基于档案生态位的我国档案业务外包研究
陈红
摘要：本文采用文献研究法、网络观察法、实地调研法，从档案功能生态位、档案资源生态位、档案时空生态位三个维度出发，匹配业务所需档案生态位和发包方、承包方档案生态位重合程度，设计出档案业务外包前提判断、承包资质判断、外包模式判断流程图，既为档案业务外包理论提供新视角，又为档案业务外包实践提供参考。
关键词：档案生态位 业务外包 外包倾向 承包资质 外包模式
档案生态位是指档案主体在档案生态环境中占据的位置，包括档案功能生态位、档案资源生态位和档案时空生态位三个维度。档案功能生态位是指档案主体在档案环境中所充当的角色和承担的社会职能，档案资源生态位是指档案主体在档案环境中占有和利用的档案资源的状况，档案时空生态位是指档案主体参与档案活动所占据的时间和空间。[1]
一、外包前提判断
在档案工作领域，每一个发包方的档案功能生态位、档案资源生态位和档案时空生态位宽度都是有限的。不同的档案业务需要不同的档案生态位，面对不同的档案业务，发包方需要衡量自身是否具有完成档案业务所需要的档案生态位，即衡量发包方的档案生态位与档案业务所需要的档案生态位的重合程度。这就需要衡量档案功能生态位、档案资源生态位和档案时空生态位的重合程度，但凡出现一个维度的生态位不重合，则说明发包方档案生态位与档案业务所需档案生态位不重合，构成外包前提。档案外包前提判断流程图如图1所示。以档案管理业务为例，具体流程如下所述。
（一）发包方档案功能生态位判断
做好档案功能生态位的重合程度衡量工作。档案管理业务需要发包方具有专业的档案管理知识，精通档案分类、整理、档案编目、排架和档案鉴定、保管等具体流程，并且拥有完善的档案管理标准规范和制度建设，而对于部分发包方来说，如中小企业、银行或证券金融机构等，这类发包方主营业务并不是档案业务，又没有设立档案馆或档案室，不具有专业档案管理功能，则说明发包方的档案功能生态位与档案业务所需功能生态位分离，无须进行档案资源生态位和档案时空生态位的比对，已构成外包前提。但对档案馆来说，档案管理业务是其基本职能和主要业务，故档案馆的档案功能生态位和档案业务所需功能生态位重合，可以进行下一步档案资源生态位的比对。
（二）发包方档案资源生态位判断
做好档案资源生态位的重合程度衡量工作。大量档案被收集时，档案分类、整理、编目和装订需要较多的档案工作人员。据统计，馆藏20万卷的地级市档案馆，每个案卷内包括15至20份文件，文件目录约有400万条，以人均每天编目100条计算，大约需要166个工作人员工作一年才可完成。[2]文献研究显示，湖北省某高校档案馆有专职档案人员19人，其中档案专业的仅2人，计算机专业的3人，其他专业的有14人。[3]由此可见，发包方档案资源并不能满足档案业务所需，表明发包方的档案资源生态位与档案业务的资源生态位不重合，此时发包方会有选择外包的可能性。
（三）发包方档案时空生态位判断
如果发包方的档案资源生态位满足档案业务需求，则最后比对档案时空生态位的重合程度。时间生态位并不会成为影响档案业务外包的主要因素，因为发包方自身档案资源生态位往往影响档案业务的时间生态位。在档案管理业务量巨大，且有时限要求时，例如鉴定保管期限已满的档案是否需要销毁时，时限为两个月，但发包方自身档案资源生态位较窄，会延迟完成时间，说明发包方档案时间生态位与档案业务所需时间生态位不重合，构成外包前提。档案保管依托发包方空间面积大小，空间越大，可存放档案越多。但是，发包方的档案馆或档案室的地理空间是有限的，面对不断增加的档案，销毁速度又远比不上档案增加速度。这时发包方的空间生态位与档案保管所需空间生态位不重合。根据以上内容，发包方的档案时空生态位与档案业务所需的时空生态位不重合时，也会构成外包前提。
二、外包必要性判断
从档案生态位判断，任何一个生态位不重合，则构成外包前提。但当档案生态位不重合时，发包方会面临两种选择，即拓宽发包方自身档案生态位或者将档案业务外包出去。因此本文将从时间成本、经济成本、需求频次三方面说明发包方拓宽自身档案生态位的必要性小于外包的必要性。
（一）时间成本
发包方拓宽自身档案生态位需要较长时间，如中小企业若想成立档案室，拓宽自身档案生态位，需要向档案咨询中介咨询相关事宜、外出参观、培训和学习、招聘档案工作人员、购进档案设备、建立档案制度，且需要预留对档案业务的适应期等，是一项耗时的复杂工程。而选择外包则只需要投标、招标，选择承包方、签订合同，最后进行验收即可，耗时短，所以选择外包方式比拓宽自身档案生态位耗费时间短。
（二）经济成本
娄赤刚曾提出信息服务机构在拓宽自身信息生态位时需经历三个阶段即信息生态位扩展期、信息生态位不适应期、信息生态位特异化拓展期。在信息生态位不适应期阶段，投入成本增加、效益下降，由于信息生态位与其他信息服务机构重叠，导致竞争力下降，因此在信息生态位特异化拓展期，会缩小信息生態位，而将业务进行外包，达到资源优化利用、降低成本的目的。[4]经济利润并非一味随着档案生态位的拓宽而增加，发包方需衡量自身所处的生态位拓展阶段，在生态位不适应期和特异化拓展期，外包的经济成本低于拓展生态位成本。
（三）需求频次
一些档案业务并不是发包方频繁需要的，而是偶发性档案业务，具有临时性、偶然性，为避免日后管理难度加大，因此拓宽发包方自身档案生态位不具有必要性，构成外包必要性。例如构建档案管理系统、档案网站、数据库等，这些档案业务是档案管理与利用等主要业务的辅助与支撑，并不需要发包方频繁管理与开发，故对这类档案业务需求频次低，选择外包比拓宽自身档案生态位合理。
三、承包资质判断
选择承包方时，发包方需要判断承包方档案生态位是否满足档案业务所需。只有承包方档案功能生态位、档案资源生态位和档案时空生态位都满足档案业务所需时，才被视为合格。但凡一个维度的生态位不满足，则承包方不合格。以档案数字化业务外包为例，对于承包方的资质判断流程如下。
（一）承包方档案功能生态位判断
承包方的档案功能生态位和档案数字化业务所需的档案功能生态位的重合程度要匹配，若承包方主要经营范围包括档案数字化业务，则档案功能生态位重合。笔者在天眼查官网，以“档案”为关键词检索公司组织，检索结果获得24家档案外包公司[5]，并获悉了它们的经营范围，一些以档案设备生产和销售为主，如上海轶宁档案设备有限公司；一些以档案管理业务为主，如湖南汇成档案管理有限公司；一些以档案咨询业务为主，如仁通档案管理咨询服务股份有限公司；还有一些以技术开发、信息系统构建为主，如佛山市骥骏档案信息科技有限公司，不同的主营业务，构成不同的档案功能生态位。档案数字化业务作为主营业务或附属业务存在外包公司中。在这24家公司中，有11家公司具有档案数字化业务，例如沈阳集美档案管理有限公司、铁山档案文件管理有限公司、广州慧信档案技术有限公司，这说明这11家公司的档案功能生态位符合需求。
（二）承包方档案资源、时间生态位判断
承包方的档案资源生态位、时间生态位与档案数字化业务所需的档案资源、时间生态位的重合程度要匹配，因为资源的丰裕程度影响完成时间，完成时间的宽裕程度对资源多少有要求，因此两者相互影响。笔者对北京市某人民法院调查了解，此人民法院每年要将1.5万份左右的档案案卷在案件结束后的3个月内进行归档和扫描。每份案卷大概300页，1.5万份案卷约450万页，每3个月需要扫描约112.5万页，每天需扫描12500页左右。而一台普通平板扫描仪一天8个小时可扫描1800页，所以约需要7台扫描设备。根据档案整理和扫描流程需要安排工作人员8到13人，其中需要1人负责总指挥、总领导，1到2人负责扫描前的拆档，2到3人负责扫描后的装订和整理，1到2人负责操作扫描设备，1人负责扫描校验，1到2人负责后期加工处理，1到2人负责将数字化档案挂接到档案管理系统。根据笔者对这24家承包方的调查，铁山档案文件管理（上海）有限公司、中泰德信（北京）档案管理有限公司、西安立人行档案文件管理咨询有限公司具备设备租赁这一经营业务，说明这3家公司档案资源生态位较宽，能够提供充足的设备在规定时间内完成外包业务。综合来看，铁山档案文件管理（上海）有限公司在檔案功能生态位和资源生态位上满足要求。
（三）承包方档案空间生态位判断
承包方的档案空间生态位与档案业务所需的档案空间生态位的重合程度要匹配。档案数字化业务要求承包方距离发包方地理位置接近，故距离发包方距离越近的承包方档案空间生态位与档案数字化业务所需的档案空间生态位越匹配。例如发包方在北京，便尽可能选择北京地区的承包方，方便档案搬运。而铁山档案文件管理（上海）有限公司在上海，空间生态位不符合需求，最终承包资质判断为不适合，发包方需要重新选择。
只有承包方的档案功能生态位、档案资源生态位和档案时空生态位三者同时满足档案业务所需，则承包方合格，发包方才会去衡量成本和完成质量等因素，从而开展下一步工作。承包对象资质判断流程图如图2所示。
四、外包模式判断
外包模式指发包方和承包方针对档案外包业务的项目管理模式。项目管理工作主要内容应包括质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通5个方面。[6]根据发包方和承包方项目管理的档案功能生态位，外包模式被划分为以下3种，档案外包模式判断流程图如图3所示。
（一）合作式外包
当发包方具有档案项目管理的生态位时，则选择合作式外包，即发包方负责档案外包业务过程管理和监控，起主导性作用，并且承担对承包方进行业务监督和指导，承包方负责完成档案业务。实施方式为：承包方派遣工作人员入驻发包方组织内部，在合作式外包期间，承包方外派工作人员暂时成为发包方一员，遵守发包方组织的规章制度，听从发包方组织的业务安排。根据本文调研结果，武汉市国土资源规划局和信息中心档案部将档案管理系统构建外包给上海中信外包有限公司，采用的外包方式为合作式外包，承包方派遣3名成员入驻发包方，进行档案管理系统构建。
（二）独立式外包
当发包方不具有档案项目管理的生态位，而承包方具有时，则选择独立式外包，由承包方独立完成档案外包业务，包括监督、管理以及业务实施，发包方只负责验收。实施方式为：待发包方说明档案业务要求，并与承包方签订合同之后，承包方独立负责外包业务管理和实施；或者由承包方带团队入驻发包方机构进行业务操作，但遵循承包方自身的管理模式。例如档案数字化业务，将档案转移至承包方，或者承包方前往发包方提供的特定场所，由承包方负责过程管理与进度安排，发包方只对项目结果进行验收。
（三）第三方式监理
当发包方和承包方两者都没有档案项目管理生态位时，则选择第三方式监理，即招标第三方专门负责项目管理的机构进行外包业务过程监管控制，独立于发包方和承包方之间[7]，发包方和承包方均不参与监管，承包方只负责业务实施，发包方只负责结构验收。实施方式如下：（1）发包方根据外包业务发布招标公告；（2）第三方监理机构进行竞选；（3）发包方根据业务需求、成本、竞选机构声誉等因素选择目标机构；（4）目标机构根据发包方要求和承包方档案生态位制订项目管理方案和流程；（5）根据方案监管外包项目实施。例如档案业务众包，众包团体具有分布扩散性，不具有组织性，如果发包方选择众包团体完成档案外包业务，同时发包方自身不具有档案项目管理生态位时，选择第三方项目管理机构比较合适。
档案领域对待外包由谨小慎微到大胆尝试，由观望态度到实践操作，不仅是因为外包行业自身发展越来越成熟，更得益于档案业务不断外包的实践摸索。伴随着档案外包的发展，相关研究也在不断探索，本文希望“档案生态位”视角可以引起更多学者的兴趣和关注，能够从新视角探讨档案外包，从而丰富和完善档案生态位理论，为档案外包研究和外包事业发展贡献力量。
注释及参考文献：
[1]娄策群.信息生态位理论探讨[J].图书情报知识，2006（5）：23-27.
[2]陆尘香.国家档案馆档案业务外包边界研究[D].南宁：广西民族大学，2019.
[3]王婧.高校档案馆信息生态位问题及对策研究[D].武汉：华中师范大学，2015.
[4]娄赤刚，周承聪.基于信息生态位理论的信息服务机构业务外包[J].情报理论与实践，2011，34（6）：15-18.
[5]天眼查.档案-相关搜索结果[EB/OL].[2021-01-20].https：//www.tianyancha.com/search？key=%E6% A1%A3%E6%A1%88.
[6]吕玉洁，吴湘华，向禹.确定性需求驱动的档案数字化加工监理模式构建与适用性分析[J].档案学研究，2018（1）：107-112.
[7]沈东芳，聂二辉.档案业务外包中管理机构与服务机构的角色定位探究[J].北京档案，2017（3）：29-30.
作者单位：华中师范大学信息管理学院
