电子信息化背景下新档案管理模式探讨
庞敏
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-102-02
摘 要 随着网络技术和信息技术的发展，传统的纸质档案管理模式已无法适应当前的工作需求。本文在电子信息化背景下，从纸质档案与电子档案的特点对比入手，分析新档案管理模式的必要性，最后提出新档案管理模式的完善措施，以期提升档案管理的实效性。
关键词 纸质档案 电子档案 新管理模式
一、概述
（一）纸质档案的特点
所谓纸质档案，顾名思义就是以纸张为记录载体的档案。纸质档案最大的特点是其安全稳定性。每个人的字迹都有所区别，所以纸质档案造假的几率很小，安全性很高；其次，纸质档案具有原始凭证性。纸质档案的唯一性决定了其原始凭证性，不易被更改。但是，纸质档案的保存却相对比较麻烦，会受到保存地点和环境的影响，会受到潮湿、火灾、水灾等不可控制灾害的影响，而且纸质档案在搬移和查阅的过程中会有损伤甚至丢失的风险，众所周知，档案原件往往是唯一的，一旦丢失可能会造成无法弥补的损失[1]。
（二）电子档案的特点
所谓电子档案，顾名思义就是利用计算机技术形成的，以电子为载体记录的档案。电子档案和纸质档案最大的区别在于，电子档案的载体像U盘、移动硬盘等存储设备很小，但存储的数据量却非常大，大大节省了储存空间。它不但可以记录文字，还可以记录视频、音频、图片、影像等内容，让文书档案变得更准确、更具体。除此之外，电子档案还可以进行异地共享，电子档案的使用不受地区、时间的影响，大大提高了档案的利用率。此外，电子档案还可以进行多元化的备份，这也大大降低了档案丢失、损毁的风险。
随着计算机技术和办公自动化技术的广泛应用，电子档案作为高新技术的产物应运而生，因其便捷性、可共享性和载体的多样性等特点，电子档案越来越受到人们的重视。但是诸多档案材料，比如录取通知书、学生登记表、毕业报到证、党团组织材料和许多涉密文件等，目前甚至今后很长一段时期，都不可能将其完全电子化，且纸质档案具有电子档案无法比拟的安全性和稳定性。因此，纸质档案目前依旧不可能被完全替代。如何充分利用纸质档案和电子档案各自的优势，既确保档案材料存储的安全性又能够及时共享成为目前档案管理工作的一项重要任务。因此，建立纸质档案与电子档案相结合的双轨制档案管理模式势在必行。
二、建立纸质档案与电子档案相结合的双轨制管理模式
（一）办公自动化与源数据妥善保管相结合
在信息化背景下，全社会进入办公自动化时代。档案的归档可以实时进行，实现档案整理的同步，办公系统也可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享。纸质档案作为原始的历史记录，具有参考和凭证价值。电子档案的可复制性，打破了纸质档案孤本的格局，档案的原始性就难以确认。新的档案管理模式在实现信息一体化的同时，应首先确保档案源数据收集的准确性，确保档案数据的复制、备份必须与源数据相一致。其次也应妥善保管好纸质档案，这样既可以保证电子档案管理工作的规范和准确，降低电子档案管理工作出错的几率，又可以避免或减少电子档案使用过程中产生的一些权益纠纷。比如，近期闹得沸沸扬扬的被“冒名顶替上大学”事件，因为有纸质档案的存在，只要查阅一下被顶替者的个人档案，因个人字迹、照片等材料在纸质档案上是不容易被篡改的，事件的调查就会容易很多。除此之外，为方便后期查阅和使用，还应尽量把图像类的数据资料转换成文字数据资料，这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，提高工作效率[2]。
（二）新旧存储媒介并存
传统档案管理的存储媒介大都是纸质的，不易备份。随着社会的发展，档案的数量越来越多，传统的纸质档案在进行查询时，需要多道程序的审查，才能找到想要查询的档案，而且需要去档案馆查阅，每次只能供一人使用。电子档案管理模式的诞生使得档案的管理工作也可以通过互联网进行管理，将档案数据输入进网络，极大地促进了档案的公开性以及查询档案的便捷性，可轻松实现“多人共用一份材料”，打破了纸质档案的局限，实现信息共享，提高了档案管理工作的效率。但是电子档案的储存媒介相对脆弱且寿命较短，一般不超过20年。试想，有些机密、绝密文件，需要长期或者永久保存，甚至30年或者50年后才能对外公开，很可能因为电子媒介的不稳定性或者读出设备早已更新而无法识别，使得重要的文件失去其价值，造成不可逆转的损失。其次，电子档案在使用或传播过程中很容易受到病毒的侵害和黑客的攻击，因此，在新的档案管理模式中，实现纸质和电子储存媒介并存具有很大的必要性。
三、新档案管理模式面临的挑战
（一）高素质的档案专业化人才缺乏
目前我国大部分档案管理人员在实际开展档案管理工作的过程中，还是会采取传统的管理模式，但是随着电子档案管理模式的出现，因档案管理人员自身的专业化水平与综合素质也不能够满足相关规定和标准，导致不能够对相关数据进行深层次处理和分析，从而阻碍了档案管理工作的快速发展。另一方面，电子档案不同于纸质档案，电子档案因其可复制性和共享性，导致其容易被更改，因此对档案管理人员及利用人员的素质也是一种考验[3]。
（二）管理开发利用电子档案需要大量的资金投入大
构建专门的电子档案管理系统，进行日常的管理、开发和利用，实现档案信息数字化，每一个步骤需要投入大量的资金，资金问题甚至可能成为开发、管理者的一种负担。资金的投入在于保障电子档案的安全性、易用性和可持续性，这需要做大量的基础性工作，包括加强信息的安全性能，实现信息的资源共享等，但是实现这些工作绝非易事，我们需要完备的电子硬件，配置具有较高的安全性、储存容量大的网络设备，这些设备价格昂贵，需要大量的金钱支持。
（三）档案管理工作存在安全问题
电子档案具有依赖性与不可识别性，电子档案的信息和载体相分离，不能直接阅读，必须依赖于一定的电子信息环境才能识别，对计算机设备和网络的依赖性太强。因为网络环境是开放的，存在许多不确定因素，而我国当前电子档案管理安全系统较差，导致电子档案在管理和使用过程中易受到病毒或黑客侵袭，这样就会导致信息丢失或篡改的問题，阻碍档案管理工作的顺利开展[4]。
四、信息化背景下新档案管理模式的完善措施
想要建立纸质档案与电子档案双轨制管理的新档案管理模式，就必须制定一系列科学有效的完善措施。在确保信息安全准确的同时，使纸质档案材料与信息化相结合，达到整体信息资源共享的目的。这就需要各单位重视文档资源的标准化建设，同时提高档案管理人员的专业能力、职业素养和安全意识，为新档案管理模式奠定坚实的基础[5]。
（一）重视文档资源的标准化建设
随着电子信息化和办公自动化在档案管理工作中运用范围越来越广，很多单位高度重视对先进设备的采买，却忽视了文檔资源的标准化建设，导致采购的先进设备无法满足单位的真实需求。因此，各单位必须高度重视文档资源的标准化建设，建立有效的档案管理系统。首先，电子管理系统中要包括档案管理、系统管理、查询管理、安全措施等。其次，要建立电子档案系统与纸质档案系统的关联，建立双轨制管理制度，保证档案资料的完整性和使用上的便捷性，确保为档案管理工作节省人力、物力。总之，在电子信息化背景下，需加强电子档案与纸质档案管理的结合，促进档案管理的信息化、科学化，加强档案管理工作的水平，促进档案管理工作创新与发展。
（二）树立档案管理的安全意识
档案管理工作安全第一。电子信息化时代，档案资料的数量、种类繁多，将大数据技术应用到档案管理工作中的同时，必须要树立正确的安全意识。首先，单位在建立电子档案数据库的时候，一定要选择值得信赖的生产商，建立多重保护系统，加强对病毒、网络黑客的防范，在硬件设施上要反复检测，定期维护，全面提升数字化档案管理系统的安全性与稳定性。电子信息化背景，电子档案如果信息泄露，所造成的后果几乎是不可逆的，一旦没有做好安全管理工作，病毒、黑客入侵等行为会使信息安全受到严重威胁。因此，在进行档案管理时，首先要提高档案管理工作人员的素质，强化安全意识，在进行档案信息保存的硬件设施中，要时刻检查防火墙功能是否完好，避免电子设备受到外来入侵。同时要加强群众的信息安全意识，定期进行安全意识培训，做好信息使用登记工作，确保档案信息被合法利用。
（三）加强对档案管理工作人员的专业培养
改变档案管理人员的传统固化思想。首先，定期开展专业技术培训，利用讲座等方式引导档案管理工作人员不断进行自我提高与完善，让档案管理人员熟悉电子档案的管理流程，建立一支高素质、高业务水平的档案管理人员。其次，定期对档案管理人员进行技术考核，并推行奖惩机制，强化档案管理人员的自主提升意识。再次，我们还需要为档案管理工作注入新的血液，招贤纳士来实现档案信息数字化，选拔出优秀的档案管理领域的专业型人才。最后，一定要畅通新老档案管理人员之间的交流，使老人的管理经验与新人的先进技术相结合，提高档案管理工作的科学性和实效性。
五、结语
在信息化社会背景下，纸质和电子两种档案形式都不可或缺，大数据的应用给电子档案的发展带来了机遇，纸质档案作为传统的档案记载方式也并没有因为时间久远而蒙尘失色。纸质档案的原真性、持久性是电子档案所不及的，电子档案的便捷性和实用性是纸质档案所不及的。我们应探索使两者应相互配合，优势互补的档案管理模式。在这条不断探索的道路上，档案管理相关部门应该不断调整方向与目标，提高档案管理工作人员的素质，不断完善档案管理制度，促进档案管理模式实现可持续性健康发展。
参考文献：
[1]肖钦钦.档案管理中的数字信息化管理模式建设及应用[J].才智，2015（9）：26
[2]吴微.大数据时代背景下档案管理探讨[J].中小企业管理与科技，2019（1）：26.
[3]张鹏鹏.关于纸质档案与电子档案并存的思考[J].黑龙江史志，2015（2）：59
[4]杨维东.数字化网络技术在高校档案管理中的应用[J].网络安全技术与应用，2019（2）：99.
[5]沙仁图那拉.新时代背景下我国高校档案工作的思考[J].数字化用户，2018（12）：173.
