基层档案管理人员的工作认识
汪分曾
中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-093-01
摘 要 从档案管理工作实际出发，指出档案管理工作存在的问题，谈及档案管理工作认识。
关键词 资料保管安全 档案管理制度 档案管理人员专业水平
在人们的思维认识中，档案很不起眼，认为是一堆故纸，是毫无生机，死气老旧不入眼的东西，其实不然。人类前行，走过的足迹，形成历史档案，从历史档案中，我们方知从蛮荒到文明所经历的漫长历程，以及在这长河中人物纷呈，故事精彩绝伦。正因形成了档案，今天的我们能知道我们的祖先创造的辉煌与灿烂的文明。各行各业都有自己的规则与运行法则，这都需要形成行业档案，从而指导各行各业开展工作，保证各行各业有序发展。
档案无疑是重要的，但因人们对档案的认识上的偏差，领导重视程度不一等原因，档案管理上存在诸多不尽人意的地方。我们应纠正不足，总结经验，一路前行。
一、设立档案专门库房，确保资料保管安全
应设立档案专门库房。档案一般以纸质形式存在，当然也有影像、声像及光盘等电子形式存在。无论是纸质还是电子档案，对档案存放环境有要求，需要做到防尘、防光、防水、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温等。故档案管理需要合适的存放档案的专门库房，并配备相应设备，不然，档案可能面临强光、走水、失火、潮湿、虫蛀等危险，使档案遭受不同程度破坏。
在实际档案管理中，没有专门的库房存放档案，给档案管理造成诸多困扰。
没有专门的库房，遇到档案存放环境潮湿，纸张因潮湿粘贴在一起，不可分割，要么破损，要么字迹模糊无法辨认；遇到档案存放环境干燥，可能导致纸张碰触碎裂，甚而着火，档案付诸一炬；遇到档案存放环境不理想，也有虫蛀的危害，会变成粉末，最终档案也会毁于一旦；档案杂乱，查找不便，不能保证档案的有效利用。档案会出现多种可能不同程度毁坏，这是档案管理人员不愿看到的事情，却是本可避免的的事情，令人痛心的事。
二、重视档案，推动档案管理有序发展
有些领导抓生产，不遗余力，一提起档案管理时，认为档案嘛，实在无暇顾及，同时，一副不屑表露无疑，这给档案管理工作带来诸多阻碍。档案管理人员努力工作，奈何领导不重视，工作无法推行，最终档案管理可想而知：需要档案时，档案不曾收集，何来档案；档案收集了，因疏于整理，不知存于何处；收集了也知道存于何处，但杂乱无章，需要的档案信息，不能快速有效地获取。档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用，哪个环节没做好，档案管理的意义无从谈起。
生产是根本，固然重要，但档案也非常重要。在项目建设中项目档案具有可操作性指导意义，可行性研究报告、施工图是项目建设的基石；生产中没有设备，生产无从谈起，需要设备维修时，档案提供维修说明与指导，设备维修才可进行，否则无从下手；当需要产品信息时，档案提供依据，透过一件件產品，知道一个企业的兴衰历程、发展历史。党政建设时，党政档案提供珍贵的资料，可以看到企业走过的风风雨雨。
档案在企业建设、生产、发展过程中有着不可忽视的作用，但在实际工作中，还需引起领导的正确认识与重视。
三、健全档案管理制度，严格按档案管理制度执行
每个单位的档案室，对下辖的各个部门的档案管理工作，具有指导作用，因此，每个单位的档案室相对其行业特色都会下发档案管理规定，规范档案管理工作，推动档案管理工作科学发展。各单位根据建设、生产等需要，下发了供货商资料归档规定、竣工资料归档规定、产品档案归档规定、档案借阅制度管理规定等相关资料归档规定，指导单位各级各部门的资料管理工作。
档案管理制度健全，却没有按规定执行，在档案管理工作中时有发生。比如，下发至各部门的《设备档案归档管理规定》，规定了如何组卷，采用什么表格样式，纸张、档案盒，甚至相关设备应提供的档案等，详尽而科学。但部门档案管理人员及设备厂家不看，档案归档形式不合规定；项目相关技术人员也未严格把关，提交的设备档案不齐全，这给档案接收工作造成困难，也给今后档案使用造成困扰。下发了《竣工档案归档管理规定》，有时结果也是一样。各单位应严格执行档案管理制度，否则，如一纸空文，形同虚设。
在档案管理中，要求借阅档案时，需签借阅单，但没有办理签单手续的事，也屡见不鲜，结果是不能马上归还，又没签单，档案没个出处。借阅人因没签单无负担，时间久了，无依据，档案员苦苦追索，无结果，最终会导致档案丢失。在档案管理工作中，最头疼的问题是，档案借阅后，长期不归还，打电话无果，当面催还无果。这里还涉及到一个问题，借阅档案的人通常不是自己要用档案的人，用档案的人一般不借阅，由他人代劳。这样，档案管理员、借阅人、档案使用者脱节，档案归还无约制，阻滞档案管理工作。
在今后的资料管理工作中，应坚决执行档案室下发的各项档案归档管理规定，提升档案室的统筹作用、指导作用。
四、提升专业水平，增强责任心，提升工作高度
目前，档案室的员工所学专业大多并非档案专业，都是因工作需要从其他岗位调过来的。当然，档案管理工作本身也有自己的职业传承，相信有一定职业素养的员工都能做好。但作为员工，本着“做一行爱一行”的原则，内心也希望能进行专业培训，希望自己的工作更科学更有效。为此，各单位安排档案管理人员参加档案管理培训，但培训的内容仅限于理论，对档案管理工作具体实践作用不大。因此，希望相关部门进行培训前进行调查研究，根据档案管理人员的困惑，拟出课题，有针对性进行培训，让相关档案管理人员互相交流，相互切磋。理论指导实践，通过培训解决工作中的疑惑，提升专业水平，让我们的工作更快速更科学更有效，从而推进档案管理工作的发展，提升档案管理工作高度。
我们对档案，要提升认识高度，档案与公司建设、生产、党建等密切相关，我们要重视档案，科学、规范进行档案管理工作。
