大数据背景下企事业档案管理工作研究
胡纯辉
摘 要：大数据背景下，企事业档案管理工作在思想和行为上都有转变趋势，这些转变将会使其档案管理工作更加高效、更加正规和更具有价值。不过，大数据背景下的企事业单位档案管理工作依旧存在工作方式过时、基础设施落后、管理人员专业性不足和信息安全难以保障的问题，针对这些问题，企事业档案管理工作应当采取相对应的优化措施。
关键词：大数据;档案管理;转变意义;问题;优化措施
随着大数据技术的不断发展，企事业单位的档案管理工作面临着重大的改革机遇，将大数据运用到本单位的档案管理工作，将会带来巨大成效。如何顺应大数据时代，转变传统的档案管理工作，是目前企事业单位需要着重思考的问题之一。
一、大数据时代下企事业档案管理工作的发展趋势
1.大数据的特点概述
“大数据时代”的概念由全球知名咨询公司麦肯锡最早提出，随着科技的进步和“云时代”的到来，大数据也被更多地提及和运用，它已经成为一些企业未来发展的影响因素甚至是决定因素。大数据具有四个特点，分别为Volume（大量）、Variety（多样）、Velocity（高速）、Value（价值），相关人士一般称其为“4V特点”。第一，最突出的特点是Volume（大量），大数据的起始计量单位早已经不是TB，而是P（1000个T）、E（100万个T），或者Z（10亿个T），庞大的数据量对许多企业的数据接收和择选能力提出了更高的要求;第二，是Variety（多样），大数据的类型繁多，包括但不限于网络日志、地理位置、各种图片、视频、音频，多样化的数据使得各个行业在分析数据时需要更高的信息处理能力;第三，是Velocity（高速），大数据是在运动着的，而且越来越多的数据正在以越来越快的速度产生，这种情况下，企业通常无法保留全部数据，而是选择遗弃一部分数据，这也是对数据处理者的能力挑战;第四，是Value（价值），大数据只要合理利用，将会带来巨大的价值。
2.大数据背景下企事业档案管理工作的发展趋势
企事业档案管理工作是企事业单位的档案室对本单位的档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项工作总称，也是企事业单位档案事业最基本的组成部分。大数据背景对企事业档案管理工作具有深刻的影响，企事业单位的档案管理工作亦面临着许多转变和机遇。从思想观念方面来说，大数据背景要求企事业单位档案管理工作具有积极挖掘信息價值的工作理念，用过的档案不能随之抛下，而是要利用大数据对这些档案信息加以整合然后再利用，充分发挥档案信息的价值，谋求企事业单位的提升。从管理方式方法方面来说，大数据背景要求企事业档案管理工作要转变传统的存储模式，企事业单位传统的档案存储为纸质管理为主、电子管理为辅，目前的趋势是大数据管理为主，“云服务”平台为辅，利用大数据技术重新进行档案信息存储和利用，并且利用“云服务”技术来实施更多先进的档案管理方法，由此实现单位档案信息的新的使用价值。
二、大数据技术对企事业档案管理工作的重要推动意义
1.使企事业单位档案管理工作更加高效
大数据背景下，数据的产生速度越来越快，企事业单位档案管理面临着巨大挑战，因此，创新档案管理工作方式才是符合时代潮流的正确途径，如将纸质档案管理转变为信息管理。传统工作模式下，档案的收集靠人工以一个个档案袋来进行收纳，现在只需要将档案通过扫描机录入计算机系统，即可完成信息存储。除了信息录入，在大数据技术支持下，档案信息的检索工作速度也会加快，工作人员只需要输入关键词，即可找出要找的档案，而不是费时费力地一个个去翻找。此外，大数据背景要求企事业单位掌握的数据规模成倍增加，因此，企事业单位档案管理工作依靠各种信息化设备，可以收纳更多的档案信息，如各种高端存储硬件、云服务器等等。掌握的数据规模符合时代背景才能更好地顺应时代发展做出相应的数据分析。总之，大数据背景推动了企事业单位档案管理工作进行创新和变革，使其工作更为高效。
2.使企事业单位档案管理工作更加正规
大数据时代，信息的安全性更为重要，对于企事业单位的档案信息来说，如果信息丢失或者损坏将会使该单位的利益受到严重损失。所以，大数据背景对企事业单位档案管理工作的正规性提出了新的要求。在这一背景下，企事业单位将会更加严苛地挑选档案管理人员，对管理人员的保密意识水平提出更高要求。此外，企事业单位为了保证信息不被泄露或者篡改，还会采用更为严格的统一档案整理和验收方式，对每个环节的档案工作都加以严格把控，如档案的借阅、打印、复印等等。这些严格的管理程序使得企事业单位的档案管理工作更加严肃、正规，保密性也更强，符合新时代档案管理工作对信息安全性严格把控的要求。
3.使企事业单位档案管理工作更加重要
在市场经济条件下，信息已经成为了一种非常重要的商品，不过信息的独特特征使得它的价值难以评价，它的价值决定于决策者如何看待它和利用它。企事业单位档案管理工作人员需要对档案信息具有深刻的价值认识时，只有这样，档案管理工作的重要性才会凸现出来。大数据背景下的档案管理工作与传统的档案管理工作具有非常大的出入，它要求的不仅仅是信息的录入和输出，还要求对信息进行整理、分析、鉴别、选择等等，当这一系列的信息工作完成后，信息的价值才会提升。优质的档案管理工作将会为企事业单位带来更高的经济效益，如某公司看中了几个楼盘想要对其中一个进行投标，这时候就需要档案部门对这些楼盘的信息进行收集整理和分析处理，采用数据模型的方式挑选出最适合自己公司的楼盘，从而获得最大的经济收益。
三、大数据背景下企事业档案管理工作存在的问题
1.工作方式过时，管理规范混乱
企事业单位在档案管理工作中，应当有一套完善的、合理的、硬性的工作标准和管理规范，大数据时代对工作方式和管理规范的要求更高。就目前国内企事业单位档案管理工作来看，普遍存在着工作方式落后、管理规范混乱的问题。许多企事业单位的档案管理工作依旧在沿用老式的工作方式，即以纸质档案为主、电子档案为辅。虽然有借助计算机进行查询，不过要进行档案的调阅实际上依旧需要人工进行翻找。这种情况的后果是档案调阅流程繁多，层层搜找耗时耗力，不利于档案的有效利用。部分企事业单位认为档案管理工作不需要过分规范，只需要做好基本的要求即可。实际上，档案管理工作的规范性要求颇高，它需要的是规范性的工作人员、工作环境、工作规章制度等一套规范化体系，规范性不足将会出现管理混乱的局面，如档案不上交等
现象。
2.基础设施落后
大数据时代下，有的企事業单位虽然有了较为先进的档案管理工作理念，但却缺乏相对应的数字化设备。数字化基础设施的落后表现在两个方面：硬件和软件。硬件方面，许多企事业单位虽然资金雄厚，但对档案管理工作的投入非常少，高配置的计算机数量和先进的信息储存设备数量都远远不够，这就导致了档案管理工作难以高效运行;软件方面，相当多的企事业单位还用着未经更新换代的管理软件，而不是购入最新的软件系统，旧软件可以满足日常工作所需，不过当出现急性事件或者安全事故，这些旧软件往往会阻碍档案管理工作的进行。除了数字化的基础设施落后，许多企事业单位存放档案的环境也不合格，档案室温度不符合标准、破旧易积灰尘、火灾等安全隐患大等等问题。这种环境不仅会损伤计算机等高端设备，更会导致数据损坏、档案丢失等严重问题。
3.管理人员专业性不足
在经济的飞速发展和市场竞争日益激烈环境下，许多的企事业单位规模不断扩大，这种情况要求这些单位需要持续性地招聘档案管理人员，以便应对其不断扩大所带来的档案管理挑战。大数据时代要求档案管理人员具备较高的数据处理能力，不过社会上专业性的、懂大数据技术的档案管理人员数量有限，企事业单位难以招到这样的档案管理人员，这就导致了大量单位的档案管理人员质量参差不齐、水平差距较为明显。大数据时代下，档案管理人员对于数据处理的专业性能力不足，可能会导致管理过程中出现人为失误，造成企事业单位的利益损失。比如，在档案的录入阶段，由于人为的错误导致录入的信息不符合实际情况，那么在后续调阅档案或进行管理时，将会出现更大的错误。专业性不足的管理人员应对突发性的事件时候，其应对能力也会略显不足，他们无法察觉到数据中暗含的问题，难以及时给出应对方案，导致损失进一步扩大。
4.信息安全难以保障
在数据化档案资源开发和利用的过程中，难免会牵扯到档案信息的泄密、篡改等诸多安全问题，而在大数据时代下，这个问题将会进一步扩大。我国一直在信息化建设方面强调网络信息安全，但是直到目前为止都缺乏行之有效的网络信息安全管理措施。不只是国内，发达国家的信息安全也同样难以保障。在运用大数据技术管理档案时，电子档案确实便于企事业单位存放和使用，但档案的安全风险性将会与大数据背景相贴合，呈现上升趋势。一方面，如果档案管理过程中使用的计算机软件不完善或者使用的计算机网络不稳定，就可能让档案信息流失于计算机或者网络中，导致档案信息丢失或者泄露。另一方面，大数据背景下的档案管理难以抵挡黑客和病毒的入侵。黑客的入侵技术始终处于世界先进水平，如果黑客和病毒入侵到企事业单位的档案管理系统，将会造成系统崩溃、数据损坏、数据泄露等许多严重后果。
四、大数据背景下企事业档案管理工作的优化措施
1.转变传统工作方式，建设新时代工作规范标准
随着大数据技术的应用，缺乏前瞻性的工作方式已经明显不适应时代。企事业单位档案管理工作要顺应时代发展，转变工作方式，响应“无纸化办公”，积极采用计算机录入等工作手段，将电子档案作为主要的存储方式。这样不仅方便查找档案，还简化了调阅的流程，省时省力，让档案及时发挥了应有的作用，符合大数据时代的要求。大数据背景下，企事业档案管理工作不仅要有规划，更要往精准化、规范化方面发展。工作方式产生变革，那么工作规范标准也应该与时俱进。比如，某单位开始着手档案的信息化录入，需要进行大量的信息扫描，此时关于“信息录入扫描”的工作规范就应该被制定出来。此外，还需要制定一系列相应的规章制度，形成一套全方位的工作规范标准，如档案信息录入标准、档案查询标准、档案调阅手续标准、档案保存标准等等。只有建设一套符合新时代要求的工作规范标准，才能在大数据背景下，将档案管理工作的作用发挥出来。
2.加强基础设施建设，提升信息处理能力
一方面，企事业单位需要扩大相关设备的投资。首先，企事业应该加大资金投入，制定适合的资金配比，购入足够数量的高配置的计算机和先进的操作软件，为档案管理工作提供一个符合时代背景的工作条件。除了高配置的计算机和操作软件，规模较大的企事业单位还需要购入足够的存储设备和云服务设备，因为超大量的数据仅靠计算机是远远不够的，专业存储设备不仅可以存储更多信息，还可以配合计算机、云设备进行数据的处理。此外，企事业单位还需要建立一个标准化的档案资源库，档案的管理部门还需要购入专业的防火、防水材料对其装潢，防止事故产生。另一方面，企事业单位需要定期维护相关设备，定期检查计算机等设备的完好程度、检测软件是否需要更新等等，这些都是保证档案数据流畅处理的有效措施。
3.注重管理人员专业性培训
社会上的档案管理专业人员数量不足，企事业单位可以自行进行培养。在档案管理人员的培训上，首先是要帮助其树立正确的工作态度和意识，让管理人员明确档案管理工作的重要性。除了要树立正确的工作理念，还需要提升档案管理人员的专业知识和能力。传统的档案管理知识和档案管理技术是必须要进行培训的，而大数据时代对档案管理人员提出了更高的要求，除了要能存入、调出档案资源，还要掌握数据收集、数据整理、数据分析等能力，甚至还需具备设计、规划、维护等多方面的能力。这些能力的培养需要企事业单位长期进行专业化培训。培训的过程中还需要结合计算机等设备来提高档案管理人员进行数字化档案管理的能力。
4.提升信息安全管控能力
档案管理实际上就是信息管理，对于信息安全问题必须要进行防备，企事业单位需要把好两个信息安全关。一是把握好运行系统安全关。大数据时代下的档案管理工作很大程度上靠的是各种操作系统，如果信息系统运行出现故障，那么就有可能出现“蝴蝶效应”，导致损失一步步加剧。对此，企事业单位需要划拨专项资金，定期地安排专业人士检测运行系统并且进行维护，还可以与网络信息安全公司合作，制定本单位专用的信息操作系统，从而提升安全性。二是把握好档案信息安全关。电子档案的信息安全隐患较高，信息的泄露和丢失都有不小的发生概率。针对此问题，企事业单位档案管理部门应该适时地对档案信息进行备份、加密，谨防信息丢失。此外，企事业单位需要购入先进的网络防火墙防止网络病毒入侵和黑客攻击，档案信息管理部门还需要安排专门的信息安全员定时进行信息安全巡查。
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（作者单位：广西南宁市第三中学）
