重大建设项目设备竣工文件管理的探索与实践
李金峰
摘要：本文以工程试验装置建设项目为例，重点论述了如何以“加强事前介入、重视过程控制、严控文件验收及审查”三大环节为切入点，加强设备竣工文件管理，从实践上创新性地提出了设备合同中文档管理条款的具体内容以及设备竣工文件的归档范围、整理方式、检查要点及集中式联合审查竣工文件的方法，希望对于重大建设项目设备竣工文件的管理提供一些有益的参考。
关键词：重大建设项目 设备竣工文件 文件管理
设备竣工文件，即设备竣工时反映设备制造过程和真实面貌的文字、图表等形式载体的文件，主要由设备质量证明文件、设备竣工图、安装运行维修文件等构成，它是真实记载设备制造过程，有效提供设备运行维护、性能改造、新设备选型等的重要载体和凭证。由于重大建设项目设备制造周期长、制造过程复杂、制造厂家地域分散、形成的文件数量巨大、内容涵盖面广、载体形式多种多样，设备竣工文件的管理也因此具有了阶段性、复杂性、广泛性、多样性的特点。本文以工程试验装置建设项目为例，探索提高设备竣工文件管理水平和归档质量的新思路和新方法。
工程试验装置建设项目属国家重大建设项目，工程建设中含各种仪器设备千余台，从设备科研、招投标到制造完工历时10余年，涉及包括研究所、設备制造厂家在内的300余家单位，形成的设备竣工文件数量巨大、内容专业、种类繁多。在多年的设备竣工文件管理探索和实践中，文档管理部门不断总结经验，在借鉴核电文档管理做法的基础上，结合行政指令指导下的合同制、监理制项目管理模式以及文档资源紧缺的情况，以纳入合同管理和质保程序管理为依据，以“加强事前介入、重视过程控制、严控文件验收及审查”三大环节为切入点，采取了一系列管控措施，实现了设备竣工文件的及时移交和移交的竣工文件满足归档质量要求的目标。
一、加强事前介入
（一）将设备竣工文件管理要求纳入合同条款
在设备合同谈判前期，文档管理部门提出了在合同中设立文档专门条款的要求，同时编制了《承包方文件通用要求》和《通讯和联络的一般规则》两个外发合同接口程序规范，将其作为合同的附件。
经不断改进和完善，文档管理部门在合同中设置了有关文档管理要求的章节和条款，包括以下主要内容：（1）通信和文件传递的要求，主要规定业主与设备承包方之间的通信渠道、文件编码规则、文件传递方式及相关责任，以确保文件的完整性和准确性，从源头上为文件编制打下质量基础。（2）竣工文件整理与移交要求，主要规定设备承包方向业主提交的应归档文件的清单、数量、质量、介质等要求，以确保文档满足国家档案验收要求，避免因文档质量问题返工或发生纠纷。（3）设备承包方文档责任及质量保证金要求，主要规定设备承包方文档管理机构和制度的建立、整理归档职责、文档工作配合及文档质量保证金，以引起设备承包方对文档工作的重视，同时为业主有效开展文档监督检查工作提供经济手段和法律依据。（4）文档保密要求，主要规定设备承包方在文档保密管理方面的责任、失泄密责任以及业主的保密监督检查等，以确保国家秘密的安全。
（二）将设备竣工文件管理要求纳入质保程序
通过对前期两个外发合同接口程序执行情况的梳理，在总结设备竣工文件收集、整理和检查验收经验的基础上，文档管理部门编制了设备文件整理和归档要求等文件，发送至各设备承包方，用于指导文件的收集、整理与归档工作，同时指导设备总承包方编制了设备竣工文件管理程序，为形成完整、准确、系统的设备竣工文件打下了坚实的基础。
上述程序文件明确了设备文件的归档范围、质量要求、整理方法，其主要创新探索在于：（1）根据工程建设对设备性能和重量的特殊要求，将设备铭牌拓印件、称重记录、清洁度控制记录、履历簿等作为重要内容列入归档范围。（2）根据设备文件的内容和形成特点将其分门别类，将设备竣工文件划分为质量分卷和安装调试分卷，按系统—设备—部件进行排列组卷，与设备制造质量计划和控制活动相对应，成套性强且便于查找利用。（3）对设备制造过程中数码文件的收集范围、拍摄内容、拍摄要求、照片数量和整理方式进行了规定，在目前照片档案管理标准对数码照片的整理没有约定的情况下，既满足归档要求，又便于实际操作，这无疑是一次新的尝试。
（三）将超前培训指导纳入文档工作职能
设备竣工文件的主要编制单位是设备承包方，其文件编制水平的高低直接关系到设备竣工文件质量的好坏，因此文档管理部门将对设备承包方的培训指导作为事前介入的一项重要职能工作来抓，但由于设备承包方分散在全国各地，再加上文档人员有限，在培训指导上根据设备重要程度采取了因地制宜、因时制宜的方法：（1）与设备总承包方保持密切联系，指导其编制设备竣工文件管理程序，并向各分包方宣贯；参与其组织的设备验收工作，编制并提供模板，指导其检查竣工文件；与其他主要设备承包方建立联络渠道，就文件收集、整理中的问题及时沟通，对驻地较近或问题较多的设备承包方现场进行指导，答疑解惑。（2）根据设备竣工文件收集、整理的不同阶段，抓住重点和关键环节，有侧重点及针对性地进行培训。在设备合同签订初期，侧重培训竣工文件整理、归档相关程序文件，使设备承包方知晓其文件整理、归档责任；在设备开工制造期间，侧重培训竣工文件归档范围和归档质量要求，使设备承包方清楚该收集哪些文件；在设备完工阶段，侧重培训竣工文件的分类、整理、竣工图的编制，使设备承包方掌握文件编制及整理方法；在竣工文件审查阶段，侧重设备竣工文件常见问题及其解决办法，使设备承包方明白整改措施要求并加以规避。
二、重视过程控制
（一）根据合同文件纳期，对交付的设备文件进行审查
在设备合同中，承包方一般要在约定的时间内向业主提交项目管理、执行、质量控制等文件，文档管理部门在收到上述文件时，一方面要配合设备采购部对照合同查找该文件是否按期提交，对未按计划提交的文件督促设备承包方提交，并暂缓进度款的支付；另一方面要对于文件的规范性进行检查，如文件格式、编码、制成材料、内容等，重点是对于文件中涉及文档管理方面的内容进行审查，如设备质量保证大纲中文件控制章节的内容是否符合档案法规标准、对工程建设质保大纲和文档管理程序是否做出了响应。
（二）和项目管理人员、质保监察密切配合，并充分发挥设备监造的作用
对于重大关键设备，文档管理人员会同项目管理人员及监造人员一起主动出击，实地进行监督指导；在无法参与对设备承包方的质保监察时，将文档管理相关问题交由质保部门，请其一并检查，对于发现的问题在质保监查报告中提出，由项目管理部门和文档管理部门跟踪直至问题解决。此外，还要发挥监造旁站及巡查优势，要求监造人员对设备制造过程中文件形成情况进行质量把关，在进度计划审查、质量计划审签等控制节点上严格审核，发现问题及时责令整改，并在设备监造月度进展报告中记录在案。
（三）引入补充卷，确保设备竣工文件收集齐全
工程所涉设备有些是国内首件，边进行科研边投入生产制造，由于设备修改、设计变更等原因，往往会产生设备增补进而形成大量的增补文件。即使在设备运抵现场进行安装调试阶段，也往往由于设备制造质量问题而形成一些调试缺陷单、不符合项报告及修理文件，为了将这部分后来形成的文件收集齐全，确保设备竣工文件的齐全完整，同时尽量保持原有竣工文件的分类体系和整理的系统性，文档管理部门引入了补充卷的概念，将这部分文件归入补充卷。
产生设备增补情况时，如设备竣工文件未整理发运，由设备承包方将增补文件补充到设备竣工文件中，如设备竣工文件已经发运，由设备承包方将增补文件单独建立竣工文件补充卷，补充卷的封面信息延续使用原案卷集的信息，注明此批文件为设备竣工文件的补充卷；在现场安装、调试阶段发现设备制造质量问题而形成的调试缺陷单、不符合项报告及修理记录等文件，由设备承包方将这部分文件收集齐全，提交到设备采购部审核，审核通过后编制竣工文件补充卷。
三、严控文件验收及审查
（一）出厂验收严把文件内容和形式关
设备出厂验收是设备竣工文件检查验收的重要关口和文档质量控制的重中之重，为此，文档管理部门联合设备采购部编制了“设备竣工文件检查验收记录表”，详细列出了设备竣工文件内容检查和形式检查的条目及其判断依据。
在设备出厂验收时，验收组按照“设备竣工文件检查验收记录表”对其完整性、准确性、有效性、系统性等内在质量，封面、目录、备考表、编目及装订等外观质量逐项进行检查，在检查控制上着重从以下几个方面入手：（1）质量证明文件和质量记录的检查，以技术规格书、试验大纲、质量计划作为切入点，一是检查试验内容、方法、结果是否满足技术规格书和试验大纲的规定；二是质量计划中的各控制点是否审签，相应的质量记录是否齐全、有效并有序排列。（2）设备竣工图的检查，对照不符合项报告、设备修改、设计变更、材料代用等，核查修改或变更内容在竣工图上是否如实反映，对照技术规格书中图纸提交相关规定检查竣工图是否齐全。（3）不符合项处理记录的检查，对照设备制造总结报告、质量监督报告和监造总结报告，清查不符合项报告是否齐全有效，重要不符合项报告的处理是否留有声像文件，尤其要严格把握内部不符合项和外部不符合项，避免外部不符合项被设备承包方降级或内部化处理。（4）外购件质量证明文件的检查，按外购件生产工艺流程对其合格证、试验报告、出入厂检验验收报告及记录进行核查，尤其要注意有无原件。对于检查中发现的问题，验收组提出整改要求和期限，向设备承包方反馈后双方签字确认，并将该表作为验收意见的附件。在设备承包方提交竣工文件时，验收组直接查对该表便可掌握整改意见的落实情况。
（二）联合审查严把归档移交关
为确保设备竣工文件的准确归档和按期移交，按照文件形成的阶段性和职责分工，文档管理部门联合设备采购部编制了设备竣工文件审查管理程序规范，建立了业主、设备设计、设备监造联合审查竣工文件的制度。
设备承包方完成设备竣工文件的卷册划分并自检合格后，扫描成电子文件提交业主，由业主设备采购部、文档管理部门联合设备设计部、设备监造部共同对文件进行审查，分别填写“设备竣工文件审查意见表”，提交设备采购部汇总后形成总的审查意见表并发送给设备承包方，要求其在规定期限内完成整改，整改完成后再次提交电子文件供二次审查，审查合格后方可进行纸质竣工文件的编码和装订。这种通过集中式联合审查电子版设备竣工文件的方式，一方面汇总了业主、设计和监造方的整改意見，大大减少了设备承包方提交、检查、整改、再提交竣工文件的次数，减少了文件整改和检查的工作量，有效保证了设备竣工文件按期移交；另一方面又避免了纸质文件编码装订后整改困难或无法整改的情况，节约了时间和成本，提高了设备竣工文件的归档质量。
参考文献：
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作者单位：中国核动力研究设计院
