国有企业人事档案管理的现状与对策分析
董隆基
摘 要：人事档案管理是国有企业人力资源管理中的重要环节，与企业的发展及员工个人的利益息息相关。文章在系统分析人事档案性质及特点的基础上，通过总结企业传统人事档案管理在理念、方式、人员等方面的问题，结合信息化时代发展的要求，进一步探析改进和优化人事档案管理的路径，旨在为企业人事档案管理提供一点思路，为人事档案的价值最大化起到一点作用。
关键词：国有企业;人事档案管理;优化路径
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.009
人事档案管理是传统人力资源管理中的重要组成部分。人事档案记载了员工个人的学习经历、工作及任职经历、政治思想、家庭情况、工资待遇、奖惩情况等各个方面的内容，是员工在历史成长过程中，经过组织人事部门所形成的具有法律效用的动态记录。这些记录对于企业全面考察、选人用人、岗位配置方面有着不可替代的作用，同时也事关员工个人的职级晋升、退休审批、工作调动等切身利益，在需要出具证明材料的个人事务如房产公证、退伍兵补助等各个方面，发挥着重要的依据和凭证作用。因此，了解国有企业人事档案管理的现状及问题，探析如何进一步优化人事档案管理路径，对于更好地发挥其在人力资源管理工作中的作用尤为重要。
1 人事档案的性质及特点
人事档案除具备一般档案所共有的本质属性即原始记录性外，还具有它自身的一些特点，主要表现在：现实性。人事档案是直接为人力资源管理的现实工作服务，直接为员工在企业的选拔、岗位调整等活动中提供有效依据，这是人事档案区别于其他档案的主要标志。真实性。人事档案的真实性是所有特点中最为重要的一点，也是所有档案管理工作的基础和前提。人事档案只有客观、真实地反映员工在现实工作和生活中的实际情况，才能为企业人力资源管理提供有力依据。人事档案必须做到材料来源清楚，档案记载内容准确可靠、实事求是，严禁任何形式的涂改造假。全面性。人事档案的内容必须反映员工的全面情况和全部历史。它包括了一个人的履历、自传、鉴定、入团、入党、奖惩、任免、工资、家庭等方方面面的内容，是一个人所有个人信息的记载，是其成长过程全貌的体现。动态性。人事档案要随着员工本人情况的变化，不断收集和整理新产生的档案材料，及时将材料归入本人人事档案，确保员工实际情况与人事档案内容相一致。流动性。人事档案必须跟随员工的岗位变动、工作变动及时转递，只有确保管档单位与员工所在单位相一致，才能真正发挥人事档案的作用。否则，员工已调离，但人事档案仍不知在何处，这就失去了档案管理的意义。涉密性。人事档案涉及个人的全部信息和隐私，是具有秘密性质的档案，只能由组织上掌握和保存，任何人都不得泄露档案内容或私自保存他人的档案材料。服务性。人事档案管理本质上是为企业开展相关人力资源管理工作、为个人事务提供便利依据而服务的，它具有极强的服务属性。
2 国有企业人事档案管理现状
随着信息技术的发展和我国人事档案制度的不断改革，冲击着国有企业人事档案管理存在很多问题。很多企业依旧采取传统、落后的人事档案管理方式，工作效率较低，员工的专业素养无法满足企业发展的需求。人事档案管理能够有效记录员工的个人信息与工作业绩，方便企业岗位调动、人员管理、职称考核等工作的开展。很多企业认为人事档案管理只是简单的档案资料存储与提取，除了特殊时期会有一定作用外，其他时期都处于可有可无的状态，错误的认知与管理理念导致人事档案管理形式化严重。一些管理人员甚至为了方便直接采用投机取巧的管理方式，遇到突发检查或者临时需要时，才会突击整改或者直接数据造假，应付处理。这种缺乏责任感的表现不仅会降低人事档案管理工作的效率，一定程度上会影响国有企业的发展与进步。
3 加强国企人事档案管理措施分析
3.1 重视人事档案管理，保证档案信息有效性
不论是国有企业还是私营企业，人事档案管理都是企业管理重要的组成部分，企业不能因为人事档案管理存在时效性，就忽视人事档案管理工作。从根本上解决管理问题，需要企业管理者重视人事档案管理问题，更新管理观念，以发展的眼光看待企业人事档案管理工作的重要性。首先，重视人事档案资料的有效性和准确性。国有企业自身的发展优势容易获取更多的人力资源，为保证人力资源信息的真实性，可以直接与相关政府部门建立联系，在保证员工档案信息有效性的同时，也能保证档案信息的安全性;其次，控制企业招聘环节与信息记录内容，解决应聘人员资质不达标与相关信息造假行为。在资料记录与审核过程中，要求入职员工带好相关资质证明，直接利用信息技术手段验证并存档，方便后期资料调取与查询，也能够提高人事档案管理效率，促进企业全方位完善人事档案管理工作。
3.2 应用信息化管理技术，提升人事档案管理效率
随着计算机信息技术的不断发展，人事档案信息化成为发展的必然趋势。信息化能够有效激发员工的工作积极性，提高人事档案的管理效率和质量，实现更加便捷的档案管理。在实际管理与工作过程中，可以直接与权威技术部门或者软件商家合作，引用成熟且完善的信息管理流程，也可以直接聘请专业团队，根据企业的实际情况与需求，制定个性化人事档案管理系统，方便企业内部直接进行人事档案管理工作。在信息统计与更新的细节处理过程中，可以将信息表格制作的更加人性化，针对年轻群体直接采取网络信息统计，不仅信息统计效率较高，也能够节省更多审核流程与时间。对于年龄较大、信息技术接受能力较弱的中老年员工群体，企业可以直接将员工信息录入系统，根据员工的实际情况制作定期提醒程序。如果信息量更新内容较少，可以直接采取电话沟通或者纸质信息填写完成工作内容，有效提升人事档案管理效率的同时，提升企业员工体验感，营造良好的企业内部氛围，提升员工的工作幸福感与归属感。
3.3 加强档案人才队伍建设
首先，一定要加强档案工作者的服务意识，强化他们服务的观念。因为档案管理信息化的工作，并不是一项可有可无的简单工作，其实它关系到很多方方面面。档案工作人员应该把档案管理信息化工作当成是一个带有國家荣誉感的工作，这是作为国家信息建设的其中一个非常重要的分支。有些机密文件只能够永久保存和给有关部门的人员进行查阅，除了那些绝对机密的文件，其它的文件可以加强其服务的领域。并且一定要把国家在档案管理信息化上投入的人力、物力、财力发挥到正确的地方，不要造成成本的浪费，使所有的经济效益达到最大化。领导要加强对人事档案管理工作的重视，定期检查，指导和监督文件管理，并及时发现和解决问题。还要制定人事档案管理工作发展需要达到的总体目标，做好规划，使档案工作能够有序进行。各级组织要加强对档案工作的领导，加强档案工作人才队伍的建设力度，提高他们的各方面能力。定期对档案管理工作人员进行工作培训，从思想上提高他们的管理理念;能力上加强管理技能培训，提高工作适应性。通过开展培训活动，达到树立信息管理理念，完善原始知识结构的目的，从而建设一支有水平的档案管理人才队伍。
4 结束语
综上所述，国有企业人事档案管理工作在长期的实践中，已经形成了一定的管理模式，但由于各种问题的显现，改革与创新也势在必行。企业管理者要拓宽管理思路，积极思考应对方法，努力提高人事档案管理水平，使人事档案发挥其在企业人力资源管理中的最大价值。
参考文献
[1]李欢.国有企业干部人事管理体制中存在的问题及改革策略[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2020（03）：1-2.
[2]莫雪雅.国有企业人事档案管理的现状问题和对策研究[J].就业与保障，2020（01）：174-175.
[3]黄玉妹.国有企业干部人事档案管理革新路径分析[J].人力资源，2019（16）：76.
