卫生系统档案信息化建设管理问题与完善策略研究
孙琦
摘 要：现阶段，技术手段的更新颠覆了传统行业的发展模式，信息化已经成为各行各业的发展趋势。在档案管理方面，信息化建设也是迫在眉睫，需要加快推进信息化建设进程。卫生系统档案涉及到的档案资料类型比较复杂，并且数量极为庞大，管理压力相对较大。推进卫生系统档案信息化建设，可以促进管理手段的更新以及管理模式的变革，对类型复杂、数量庞大的卫生系统档案可以实现高效、安全、完整的管理，进而使卫生系统档案可以被充分利用。文章简要阐述档案管理信息化建设的必要性，分析现阶段卫生系统档案信息化建设存在的问题，并具体研究相应的完善策略。
关键词：信息化;档案管理;卫生系统;必要性;策略
档案信息化的本质是利用现代化信息技术对传统的档案管理模式以及管理手段进行优化和改进，将传统纸质档案转化为数字化资源，并对数字化档案资源进行妥善的处置以及管理，从而使档案资源可以充分发挥作用。卫生系统的档案主要以医疗健康方面的档案资料为主，重要程度较高，加快推进卫生系统档案信息化建设可以促使档案管理工作向规范化、高效化发展。现阶段，在卫生系统档案信息化建设方面，我国尚处于初步发展阶段，各方面尚不完善，存在一定的问题，包括对档案管理信息化建设认知不全面、资源投入不足、缺乏统一的标准规范以及人才短缺等等，这些问题在很大程度上延缓了卫生系统档案信息化建设的进程，文章对此进行深入研究分析，以期为卫生系统档案信息化建设提供一定的参考和有价值的建议。
一、卫生系统档案管理信息化建设的必要性分析
1.是时代和行业发展的要求
21世纪是信息化时代，信息技术的飞速发展，对于各个行业领域都产生了深刻的影响，推动了各个行业领域的发展与变革。对于档案管理工作而言，信息化建设是一个风险与机遇并存的过程，加快推进档案管理信息化建设，不仅可以充分满足相关部门、团体对于档案资料的需求，同时也更为契合时代特征。由于卫生系统档案类型繁杂、数量较多，在传统的管理模式下，本身管理压力比较大，受人为因素的影响较大，很难在确保档案资料完整、安全的基础上实现对档案资料的有效利用，这在一定程度上限制了档案资料价值的发挥，已经难以充分满足行业发展以及社会需求。基于此，卫生系统档案管理信息化建设不仅仅是行业自身发展的必然要求，同时也是时代发展的客观要求。
2.是有效发挥卫生系统档案价值的关键途径
档案管理工作的关键性任务是在妥善处理、保存档案资料的基础上，实现对档案资料的充分利用，最大限度的发挥档案资料的价值，卫生系统档案也遵循这一基本原则。在传统档案管理模式下，工作的重心是档案资料的保管，由于纸质档案的保管难度较大，在一定程度上限制了档案管理工作服务职能的发挥，难以充分挖掘档案资料的价值，实现对档案资料的高效利用。而信息化建设可以将传统的纸质档案资料转化为数字化档案资料，可以起到一次投入多次利用的目的，并且还可以提供远程服务以及共享服务，有效提升档案资源的利用效率。基于此，有必要加快卫生系统档案管理信息化建设进程，以充分挖掘档案资料的价值，发挥其作用。
3.是卫生系统信息化建设的重要内容
卫生系统的核心作用是为人民群众提供基本医疗保障以及相应的卫生服务，如疾病预防、健康促进、疾病治疗与康复等，是带有一定福利性质的社会公益事业，与人民群众的生活密切相关。在当前信息化时代背景下，卫生系统要充分发挥自身的职能与作用，加强信息化建设是必然选择，卫生系统档案管理信息化建设作为卫生系统整体信息化建设的重要内容，对其各项职能的发挥具有重要影响。加强档案管理信息化建设可以实现档案资料在卫生系统内的高效共享，可以为卫生系统各项工作的开展提供必要的参考，对于提升其整体服务能力和服务水平具有极大的促进作用。
二、现阶段卫生系统档案信息化建设存在的问题
1.对档案信息化建设缺乏全面客观的认识
从当前的实际情况来看，出现对档案信息化建设缺乏全面客观认识的问题的根本原因有两方面，一是对于档案资料的重要性认知不足，包括档案管理部门在内的卫生系统相关人员对于档案资料的价值缺乏正确的认识，这就导致整体上对档案管理管理工作缺乏重视，仍沿用传统的方式对卫生系统档案资料进行管理。二是对于档案信息化建设的价值以及积极作用认识不足，卫生系统档案管理人员缺乏先进的管理理念，缺乏信息化观念，对于现代化信息技术认知不足，因循守旧，在实际工作当中不知变通。这两方面的因素是导致卫生系统档案管理人员对档案信息化建设认知不足的根本原因，是导致卫生系统档案信息化建设进程延缓的主要因素。
2.缺乏统一的标准规范以及完善的制度
卫生系统档案信息化建设的根本目的在于使档案管理工作更加规范、便捷，降低人为失误造成的影响，进而提高卫生系统对档案资料的利用能力。然而在档案信息化建设的实际过程中，由于缺乏统一性的技术标准或者规范，没有完善的信息化處理流程，导致在硬件设施方面出现型号各异、设备质量参差不齐等问题，在软件方面出现通用性以及实用性不足的问题，此外，在电子档案格式、计算机语言、链接方式等方面也缺乏统一性的标准规范。这些问题导致卫生系统档案信息化建设过程中存在极大的盲目性，看似投入了大量人力、物力，实际上所取得的效果极为有限，没有充分展现出档案信息化建设的价值和作用，在很大程度上限制了档案资源在卫生系统内部不同部门间的共享与利用，限制了档案资料利用的深度与广度。
3.缺乏高素质档案管理人才
长期以来，由于缺乏对档案管理工作的重视，卫生系统档案管理部门始终缺乏高素质的档案管理人才以及掌握信息化技术的专业型人才，工作人员普遍年龄偏大，知识结构相对比较单一，综合素养偏低，没有信息化观念，再加上系统内部的培训机制不完善，导致卫生系统档案信息化建设难以取得实质性的进展。卫生系统档案信息化建设是一项复杂化、系统化的工作，必须依赖于高素质的档案管理团队以及具备信息化素养的技能型人才，但是以目前卫生系统档案管理部门的现状来看，普遍缺乏具备精通档案管理业务同时又掌握信息技术的人才，这是限制卫生系统档案信息化建设快速推进的关键性因素。
4.安全防护能力不足
信息技术的发展应用对于档案管理行业而言，既是极大的发展机遇，同时也伴随着一定的风险，其中最为突出的风险因素就安全问题。卫生系统档案信息化建设虽然便于更好的管理以及利用档案资料，但是其中潜在的安全风险也不容忽视，若安全防护能力不足，极有可能出现信息泄露事故，进而造成极大的负面影响。卫生系统档案资料涉及范围比较广，与人民群众利益紧密相关，其中包含的敏感信息较多，一旦被不法分子窃取，后果极为严重。
三、卫生系统档案信息化建设管理问题的完善策略
1.明确档案信息化建设的具体内容
为解决卫生系统档案管理人员对信息化建设认知不足的问题以及在信息化建设过程中出现的一系列问题，卫生系统档案管理部门必须要明确档案信息化处理的具体内容、范围，并且确定各类档案的优先级，具体可以从以下几方面着手：
（1）从现实需求出发，确定档案信息化化处理的优先级，优先处理查询率、使用频率较高的档案资料，优先满足卫生系统现实需求。
（2）着眼于长远，充分考虑卫生系统相关部门的长远需求，即优先对具有珍贵历史价值的档案资料以及对后续工作具有重要指导和参考价值的档案做信息化处理，如机构设立、合并或者变更的文件等相关档案资料，从而使这些档案资料的凭证价值得以发挥。
（3）从卫生系统的具体职能出发，优先对本地区的相关档案做信息化处理，以充分发挥这些档案资料参考价值。
（4）考虑到卫生系统档案的动态性以及保密性要求，针对一些短期存储的档案资料可不做信息化处理，仅录入目录即可;对于一些专业性档案以及保密性要求较高的档案，若无法充分保障档案安全，也可不做数字化处理，仅录入档案即可。
2.建立档案信息化建设标准
首先，要建立完善的档案信息化处理流程以及处理标准，要求做到统一格式、统一语言、统一链接方式。在录入数据、扫描原文以及图文编辑等各个环节都建立明确的标准和规范，确保档案信息化处理标准化、规范化。其次，要建立完善的信息化处理制度，要明确各个岗位工作人员的职责，确保工作人员严格执行数字化处理标准，避免出现录入错误、原档案遗失、损坏等问题，从而解决档案扫描不清、电子档案与纸质档案不匹配的问题，确保数字化档案的完整性。最后，是建立完善的审查制度，在对档案信息化处理的过程中要安排专门工作人员对整个过程实施监督与检查，并根据验收标准对完成数字化处理的档案资料进行验收，以便及时发现数字化处理过程中出现的各种问题，并及时采取纠正措施，确保档案资料的完整性以及真实性。完善的制度是保障卫生系统档案信息化建设顺利实施的必要前提，卫生系统档案管理部门对此要高度重视，积极完善各项制度，强化制度约束。
3.强化人才建设
优秀的人才队伍是推进卫生系统档案信息化建设的重要基础，加强档案管理人才队伍建设，优化人员结构，提升工作人员整体素质是提升卫生系统档案管理水平的有效途径。首先，要积极加强档案管理人员的思想教育，从思想上认识到档案信息化的重要性以及现实意义，提高对档案信息化的重视程度，并在实际工作中贯彻落实档案信息化建设工作的要求和规范。其次，卫生系统档案管理机构要加强工作人员的培养，一方面要建立完善的内部培养体系，重点提升工作人员的专业技能水平;另一方面要制定激励工作人员自主学习的计划，利用物质与精神双重激励工作人员自主学习进修，不断提升个人学历层次以及专业素养。再次，档案管理机构要积极吸纳优秀人才，一方面可以加强与相关专业院校的合作，建立人才培养基地，通过双方通力合作培养专业化档案管理人才，扩充机构的人才储备;另一方面要积极吸纳社会上具有丰富档案管理经验的优秀人才，壮大档案管理团队，进而打造一支高水平、高素质的档案管理人才队伍。最后，卫生系统档案管理机构要积极完善内部管理，营造良好的工作环境，强化人力资源管理，给予优秀档案管理人才更为优厚的待遇，为其提供实现自我价值的平台，从而在引进人才的基础上留住人才，这样才能有效开展卫生系统档案信息化建设。
4.强化档案安全防护
在信息化时代背景下，信息安全问题是各个行业领域都面临的重要问题，同时也是学界研究的热点以及重点，一旦发生信息泄露事故，往往后果极为严重。卫生系统档案管理部门在加快推进信息化建设进程的同时，也要注意强化档案资料的安全防护。首先，要建立完善的保密制度，以原有的档案保密制度为基础，针对当前信息化建设的实际需要，对档案保密制度进一步完善，同时还要建立安全存储制度、安全检查制度，以完善的制度保障档案资料的安全。卫生系统档案管理部门负责信息化建设相关工作的人员要制定更为严格的保密规范，严禁私自复印、留存以及备份相关档案资料，强化监督。其次，要重点做好档案资料备份工作，以免因硬件设施受损导致档案资料丢失，工作人员对档案资料完成归档以及信息化處理之后，要及时执行备份操作，并对重要资料进行加密处理。
四、结语
综上所述，在当前信息化的大背景下，各行各业都呈现出信息化发展的趋势，这是时代以及行业发展的内在要求，同时也是各个行业领域积极适应社会发展现状的重要举措。卫生系统档案信息化建设也是大环境下的必然选择，卫生系统内部必须要高度重视信息化建设工作，为其提供制度、资源以及人才等多方面的保障，切实推进信息化建设进程。
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（作者单位：浙江慈溪市中西医结合医疗健康集团坎墩分院）
