新时期高校档案管理的信息化发展策略分析
张华容
摘 要：本文首先论述了高校档案管理信息化所涉及的相关内容以及重要意义，并在此基础上，分析了当前高校档案管理信息化建设过程中存在的突出问题，最后结合笔者个人经验，建设性提出了新时代背景下，高校档案管理的信息化建设路径，希望能够为我国高校以及从事高校档案管理工作的人员带来有效的帮助。
关键词：高校;档案管理;涉及内容;存在问题;建设路径
作为高校建设发展过程中的重要记录，高校档案对于高校的发展，将会产生十分重要的影响，它能够指导高校今后的发展方向，是高校重要的信息资源储备，在当前时代背景下，信息技术的应用让高校档案管理在遇见许多新机遇的同时，也面临着更多的挑战，因此，正确认识新时代背景下高校档案管理的信息化建设的重要性。了解目前高校档案管理信息化建设过程中所存在的突出问题，结合实践经验，提出有针对性的措施，是高校以及相关岗位工作人员在日常工作中必须要思考的重要课题。
一、高校档案管理信息化建设涉及内容以及其重要意义
1.高校档案信息化建设涉及内容
对于高校本身来讲，针对自身档案管理工作的信息化建设，本身就是一项系统性工程，涉及到许多方面的内容，其大致可以划分成以下几个方面。
（1）高校档案信息化的体制设计
在高校档案信息化建设过程中，需要使用到信息化技术、互联网技术等多种技术，这意味着对传统高校档案管理模式的颠覆。实际上，传统的高校档案管理方式已经远远无法满足时代发展的客观要求，这便需要高校基于档案信息化建设的总体设计，合理的对档案信息化建设的机制体制进行布局。
（2）高校档案信息化建设的标准设计
在正式开展高校档案管理信息化建设工作之前，首要任务是确定信息化建设过程中的各类技术标准和操作规范，用来增强高校档案管理信息化建设过程中的通用性。在对高校档案进行信息化建设过程当中，档案信息会通过数字化的方式进行储存，若高校中不同部门之间的档案存储标准存在区别，高校档案管理将会出现信息孤岛，对高校中各部门之间的信息交流共享产生比较大的影响，因此，需要在正式针对高校档案管理进行信息化建设之前，便制定好档案管理的相关数据标准规范，让档案管理信息化建设的价值得到有效彰显。
（3）高校档案管理信息化系统的研发
为了能够有效体现高校档案管理信息化建设滞后所带来的便利，高校必须要基于自身实际情况和要求，参考高校档案管理工作流程，设计并研发高校档案管理信息化系统，通过该系统增强对信息化档案的管理和使用工作效率，档案信息化系统不但增强了档案管理使用工作的整体效率，更显著降低了高校档案管理的人工工作量，实现了对高校档案管理成本的有效控制。
（4）高校档案管理信息化人才的培养
高校档案管理的信息化建设，不但需要机制体制的护佑和信息化系统的支持，更需要相关人才的支撑，在高校档案管理信息化建设过程中，高校需要对计算机专业人才进行引入和培养，让高校档案管理信息化系统的功能逐步得到完善。
2.高校档案管理信息化建设的重要意义
（1）高校档案管理信息化建设是高校信息化建设的重要构成之一
伴随着中国经济的长期持续向好发展，现代科技也在取得飞速突破，大量国内高校所开展的教学活动已经不再单纯使用一支笔和一块黑板来完成，在高校教育中使用现代化信息技术已然成为了一种潮流，伴随着高校信息化建设进程的不断深入，对各类信息化技术使用的不断成熟，产生的电子文档数量也在增加，怎样把这些文档进行有效分类、归档，方便今后的查阅，便成为了高校档案管理工作中最为核心的一项内容，把高校教学和学术科研流程中所形成的电子文档进行统一整理，编码后将其放置在特殊的数据库当中，能够帮助学校中的各部门对相关资讯进行查阅，并对今后的工作进行及时有效的调整。
（2）对高校档案馆结构进行优化，增强档案管理工作的效率
对于高校来讲，建立档案管理的作用在于对有价值文件进行存储，并方便相关部门工作人员和在校师生进行借鉴查询，但是若仍旧采取纸质文件的形式对档案进行存储和使用，非常容易发生檔案的遗失、损毁、字迹不清等状况，致使高校档案存储信息不健全。档案信息化不但能够优化档案馆存的存储结构，降低对空间的使用，还能够提升档案管理工作的完整性，最大限度保障文件的清晰，方便档案能够在借阅后及时归档，在提升高校档案管理工作效率的同时，也降低了人力物力方面的成本消耗。
（3）方便资料查阅，增强档案使用效率
使用信息技术与计算机技术把档案信息化建设，能够方便高校师生以及各部门工作人员对资料进行快速查找、阅读，增强档案的使用效率。档案的信息化建设让档案管理工作打破了空间地域的限制，学校师生以及高校各部门工作人员能够在自身权限范围内查阅所有文档。之前，高校把纸质文档存储在档案室之后，相关人员若想要对该文档进行查阅，就必须要前往档案室当中进行查找，十分不方便。但是在高校档案进行信息化建设之后，查阅相关档案变不再需要亲自前往档案馆，依靠指定的网络系统便能够进行查阅，十分便利。另外，在高校档案进行信息化建设之后，只需要在计算机前搜索相关的信息关键词便能查询到相关文件，提升了档案的使用效率。
二、高校档案管理信息化建设过程中面临的突出问题
整体来讲，在全国各地高校高度重视和有效支持下，针对高校档案管理的信息化建设进程在不断加快，高校档案管理的信息化水平也正在不断提升，但值得注意的是，中国高校档案管理信息化建设仍然存在有很多问题需要进行解决，这些问题的客观存在，阻碍了高校档案管理信息化建设的有效开展，必须要引起高校以及相关岗位工作人员的高度重视。
1.重视程度仍然不足
总体来说，虽然我国多数高校针对档案管理工作的信息化建设同之前相比其重视程度和受支持程度已经有了大幅度的提升，但是仍然有许多国内高校存在有对高校档案管理信息化建设工作重视程度不足的情况，具体表现在这些高校仍然使用传统的档案管理模式对高校进行档案管理，针对高校档案管理信息化建设工作中投入的人力、物力、财力都非常有限。另外，高校档案管理信息化建设作为高校信息化建设工作中的重要组成部分之一，档案管理信息化建设工作的地位、功能、意义都没有得到高校领导和相关部门的认同与关注，很多高校仍然只是把工作的重点放在教学工作、学术研究当中，轻视高校档案管理信息化建设，致使高校信息化建设进程被严重放缓，高校档案管理信息化建设便成为了这些高校的最大短板。
2.基础设施不健全
众所周知，在高校档案管理信息化建设过程中，针对高校的计算机设备、互联网建设等软硬件配套基础设施建设方面，都有着较高的要求，它们是高校档案管理信息化建设过程中的重要基础，对高校信息化建设起到的支撑作用。但是从笔者的调查结果来看，国内仍有许多高校自身信息化建设水平偏低，如校园网等基础设施建设非常滞后，高校档案管理信息化建设缺少有效的科学支持，造成了高校信息化建设进程的放缓。
3.缺少标准规范
在我国教育部门的大力支持和积极倡议下，国内很多高校都先后完成了档案管理的信息化建设工作，并且档案管理信息化系统也给高校师生以及相关部门工作人员的工作、学习、生活带来了方便，各高校也就此形成了具有自身特点的高校档案管理系统与管理模式，取得了阶段性成效。但是需要注意的是，因为高校档案信息化建设过程中缺少相关标准规范的建设，致使绝大部分高校在档案信息化管理中或多或少受到了信息孤岛效应的影响，高校为全校师生以及各部门工作人员开发了档案共享系统，但是因为各部门之间对档案的存储标准不同，导致这些档案信息无法得到最有效的利用，这不但对高校档案信息化系统今后的使用开发造成了严重的影响，更因为高校档案中对相关资源的利用率不足，导致了高校档案信息化系统存在有比较严重的资源浪费现象。
4.专业人才不足
实际上，专业人才不足同样是目前国内高校档案管理信息化建设过程中所面临的突出问题之一。笔者经过长期的走访调查后发现，我国有很大一部分高校的确投入了大量的人力、物力、财力进行了高校档案管理信息化系统的基础设施建设，并取得了阶段性成效，但是在人才层面，却显得十分捉襟见肘，这对高校档案管理的信息化建设的整体进程将会带来十分负面的影响，建成后的档案管理信息化系统功能无法得到有效的开发使用。分析造成这一情况的原因，是因为高校档案管理信息化建设所需要的人才属于学科交叉领域人才，这些人才不仅需要掌握相关的计算机技术、互联网技术，还需要有一定的档案管理系统建设经验，因此，真正满足这一工作岗位能力要求的专业性人才在国内是非常稀缺的，最常见的情况是，专业档案管理方面的人才，却没有足够的信息技术能力;而具有信息技术能力的人才，却缺乏专业的档案管理系统建设经验。
三、优化高校档案管理信息化建设的有效路径
基于目前中国高校档案管理信息化建设工作的整体情况以及所存在的问题，为了对现有的高校档案管理信息化建设工作进行优化，有效促进国内高校信息化建设进程，笔者认为，各高校需要做好以下几个方面的工作。
1.强化思想意识
为了有效加快高校档案管理信息化建设的速度，首要任务是增强高校领导和相关部门工作人员对高校档案管理信息化建设的重要性的思想认识，高校管理者需要深入了解到档案管理信息化建设工作是高校信息化建设的核心组成部分，需要通过有效手段，来增强高校档案的有效使用率，提升高校档案的使用价值，让高校档案得到有效的共享。高校管理者还需要全面认识档案管理信息化建设为高校今后发展所带来的积极影响，并且在学校能力范围内，对高校档案信息化建设进行资金和政策方面的支持，并且对学校中各部门工作人员做好对高校档案管理信息化系统建设的宣传教育工作，指引高校中各有关部门建立起对档案管理信息化建设工作重要性的正确了解。
2.对现有基础建设进行完善
基础建设薄弱是目前国内多数高校在开展高校档案管理信息化建设工作中所面临的最突出问题之一，并且也是高校档案信息化建设过程中的最显著短板。处理这一问题，高校必须要下大力气，来处理高校软硬件基础设施建设薄弱的问题。第一，有效保障软硬件基础设施建设的资金落实状况;第二，高校中相关部门需要带头督促软件开发方面的工作，并尽快完成针对硬件设备的采购，形成完善的高校档案管理信息化建设软硬件环境，让高校档案管理信息化建设有序推进。
3.明确标准规范
针对高校档案管理信息化系统建设中各部门所形成数据信息标准不规范、不统一的问题，已然成为了影响我国高校档案管理信息化建设的一项重要因素。为了有效预防高校对资源的重复存储导致的资源浪费情况，需要确定高校档案管理信息化建设过程中的数据规范和数据标准，减小高校档案管理信息系统在二次开发研究过程中的成本投入，增强高校中不同部门之间信息数据的兼容性，由此来促进高校档案信息的共享交流，强化对档案信息利用价值的有效提升。
4.重视对人才的培养
专业人才不足已经成为高校档案管理信息化建设中面临的突出问题，对高校信息化建设工作造成了非常严重的影响，基于这一情况，各高校有必要采取多方手段来强化对专业技能型人才的培养工作。详细来说，第一，可以采取教育培训等方法，对高校中现有的档案管理工作人员开展职业技能培训，提升其职业技能素养，使其能够更好的满足高校档案管理信息化建设工作的相关要求，第二，高校可以通过向外部引进人才的方式，来对现有的高校信息化建设队伍结构进行优化，由此构建一支高水平的高校档案信息化建设团队，更高质量的进行高校档案管理信息化建设。
5.对管理机制进行优化
实际上，针对高校档案管理信息化建设是一项长期性、系统性的任务，为了保障高校档案信息化系统建设工作的有效开展，高校有必要构建相关的管理机制，为高校档案管理信息化建设提供制度护佑。高校需要基于目前的实际状况，设置高校档案信息化建设的相关规章制度，确定好各部门的具体工作任务，并对奖惩机制进行完善，调动各部门工作人员的工作积极性。
结束语
整体来讲，作为高校信息化建设的重要组成部分之一，高校档案管理的信息化建设具有十分重要的地位，高校领导和各部门需要对此项工作进行高度重视，基于本校档案管理信息化建设过程中所存在的问题，制定科学有效的改进完善方案，让高校档案管理信息化建设工作效率得到有效提升，为高校发展以及培养更多优秀专业人才做出自身应有的贡献。
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（作者单位：仙桃職业学院）
