档案数字化建设助力企业信息资源实现共享
李欣艳
摘 要：信息化时代，科技的发展促进社会信息资源的深刻变革。数字档案信息资源要与时俱进，不断完善工作机制，以满足人们日益增长的档案查询需求。本文根据当前数字档案信息资源共享机制的现状，探讨了建设档案资源共享系统的方法。
关键词：档案信息资源;共享机制
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.082
在步入信息化时代的今天，采用先进的信息化网络技术对现有档案馆馆藏档案资料进行有效的开发利用和管理，对档案馆综合服务指标进行整体性提高，已成为每一位档案工作者所面临的挑战。企业档案管理工作数字化建设已成为当今企业档案馆的主攻课题。全面实现信息资源共享将成为档案工作的全新目标。
1 档案信息资源共享现状分析
1）档案信息资源共享意识薄弱。目前，各级档案馆尚存在各自为政的现状，在档案信息化建设中，档案工作者有资源共享意识，但没有共享的动力，档案信息成了“信息孤岛”。档案信息资源共享依赖于各级档案部门之间、档案部门与社会之间的合作，档案工作者要从“以藏为主”向“开发利用为主”的观念转变，从思想上改变过去追求“小而全”“大而全”理念，向寻求网络资源共享的观念转变。
2）档案信息资源共享内容单一。许多档案馆网站只有馆藏的简介和目录，内容单一，信息量少。有些档案馆虽然开发了信息资源数据库，但条目少，检索功能差，绝大多数不支持全文检索，信息资源内容不够丰富，用户能够检索到的大多都是一些档案的题录和摘要信息，检索结果难以令人满意。现有的档案信息资源网站分类条目粗，二次检索没有多角度反映档案文件内容，影响了用户利用的效率。
3）档案信息资源共享领域少。在档案信息资源开发共享过程中，由于开发所用的管理软件、数据库类型和数据库结构的不同，导致档案信息资源不能完成跨系统、跨库、跨平台的网络化数据共享。近几年，国家加大了与国计民生有关的档案资源的共享和利用，但目前利用的领域很少。资源共享的主要领域是医疗保健和电子政务，而其他领域则较少涉及。通过医疗健康档案信息平台和电子政务共享和利用，提高政府服务效率和民生满意度，进一步推进信息平台建设。
4）档案信息资源共享制度不完善。档案数字化的发展也在与时俱进，档案信息资源的标准化建设在总体上已经有了一定的成果。档案信息资源的编排、文档的格式和查询的内容和方法以及档案馆的建设规范都已经有了相对稳定的体系。但目前存在的问题是，不同档案馆之间制定的标准和规范有所差异，在具体实施过程中没有强制性要求，档案的收录、查询和抽取都比较随意。而实际上，各个档案馆之间是相对独立又互相联系，如果存在较大的差异，就很容易增加资源共享机制的建设难度和维护成本。共享经济时代，统一的标准将会极大改善信息的交互，因此在建设共享机制时要考虑到未来的用户需求发展和时代发展的趋势。
2 数字档案信息资源共享机制的构建
1）建立档案信息资源共享网络平台。共享网络平台是以网站为外部表现形式的平台，用户可以通过网站的搜索界面检索到相关的档案信息资源，以此实现档案信息资源共享的目的。档案馆可以在省、市档案局的全面领导下，先建立档案信息内网，搭建档案信息资源共享平台，区、县档案馆积极参与。网络共享平台主要通过数据专线将省、市、区档案资源联系起来，建立档案信息内网。档案馆可通过专用数据线上传档案数据库，在省、市档案馆网站查询档案信息，或通过共享网站设置口令加密钥访问模式，实现馆际共享。通过馆际共享平台，实现异地跨馆利用，给档案利用者提供了便利，提升了档案服务的效率。
2）制定人事档案信息资源共享标准。通过国家相关政策引导，以及人事档案管理部门的科学管理措施，不断完善人事档案技术标准、管理标准，以及制度标准，适当续编及修订现有的标准规范。不断加强当前档案数字化工作相关标准的约束力，避免采用自行拟定的标准与规范。在实际工作中，对于文件本身就是某种文本、图形等格式的电子文件来说，其数字化共享工作需要做的只是将这类数据按规定转化成规范格式，然后按一定的组织方式存储;对于文件是传统载体的文字或图像来说，要按照统一规范采用文本方式、扫描录入方式、存储图文方式等进行统一处理，加强人事档案信息化建设。
3）提升档案信息安全保障能力。第一，硬件设备所存放环境的安全。硬件设备容易受到外界因素影响，如档案室内适宜的温度（湿度）、防灾能力、防尘措施、防盗等都要落到实处，创造一个良好安全的设备环境，防止档案信息直接或间接丢失。第二，网络信息安全。网络信息安全的主要隐患是病毒入侵、木马程序等，需要安装防火墙和杀毒软件，防止计算机系统数据被病毒感染和破坏。第三，建立健全档案信息安全管理制度。随着网络的广泛普及，信息资源共享面临着后台数据系统安全、网络侵权、数据机密信息泄露等威胁。完善现有信息安全保障机制，加强网络安全技术研发;加强信息安全立法，如制定电子签名条例、禁止非法入侵法、网络信息保护法等为档案信息资源共享提供了法律保障。只有不断完善网络信息安全保障机制，才能创造出良好的网络信息环境，共享政府信息资源。第四，建立档案信息共享规范。为规范档案资源共建共享，确保档案资源可持续性，营造安全、规范、开放的共享环境，各省（市）档案馆应实行档案制度化、规范化管理。比如，制定跨馆查阅利用办法、跨馆查阅利用平台工作流程、档案信息安全管理制度等，进一步加强对档案资源共享过程的管理，从法规上规范共享行为，确保数字档案信息安全共享，提高档案部门的共享水平。
4）拓展档案资源共享方式。（1）公众参与和平台共建共享。公众参与是档案资源共享的重要环节。为了更好地发挥共享档案资源的价值，公众参与大大提高共享建设效率。共享档案资源平台根据广大民众的需求实现共享，有效提升公共服务的效率，能够不断提高平台服务质量，产生新的经济价值，推动共享平台的建设。公众参与档案资源共享，调动全社会力量，推动开放数据创新，通过档案资源共享实现“1+1>2”的信息融合。目前，我国档案资源平台与政府平台的共建共享，有利于挖掘档案资源价值，提高政府服务质量和效率，给用户提供更快捷的服务，避免过去用户“重复提交、重复跑腿”的现象。比如江西省实现馆际间“一站式”查档服务，100多家档案局馆平台上传档案目录数据2000多万条。（2）推广移动终端服务。每年通過移动设备访问网站的人数都在增加，截至2018年12月，我国互联网手机用户规模为8亿多，98.6%的用户通过手机使用互联网。根据移动互联网的发展趋势，新媒体广泛普及，政府机构与档案部门应致力于新媒体研发，用户在移动设备终端实现档案资源的共享。有些国家已经实现公众通过移动终端访问基于web的内容，通过移动终端提高共享文件的公开使用率。
3 结束语
档案信息化建设是企业信息化建设的重要组成部分，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案服务水平的必由之路。企业要适应信息化社会的发展形态，紧跟时代发展的脉搏，在档案信息化建设道路上不断迈出建设性的步伐。
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