构筑基于多平台的企业人力资源管理系统
张帆
中图分类号：TP311.52 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-155-02
摘 要 为解决企业面临的人力资源管理问题，本文通过构建多个人力资源领域功能模块协同管理体系，达到对企业人才信息库、线上人员岗位调整及电子化考勤等管理领域的整合，使得人力资源工作更加自动、高效；工作过程更加公开、透明；信息内容更加标准、常态；管理方法更加科学、合理。从而达到提升企业人力资源管理精度和细粒度的目的。
关键词 多平台 人力资源 信息系统
传统的人力资源管理工作都通过纸质流程进行，其中涉及表格校对、纸质打印、员工填写、领导审批、数据录入统计等流程，需要花大量的时间才能将所有流程走完，该方式给人力资源处以及公司各部门的配合人员带来过多不必要的跑签流程以及会议时间占用。为此，本文积极进行人力资源信息化管理探索和实践，通过创新设计、推进管理，开发基于MYEXCEL、ERP和移动APP等多平台的人力资源管理系统，借用信息化网络平台实现人力资源管理全程电子化办公，从而达到简化工作流程，提高工作效率，优化工作方法，推动企业员工人力资源体系实现新飞跃的目的。
该系统以Mexcel、ERP和移动APP为基础，基于ERP平台数据与新型移动办公理念，结合数字化人力资源管理体系，通过自主设计和开发，创新性地实现了企业人力资源的业务智能化、流程电子化和数据标准化。系统在性能上具有实用性、安全性、可靠性、可维护性、可移植性、可推广性和标准化等特点。通过各种信息技术手段，以系统化的管理思想强化企业人力资源信息流的优化配置，优化和固化人力资源业务管理流程，达到了提高企业人力资源管理效率和整体管理水平的目标。
一、企业人力资源管理主要问题及解决思路
（一）企业人才信息管理
主要问题：很多企业对于人才信息没有一个统一的信息管理位置和维护的渠道，人力资源管理部门在每次填报各类流程表单的过程中，获取企业员工的最新的信息都十分困难，而且没有一个长期有效的信息更新机制，导致人才信息管理的工作效率不高。
解决思路：建立人才信息库管理模块，企业员工可自行登录系统更新自己的信息专业技术技能信息，例如学历、学位、毕业院校、人才称号、专业技术职务、专业技术技能情况等信息，人力资源相关管理人员可在系统中根据自身权限查阅人员信息清单，并允许快速过滤，从而筛选出工作中需要的特定人才。
（二）企業人员调整管理
主要问题：很多企业进行内部人员调整工作时，仍然通过线下邮件、电话、跑签等方式开展，该方式沟通成本高，难以系统性的追踪人员调整工作进展，给人力资源管理部门以及公司其他部门工作带来过多不必要的跑签流程以及会议时间占用。为进一步优化人员岗位管理，简化人员调整过程人员跑签的流程，急需要通过信息化手段来改善工作方式。
解决思路：通过在系统中开发处室内部调整申请、处室间调整申请和其他（干部任免）在线表单，实现线上人员调整。
（三）企业考勤管理
主要问题：部分企业考勤系统多样化，有移动APP考勤、有刷卡考勤，而请假、出差、报销等又在其他系统中办理，信息保存途径及口径不一致，在一定程度上形成了信息孤岛，导致每月的考勤报表只能通过部门考勤员人工统计，不仅效率低下，且容易出错。
解决思路：企业考勤系统要求能够满足用户通过手机移动端进行移动考勤，考勤数据汇总至月结模块并依靠EXCEL进行数据统计分析。
（四）企业年休假管理
主要问题：企业对于员工何时休年休假的信息不掌握，因此，一旦员工集中请假，企业和部门难以应对。
解决思路：在系统中建立员工年休假计划表和员工年休假审批表，前者用于员工填写本年度年休假计划，后者用于管理层进行审批及数据汇总，可提高公司年休假管理的计划性和纪律性，便于收集汇总公司人员的休假安排信息从而对一年内的重大公司工作任务进行调整。
二、构筑多平台的人力资源管理系统
多平台的人力资源管理是开发一系列人力资源管理相关模块组成的信息系统。从而能够满足人力资源部门对企业员工人力资源管理需要，实施成果需遵从以下几个原则：
1.涵盖大部分人力资源业务内容
2.系统入口统一
3.支持移动办公
4.数据由信息系统自动汇总统计
5.全程电子化
6.具有统一的、信息量最全的人力信息
7.安全性有保障
基于多平台的人力资源管理系统横跨MYexcel、ERP、移动平台，通过EXCEL数据统计分析、RPA机器人技术、H5网页展示以及移动应用开发技术，实现人力资源数据在平台之间自由传递及相互统一，同步实现企业在生产经营与工作业务等流转过程中，人事管理、人才开发和组织管理一体化的高度统一。系统具备PC、移动端两个使用入口，且保持数据即时、统一，入口平台分别对应ERP和移动平台，由ERP和移动平台作为入口进入系统的数据，最终将在MYexcel系统汇总，并依靠EXCEL强大的数据计算分析能力进行统计分析，为人力资源工作提供有效的数据展示窗口。
（一）人才信息库
人才信息库管理系统包含了专业技术技能人才信息更新、专业技术技能人才汇总两个功能模块，企业员工可通过专业技术技能人才信息更新模块填写自己的最新信息，并存档在系统后台，下次更新的时候，系统将从后台自动导出最新的数据作为基础数据提供修改[1]。
人力资源管理人员可通过打开专业技术技能人才汇总表，从而获取人员信息清单，该清单支持所有字段的模糊搜索过滤筛选以及依照字段排序功能，因此归口管理人员可通过该清单快速筛选出需要的人员并允许直接导出成为本地EXCEL文件，从而解放人力资源管理成本。
（二）人员调动管理
在处室内部调整申请、处室间调整申请中，用户可填写调入处室、科室、班组、岗位、时间等信息，原处室、原科室等信息将由系统自动带出，填写完毕之后，系统将自动产生其他（干部任免）表单，该表单将通过各部门会签从而确保调整过程在业务上的有效性。
（三）考勤管理
用户进入企业范围内或在某定点位置打卡后，自动记录上班时间。用户离开厂区范围超过半个小时或在某定点位置打卡后，自动记录下班时间。工作时间范围内未打卡且没有请假记录及特殊出勤记录的用户，通过邮件、消息推送及手机短信等方式进行提醒[2]。
考勤系统保存用户每天上下班打卡数据，并依照事先设定的工作时间或倒班时间对用户打卡时间进行判断。同时考勤系统中记录员工正常出勤、迟到、早退、旷工、请假等情況。公司加班时间计算能按照区域认定，即员工在非工作时间进入厂区某一范围内或于定点位置打卡后，认定为加班，并记录员工加班开始及结束时间。以某企业考勤管理模块为例，具体规则如下表：
（四）年休假管理
员工年休假审批表主要包括员工年休假审批表界面。处室考勤员审核时，系统自动获取全处室人员信息及拟休时间、备注；拟休时间空白表示该人员未填写年休假计划；处室考勤员应核对本处室人员填写情况，对于未及时填写年休假计划予以提醒。科室负责人审核时，仅可查看当前科室人员年休假计划情况；拟休时间空白表示该人员未填写年休假计划；若对员工填写的年休假计划不同意，可让员工重新填写，系统将获取最新填写的年休假计划；全部同意后方可传递。处室负责人审批时，可查看当前处室人员年休假计划情况；拟休时间空白表示该人员未填写年休假计划；若对员工填写的年休假计划不同意，可以回退至科室负责人，员工重新填写后由科室负责人再次传递；全部同意后方可传递[3]。
三、实施效果
通过构筑基于多平台的企业人力资源管理系统，人力资源管理部门每个月人力投入、时间投入、纸张使用、跑签次数、沟通次数都有了明显的下降，以某企业为例，如下表：
根据日常情况粗略估计，系统开发前平均每个月投入人力6个人，每个人投入时间平均为18天，系统开发后平均每个月投入人力2人，平均每个人投入时间为5天，因此，系统开发后，人力资源处部门每个月人力投入由108人天减少至10人天，产生的效益十分可观。
四、结语
基于多平台的人力资源管理系统是企业信息化的重要组成部分，它是面向企业全生命周期的人力资源业务流和信息流管理系统，它不仅是一套软件，更是一套凝聚人力资源管理经验的管理工具。系统以人事管理-人才开发-组织管理等业务管理理念为核心，构建由技术人才库、岗位调整、职称评审、电子化考勤、人员年休假管理、线上加班申报管理、干部培训管理、干部人事档案专项管理等子模块组成的信息管理平台，满足公司日常业务处理需要，最终达到提高效率、降低管理成本、规范和提升公司管理的目的。
参考文献：
[1]刘士华.基于构型理论的人力资源系统与组织绩效关系研究[J].企业改革与管理，2019（10）：90+93.
[2]郭浩.天然气企业人力资源信息管理系统的分析与设计[J].中国新通信，2019（04）：104-105.
[3]苏飞.人力资源信息系统在企业中应用的优势[J].现代工业经济和信息化，2019（10）：113-114.
