《档案著录规则》（GB/T18—1999）的对比研究和修订建议
孙洋洋
摘要：档案著录规则是推动档案著录工作标准化发展和档案事业全面发展的基础环节，也是彰显档案信息资源价值的重要前提。本文从我国现行档案著录标准《档案著录规则》的发展脉络和内容介绍切入，在对国际档案著录标准概况进行简介的基础上，通过对比研究的方式，从逻辑起点、理论原则和著录项目三方面查找《规则》存在的不足，并提出有针对性的修订建议。
关键词：档案著录 规则 差异 修订建议
标准化是各项工作获得良好秩序和提质增效的重要过程，而标准的制定和实施则是工作标准化的关键环节，标准的重要性因此可见一斑。档案著录工作中的主要标准是著录规则，不仅直接关乎档案著录工作开展，对档案的保管、检索、共享和开发活动等也有重要影响。我国的《档案著录规则》（以下简称“规则”）自实施以来，有力推动了我国的档案标准化工作和档案事业的发展，但也暴露出许多问题，加之迄今未经修订，呈现出正向效益递减的现象，表现出较于国际标准的差异性以及与实践要求的不适应性。为此，对《规则》的现存问题和修订建议进行研究十分具有价值和现实意义。
一、《规则》发展概况
（一）《规则》发展脉络
改革开放之后，我国经济社会各项事业发展迅速，各行业对档案的查询利用需求不断加大，与当时档案检索效率较低、手段滞后的客观情况形成鲜明矛盾。1979年国务院颁布实施《中华人民共和国标准化管理条例》，国家档案局于当年12月提出档案检索标准化的建议，后于1982年成立全国档案工作标准化领导小组，下设档案著录小组研究制定《档案著录规则》。1985年5月国家标准局批准发布《中华人民共和国档案著录标准（GB/T3792.5—85）》，可谓档案著录工作标准化的开端。[1]该标准以《文献著录总则》为原则依据，内容包含引言、名词术语、著录项目、标识符号、著录格式等，著录项目含有10个大项和若干小项，有效提高了档案检索的规范性和实用性。
经过十几年的推广应用，我国档案著录工作标准化程度明显提高，但一些问题也加速凸显。因此，国家档案局结合已有的工作实践，参考引用国内相关标准中的条文，吸收借鉴国际标准《国际档案著录总则（ISAD）》的部分内容，对GB/T3792.5—85进行了修订，并于1999年以行业标准形式发布《中华人民共和国档案著录标准》第二版即为GB/T18—1999并沿用至今，对于档案工作的推进具有重要意义。
（二）《规则》的内容构成
从整体的内容构成来讲，现行《规则》可划分为三个模块。第一模块是导引性内容，包含范围、引用标准、定义，对《规则》的适用范围、功能定位、参考标准及相关术语定义进行了介绍。第二模块是框架性内容，包含著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源，从宏观上对著录工作主体要素的构成、用法和限制性规定进行了介绍。第三模块是阐释性内容，包含著录项目细则和附录（示例），从微观上对著录项目（7大项和21小项）的定义、功能和规则进行了细致明确的介绍，并搭配生动案例以便于理解。[2]
相较于GB/T3792.5—85，新版《规则》更具实用性和科学性，主要体现在以下几方面：一是在对象范围上更加注重组合形式，明确了适用于以文件组合和案卷组合为单元的著录。二是在著录项目上更加注重合并优化，如将第一责任者和其他责任者合并至题名与责任者说明项的责任者项著录单元，将稿本与文种项合并为文本项，将附注项与提要项合并为附注与提要项，将原“题名与责任者项”下的载体类型标识移至载体形态项。[3]三是在著录格式上更加注重规范统一，如将段落符号式条目格式中每段落所含项目的顺序、位置以及与标识符的搭配方式加以固化且注重齐头著录，将文件级与案卷级段落符号式条目格式合并为统一格式，规定著录所用汉字须为简化汉字。四是在著录内容上更加适应工作发展需要，如增加了电子文档号，注意采用计算机键盘符号作为表识符，将密级划分为6个等级并给出列表和代码。五是在著录方式上更加注重用户利用需要，如规定机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，在附注项增设“各著录项目中需要说明的事项”以及“著录项目以外需要注明的事项”。
二、国际档案著录标准简介
国际档案著录体系代表了档案著录工作领域的前沿，是国际范围内档案著录实践经验和研究成果的集中概括，对于各国著录工作的开展具有普遍指导意义和借鉴意义。
就国际层面的档案著录标准而言，国际档案理事会迄今共发布了四项档案著录标准，分别是《国际档案著录总则（ISAD（G）》[4]《国际档案主體文件标准——公司、个人和家庭（ISAAR（CPF）》[5]《国际档案职能著录标准（ISDF）》[6]和《国际档案保管机构著录标准（ISDIAH）》[7]，发布时间跨度为1994年至2008年。此外，为了适应信息技术应用环境和电子文件管理需要，档案置标标准应运而生，较为典型的有《档案编码著录标准（EAD）》《档案背景信息编码著录规则（EAC）》以及《档案保管机构指南置标著录（EAG）》，发布时间跨度为1998年至2008年[8]。
上述四个国际标准相互关联，以三种密切关系共同推动国际档案标准体系的构建。一是衍生关系，ISAD发布时间最早，对其它标准有引领作用，其著录单元和项目基本涵盖了对于档案的全程、多级、全要素著录，而ISAAR、ISDF、ISDIAH均参照ISDR的制定规则，在内容上侧重背景信息单元的著录，如形成者实体信息、形成者职能信息以及档案保存机构信息。二是补充关系，ISAAR、ISDF、ISDIAH从文件形成者、职能活动和保管机构进行详细著录，是对ISDR背景信息单元的补充完善，增加了检索点，使得信息描述更为准确。[9]三是映射关系，EAD基于ISDR建立，前者是后者在网络环境下的结构化和形式化表达，提供了可供计算机读取、存储和交换的目录信息检索工具。相应地，EAC与ISAAR存在映射关系，EAG与IS？ DIH存在映射关系。可见，在上述关系脉络中，ISDR居于引领地位，也是当前应用最广的著录标准，因此笔者在微观层面将其作为与《规则》进行对比研究的主要对象。
三、《规则》与国际档案著作标准的差异
（一）逻辑起点
对“著录”的理解是档案著录工作实践和研究的起点，ISDA在“术语”部分对“著录”的定义是“通过捕获、分析、组织和记录用于识别、管理、定位和说明档案本身、背景以及信息源系统的信息，以形成能够准确描述（档案）的著录单元或分项”，在“引言”部分说明档案著录旨在通过识别和说明档案背景和内容来增强其可获取性，方式是以预定模型在文件生命周期内组织相关信息对档案进行准确、合适的描述，从而通过可靠的、真实的、有意义的、可检索的描述信息对档案进行智力控制。而《规则》仅在“术语”部分将“著录”定义为“在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。”可见，我国对档案的理解较为狭隘，在著录范围方面仅局限于档案本身而忽略了其背景和来源信息，在时间跨度上局限于归档以后即文件生命周期后端而忽略了文件运动全程的连续性，在行为方式上局限于被动的后控式操作而缺乏前控式操作如“捕获”，在行为目的上局限于编制档案目录而非把档案作为智力资源进行控制。
（二）原则共识
在制定档案著录规则的过程中，具有共识性的原则既是理论指南也是基本遵循。以综合性较强的IS？ DR和EDR为例，主要体现了以下原则：一是尊重全宗原则，即把一个独立机关、组织或个人在社会活动中形成的档案作为一个有机整体进行组织和管理，反映在档案著录工作中就是从整体到部分（从一般到个别）的多级著录原则，表现为全宗—（分全宗）—类别—（分类别）—案卷—文件的描述层级。二是来源原则。该原则发端于全宗理论，目的在于充分反映档案的积累过程和原始秩序，以其来源可溯性确保原始性和可靠性，反映在档案著录工作中主要是对其背景信息（如信息来源、物理/逻辑环境、形成累积过程等）的著录。[10]三是动态更新原则，ISDR强调著录信息可以在每一个文件生命周期的每一个阶段得以识别和创建，并且可能会由于文件内容或背景信息的丰富化而更改。四是与时俱进原则。ISDR发布以后，侧重于背景信息著录的配套标准ISAAR和相应的检索工具编码规则EAD先后发布，在使用过程中也根据实践经验及时修订，以避免标准与实践需求难以匹配的矛盾。反观《规则》，只能进行文件级和卷宗级的两级著录，且著录项目多限于内容和形式方面，结构背景信息较少，难以体现档案资源的层级结构、有机联系和潜在价值。此外，《规则》自1999年發布，迄今尚未修订，难以适应电子文件管理需要，且与之配套的《中国档案机读目录格式》中的字段也未能体现档案的层级属性。
（三）著录项目
1.著录单元
ISDR共含7个著录单元，即特征说明项、背景信息项、内容与结构项、检索和利用条件项、相关档案项、著录控制以及附注项；[11]ISAAR包含4个著录单元，即特征说明项、描述项、关系项和控制项；[12]ISDF共含4个著录单元，即特征说明项、背景信息项、关系项和控制项；[13]ISIAH共含6个著录单元，即特征说明项、联系方式项、描述项、利用项、服务项和控制项。[14]《规则》共含7个著录单元，即题名与责任者说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。[15]横向对比来看，可以发现，每个档案著录标准虽侧重点不同，但著录信息都涵盖了内容、背景、关联实体和利用条件信息几方面，不仅描述较为规范、准确和全面，而且提供了多层级、多维度的检索点，有利于档案信息的查找、利用和共享。而《规则》只设置了对档案内容和少量背景进行描述的信息，造成描述功能较弱、检索路径单一且利用效率较低，难以实现对档案的智力控制。
2.著录细则（与ISDR对比）
要素完备性。ISDR针对7大单元的26个元素都制定了著录细则，包含著录元素名称以及该元素的著录目标、适用规定、相应示例，便于理解和应用。其次，ISDR对于每个元素要包含的构成内容提供了较为详细的说明，如特征识别单元的题名著录细则，明确规定了附加标题在较高层级需要包含形成者的名称，在较低层级需包含文件负责人信息、术语以及能够反映职能、机构、主题、地址的短语。[16]而《规则》中的著录细则强调著录元素的释义、著录方法、与标识符的搭配方式和相应示例，没有针对元素构成给出较为明晰的规定，增加了能否表达档案中心内容和形式特征的不确定性。
信息共享性。ISDR在引言部分指出为了著录信息的国际交流需要，有一些著录元素需要参照指定的国际标准，如参考代码、日期和文件层级等元素.以参考代码为例，规定其作为档案的唯一标识符需要必须包含三个要素，即参照ISO3166的国家名称代码、参照国内档案存储机构代码规定的存储机构代码以及独特的本地参考代码、控制编号或其它特殊标识。[17]而《规则》在编号项缺少国家代码，对档号和电子文档号的规定是“一组（符号）代码”而没有明确其构成，在信息读取、交流和共享方面容易造成障碍。
深度分析性。在ISDR的背景信息单元，组织/个人历史沿革元素著录细则中明确规定要参照ISAAF进行较为具体的著录，如个人或者家族的全称、出生和逝世的时间地点、重要住所、活动、职业/公司、别名以及重大成就等，档案历史沿革元素著录细则规定要包含所有权转让信息、责任者信息以及有助于呈现其当前组织结构的档案整理活动、检索工具、数据迁移等信息。这些信息从纵向上反映了档案的行程背景信息，体现了档案著录过概念中的分析过程，不仅有利于确保著录对象的真实性和可靠性，也有利于用户对档案进行深度挖掘和充分利用。而《规则》未涉及对元素的纵深性描述，导致相关档案信息资源的关联性、可访问度和利用程度较低。
资源关联性。在ISDR的相关档案单元设有四条细则，对著录元素规定如下：原件的现存状况、获取地址和控制编号，复制件的现存状况、获取地址和控制编号，与之有同源或其它联系的档案资源的检索信息（含简单介绍和关系描述），以之为基础进行使用、学习和分析而产生的出版物（含副本或手稿）的信息。这些相关档案资源从横向上提高了著录对象的信息资源丰富程度，拓宽了用户的检索维度和利用渠道。而《规则》仅要求在“文本项”表明著录对象的稿本和文种，对其关联资源不做描述，导致档案内容呈现较为单薄，查找利用途径较为单一。
工作前瞻性。在ISDR的内容与结构单元中，增量元素相关细则规定对可预期的增量进行著录并尽量给出增量规模或频次；鉴定、销毁和调度信息相关细则规定对计划开展的档案鉴定、销毁和调度活动进行著录。在ISDR的检索和利用条件单元的政府性检索条件相关细则中，要求对档案的禁用期限以及未来可开放的时间进行著录。通过这些内容，用户可以清晰地了解检索对象的可检索程度以及预期可利用空间，能有效提高查找利用效率。而《规则》只提供了保管期限和密级，导致用户局限于现有的档案资源，不能充分根据档案资源的预期变动合理安排自己的利用活动。
网络适应性。就ISDR来讲，其大量著录元素都涉及保证电子文件真实性、可靠性和可用性所必须的结构、背景和信息系统项，如层级结构、形成者和档案历史沿革、获取或移交的直接来源、组织体系以及相关版本和档案信息等著录元素，[18]其中，组织体系著录细则中明确规定，对于电子文件，需要记录相关系统设计信息。而《规则》鲜少体现档案的结构和背景信息，很难反映电子文件的构成特征如信息生成系统、逻辑格式、文本类型、语言版本信息等，难以实现电子档案的标准化管理，不利于档案信息资源的共享、开发和利用。
四、对《规则》的修订建议
（一）以档案学基本理论为先导。理论是行动的先导。不管时代如何发展，做好档案管理工作必须要以档案学基本理论为指南，著录工作也不例外。首先要以全宗理论为基础改善著录结构和内容。全宗理论是来源原则的起源，而来源原则又包含尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始秩序三点。[19]以此理论为基础可从两方面对《规则》进行改善：一方面从结构上实现从全宗到文件的多级著录，体现档案间的层级结构和有机联系；另一方面是从内容上体现其实体来源和概念来源，即通过著录其背景信息揭示档案的形成者、形成过程和关联资源等。其次，以文件生命周期理论为牵引强化著录控制。文件生命周期理论主要强调文件运动的时间跨度，阐明文件从生成到最终销毁或永久保存的整体过程。基于此理论，档案著录应注重文件运动全程描述信息的捕获、分析、组织和保存，尤其是针对现代文件的前端控制，实现档案著录全程性和动态性的统一。再者，以档案鉴定理论为依托优化著录要素设置。档案鉴定是鉴别和判定档案价值的关键环节，档案鉴定理论的發展呈现出从片面到全面、从具体到抽象的特点，鉴定标准主要涉及来源、内容、形式特征、相对价值和效益等方面。而著录本身就是档案价值与用户利用需求匹配的直观呈现，著录元素的设置逻辑与价值鉴定标准的设置逻辑存在内在一致性，因此可以档案价值的呈现为导向来保障设置要素的全面性。
（二）以国际专业标准为参照。如前文所述，以IS？ DR为典型的国际档案著录标准在专业领域的研究和实践中长期处于引领地位，是各国制定或修订档案著录规则的重要参照。于《规则》而言，主要应借鉴三方面内容。一是细化著录项目的设置。根据国际标准增设著录项目并进行科学划分，如形成者历史沿革、档案运动过程、查阅利用条件、整理体系、检索工具和相关档案等，不仅要体现档案的内容和特征信息，还要能反映其真实性、可靠性及可用性，并有利于提供多渠道、多维度的检索途径。二是推动形成档案著录标准体系。标准体系是内在关联、结构合理、功能齐全并且能够有效协同的标准的统一体。[20]现有的国际档案著录标准以衍生、补充和映射三种关系共同推动国际标准体系的构建和著录工作的发展，《规则》的修订工作也应注重配套标准和编码规则的制定，在健全著录项目的同时完善网络环境下档案著录信息的形式化和结构化表达。[21]三是坚持与时俱进。动态做好《规则》的修订工作，及时根据时代发展要求和工作实践需求对其进行改进。
（三）以工作实践经验为基础。实践推动认识的发生并使认识成为现实，《规则》的有效改进必须立足于工作实践，从以下两方面发力。一方面要充分匹配档案著录实践需求。首先要匹配用户的查找利用需求，强化《规则》制定目标的利用导向，通过优化著录单元、增设著录元素，从纵向和横向上为用户提供更多有效的检索点，并帮助用户对检索对象进行深度分析和充分利用。其次要匹配档案工作者的工作需求，注重著录元素的规范构成和表达形式对自动化设备的适用性，从而有效减少人力投入、提升工作效率。再者要匹配档案信息资源的价值需求，科学设置国际性识别代码和著录格式，以数据信息的广泛交流彰显档案信息资源的价值。另一方面，要坚持一般和个别的统一。《规则》主要应用于我国，还是要立足于我国国情和行业发展概况，将国际著录标准中的元素著录细则转化为适用于我国档案工作需要的条文或标识，同时也要考虑到《规则》应用于其它特殊载体档案的特殊性。
（四）以相关领域发展前沿为方向。标准的滞后性是其不适用的主要原因，而其科学性往往体现于前瞻性，因此《规则》的修订必须关注和关联相关领域的发展前沿。就档案著录规则而言，国际档案理事会（ICA）计划委员会在2012年组建了档案描述专家组（EGAD），负责在ISAD、ISAAR、ISDF、SDIAH四个现有标准的基础上协调、集合并构建一个综合的描述性标准（RECORDSINCONTEXTS—ACONCEPTUAL MODEL FOR ARCHIVAL DESCRIPTION，简称RIC），目前可查询到的是于2016年发布的草稿版。该标准由概念模型（RiC-CM）和本体模型（RiC-O）两部分构成。前者通过识别与记录相关的实体（人/记录/相关业务），它们的属性以及它们之间的关系提供档案描述的通用视图；RiC-O基于一种正式的Web本体语言（OWL），以实用性，灵活性，功能性和可扩展性为原则，使符合RiC要求的元数据存档技术成为可能，也将使档案著录信息在互联的开放的在线域中完全可见。《规则》可在适用性和继承性的基础上，以此标准为方向进行修订，有利于在概念构造和编码规则方面与国际接轨，推动我国档案著录工作大幅发展，并在可预见的很长一段时间内得以适用。[22]
五、结语
档案著录标准是档案著录工作标准化的关键环节，是档案事业发展的题中之义，也是激发档案信息资源丰富价值的重要前提。但我們应该清醒地认识到，其发展是理论和实践相结合的过程，是在摸索中不断前进的过程。我们应在积极适应信息化发展潮流的同时不偏离档案学基本理论，在积极与国际接轨的同时不偏离本国实际，在积极走在前列的同时不偏离做好档案收管存用这些基础性工作的初衷，从而在相关的实践和研究中不断推动档案著录标准的完善、档案著录工作的进步以及档案事业的全面发展。
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作者单位：《求是》杂志社办公室秘书处
