核电企业数字档案室建设探究
刘朋朋 王蓝蓝
中图分类号：G270.7 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-132-02
摘 要 作为海南省数字档案室试点单位之一，海南核电有限公司正在积极推进数字档案室建设，本文结合海南核电数字档案室建设的实际，对核电企业数字档案室建设的必要性、目标与建设方向、内容与要点进行了阐述。
关键词 核电 企业 数字档案室 建设
随着信息技术的深入发展和广泛应用，建设数字档案室已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。建设公司企业数字档案室的最终目的就是实现档案资源数字化、档案管理信息化和档案服务知识化，全面增强档案信息管理与服务能力，提高公司管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑[1]。
一、核电企业数字档案室建设的必要性
进入信息化时代以后，社会进步日新月异，新的技术和管理理念层出不穷，给企业文档工作也带来了新的机遇与挑战。企业数字档案室建设的必要性主要体现在以下几个方面。
（一）数字档案室建设是适应核电企业信息化水平不断提升的需要
核电企业信息化水平较高，不仅有完善的ERP系统、生产管理系统和企业内容管理平台等综合性管理平台，各个领域也有很多专用系统，如设备可靠性管理系统、经验反馈系统、行动跟踪系统、物料主数据系统、定期试验系统等。与传统的管理方式生成大量纸质文件记录不同的是，各种信息化系统中产生了数量巨大的、形式多样的原生电子文件，傳统文档管理模式难以满足某些原生电子文件的收集、整理和保管要求，比如三维图纸等，而数字档案室建设是解决原生电子文件的管理问题的有效途径。
（二）数字档案室建设是提高核电企业档案利用便捷度的需要
注重“凡事有据可依”、视安全为生命的核电厂文档利用对及时性的要求非常高，许多文档利用需在几十分钟甚至几分钟内完成，但由于核电厂文件数量大，各类型档案特点各异，整理方式不一，传统方式查询档案耗时耗力。通过数字档案室的建设，提高纸质档案的数字化水平，通过全文检索等信息化手段，能够降低了员工查询文档信息的难度，极大提高核电厂文档信息利用的及时性，为核电厂安全稳定运行提供强有力的文档信息保障[2]。
（三）数字档案室建设是核电档案信息资源进一步开发利用的需要
当前核电企业档案资源开发利用主要采用档案编研的方式，在耗费大量人力的同时，及时性难以得到保证。企业数字档案室的建设能够实现非结构化数据的提取和整合，为档案信息进行深层次加工和知识化组织提供了有利条件，档案部门只有以利用需求为导向，提高档案编研的及时性、准确性和专业性，才能为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。
二、核电企业数字档案室建设的目标与方向
核电企业数字档案室建设以数字资源为基础、安全管理为保障、便捷利用为目标，使企业档案室能够实现对本单位电子文件的归档和管理，实现传统载体档案的数字化，企业工作人员均可通过信息系统查询利用档案资源，实现归档文件电子化、馆藏档案数字化、档案信息化利用、档案信息资源深度整合加工以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用，将企业档案室由档案保管和利用中心逐步发展成企业电子文件管理中心、信息中心和知识中心，实现档案工作的提质增效与创新发展，为企业持续健康发展提供有力支撑[3]。
审视当下，展望未来，核电文档信息化需要从以下几个方向发展。
（一）实现更大规模的文档电子化、数据化
目前海南核电现有以N1-EAM，N1-ERP为代表的一系列业务信息系统，这些系统所涵盖的业务所需产生的文件已大部分实现原生电子化，但各业务部门在各项活动中每年仍会形成10万件以上的纸质文件。纸质生效的文件容易出现填写、签署不规范、丢失、损坏等风险，其次，归档后的扫描、著录、保存成本高，2018年仅全年扫描的归档文件就达到了30万页，人工消耗非常巨大。另一方面传统的电子文档信息颗粒度较粗，不便于利用和查找，需要把特定的文档转换为颗粒度更细的数据。
（二）实现对企业信息的集中高效管控
随着数据采集能力不断增强，企业数据量迅速上升。传统的文档管理，主要管理的是纸质文件等非结构化信息，进入信息社会以后，随着各项业务流程的电子化，以电子形式存在的结构化数据成为企业的重要信息；进入大数据时代后，以往无法采集，或者因价值密度低而无法使用的数据也开始具备极高的商业价值，成为企业信息资产的一部分，企业信息资产的外延不断扩大，相应的，企业文档信息管理的范围也需要不断扩大。对更大范围的信息进行集中高效管控，提高企业对信息资源的开发能力，提升企业运转效率。
（三）实现档案管理智能化
实现档案管理智能化包括利用物联网技术，实现对档案实体管理的智能化，实现对档案库房、库存档案的实时监控、动态分析。另一方面，利用数据挖掘和人工智能等技术，实现档案资源开发深入化和开发自动化。
三、核电企业数字档案室建设的内容与要点
根据《企业数字档案馆（室）建设指南》的要求，数字档案室建设主要内容包括六个方面：基础设施建设，可分为网络环境、硬件环境及系统软件建设；数字档案管理系统，主要功能包括数据采（收）集、数据管理、数据存储及信息利用等；数字档案资源建设，主要包括目录数据库、存量数字化及增量电子化；制度规范建设，一般分为管理性标准、业务性标准及技术性标准三个方面；安全保密体系建设，即档案数据的安全保密、系统及网络平台的安全；经费和人才保障，通常包含组织机构、人才队伍及配套制度等。
根据上述要求，结合自身文档管理和信息化建设的实际，核电企业数字档案室建设的要点集中于以下几个方面。
（一）进行有效的整体统筹规划
数字档案室建设是一项系统工程，要求实施单位不仅具备一定的技术水平，更要有较高的组织管理要求。在数字档案室建设过程中既要选择适合本公司的软硬件设施、数字档案管理系统等，更要调查研究、分析需求，总体规划，分步实施，建立健全制度规范，搭建安全保障体系，形成运营保障机制等，避免重复建设，确保各组成部分的兼容性，提高数字档案室的实用性。
（二）强化数字档案室的资源建设
文档资源是数字档案室建设的基础，核电厂在建设和运行过程中会产生大量的、各种载体和形式的文件资料。首先要实现存量档案的数字化和增量档案的电子化，其次要扩大电子档案的接收范围。传统文档管理模式下，信息密度高的文件资料被收集、整理和归档，大量信息密度低的资料可能被忽视，未进行有效管理容易丢失或被遗弃，比如邮件、新闻等，然而部分文件其信息密度可能随着时间的变化而改变，数字档案室建设提供了一个可以更方便的收集、整理和存储更多文件资料的平台，使得文档资源更加丰富和完善。
（三）转变电子文件的归档模式，搭建适合的数字档案管理系统
核电企业各领域部署实施了大量系统，各个系统的数据格式、数据接口等不尽相同，这种情况对于电子文件的归档造成了极大的障碍，为解决这个问题，核电企业需要制定统一接口规范，确保各个系统的数据接口等符合电子文件归档的统一要求。与此同时，从各个领域业务系统中收集原生电子文件之后还需要将电子文件的格式进行转换至电子文件管理系统兼容的格式，确保为各个领域业务系统提供调用，并且对电子文件进行收集、管理、鉴定和分类等，最终将长期保存的文件归档到数字档案室。
（四）深入挖掘和分析数字档案资源的内容
核电企业数字档案资源具有种类多、数量大的特点，对查询服务的要求较高，难以适应业务部门的文档使用需求，通过数字档案室的建设能够从大量数据中对信息进行提炼和集成，根据业务部门的查询利用需求，分析各种数据，通过智能化的数据挖掘，使得查询出的信息能够更有针对性，为业务部门提供更好地利用服务。
（五）建设档案信息安全保障体系，确保信息安全
核电企业档案信息资源是非常重要的战略资源，信息资源的安全问题是企业数字档案室建设工作中面临的基础性问题之一。在应用层，首先确保档案管理系统本身符合安全与保密规定；其次利用用户赋权、档案管理系统日志审核等手段进一步加强档案管理系统的安全与保密；再次通过对数字化加工场所、存储以及提供利用的过程进行监控，确保信息传递过程中的安全与保密。在管理层方面，一方面严格执行公司信息安全的各项管理制度，另一方面结合档案信息安全的实际制定适合自身管理的安全保密制度，多方面杜绝安全保密事件的发生。
（六）制定完善的数字档案室管理制度，并宣贯到位
核电企业数字档案室建设应制定人员岗位职责、系统运行维护管理制度、档案数字化加工场所管理制度、数字档案室安全与保密制度等，确保数字档案室的工作有制度保障。与此同时，通过制度的宣贯，将数字档案室的概念、特点、优势、使用方法和注意事项等向业务部门进行全方位的推介，使得数字档案室成为公司各领域信息系统的枢纽和纽带，最大程度便捷用户对信息的查询利用。
四、结语
信息时代的到来，使得数字档案室的建设成为核电企业围绕中心，服务大局，提供优质文档服务的必然选择。在数字档案室建设的过程中由于各单位业务系统、管理模式、基础条件等的不同，各核电企业的建设过程将和建设难度各异。各核电企业只有立足自身，找准定位，突出特色，整合资源，才能建设与企业发展相匹配的数字档案室和信息资源库，为企业的发展提供足够的档案信息资源支撑。
参考文献：
[1]國家档案局办公室关于印发《企业数字档案馆（室）建设指南》的通知，档办发﹝2017﹞2号[Z].国家档案局，2017.
[2]熊伟.“大数据”影响下企业数字档案馆建设的思考[J].兰台世界，2016（09）：40-43.
[3]张雯.浅议企业数字档案馆建设[J].科技情报开发与经济，2014（06）：105-107.
