《电影艺术档案著录规则》（DA/T 51—2014）要点解析与思考
李甜
摘要：国家档案局颁布的《电影艺术档案著录规则》（DA/T 51—2014）填补了我国档案著录规则体系有关方面的空白，对促进电影艺术档案管理的标准化与规范化、建立健全国家电影档案数据库有着深远意义。文章对其体例结构和主要内容进行了分析与解读，并就其在用语统一性、条款表述、著录方案规则制定方面存在的不足给出了相应改进建议。
关键词：电影艺术档案 档案著录规则 档案行业标准
Abstract： The Cataloguing rules for film art ar？ chives （DA/T 51—2014） promulgated by the Na？ tional Archives Bureau fills the gaps in our countrys archives description rule system in relating re？ spect， which has far-reaching significance in pro？ moting the standardization and standardization of film art archives management and establishing the national film archives database. The article analyz？ es and interprets its style structure and main con？ tent， and gives corresponding suggestions for im？ provement on its deficiencies in terms of unity of terms， clause expression， and formulation of rules for the description plan.
Keywords： Film art archives； Archives descrip？ tion rule； Archives industry standard
档案著录规则的制定与推行是推动档案管理的标准化、科学化与现代化的一项基础工作，也是优化档案管理与利用的必要手段[1]。电影艺术档案作为国家档案的重要组成部分，专业特性明显，出台专门的著录规则是规范电影艺术档案著录工作，加强电影艺术档案管理和利用，更好地为电影创作、生产、研究服务，繁荣我国电影艺术文化发展的重要举措。国家档案局于2014年12月31日發布了由中国电影资料馆起草的《电影艺术档案著录规则》（DA/T 51—2014）（以下简称《规则》），并于2015年8月1日实施。《规则》依据2010年国家广播电影电视部、国家档案局令第64号《电影艺术档案管理规定》、2006年国家广播电影电视总局令第52号《电影剧本（梗概）备案、电影片管理规定》、DA/T 18—1999《档案著录规则》、GB/T 3792.1—2009《文献著录第1部分：总则》、GB/T 3792.4—2009《文献著录第4部分：非书资料》、GB/T 1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》等相关行政规章和国家标准，并结合和参考国内外专业电影艺术档案机构和非专业电影艺术档案机构处置电影艺术档案的办法或措施，明确规定了各类电影艺术档案的著录项目、项目名称、相应的代码、基本著录格式和著录细则，以建立健全国家电影档案数据库，充分开发、利用国家电影档案信息资源，实现行业信息标准化[2]。本文对《规则》的要点内容进行解析，反思其不足并提出相应修订建议，为电影艺术档案著录工作实际开展与后续修订提供参考。
一、《规则》制定与实施的价值和意义
（一）有利于填补著录规则体系空白，补充和完善我国档案著录规则体系
著录工作的标准化，是档案管理标准化的前提。从我国1985年正式颁布GB/T 3792.5—1985《档案著录规则》到1999年对其进行全面修订并再次予以颁布（DA/T18—1999），再到如今我的档案著录工作的标准化进程已有二十余年。《档案著录规则》作为总则性的标准，不可能对所有档案通用，尤其是对内容或载体特殊档案的著录，需要在此规则的指导下进行变通，所以《档案著录规则》规定“某些内容和形式极其特殊的档案，可遵循本标准制定细则”[3]。在这样的指导思想下，为满足某些内容或形式比较特殊的档案著录需要，我国档案著录标准化选择了版本系列化道路，以使我国档案著录标准处于内容广泛、涵盖面广、相互补充的局面，以保证著录质量与检索效率，促进档案著录工作的良性发展。简言之，形成了由总则性的《档案著录规则》以及与之配套的标准、辅助工具和为满足其特殊需求而制定的部分档案著录细则形成的档案著录规则体系。虽然这个体系架构已初具规模，但并未能全面覆盖当代的档案著录工作，还存在一定的空白与漏洞。《规则》的出台与实施有效地填补了我国档案著录规则体系在电影艺术档案著录这一方面的空白，补充和完善了我国档案著录规则体系。
（二）有利于电影艺术档案资源的管理与开发，健全国家档案资源体系
电影产业与市场的繁荣发展，形成了独特的电影艺术文化，也形成了极具经济价值、历史文化价值、艺术价值的电影艺术档案。但是电影艺术档案在内容与载体上的多样性与独特性也意味着其有不同的档案著录要求，仅靠总则性的《档案著录规则》并不能满足实际需要。为了充分满足电影艺术档案的著录需求，在《档案著录规则》《档案编制规则》等标准的基础上，制定具有针对性的档案著录规则，科学规范地体现电影艺术档案的内容和特征，利于建立电影艺术档案资源库，对实现电影艺术档案的开发利用与共享具有重要的现实意义。同时，电影艺术档案作为我国档案的重要组成部分，建立电影艺术档案资源库，对健全国家档案资源体系也将起到关键性作用。
（三）有利于电影艺术档案资源的利用与共享，繁荣电影艺术市场与文化
电影及其周边产品，已成为人民群众休闲娱乐、培养文化情操的重要选择，电影艺术文化的繁荣也是文化多样性的重要表现。电影艺术档案资源作为电影艺术最珍贵、价值浓度最高的“资源宝库”，《规则》的制定与实施，使电影艺术档案管理迈出标准化、科学化、规范化的重要一步，为有效利用、充分共享、最大限度发挥电影艺术档案的宝贵价值奠定基礎。电影艺术档案资源的利用与共享，能为电影艺术市场、电影艺术文化的繁荣与兴盛，提供重要的信息支持、资源支撑作用，为电影艺术的创新发展注入动力与活力，对丰富文化多样性、促进精神文明建设、丰富人民群众的精神文化消费等都意义深远。
二、《规则》的主要内容解析
结构上，《规则》一共包括前言、引言、正文及附录四大部分。其中正文内容又可以细分为三个部分：导引部分、著录总体要求部分、著录细则部分。第一部分（第1章—第3章）是《规则》的导引部分，规定适用范围、陈述引用文件、界定术语和定义；第二部分（第4章—第7章）是《规则》的总体要求部分，对电影艺术档案著录在著录项目的选择、著录用辅助标识符的使用、著录条目格式的要求、著录用文字的规范使用四个方面的总体要求做出了详细规定与说明；第三部分（第8章—第16章）是《规则》的具体要求部分，采用总分结构，总体上先对“案卷级”的电影艺术档案共同项与电影艺术档案艺术项的著录项目与著录小项进行详细说明与示例，然后再具体地对电影拷贝项、电影素材、文字档案项、照片档案项、海报档案项、电影评论资料项、数字电影母版项7个类别“分卷级”与“文件级”的著录项目和著录小项进行详细说明与示例。本文择其要点进行解读：
（一）引言部分
《规则》在引言部分对标准的制定目标、制定依据、案卷构成、著录层次、著录格式、著录用辅助标识符号进行了充分阐释与详细说明，为规则具体内容的理解与应用做出纲领性引导。
制定目标。《规则》将其明确为电影艺术档案著录的基本规则，为电影艺术档案著录规范有序进行提供科学依据。以“建立健全国家电影档案数据库，充分开发、利用国家电影档案信息资源，实现行业信息标准化”为重要目标，充分体现了《规则》在电影艺术档案著录过程中“重视检索利用、关注资源开发、注重标准化”的原则与思想。
案卷构成。电影艺术档案作为内容和载体较为特殊的专门档案，《规则》也对电影艺术档案的案卷构成进行了特别说明：在《规则》里所示的“电影节目”是一个独立的电影艺术档案保管单位，等同于“卷”；其下属所含的电影拷贝、图片、数字母版等属类，等同于“分卷”；各分卷里所包含的件、个、套、张、幅等称谓所指的材料均为电影艺术档案最基本的保管单位，等同于“件”。《规则》的这一特别说明有利于理解与把握电影艺术档案这一特殊类别的档案案卷的构成。
著录层级。对于著录层级问题，采用“案卷级著录”对电影节目的基本形态特征和内容特征进行著录；各分卷进行“分卷层”和“文件层”两级著录，在“文件层”根据档案实体逐“件”标引著录。《规则》这种分级著录规则一方面提炼了电影艺术档案著录的通用项目，避免在分述各分类电影艺术档案类别时复述相同的通用著录项目，有利于保证著录规则的简洁性与系统性；另一方面，在“分卷层”仍然保留“案卷级”著录信息，在保留“分卷”相对独立性的同时又保持了“分卷”与“案卷”之间的有机联系，有效地解决了电影艺术档案在组卷、著录、保存的相对独立性与有机联系性之间的平衡问题。同时《规则》著录级次丰富，实现了多级著录，有利于立体多维地揭示著录对象，使著录信息更加完整、全面[4]。
著录项目选择。最后在著录项目的选择问题上，《规则》“综合了中外电影艺术档案各个片种、各种载体形式本身所具有的艺术信息著录项，根据信息管理和利用检索的需求，合并相同项，保留不同项”，保证了著录项目的全面性。同时考虑到实际应用的可能，“允许缺省”并可根据实际需要进行取舍，赋予了根据实际需求的一定的自由选择空间，保证了著录规则的可操作性。
（二）导引部分（范围、规范性引用文件、术语和定义）
规定适用范围。《规则》将著录对象明确为“在电影创作、生产、发行、放映过程中形成的文字、图片、标准拷贝、数字母版、影片素材等具有保存价值的文件及其相应电子档案材料”，应用范围与使用群体是“电影艺术档案机构（含电影制作单位的艺术档案室、资料室）以及与电影艺术档案相关的组织和个人”。适用范围明确具体是《规则》条款得到实施与落实的重要前提。
陈述规范性引用文件。对《规则》引用的13个标准规范进行陈述与说明，其中9个为国家标准，4个为行业标准，全面涵盖文献著录、档案著录、电影艺术行业的重要标准规范，充分反映了《规则》的制定注重规范性，也极大地保证了《规则》条文的科学性。
界定术语和定义。对电影艺术档案著录过程中涉及的14个专业术语和定义进行界定，既包括著录对象“电影艺术档案”“电影资料”“电影节目”，也有著录单元“电影艺术档案共同项”“电影艺术档案艺术项”等，有助于厘定重要著录项目和著录对象的边界，减少著录工作不确定性因素。其中应注意区分两对概念，一是“电影艺术档案”与“电影资料”，总体可将电影资料理解为除电影艺术档案之外，与电影密切相关的有保存价值的各种形式与载体的资料；二是“电影艺术档案共同项”与“电影艺术档案艺术项”，电影艺术档案共同项是指“描述电影艺术档案基本特征的、各业务处置环节和档案利用者共同关心的基本信息”，而电影艺术档案艺术项是指“在共同项之外，以电影创作信息、内容信息、艺术价值、保存价值、利用价值等为主要描述内容的信息”，二者相互补充，共同构成揭示电影艺术档案基本特征、背景信息、内容与结构、检索和利用的关键著录要素，正是如此，电影艺术档案共同项与电影艺术档案艺术项也处于电影艺术档案著录的案卷级一层。
（三）著录总体要求部分（著录项目、著录用辅助标识符、著录条目格式、著录用文字）
著录项目。《规则》共有7项著录项目，分别是“题名与责任者项”“排检与编号项”“时间项”“主题描述项”“基本形态项”“技术状态项与保存状态项”“其他信息与备注项”，共94个著录小项，其中60个为必要著录项目，34个为选择著录项目（用“*”标出）。将《规则》的著录项目与GB/T 3792.4《文献著录第4部分：非书资料》与DA/T—18《档案著录规则》里规定的著录项目进行对比分析可以发現，《规则》在尽量满足上述两个标准的基本规定的基础上，兼顾了电影艺术档案的特性，使规定的著录项目既符合通用标准规定的普通档案著录项目，又有能充分满足电影艺术档案著录需求的特殊细节项目，再次体现了《规则》制定过程中对规范性与科学性的兼顾。
著录用辅助标识符。著录规则需要添加规定的标识符以识别各著录项目、著录单元或著录小项及其内容。《规则》对电影艺术档案号、照片档案号、海报档案号、案卷号等两个著录数据之间的连接符号进行说明与解释，共计“-、/、[]、（）、*”五种辅助标识符。
著录条目格式。著录格式是著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式[5]。《规则》共采用表格式著录格式和卡片式著录格式两种，在资料性附录表B中对两种著录格式下的多种著录情形进行了详细说明与展示。
著录用文字。《规则》十分重视著录用文字的规范化，汉字需使用规范化的简化汉字、外文依照具体语种文字书写规则书写，数字使用阿拉伯数字。
（四）著录细则：案卷级与分卷级
《规则》采用总分结构从案卷级和分卷级两个层次对电影艺术档案的著录细则进行了相应规定。
1.案卷级。电影艺术档案共同项（案卷级）著录细则。根据《规则》的定义，电影艺术档案共同项是指“描述电影艺术档案基本特征的、各业务处置环节和档案利用者共同关心的基本信息”。《规则》一共规定了编号项、题名项、国家与机构项、时间项、基本形态项、相关链接项、备注7个著录项目，并对各著录项目下的共计36个必要著录小项的内涵、著录要求与著录示例进行了相应阐释与说明，对电影艺术档案的内容和形式特征进行了充分揭示。
电影艺术档案艺术项（案卷级）著录细则。根据《规则》的定义，电影艺术档案艺术项是指“在（电影艺术档案）共同项之外，以电影创作信息、内容信息、艺术价值、保存价值、利用价值等为主要描述内容的信息”。《规则》一共制定了责任者及其责任方式项、主题描述项、获奖情况项、可视级别项、排检项、其他信息项6个著录项目，对各著录项目下的共计20个必要著录小项的内涵、著录要求与著录示例进行了相应阐释与说明，充分揭示了电影的创作信息、艺术价值、保存价值和利用价值等。
2.分卷级。《规则》第10章至第16章分别就电影拷贝项、电影素材、文字档案项、照片档案项、海报档案项、电影评论资料项、数字电影母版项7个类别在“分卷级”与“文件级”的著录项目和著录小项进行详细说明与示例。根据著录对象类别的不同，著录项目与著录小项略有不同。详细明确、层级分明的分卷级著录细则提高了《规则》条目落实与执行的可操作性，有利于发挥《规则》的指导与规范作用。
（五）附录部分
《规则》附录部分由规范性附录A“电影艺术档案著录项目名称/代码表”和资料性附录B“电影艺术档案著录格式”构成，对电影艺术档案著录的各种代码、著录项目、著录格式等进行补充说明与示例。其中，附录A共10个表，包括电影片种著录代码、各片种主要责任者及其责任方式著录项目、电影类型（一级分类）著录项目、有声片著录代码、银幕画幅简称及宽高比值、电影胶片片基著录代码、电影拷贝（素材）技术鉴定等级划分、电影拷贝损伤位置、电影拷贝（素材）质量程度著录项目、文字档案著录项目，对各著录单元的项目名称、代码进行了详细规定。附录B共11个表，对各类别电影艺术档案“案卷级”“分卷级”和“文件级”的著录格式进行了说明与展示。详尽实用的规范性附录与资料性附录是电影艺术档案著录工作实际开展的重要参考性指南。
三、《规则》的不足与改进建议
（一）用语统一性问题与改进建议
GB/T 1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》对标准的编写提出了统一性原则，这是对标准编写及表达方式最基本的要求，主要要求在标准结构、文体、术语、形式四个方面的统一[6]。《规则》在术语与定义部分对“3.6电影艺术档案艺术项”进行了界定，而第9章标题表述则为“电影艺术项（案卷级）著录细则”。根据《规则》内容与语境进行分析，二者应为同一概念。根据GB/T 1.1—2009《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》规定的统一性原则，为保证《规则》第9章标题表述与“3.6电影艺术档案艺术项”表述相统一，建议修改为“9电影艺术档案艺术项（案卷级）著录细则”。
（二）条款表述问题与改进建议
整体上，《规则》条款内容的表述详细具体，但仍不免有少数条款存在详尽性不足的问题。如《规则》第5章为“著录用辅助标识符”对电影艺术档案著录时需要使用的五种连接符的使用情形做了具体说明。但对比DA/T 18—1999《档案著录规则》可以发现，此处缺乏对各著录用辅助标识符具体使用规则的说明与规定，如著录时符号占用格数问题，符号前后是否空格问题等。建议《规则》增加相应的著录用辅助标识符使用说明。
此外，《规则》还存在部分内容不够规范问题。一是术语与定义界定规范性问题。《规则》将“电子档案”定义为“在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子数据”。这一“电子档案”的定义与DA/T 58—2014《电子档案管理基本术语》、GB/T 18894—2016《电子文件归档与电子档案管理规范》里电子档案的定义“具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件”明显不一致。再通过对《规则》里其余使用“电子档案”这一术语的9处表述进行研究，发现《规则》里“电子档案”主要指电影艺术档案与电影资料的“数字形态”或“数字版本”。因此，为了保证《规则》与其他标准规范在术语方面的协调性，建议在术语与定义部分删除“电子档案”这一条款，《规则》里电子档案的相关表述更改为“数字版本”或“数字形态”。如条款14.2.12电子格式“海报通过扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子档案，其通用格式为TIFF、GIFB、PDF、JPEG等，按照12.2.3的要求著录”可以修改为“海报通过扫描仪、数码相机等设备获得的数字形态的图像，其通用格式为TIFF、GIFB、PDF、JPEG等，按照12.2.3的要求著录”。二是用语协调性问题。标准规范在制定过程中要注意术语使用与其他标准规范相协调的问题。著录项目根据是否为必须著录项目一般表述为选择著录项目与必要著录项目。《规则》在第4章里规定“著录小项后加注‘*号为可著项”，这里的可著项代表的应是非必著项，也就是选择著录项目的意思。因此，建议将其中的“可著项”改为“选择著录项”。
（三）著录方案问题与改进建议
第一，著录层级不足问题。档案著录规则应充分体现多级著录原则，参照国际档案理事会1994年正式颁布的档案著录标准化特别委员会制定的《国际档案著录规则（总则）》的精神，结合档案分级整理的自身特点，同时发挥我国文献著录的优良传统，我国档案多级著录可分为全宗级、类别级、案卷级、案卷组合级、文件级、文件组合级和分析著录七个著录级别[7]。虽然《规则》也制定了多级著录规则，但只包括案卷级、分卷级和文件级三级。根据《规则》引言对电影艺术档案案卷构成的描述，考虑到电影艺术档案构成的特殊性与复杂性，《规则》的著录层级虽不必须与档案多级著录的七个著录级别一一对应，但目前的三级著录级次显然偏少，特别是缺乏全宗级、类别级和分析著录级的著录。既往研究与实践表明，缺乏全宗级与类别级著录有悖于档案管理尊重全宗的基本原则[8]。分析著录则是对著录对象中有价值的某些细微部分进行单独著录，能够增加著錄深度，有利于档案资源的深度开发与利用。鉴于此，建议《规则》增加电影艺术档案的著录层级，增加全宗级、类别级和分析著录级的著录单元与著录小项，并规定相应著录细则。
第二，著录项目设置与排列不足问题。一是著录细则里出现了第4章著录项目里未陈述的著录小项，如“10.2.2拷贝号”，建议在第4章著录项目里的“4.2排检与编号项”里增加“拷贝号”这一著录小项。二是著录小项的排列顺序条理性不足问题。著录小项在各细则里的排列顺序理应和第4章里的排列顺序相一致，以保持逻辑条理的通畅性。而著录细则里部分著录小项的先后顺序与第4章出入较大，建议进行修改。如在著录项目里，排检与编号项较为靠前，而主题描述项相比靠后，而在第9章里，“9.2主题描述项”“9.3获奖情况项”“9.4可视级别项”均排在“9.5排检项”前。
第三，著录规则前瞻性不足问题。《规则》的著录规则前瞻性不足的问题主要表现在仍然聚焦于传统形态的电影艺术档案的著录问题，未能正确预测技术发展趋势，难以满足新技术条件下数字形态、数据形态的电影艺术档案的著录需求。如《规则》的编制目的止步于制定档案目录，实现有序开发，对于电影艺术档案“四性”问题关注不多；著录内容集中在电影艺术档案的内容和形式特征，而背景、结构、平台与系统等信息关注过少。建议《规则》增加相应的电子电影艺术档案著录方案与规则。
注释及参考文献：
[1]中华人民共和国档案行业标准档案著录规则[EB/OL].[ 2020 -09-26].http： //www.saac.gov.cn/daj/ hybz/201806/edafc9c11bb24b01b47a5f2af6eeae36/files/ 94206f88c94a46d387f4dcfd7bc6ecc1.pdf.
[2][4]电影艺术档案著录规则[EB/OL].[2020-09-26]. http： // www. saac. gov. cn / daj / hybz / 201806 / f634d4bf8c474ab3b4249fdd6f7cd449/files/ d4a6293f93bb4778b3b6d812d2c0af4f.pdf.
[3][5]赵红艳，康蠡.档案著录规则体系发展的动力根源探析[J].兰台世界， 2013（23）：44-45.
[6]国家质量技术监督局.GB/T 1.1-2009，中华人民共和国国家标准标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写[S].北京：中国标准出版社，2001：1-5.
[7]周铭，吕榜珍，戴挺.从完善到跨越——我国《档案著录规则》发展的必由之路[J].机电兵船档案， 2008， （002）：3-5.
[8]周铭，陈雁兵.《档案著录规则》发展的回顾与展望[J].兰台世界， 2007（10）：5-6.
作者单位：中国人民大学信息资源管理学院
