何时间利用档案网站获取所需的档案信息，还可借助其他方式如电话、传真、电子邮件等查阅利用档案。这样有利于利用者根据自身特点选择更丰富的、更人性化的、更高效的档案信息服务方式。

    第四，档案利用数量呈波浪式增长。

    改革开放以来，我国各级综合档案馆馆藏档案利用数量经历了“增长—降低—增长”三个阶段的变化。

    1983年～1987年，为编史修志、解决“文革”中各种历史问题及开展学术研究等，大量组织与个人利用者涌入档案馆查找利用档案资料。1983年综合档案馆利用档案总量为662.7万卷件次，1987年达到2337.1万卷件次，4年时间档案利用量增长了252.7%，1987年也成为改革开放以来综合档案馆档案利用的一个高峰。

    1988年～1998年，由于地方编史修志工作陆续完成，“文革”中各种历史遗留问题基本解决，档案利用者从1987年的利用高峰点开始逐年下降。至1998年，档案利用总量降为446.5万卷件次，比1987年下降了80.9%。

    1999年～2007年，各级综合档案馆围绕党和政府的中心工作，不断改善馆藏结构，扩大档案开放范围，加强民生档案的整理和提供利用，较好地满足了利用者的需求，档案利用数量也逐步回升。1999年各级综合档案馆档案利用数量为508.5万卷件次，2003年、2005年、2007年档案利用数量在1999年的基础上分别增长了18.5%、70.7%、144.8%。2002年各级综合档案馆档案利用达到1465454人次，2003年、2005年、2007年档案利用人次在2002年基础上分别增长了15.6%、48.6%、120.9%。可见，这一阶段综合档案馆的提供利用工作富有成效。

    综上所述，改革开放以来，我国综合档案馆档案利用服务的对象更加广泛，档案利用与开放的内容不断扩展，数量不断增长，方式也更加多样。但是，在信息时代的宏大背景下，我们应当以更加开阔的视野和清醒的头脑正视工作中的不足和潜在的问题。例如开放率偏低问题，1991年～2007年各级综合档案馆馆藏档案年均开放率仅为27.9%，与国外一些公共档案开放与利用程度比较高的国家相比（欧美多数国家档案开放率已达到或超过60%，美国档案开放率达90%以上，俄罗斯档案开放率大约在80%～90%之间⑧）我国档案开放率还相对较低。此外，馆藏档案资源结构多样化发展问题、期满档案开放的及时性等问题均需给予高度重视和尽快解决，以最大限度地满足利用者不断提高的档案利用要求，从而推动综合档案馆档案开放与利用工作的进一步发展。

    注释：

    ①“档案馆”包括综合档案馆、专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、文化事业单位档案馆、科技事业单位档案馆。

    ②文中各种数据来源于国家档案局网站、国家统计局网站、中国档案资讯网，或者根据这些网站提供的有关数据资料计算得出。后文不再注释。

    ③马素萍：《论档案馆开放档案的原则》，《档案学通讯》，2005年第2期。

    ④中国档案学会档案馆学术委员会：《论档案馆开放档案》，《档案学研究》，1989年第3期。

    ⑤⑦傅华：《档案服务范围越来越广》，《中国档案报》，2008年11月26日。

    ⑥“两个转变”、“两个体系”是指转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，像重视机关团体利用那样重视人民群众利用，建立方便人民群众的档案利用体系。落脚点是建立覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系。

    ⑧黄项飞：《档案馆走向开放》，《北京档案》，2005年第5期。

    作者单位：首都师范大学文学院