远程协同办公系统的应用研究
周冰 吕昕鹏 陈兴奥 任海滔
摘要：远程协同办公由来已久，其优点显著，在团队无法聚集办公的情况显得尤为重要。但是市面上诸多的协同办公系统表面差不多，而实际功能、高低成本、灵活性等方面却千差万别。这就直接导致虽然许多企业或者单位使用了协同办公系统，但效率较低。文章通过调研分析当前远程协同办公的现状及其面临的具体问题，以“想企业所想，创企业所需”为理念，进一步提出了与之对应的设计理念及其功能设计的思路，可以给需要远程协同办公的企业和相关部门提供一些理论及实际操作的参考。
关键词： 远程协同办公;无法聚集办公;千差万别;效率低;想企业所想，创企业所需
中图分类号：TP311? ? ? ?文献标识码：A
文章编号：1009-3044（2021）18-0253-03
开放科学（资源服务）标识码（OSID）：
Research on the Application of Remote Cooperative Office System
ZHOU Bing，LV Xin-peng，CHEN Xing-ao，REN Hai-tao
（City College of Wuhan University of Science and Technology， Wuhan 430000， China）
Abstract： Remote collaborative office has a long history， and its advantages are significant. It is particularly important when the team is unable to work together. However， many collaborative office systems on the market are similar in appearance， but the actual functions， high and low costs， flexibility and other aspects are very different. This directly leads to many enterprises or units using the collaborative office system， but the efficiency is low. This paper investigates and analyzes the current situation of remote collaborative office and the specific problems it faces. Based on the concept of "think what the enterprise wants and create what the enterprise needs"， this paper further puts forward the corresponding design framework mode and the method to realize its functions， It can provide some theoretical and practical reference for enterprises and relevant departments that need remote collaborative office.
Key words：remote collaborative office; unable to gather office; diverse; low efficiency; think what the enterprise wants， create what the enterprise needs
1引言
随着社会的发展，许多的企业都在全国甚至全球各地建立了员工的办公点，同时办公人员也可以根据自身的需要，选择自己合适的办公环境来更好的办公，不再受到于办公地点的限制，可以在家里、餐厅等地点进行办公，远程协同办公模式应运而生。在团队无法聚集办公时，一款适用于中小企业的协同办公系统尤为重要，可以保证办公人员们在不同的地区做到高质量、高效率、高同步且低成本的办公。
2远程协同办公系统现状分析及设计思路
2.1社会现状分析
伴随着社会的发展，人们办公方式多种多样，然而由于办公地区的限制，团队或企业的办公人员经常无法聚集在一起进行办公，传统的纸质书写来记录日常办公信息的方式，很难实现。所以实现高效的办公管理，将所有的信息处理流程托付于计算自动化的协同办公系统是当下迫切需求。
此外，纸质办公对于远程协同办公来说劣势明显，比如，相关负责人查看办公人员上下班的情况、请假情况就要消耗大量的时间进行统计，无法实现各个部门之间实时沟通，无法及时的数据信息的同步等。每天处理这些事情就会耗费相关负责人员的大量时间，另外办公人员也因为数据信息交流同步不及时，任务通知不及时等问题导致工作效率低，从而使得公司的总体效率变低，业绩变差。
2.2远程协同办公系统的現状分析
如今，市面上许许多多的协同办公系统表面看起来差不多，而实际的使用功能却千差万别。企业要想在这么多的协同办公系统当中挑选出一个比较适用的，无异于大海捞针。各式各样的协同办公系统不断地在我们眼前涌现。但是，目前许多企业或者单位的协同办公效率较低。
大多数的协同办公系统，实现的功能过于复杂，但是这些繁杂的功能不一定适用于中小企业生产生活情况。功能及界面过于复杂，势必对于那些不熟悉软件的用户产生使用上的困难，实现太多不实用的功能，也在开发和维护上产生了不必要的经济负担。
2.3平台的设计理念
2.3.1数据信息及时同步
在进行远程协同办公时，整个团队，整个企业要求办公节奏实时同步，企业内办公流程速度提高的重点是办公流程中进行各个决策的速度。为了更高效率地实现部门之间的交流与决策。对于所依托的远程办公平台来说，必须高效率地做到这一系列工作流程，要做到实时传递数据信息到各部门帮助企业实现高效流程化，帮助企业高管及时掌握团队情况、实时查看。满足中小型企业各类在线办公需求，实现不同部门、不同地区办公数据信息实时同步。并且应该不再局限于一个平台，使数据实现多端的共享，电脑、手机都可以进行存储、取出等操作，这样就算身在不同的场景，也可便捷地访问、查看信息，以便实时做出相應的计划。
比如，不同的部门之间可以进行信息、数据的实时同步，团队的成员可以进行远程工作分配及进度情况的统计，从而做到高效率的处理其工作过程中问题及实际情况的检测，减少由于沟通困难、数据传输不及时而导致整体工作效率低下的情况。
以“钉钉”通讯为参考，“钉钉”的沟通功能做到了高效率、高同步。它可以创建聊天群、实时电话会议、实时短消息等多种方式来达到同步交流。已查看或未查看的显示，可让传达消息的人员实时查看消息接收及问题回复的情况，对于时间过久还未接收的关键信息，系统可以通过实时短消息、实时电话等方法来达到提醒未接收人员查看信息的目的，从而实现了群发的短消息的实时性，以此来提高人员的办公效率。同时多人实时会议也可以让在不同地区的办公人员高效率的交流决策某一个问题。办公人员加入系统后，不需要存储同事们的电话号码，便可在企业的电话簿中找到相应通话人员，使用普通电话、实时消息、实时电话会议等方法进行交流。
2.3.2小工具设计贴合企业的生产生活
系统包含小工具应该贴合企业的生产生活情况进行，根据使用系统的企业自身工作方向、工作流程以及工作机制来详细制定办公小工具的具体功能，而不是一味地模仿其他系统或者开发繁多的小工具。在企业使用平台的期间，可以进一步了解使用者的建议，对小工具进行更新、增添、删除等，以此逐步制作出适应于企业的办公工具。
例如，采用地图定位的方式，为重要的文件提供数据防泄漏功能，办公人员员工只要从相应的办公范围离开，就会无法查看这些重要文件的内容，大大减少了因手机被盗等其他方式而导致的数据泄露。
2.4平台的设计路线
协同办公系统要在设计理念的基础上，做到适应企业生产生活情况，要做到区别于市面上协同办公系统，贴合中小企业的生产生活，实现企业真正需要的功能，以提高员工的工作效率为目的，同时要避免繁多的无用功能以此减少企业的经济负担。做到“想企业做想，创企业所需”。
2.4.1 系统架构
采用B/S架构，方便开发人员在开发的过程中进行具体业务逻辑的梳理，在代码的层次分解上使用了三层架构和MVC模式。将所有的代码分成页面层，逻辑层，和数据访问层，这样极大地降低了程序员在开发的过程中进行具体业务逻辑的梳理。
B/S架构是如今社会上用户最容易接纳的工作方式，。该架构适用于市面上极大部分浏览器，所以作为用户仅使用其电脑上装有的浏览器就可以快速方便进行的查看、添加、删除等操作， 内容一览无余。
2.4.2 MVC模式
MVC模式的工作流程简单地说是：首先用户的请求传输到控制器，而后控制器以此来选择与之对应模型进行调用，再而后使用业务逻辑对使用者发出的请求进行相对应的处理，完成后返回对应信息数据。最终控制器把该数据以与之对应的视图格式模型来返回到表示层，以此其显示给使用者。
MVC 模式以针对 B/S 结构程序为主，将输出数据展示界面与其他代码尽可能地分离，更加有利于后台的梳理。
此外，该模式把复杂的程序变得简单化，可以更加直接的了解程序的构架。把基本的各个部分从原有的软件系统中分离出来，并且设定每个基本部分对应的功能。界面层里面不存在任何代码，达到了把界面层与控制层独立的目的，以此做到无编程基础的用户也可以对程序进行了改变，对于协同办公系统前端界面的变化更改就会变得十分容易。
2.4.3功能及其实现
因为考虑到人员要在不同的地方协作完成工作任务，所以办公系统的功能要包含日常办公相关联的情况， 在系统设计方面不仅要考虑实用性和操作性，同时要保证协同办公系统的简洁安全，此外还要注意控制开发以及运营的成本。
运用了工作流技术、数据挖掘技术、语义关联技术、可视化技术、数据模板嵌套等技术手段，来使得每个模块都具备相应的功能。
在协同办公系统中最关键的是工作流技术， 用来处理具体的事件。用工作流来代替各个具体的事件，用节点来代替工作流中触及的各个步骤，通过在节点上加入相应的限制，来到达流程可以依照现实情况来自动传输至位于下一步骤中与其相对的使用者， 以此来达到整个流程可以成功流通的目的。数据挖掘技术和可视化技术关联在一起，用以对系统的信息数据进行统计， 将相关联的信息再一次地组合排列，让数据信息以表格、图表等格式直观地呈现出来，实现可视化。语义关联技术用以进行搜索、检索， 以下拉菜单的形式迅速地把与输入信息相联系的所有内容呈现出来， 以此来达成迅速查询的目的。模板嵌套技术可以用来建立办公系统基础的数据源，并且可以使用HTML或者Java Script就能做到按照实际情况将所需要的数据信息导入系统中。
协同办公系统的应必须充分地结合企业发展的现实情况与社会市场的需求情况，分析实际办公中使用者的反馈意见，以此来使得各个模块更加的完善。
3结论
在团队或企业人员无法聚集办公的情况下，远程协同办公系统尤为重要，可以很大程度保证人员的高同步，高效率的办公，减少了不必要的资源与实践消耗。一个真正优秀的协同办公平台是当下社会各大中小型公司的进行日常办公的重要依托。在实际应用中，我们要以“想企业所想，创企业所需”为核心理念，提升远程协同办公系统的完整性和实用性，创造出真正适用于企业的系统。
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