档案管理信息化视域下的档案管理措施
于文倩
摘 要：随着我国经济的发展，越来越多的企业不断发展壮大，因此人数在数量上也出现成倍的增长。尤其是，现如今生活水平的提高，人们越来越重视自身的居住环境，所以很多企业发现这个商机开始建设高档小区，人们对物业提出更高的要求，为了满足人们的需求，佳木斯市物业管理办公室不断创新，提升档案管理方式，结合时代发展的特征，提升工作效率，避免不必要的失误。科技的快速发展，计算机、互联网等得到普及，尤其是在档案管理中，需要通过现代信息化管理技术提升档案管理的正规化。首先要明确档案信息检索，并且以此达到提升档案使用的效率。随着数字化的发展，需要不断构建档案服务平台，强化共享观念，建设档案共享库，壮大档案信息关系队伍。
关键词：档案管理;物业管理;信息化;科技;工作效率
21世纪以来，我国科技得到飞速发展，网络时代、互联网+时代到来，更能够满足人们的生活需求，提升人们的生活质量。一切事物都在随着信息时代的变化而变化，避免在时代发展中被淘汰。同样的，作为佳木斯市物业管理，更应该紧随时代发展的步伐，传统的档案管理模式已经难以满足现代发展的需求。传统的档案主要以纸质为主，随着时代的发展，档案信息越来越多，需要的空间越来越大，需要大量的人力、物力进行档案的管理和分类。随着年份的增加，越来越多的无用档案被堆积在一起，却又不能够处理，占据着档案室大量的空间。并且随着档案的增多，工作人员若想查看某一份档案，需要花费大量的时间去档案室查阅，查找的过程是非常漫长并且工作效率难以得到保证的一项工作。为了适应快节奏、高压力的生活，档案管理办公室也应该不断的创新，提升工作效率，在市场竞争中获得一席之地。时代的发展给佳木斯市物业管理办公室带来挑战的同时，也带来无限的机遇。为了更好的服务社会，必须不断精化分工，通过网络技术、信息化技术在档案管理中能提升服务质量，提升人们的满意程度。这就需要管理人员应该与时俱进，不断进行创新，在管理综合档案中下功夫，充分利用网络技术的优势和普及度，提高档案管理水平，以使档案管理工作人员的工作效率更高，能够更加便捷地为社会提供良好的服务质量。
一、简述新形势下对档案管理人员综合素质的要求
“《佳木斯市物业管理条例》是为了认真贯彻中央、省、市关于加强民生领域立法的指示精神，重点解决我市物业管理面临着物业企业运行不规范、业主委员会成立比例低、物业纠纷调处难、老旧小区弃管、物业诉讼量高等问题，促进社会和谐稳定和百姓安居乐业而制定的一部地方法规。条例起草过程中，坚持不抵触、有特色的原则，结合我市实际，历经二十余次讨论和修改，形成了条例草案。2019年12月18日，黑龙江省第十三届人大常委会第十五次会议审查批准了该条例，市人大常委会发布了公告，自2020年5月1日起实施。在条例施行前，召开新闻发布会，对这部法规予以介绍，目的是加大宣传，提高社会各界对条例的关注度，使公众对条例有正确的认识和了解，引导公众正确运用条例维护合法权利，进而保障条例顺利实施，并在经济社会发展中切实起到引领和推动作用。”这是国家对佳木斯市的物业管理提出更高的要求，为了满足社会发展的需求，就必须提高档案管理人员的综合素质。在网络时代的大背景下，信息化档案管理趋于形式化。计算机等的普及，也使得大部分的企业开始将自身企业的发展现状与公司的实际情况进行结合，提升自身的企业发展。档案信息正处于改革阶段，信息技术的创新，注定要求档案管理向着由简单到复杂、由经验管理向科学管理过渡的阶段，在这个阶段，需要相关工作人员有着极高的综合素质，能够满足档案管理变革的需求。档案管理人员向着专业化、科学化的管理进行改革，逐渐淘汰一些非专业化人士，档案管理人员的综合素质不断提升。随着科技的发展，信息化、数字化的档案信息管理更加的科学，能够节省大量的人力、物力，传统的档案信息管理模式被取代，一个小小的电脑能够储存几十年的档案，当工作人员需要调用某个地区、某个校区的物业管理情况时，只需要简单的几个操作步骤，这份档案就会出现在查阅者的面前，非常的方便快捷，極大的节省人们去档案室查找的时间。并且也避免由于时间较久档案信息不清晰，提交人员信息缺失等问题。能够通过计算机快速的找到所需的内容，并且内容非常的清晰，也能够看到具体的时间、来源，以及其他有效的信息。
通过网络，将其进行信息的整合，通过电子档案的方式，将原始档案与电子信息档案分开，确保信息的准确性和真实性。通过计算机将档案管理规范化，以此作为基础，实现档案信息的共享化，提升档案信息管理的效率。除此之外，还能够确保档案信息储存的多样性。随着科技的发展，电子信息技术不断创新，越来越多的电子技术的储存功能越来越强大，为档案管理人员的信息读取和共享提供了便利。在电子信息技术的运用下，能够帮助档案管理人员延长保存时间，提升工作效率，避免由于档案长时间的储存出现缺失等问题，确保了档案储存的高效性、准确性和长久性，最终实现档案信息管理的快速性。但是从档案实际管理中来看，由于受到档案传递速度和方式的限制，致使档案信息在传递中出现滞后性，极大地降低了人们的工作效率，但是，通过信息技术的应用可以提高信息传播速度，缩短信息传递的时间。
二、基于档案资源管理理念，实现信息技术的发展
1.提升基础工作的准确性，创建信息化
从目前来看，在档案信息管理中，需要将信息技术运用其中，因此必须做好相关的基础工作，其主要表现为以下几个方面：
首先，就是能够完善档案管理制度，确保所设置的制度能够落地。因此，在建设过程中，不可避免的要提升档案资源管理制度，通过不断的创新和完善，提升企业的管理制度，但是对于一些原则性的问题却不能够删减，必须确保档案信息管理的质量。所以要对档案资源管理工作进行梳理，找出重点工作，并且制定相应的工作制度。在对档案信息资源管理的硬件设备以及环境进行完善的同时，也需要完善新设备的管理制度，不断更新和管理档案资源信息管理中所需要的设备，与时俱进，提升档案资源信息管理人员的综合素质，壮大相关人员的队伍，通过多形式、多角度的培训，提升人才储备的数量。例如，通过定期对相关人员进行专业知识的培训，通过相关的讲座，提升专业知识，当引进新设备、新软件时，要对相关人员进行专业知识的培训，能够帮助工作人员简单快捷的通过学习合理应用档案管理人员的使用方法。其次，要提升工作人员档案资源管理信息化的概念，优化工作人员的意识。这就需要相关的上级领导加强重视度，提升工作人员的注意力，这是由于只有领导引起了高度的重视，下面的工作人员才能够在领导的鼓励下转变自身的意识，通过积极主动的自我学习意识，帮助其掌握各种信息化技术。
2.增强安全意识，强化档案资源管理信息化的安全性
在网络科技发展的时代，人们的生活质量提高，但是人们的安全性也受到相应的“威胁”。例如，通过网络诈骗、网络病毒等盗取用户的信息，用户的财产安全和自身的隐私得不到保证。物业管理更是与市区千家万户的人们有着密切的联系。若出现信息泄露等问题，极有可能对他们的生活以及财产造成极大的影响。网络时代背景下的档案资源管理信息化更能够提升工作人员的工作效率，更好的为人民服务。但是，也应该做好各项安全措施，提升安全管理意识，切实落实各个管理措施，避免安全隐患的发生。有些不法分子，通过网络技术，侵入到单位的计算机中，进而盗取一些客户的信息，进行一些不法活动。这是由于计算机网络技术的开放性和交互性的特点所造成的。由于其特点，给网络安全造成极大的隐患，加上部分单位忽略了通过安装杀毒软件等具体的措施，导致网络极易受到外界的侵扰，最终导致档案出现泄露的风险。因此，相关人员在进行档案信息的管理中，不能够不经过实验或者勘察就盲目的使用互联网技术，相关人员应该不断的研究，找出其存在的问题，要合理规划网络用网安全，例如，规划360、百度等杀毒软件，并且及时更新计算机病毒软件，提升杀毒软件的时效性和快捷性。主要是避免黑客人员通过网络侵入档案系统，造成档案的流失。并且档案管理部门也应该对档案数据进行更新，加强身份证的验证，便于管理人员提升自身的安全管理意识。
3.优化档案信息管理流程，提升档案资源管理工作效率
在档案资源管理工作中，首先要帮助相关工作人员树立一个良好的、积极的、正向的形象，鼓励工作人员不断的进行创新，能够在物业档案信息化的方向中不断的前进。可以主动对档案资源信息化管理进行探索和研究，寻找新的道路，能够完善档案信息的收集、管理与鉴定，努力向着电子档案的完善发展，最大程度的实现电子档案的转变，使其最大程度的发挥其作用，严格按照操作流程对物业档案信息进行管理和储存。与此同时，相关工作人员在进行档案的保存和管理中，不仅仅只是通过电子档案进行管理，最主要的还是将纸质版的档案进行储存，增加其准确性，一旦电子档案出现问题，能够通过纸质版的档案进行辅助，避免出现疏漏。值得注意的是，相关工作人员在对电子档案进行保存后，不是放在一边就不要管理了，为了避免电子信息出现差错，就需要相关人员对电子档案进行相应的备份，尤其是在进行更新后，必须通过档案备份，提升档案信息的准确性。通过档案的备份，能够确保在档案缺失时，能够通过备份，复原档案信息。这是由于虽然信息技术越来越发达，但是在相关人员操作中，仍旧出现各种各样的问题，如电脑出现病毒、文件无法修复、操作人员操作失误导致档案被删除无法修复等情况，这时就可以通过备份来弥补这部分的失误，避免工作受影响。通过分类能够方便工作人员对档案信息进行整理，并且也能够方便相关工作人员进行检索。当管理人员需要某份档案时，只需要通过计算机技术进行检索，该项档案能够出现，有利于工作效率的提高。
4.提升档案信息管理技术的创新，满足信息技术的需求
随着时代的发展，社会经济的创新，人们生活水平提高，对档案管理提出更高的需求，除了确保档案信息的安全性，相关人员也应该与时俱进，积极的学习各项管理工作，完善自身的管理理念，加强对档案资源管理方式的提升，进行技术创新，进而确保档案信息化技术的發展，提升人们的需求。这就需要相关工作人员首先要确保档案储存的有效性、准确性、规范化，不断优化相应的管理技术，提升管理水平。要对档案信息的多样性和广泛性进行研究。除此之外，要提升相关工作人员的综合素质，提升其专业技能，培养专业性人才，相关部门应该加强对工作人员方面的信息技术的培训，除了具备档案资源管理所需要的相关理论知识之外，还要对相关档案的著录、编研、检索等方式进行相应的设置，能够熟练掌握相关的技术，只有提升自身的综合能力和专业能力，才能够在档案信息不断更新的过程中提升工作效率，避免工作的失误。进而满足社会的需求，实现档案资源信息化的目的。
5.提升档案信息的使用效率
只有做好档案资源信息管理的基础工作，才能够确保工作效率，那么档案的使用效率必然得到提升。在佳木斯市物业管理部门，每年都会收到诸多的档案信息，那么面对如此复杂且数量居多的档案，若工作人员仍旧采用传统的方式进行整理和储存，那么必然会出现各种各样的问题。只有通过科学的管理手段，规范管理技术，提升档案信息管理的使用效率，那么工作人员就会避免很多杂乱的工作，使其变得轻松有简单，并且能够提升服务质量，避免不必要的失误。可以对人才进行相应的储备，只有建设一支高水平、高素质的人才队伍，才能够确保工作效率。要避免人才的流失，可以通过激励机制，制定有效的管理方式，搭建一个良好的沟通机制，增强管理人员的创新意识，促进档案信息的高效性。可以强化共享观念，建设一个有效的共享库，很多工作都是交叉作业的，只有提升档案信息的共享性，强化人们的共享理念，才能够建设一个真正的档案共享库。可以通过大数据、储存技术等建立一个资源公共库，档案管理人员通过网络技术可以对信息进行检索，能够快速找到有效的信息，避免了重复性的工作。但是，值得注意的是，在这个过程中必须对档案信息的安全性进行防范。
三、总结
综上所述，随着时代的发展，人们开始向着信息化，科技的角度发展，在档案信息管理中，也应该与时俱进，不断创新，随着网络技术的普及，应该将物业档案信息科学运用，提升其工作效率，确保用户的隐私安全。
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（作者单位：佳木斯市物业管理办公室）
