医院人事档案管理工作浅析
季亚玮 陈晓庆
摘 要：人事档案管理是公立医院人事管理工作中不可或缺的一部分。完整连贯的人事档案是职工个人的各项活动的重要记载，更为医院人力资源的各项管理提供了准确可靠的依据。针对目前医院人事档案的工作进行了几点思考以期为人力资源处的工作提供新思路新方向。
关键词：医院;人事档案;管理;人力资源
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.045
医院的人力资源管理是一项复杂庞大的系统，伴随着医院发展的新的高度，给人力资源工作带来了新的挑战和新的机遇。而在医院人力资源管理中，人事档案的管理工作有着举足轻重的作用。本人从以下几点，结合工作中遇到的一些问题浅谈医院人事管理工作，以便提高人事档案管理工作的效率，更好的适应现代经济社会对公立医院人事档案管理的需要[1]。
1 加强与人力资源处其他岗位的交流
人事档案工作岗位与医院职工间的直接接触并不是很多但也是保证人力资源管理效率的重要基础，也是医院内控管理建设的工作要点。人事档案的管理可以为人力资源处其他工作提供：1）收集医院职工的个人经历、学历、社会关系、业务能力以及工作状况等;2）是人力资源处管理工作的重要基础，是医务人员晋升、福利、工资待遇以及考核的重要依据;3）通过强化医院人事档案的管理分析，为人力资源处提供更直观、全面的医务人员的综合素质情况，为人员的录用和考核提供重要的参考。及时准确的提供其所需要的职称、工资、工龄等情况，并且及时索要最新产生的材料归入档案这也是日常工作重点之一。对于不属于归档材料的予以剔除。通过沟通交流掌握其他岗位的工作动态，对于即将产生的材料做到心中有数[2]。根据自己掌握的政策文件，对即将产生的材料和自己所需要为人事档案收集的材料分门别类，大大提高了工作效率。
2 加强与人才事务所的交流沟通
新时期医院用人制度的改革，人才流动的市场化，接收的大中专，高校毕业研究生日益增多，“人事代理制”、“委托合同制”等用人体制的出现，给医院干部人事档案的管理带来新的挑战。这就要求加强与人才事务所档案业务的交流沟通，首先必须保证零散材料的安全及时的转递至人才事务所，保证其档案内容的及时更新。伴随着医院对人才的大力培养，个人产生的档案材料日益增多，除了每年的事业单位人员考核表以及工资审批表，学历材料也是爆炸式增长。其次，由于医院越来越多的新制度聘用制员工的档案存储在人才事务所，在利用员工的档案时显得不那么方便，此时与人才事务所的交流沟通就显得尤为重要，通过交流沟通一起制定了不同的表格制度便于职工的档案利用。
3 加强与上级领导部门之间的交流
由于医院的属性决定了医院领导层的档案以及一部分前期职工的档案时存放在大学的组织部及人事科，后期员工中科级以上干部的人事档案归口至医院党办管理。但是这些领导干部档案的一手零散材料是本科室在收集整理，这就要求上级领导部门建立人事档案收集网络。把需要归档材料的内容及范围以书面形式发到上级部门，定期联系[3]。对零散材料进行收集、鉴定、登记等工作。由于医院是江苏省卫生计生委直属单位，应不断加强与上级领导部分的沟通协调，吃透最新政策文件精神，指导平时的工作。
4 加强医院职工的档案意识
档案作为医务人员个人情况和反应人生轨迹的重要记录资料，是医院职工的最真实的写照。定期进行档案知识宣讲普及，提高医务人员的档案意识，避免出现学历材料自己保存几年未上交的情况。普及干部人事档案收集范围，使医院职工了解自己的哪些材料应该补充至档案里。曾经就有人自己带着本人档案交到人才事务所，这是档案意识薄弱的表现。对于医院在编人员不会出现这种情况，因为任何人员的进出都有严格的政策规定和相应的档案记录，并按照“档随人走”原则，对人事档案管理相对人进行全程建档和跟踪管理。目前公立医院编外人员的档案管理主要是由单位委托政府主办的人才交流中心进行管理。但我认为这种情况回有所改观，随着编外人员的增加与其对医院建设发展所作的贡献而言，其档案重新归口到本单位的可能性极大，伴随着档案信息化数据化进程的加快，这项工作是可行的。
5 提高自身的综合素质
档案管理人员应具有良好的职业道德素质，具有一颗热爱档案事业的心，一颗具有高度责任感的心，一颗不断学习进步的心，一颗甘于奉献的心。
认真学习并贯彻执行《档案法》、《医药卫生档案管理办法》、《干部档案工作条例》。严格按照《干部人事档案收集归档规定》的收集范围，积极做好人事档案材料的收集、整理、归档工作，完善档案内容，提高案卷质量。制定干部人事档案一系列的工作制度，并结合工作实际不断的完善补充新的工作制度[4]。
檔案的电子化信息化是一种新的存储方式、利用方式。档案管理人员紧跟时代的步伐使档案的收集利用存储更加便捷绿色，这同时也就要求档案管理人员具有良好的计算机使用技术，利用计算机不断的挖掘新的人事档案管理分析方法，充分利用计算机将医院人才资源进行数字化，量化分析医院人才队伍[5]。
6 建立全面的信息化管理
人事档案纸质化管理模式由来已久，但是随着计算机技术的发展，人事档案的电子化迫在眉睫。电子化以后不但利于人事档案的更新、保管和利用，还大大提高了工作效率，延长纸质档案的使用寿命。并且便于统计分析，方便领导层对人力资源的考察，对整个人力资源的工作起到一个提纲挈领的作用。人事档案纷繁复杂，纸质档案的管理也是一个非常大的工作量。购买专业的大型的扫描仪器，将人事档案的内容分门别类扫描进系统。便于查询利用。与此同时也应该注意网络安全，本单位的做法是用单独的电脑，不连接外网使用，这就保证了信息的安全[6]。管理人员应该对自己的人事档案软件了如指掌，将软件的功能深入开发。对人员类别，人员性质，人员学历水平，职称结构等等进行统计分析，形成报表，希望能够对领导的决策和部署。也希望医院的领导层能够足够的重视人事档案的发展，给与大力的支持，这也是医院的一项基础建设[7]。
7 小结
以上仅仅是自身工作得到的总结和反思，距离创新还有一段很长的距离。但我深知只有将以上工作做好才有基础进行改革创新的道路。
伴随着中国特色社会主义进入了新时代和习近平新时代中国特色社会主义思想下的公立医院建设，人事档案管理工作应在自身发展规律的作用下，不断的总结过去的经验，革新创新管理理念，全面提升人事档案管理水平和质量，促进人力资源各项工作可持续协调发展。
参考文献
[1]张春景.提高医院档案工作效率的探讨[J].兰台世界，2009（1），70-71.
[2]任丽静.浅谈医院档案的综合管理[J].兰台世界，2011（12），78.
[3]袁晶.基层医院档案管理的现状与对策[J].兰台内外，2013（5），67.
[4]张淑娟.浅谈如何做好医院档案管理工作[J].黑龙江档案，2011（3），155.
[5]杨柳.医院档案管理应用信息化手段探究[J].管理观察，2015（1），181-183.
[6]牛永亮.信息化条件下的医院人力资源管理[J].经济师，2019（1）：248-250.
[7]杨秀青.浅析医院人事档案管理[J].江苏卫生事业管理，2019（30）：155-156.
作者简介
季亚玮（1987-），女，汉族，江苏南通人，研究生，助理研究员，南通大学附属医院，研究方向：人事档案管理。
通讯作者
陈晓庆（1984-），女，汉族，江苏南通人，研究生，助理研究员，南通大学附属医院，研究方向：人力资源管理。
