数字化时代中医医院档案管理的创新
刘涛
摘 要：在社会经济快速发展的推动下，我国卫生健康事业得到了快速发展，在此背景下，中医医院加大了财力、物力以及人力投入，以提升中医医院与时代发展的匹配度，档案作为中医医院发展的数据支撑，对中医医院的稳定发展具有重要影响。但是，在实际的管理过程中，部分中医医院忽视了对档案管理的优化，特别是在数字化时代的背景下，传统的档案管理方式已然无法适应当下中医医院管理的需求，数字化档案管理成为必然。对此，本文将对数字化时代中医医院档案管理的创新进行分析，为中医医院的稳定发展夯实基础。
关键词：数字化时代;中医医院;档案管理;创新
中医医院档案主要指医院在工作中形成的文书、人事、科研、财务、病案等各种门类和各种载体档案，是中医医院各项工作开展的基础性保障。档案管理作为档案价值充分发挥的重要保障，其重要性可想而知。在传统的中医医院档案管理中，医院更多采用纸质形式对档案进行保存与管理，但是随着中医医院的发展壮大，档案内容日趋复杂，使得档案管理的难度逐渐提升，进而对中医医院管理的质量产生影响。在互联网快速发展的背景下，数字化档案管理成为中医医院档案管理发展的必然趋势。对此，本文将从四个方面对数字化时代中医医院档案管理的创新进行分析，旨在通过明晰档案管理创新的必要性，为档案管理的创新提供思想基础，立足于数字化档案管理存在的问题，对中医医院档案管理的优化路径进行分析，为中医医院档案管理的优化发展创造条件。
一、数字化时代中医医院档案管理创新的必要性
中医医院数字化档案管理主要是指在保证档案原件与档案数据真实性的基础上，借助计算机硬件功能与软件功能，对档案进行数字化处理的管理模式，这一方式能够有效促进医院档案信息资源作用的充分发挥。此外，中医医院数字化档案管理的必要性，还表现在以下几方面：一是推动资源共享，中医医院档案作为医院各项管理活动的数据支撑，档案信息资源的共享性对各项管理活动的质量具有重要影响，在传统的中医医院档案管理中，工作人员查找档案资料的难度较高，使得中医医院档案存在使用率偏低的问题，对医院领导层决策完整性与准确性的提升产生不良影响。而借助信息技术实现中医医院档案的数字化管理，提高了中医医院档案数据资源的共享性，同时极大地提高了数据信息资源获取的方便度，对管理工作效率的提高创造了条件;二是数据档案保存的需要，档案作为各项管理工作展开的数据支撑，其真实性与完整性对中医医院的管理质量具有重要影响，在传统的档案管理中，对人工的依赖度较高，极易受到主观因素的影响，使得档案收集与整理存在一定的问题，加上以纸质为媒介的档案管理形式，在数量上受到较多的限制，同时纸质档案的管理本身具有一定的难度，对档案管理的质量产生不良影响。数字化档案管理相较于传统档案管理形式而言，受到空间与时间的限制较少，不仅能够有效提高档案管理的效率，对档案使用率的提升亦具有良好的推动作用。
二、中医医院数字化档案管理的具体化应用
中医医院数字化档案管理的具体化应用，主要表现在以下几方面：一是纸质档案的数字化管理。针对纸质档案的数字化处理，更多采用的光电扫描的方式，先将纸质档案扫描为图像文件，再在计算机中進行保存处理。但是，光电扫描无法对扫描的图像进行适当的优化，由此档案多以原始形式保存，对此，在实际的管理过程中，工作人员应当明悉图像文件会占据较多的空间，一般只用于珍贵档案的数字化处理，以节约内存空间。此外，针对纸质档案的数字化处理还可以借助拍照的形式完成，其具有操作简单且清晰度较高的特点，在实际的档案管理过程中，相关工作人员可以结合实际情况自行选择最为恰当的方式。同时，档案管理人员在工作过程中，应当避免原始档案因装订与扫描而造成的损坏。由于数字化处理所得的档案数据大小与原始文件存在一定的差异，工作人员在上传时，应当对数据进行适当的处理;二是特种载体档案的数字化处理。特种载体档案主要是指照片和声像等档案，一般而言，照片档案的数字化处理方式，主要包括扫描处理和数码处理。扫描处理主要是指运用扫描仪对纸质照片进行扫描处理，之后再进行存储。数码照片主要是指借助数码相机对档案进行翻拍，通过这种方式能够实现对档案图像的完全获取。对实物档案管理也应当进行数码保存;三是电子病历的数字化处理，在中医医院档案管理中，患者病历在档案的比例中最大，工作人员在处理病历档案时，应当做好数字档案与电子病历的实时传输，并在当地档案多采用录像录音的方式进行处理，由于声像档案的容量较大，对此，在实际的数字化处理过程中，档案管理人员应当对其进行压缩处理，并完善挂接工作，以方便数字文件的调用点播做好备份，以保证电子病历的安全性与完整性。一般而言，需备份处理的档案主要包括医院信息、电子病历以及影像视频等内容，由于其容量较大且重要性较高，备份载体包应当分开创建。
三、数字化时代中医医院档案管理的所存问题
数字化时代中医医院档案管理的所存问题，主要表现在以下几方面：一是信息准确度偏低，在传统的档案管理模式中，由于重视程度偏弱、档案管理规范度偏低等因素的影响，档案信息的收集、记录以及传递存在规范度偏低的状况，使得中医医院档案管理存在信息完整度偏低、真实性不高等方面的问题，这给中医医院数字化档案管理价值的实现带来一定的阻碍，对中医医院管理质量的提升产生了一定的不良影响。此外，在传统的档案管理过程中，中医医院记录信息的方式较为落后，部分档案管理人员习惯了传统的信息整理模式，一时难以适应数字化的档案管理模式，进而对中医医院档案数字化管理的质量产生不良影响;二是数字化管理认识不足，在传统的档案管理中，中医医院对档案管理的重视程度较弱，并未充分认知到档案管理的重要性，将档案管理局限于档案的保护与存放上，并未充分认知到档案管理的最终价值在于推动档案价值的充分发挥，在这一管理理念下，使得中医医院档案管理的数字化发展面临较多的限制;三是管理模式落后，数字化档案管理模式的构建对管理人员和管理体系皆具有较高的要求，但由于传统管理模式的长久影响，使得中医医院存在管理人才缺失或管理人员能力不足等方面的问题，再加之培养体系的缺失，使得部分档案管理工作人员的成长机会较少，进而对数字化档案管理的推进产生不良影响;四是管理机制陈旧，在传统的档案管理模式中，档案管理工作的侧重点在于档案信息的收集、整理以及储存，管理机制同样侧重于以人工为导向的信息收集、整理以及保存工作的管控，但是，在数字化时代，中医院档案管理的工作模式与侧重点发生了较大的变化，相较于传统的档案管理而言，对人工的依赖度有所降低，但是，对档案管理人员的职业技能与工作规范等提出了更高的要求，在此背景下，传统档案管理模式下的管理机制难以适应数字化档案管理的需要，使得数字化档案管理仍存在工作规范度偏低与有效性较低等方面的问题;五是安全管控滞后，在传统档案管理中，档案多以纸质文件的形式出现，安全管控依赖于管理人员的职业能力，但是，数字化档案管理中，档案资料的呈现方式逐渐多样，相较于传统的档案管理而言安全系数更高，安全隐患亦有所变化集中体现在黑客攻击、系统崩坏等方面，极易导致档案文件丢失的问题出现，但是，在实际的安全管理过程中，中医院对安全维护管理的重视程度偏弱，对档案管理系统的维护力度不足，在一定程度上增加了档案安全管理的风险。
四、数字化时代中医医院档案管理的特征
数字化时代中医医院档案管理的特征，主要包括以下几方面：一是综合性，医院档案管理的综合性特点主要体现在医院档案的分类来源于多方面。医院档案主要由医院办公室下属的综合档案室管理。各业务部门定期上交部门档案，档案内容涵盖医院人事、财务、科研、党务、基建等方面。从档案资料来源看，除了上级下发的各种行政文件、政策性文件、党务文件、指导性文件外，还包括各业务部门往来的文件;二是专业性，医院档案管理的专业特点主要体现在档案管理的内容上。医院以医疗工作为主，工作中产生的专业档案是医院档案主体的客观反映。基于医疗工作专业技术性强的特点，相关档案专业性也很强，如医学研究、医院未来发展规划以及医院在不同时期制定的各项制度等等，都具有非常鲜明的专业特点;三是阶段性，医院的行政管理涉及方方面面，许多科室设置了不同的行政职责。另外，医院由各个不同的科室组成，因此产生的档案有一定的分散性。为保证医院各业务部门提供档案的连续性，期间形成的资料应定期报送综合档案室。特别是一些医院的大事记资料要及时送到综合办公室保存，以免数据丢失。在保持档案资料连续性的同时，还要对产生的各类文件资料进行系统管理，确保档案的完整性。综合档案室对医院档案的整理一般为半年或一年;四是保密性，医院档案收集整理的目的，不仅是为了保存这些资料，而且是为了提供各种服务，有效利用和提高档案的社会价值。医院档案的专业性决定了档案的保密性。虽然医院对档案实施了信息管理，建立了共享平台，但仍需对不同类型的档案设置保密等级。由于医院档案开放程度有限，不能提供更深层次的社会服务，而仅限于医院工作人员的使用;五是数字化，在数字化时代，传统的档案管理模式的实效性、完整性以及共享性等方面皆有所欠缺，借助网络对档案进行管理，有效促进了档案管理效率的提高。
五、数字化时代中医医院档案管理的优化路径
1.构建数字化档案管理制度
在传统的档案管理过程中，中医医院主要采用纸质方式对档案进行管理，相较于数字化档案管理而言，不易出现信息删改与丢失等方面的问题，且不需要定期对信息系统进行更新维护，由此可见，两者在管理模式与管理内容上存在较大的差异，为强化管理人员对中医医院数字化档案管理的适应性，相关工作人员应当格外注意以下几方面：一是优化档案的收集工作，档案收集与整理作为数字化档案管理的基础性工作，亦是数字化档案管理价值发挥的核心所在，对档案管理的质量具有直接影响。对此，在落实数字化档案管理的过程中，应当对电子档案的保存、分类以及归档等一系列流程进行严格规定，以促进档案信息完整性与真实性的提升;二是权责的划分，中医医院应当对档案管理工作人员的权责范围进行严格划分，并通过强化部门沟通的方式，为档案价值的充分发挥创造条件。三是监督机制，通过完善档案管理监督机制的方式，约束数字化档案管理人员的工作行为，一方面保证数字化档案管理工作的顺利落实，一方面为数字化档案管理质量的提升创造条件;四是考核机制优化，中医医院应当定期或不定期对档案管理人员的工作能力、工作表现、工作态度以及工作结果等各方面进行考核，并对能力不达标的档案管理人员及时进行培训，一方面提升档案管理人员对数字化档案管理工作的重视程度，一方面能够推动档案管理人员工作能力的提升，为数字化档案管理的进一步优化提供人才支撑。
2.强化数字化档案安全管理
数字化档案管理相较于传统档案管理而言，对计算机网络的依赖度更高，在网络安全问题日渐严重的背景下，数字化档案管理中安全管理的重要性日渐突出。对此，在优化安全管理的过程中，应当注意以下几方面：一是优化防火墙构筑，中医医院应当借助特殊防火墙对档案管理系统进行保护，以通过设置访问权限的方式，保护中医医院数字档案的安全性;二是访问权限的限制，针对于可访问的电子档案，相关工作人员应当在上面加注水印，并限制访问，以避免资料外泄的问题出现;三是有效期的设置，应当对账户的有效期进行限制，超过有效期的账户需重新登录，以保证档案的安全性;四是系统升级，在社会环境不断变化的背景下，档案管理系统面临各类冲击，对此，相关工作人员应当对信息管理系统进行及时更新保护，以保证档案管理系统具有较高的安全性。五是管理机制，中医医院应当完善相应的安全管理机制，旨在为安全管理工作的落实提供重要保障，同时，还能推动数字化档案安全管理各项工作的顺利运转，为数字化档案管理系统安全性的提升创造条件。
3.优化数字化档案管理内部运转
档案管理的内部运转情况，对中医医院档案管理的数字化发展具有重要影响。对此，在优化内部运转的过程中，应当注意以下几方面：一是人才队伍建设，在数字化时代，中医医院档案管理人员不仅要具备档案管理的专业知识和计算机实际操作能力，还要有良好的协调能力，为医院提高医疗服务质量提供有力的档案信息支持。因此，要加强中医医院档案管理队伍建设，定期开展各项业务培训，采取“请进来、走出去”的方式，提高档案管理人员的业务素质和综合能力，更好地满足岗位工作的需要。此外，传统的档案管理模式也有许多值得保存和借鉴的地方。在档案管理数字化转型过程中，要有选择地甄别、提炼精华、去糟粕，不断完善医院档案管理体系，更好地促进中医医院档案管理水平的提高;二是强化管理意识，相关人员强化对数字化档案管理的重视，加快建立和完善中醫医院档案管理制度，充分认识中医医院档案管理的重要性，更好地激发员工的创新精神和敬业精神，不断探索中医医院档案管理的新途径、新方法。另外，传统的医院档案管理模式已不能适应新形势下中医医院档案管理的要求。因此，中医医院档案管理人员应增强数字化资源管理的意识，进一步建立和完善数字化中医医院档案管理系统。
综上所述，在数字化时代的背景下，人们的工作方式发生了较大的变化，快节奏的工作方式成为常态，在此背景下，档案管理效率与质量的提升成为中医医院的重点关注对象。对此，中医医院应当顺应数字化时代的发展变化，借助信息技术搭建档案管理系统，为档案管理的信息化发展创造条件，在通过完善管理模式与管理内容的方式，促进数字化档案管理质量的提高。
参考文献：
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[4]郭 琰.信息化环境中医医院综合档案数字化管理的应用[J].生物技术世界，2014
（作者单位：青岛市黄岛区中医医院）
