关于科研院所科研档案管理的探析
杜静 罗瑞丽
摘要：科研档案是科研院所重要的档案资源，承载着科研院所科研能力发展水平的历史。前期收集、整理工作是科研档案资源得以完整保存的重要环节，本文对目前科研院所科研档案收集工作中的难点与不足进行了分析，从协同机制、管理流程、人员职责、资源利用等多方面提出改进建议，系统性地推进科研档案的收集与管理工作。
关键词：科研院所 科研档案 归档 管理机制
科研院所从事国家前沿性、探索性、创新性科学研究，承担国家科研课题研究与开发，产出重大科研成果。科研档案是科研课题研发过程和成果产出的真实记录，是科研院所档案体系中非常重要的档案类别，记录着科研院所科研发展的轨迹，是科研能力继续开拓创新的基石。
科研院所承担的科研任务来源广、类型多，有国家纵向科研课题，比如国家自然科学基金课题、省部级自然科学基金课题、科技部重大专项课题、省部级科研课题等；有横向科研课题，比如来自企業的课题；还有国家军工科研课题等。针对先进的科学技术研究工作，科研档案前期收集工作还存在很多难点和不足，需进一步加强管理并推进落实。
一、科研课题材料归档工作现状分析
科研课题研发周期一般长达3年至5年，科研档案的收集、整理贯穿于课题研发周期各环节中，从课题申请立项，到课题研发、中期总结、课题验收以及后续科研成果获奖应用等阶段，都会产生相应的科研文件。实际工作中由于多种原因致使课题材料归档不全，归档时间严重滞后于课题结题时间。笔者根据多年工作经验，总结并分析了造成科研材料收集不完整、归档严重滞后问题的主要原因。
（一）课题组档案意识不足，未建立归档工作机制
科研院所存在“重科研轻管理”的现象，科研人员的关注点集中在科技创新和成果产出上，容易忽略课题研发材料的收集、归档工作。课题负责人对科研档案价值认识不全面、归档意识不强，在承担课题之始未将档案工作列入整体规划部署。科研人员在研发中形成的科研材料未被及时收集且版本混乱，致使后续存档材料存在不规范或版本不统一的问题。
（二）科研材料类型多样致使归档不齐全
基于任务来源和研发内容不同，科研课题产生的科研材料从存储介质和呈现形式上差别很大。按照承载信息的载体分类，科研材料分为纸质材料、电子材料、声像材料等；按照材料有效形式分类，科研材料分为加盖签章的正式材料、研发产生的过程材料；按照文件来源分类，科研材料分为单位形成的内部材料和接收的外部材料；按照课题研发阶段分类，科研材料分为申请阶段材料、合同签署材料、研发过程材料，以及科研成果（论文、专利、获奖等）、设备研制材料与课题成果应用材料等。
科研材料的多样性和不一致性，为齐全完整的归档工作带来了很大难度。纸质形式呈现的科研材料收集、整理工作容易开展，而依赖运行平台的软件程序和硬件产品相关材料收集难度很大。科研档案收集不齐全直接影响后续档案价值呈现和科研历史记载。
（三）人员流动增加相关课题材料归档难度
研发周期内科研人员及兼职档案人员的流动是导致材料归档不齐全的因素。当科研人员尤其是课题负责人在课题未结题前离职时，在工作程序中经常忽略掉前期形成科研文件的内部移交工作，致使后续课题归档材料不齐全。
兼职档案人员变更造成科研课题缺少固定人员跟进，负责归档的临时人员不能掌握课题整体情况和课题过程文件，使得归档工作推进难度大，归档材料质量差。
（四）课题上报材料未妥善保存
目前部分国家纵向科研课题有中期评审、年度总结等管理环节，并且在课题验收工作中提出档案验收要求。课题组完成评审和验收工作时，会汇总形成正式签批盖章的课题研发文件。然而有时由于未留存备份或复印件等具体原因，通过评审或验收环节的课题，后续归档材料依然存在有效性差、格式不准确、签批不完整的问题，无法满足《科学技术档案案卷构成的一般要求》中规定的案卷内科技文件应齐全、完整，签章手续完备的要求。同时由于课题成果应用材料和获奖材料产生时间晚于课题结题时间，办理人员缺少主动补充归档的意识，造成这些具有重要价值的材料得不到有效保存。
二、管理思路与推进措施
档案管理是科研课题管理中的一个环节，不能脱离于课题管理过程。通过研究不难发现，科研材料归档工作是一项横向管理工作，需要多部门人员协同完成，科研材料的齐全性依赖于课题管理与研发环节中的每一位参与人员。目前归档工作在科研院所一般没有流程性约束措施作为保障，推进难度非常大，笔者在实际工作中不断思考科研材料归档问题的解决思路和办法，从以下几个方面进行了探索。
（一）建立科研材料归档工作协同机制
基于科研课题文件产生或办理于多个部门，故科研课题材料归档工作具有协同性，以笔者单位为例，科研管理部门负责办理科研课题合同、合作协议、重要科研节点文件等管理性文件；课题组产生所有研发过程文件；财务管理部门办理课题经费相关文件；设备管理部门办理设备采购、设备出入库管理文件；科研成果管理部门办理知识产权、课题获奖等相关文件；综合档案室作为科研院所档案综合管理部门，被赋予相应的管理职能，能够推进并落实科研材料归档要求，联合科研课题管理部门和科研课题承担部门，建立一种适合单位现状的归档协同机制，完善归档体系和制度。科研材料归档协同机制应明确涉及的部门和人员、各部门的工作职责、整体归档流程、归档文件要求、归档推进机制、不归档管控措施等（见图1）。
以笔者单位推行的协同工作机制为例，将科研课题建档与科研课题管理同步：首先，在课题立项节点提出建档要求，在管理部门和课题承担部门同时建立课题档案文件袋，注明归档范围和要求，督促、提醒相关人员及时收集产生或经手的材料；其次，在课题评审或验收环节注重建档工作，将评审或验收后的材料交由专人收集与整理；最后，明确课题管理部门与课题承担部门的工作职责与工作人员，将档案收集预立卷工作纳入日常工作流程。当协同机制建立起来，相关部门和人员共同遵守这一机制时，科研档案的完整性和规范性就会得到显著提升。
（二）制定覆盖全面的课题归档范围
科研课题归档材料的质量管控以及其齐全完整性应由课题负责人和课题兼职档案人员审核确定，档案管理部门进行指导。目前科研院所单位内部的《科研档案归档范围》做不到有针对性地形成每个课题详细的归档目录，所以档案管理部门的精细化指导能够提高相关管理部门和人员完成归档工作的时效性，在一定程度上可以解决滞后归档的问题。精细化指导工作模式要求档案管理人员具备科研学科专业知识，熟悉课题生命周期过程，具有准确审核课题完整性的能力。档案管理人员要不断去了解、研究每类科研课题的研发流程，深入课题研究过程，掌握课题产生的材料，制定翔实且覆盖全面的《科研档案归档范围》，从档案专业性指导角度解決和推进科研课题归档的部分难题。
（三）培养专业度高、稳定性强的专兼职档案人员队伍
科研档案管理人员包括专职档案管理人员和部门兼职档案人员，是科研材料归档工作推进完成的主要力量。专职档案管理人员的工作职责是结合专业学科知识，组织编制科研档案分类表；指导、检查科研课题文件的形成、积累和立卷工作；参与科研课题验收鉴定，检查档案的完整性、准确性和系统性。兼职档案人员要掌握课题研发过程，具备科研档案知识，协助课题负责人和科研人员收集并整理课题文件，完成课题预立卷和移交工作。
在科研院所，无论是专职档案管理人员还是兼职档案人员一般还会承担其他方面的工作事项，在档案专业知识积累和档案工作连续性上，有时无法做到持续跟进，这直接影响科研归档材料的质量。因此，科研院所应自上而下建设一支专门的档案管理人员队伍，并注重档案管理知识的宣贯和档案工作稳定性的保持。专职档案管理人员应从单位档案体系长期建设的角度确定，兼职档案人员至少要跟进完成所负责科研课题的研发周期。
（四）加强科研档案知识培训宣贯
兼职档案人员是科研材料归档工作的主要实施力量，他们所具备的档案管理知识和档案意识对档案收集工作具有正向推进作用。为了保障各环节人员对科研档案工作要求认识一致，科研院所应以不同形式进行螺旋式档案知识培训，推进内部对科研档案基本知识、科研材料归档范围、各级人员职责、档案后续利用价值等方面的宣贯，不断促进科研管理和研发人员形成科研材料归档意识。
（五）探索建立科研材料归档的约束措施
科研档案协同工作机制是归档工作的基本架构，人员档案意识是归档工作的质量保障，专业且相对稳定的档案人员队伍是归档工作的实施力量，而一系列有效的归档管理措施是归档工作的保障机制。材料归档是保障科研档案支撑其他科研业务工作的基础，应制定能够推进归档工作的有效约束措施。笔者通过调研多家科研院所单位，发现归档约束措施有以下几种：第一，将归档工作纳入单位绩效考核事项，部门滞后归档影响年度绩效考核成绩；第二，将归档工作与员工职称评定对接，当个人陈述业绩缺少档案文件佐证时，不计入有效业绩；第三，将课题归档工作与相关负责人后续课题申请关联，未按期完成当前结项课题归档工作直接影响新课题申请工作；第四，在离职人员办理离职手续期间，严格监督并推进滞后课题完成归档等。无论科研院所采取何种措施助力科研材料归档工作，建立归档约束措施仍是解决归档工作滞后的有效途径。
（六）建设科研档案利用系统
科研材料收集与整理过程是分散和零乱的，而档案利用又是集中与系统的，并且当前科研档案利用的需求早已从原始档案材料转移到档案内部信息上。传统纸质档案利用模式已无法满足当前科研档案利用需求，科研院所应具备先进的快速定位档案信息的管理系统，开发存量档案价值，建设档案资源系统，提供有效档案信息服务，让科研人员快速获取所需档案信息，正向推动科研人员对档案价值的认识，从而提升科研人员对档案工作的支持。单位综合档案室在科研档案利用方面，应不断提升专业度，将档案使用者宽泛的档案需求迅速提炼并转化为具体档案信息，借助专业管理系统，快速、准确定位档案资源，提供利用服务。
三、结语
随着国家对科研课题管控力度的加强，多类科研课题增加了档案验收环节，在验收流程上要求单位档案管理部门参与评审，为档案管理部门切入课题管理流程提供了有利契机。笔者希望国家科研任务下达单位在管理环节中增加对科研课题档案的验收工作要求，在课题合同条款中增加对科研文件的归档要求，为科研档案的规范管理提供强有力的外部支持；希望科研院所制定内部管理措施，使科研课题材料的归档与利用工作更加规范和专业。
参考文献：
[1]张斌，徐拥军.我国科技档案管理体制机制建设的政策建议[J].档案学研究，2016（3）：25-34.
[2]潘世萍，贺真，徐云，李名选.我国科技计划项目档案构成及特点初探[J].北京档案，2013（10）：13-16.
作者单位：中国科学院计算技术研究所
