流动人员人事档案信息化管理和应用
[摘要]流动人员人事檔案信息化管理与应用是社会市场经济发展的需要，结合人事档案信息化内容，从流动人员人事档案数据库建立、网络联动、档案诚信、本人知情权阐述了档案信息化的具体管理和应用，人事档案经过信息化后可为管理者及使用者提供便捷服务和可靠依据。
[关键词]流动人员；人事档案；信息化
[作者简介]管建辉（1964-），男，汉族，籍贯：河北深泽，现任石家庄市桥西区劳动就业服务局副局长，分管人力资源市场的灵活就业人员和失业人员档案及其人事代理工作，中共党员，大学本科（全日制），毕业于河北科技师范学院农业机械化专业，副研究馆员，主研灵活就业人员人事档案的管理和应用。
[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1006-8031（2017）06-0050-02
档案信息化是当代社会经济对档案事业发展要求，也是为了使档案工作更好服务于社会市场经济。档案信息化就是将先进的电子信息技术运用到档案管理和使用中，通过对档案信息电子载录、储存、档案内容数字化及档案信息网络化，进行全方位的管理和使用档案；达到档案管理者和服务对象应用十分便捷的目的。人事档案管理发展历史悠久，传统的人事档案管理在当前大量频繁快速人员流动过程中出现了很多问题，凸显出以前的档案管理模式和使用方法不能适应市场经济和社会发展需求。为此，档案管理和应用，特别是流动人员人事档案管理和应用必须与时俱进，实行人事档案的信息化管理和应用。只有这样，才能跟上市场经济发展步伐，才能更好地服务社会。
一、人事档案信息化
通常说，人事档案信息化是指按照国家档案行政管理机关统一标准，在档案管理和应用中全面运用现代信息技术进行人事档案信息资源处置、管理和使用；人事档案管理的信息化，就是把单一纸质版档案实体转变为多层面综合档案信息系统。采用现代信息技术装备和管理档案，提高档案管理和利用的现代化水平和层次；具体说人事档案信息化是档案管理部门运用现代信息技术收集、整理、开发和利用档案信息资源，实行档案内容信息的网络化、存储数字化和标准化管理。可见，人事档案信息化的载体是网络化、数字化、标准化：
1、档案信息的数字化。按照标准化的档案信息要求和统一的规范数据格式，将需要存档的内容与资料用扫描仪、记录仪收录到计算机存贮系统，做好备份储存。
2、档案信息的标准化。在档案收集和整理过程中，要统一接收、传递、存储和使用的标准，通过专用软件对档案内容进行分类、编目和排序；建立标准化的办公系统，并与区域内档案管理系统融合，实行统一区域内管理模式。
3、档案信息的网络化。整合档案信息，在系统内传递信息并实现信息资源共享；档案资源经过网络化管理后其适用范围得到很大扩展，实现档案管理与市场经济发展同步的目的。
二、流动人员人事档案信息化管理和应用
（一）流动人员人事档案信息标准化数据库。在本系统（区域）建立流动人员人事档案信息标准化数据库是人事档案信息化管理和应用的前期基础工作，随着市场经济发展及人事代理人员频繁流动，建立系统（区域）内标准化且可靠的人事档案信息库尤为必要；为实现信息资源数字化、信息网络化、信息载体多样化、管理过程自动化和信息共享奠定坚实基础。政府部门要牵头组织协调，配备软件公司设计的系统兼容的管理软件，在系统（区域）内推广使用；在使用过程中综合分析出现的问题并加以修改和完善，及时保存原始信息数据，选用政治素质好和专业水平高的档案管理人员进行流动人员人事档案信息标准化处理；设置相应的查询权限，避免个人信息泄露，确保档案信息的真实性和完整性；明确对泄露或非法使用个人档案信息的相关责任人要承担民事或刑事责任。
（二）系统数据库和网络联动。虽然建立流动人员人事档案信息数据库能快速查询、检索、统计、分析流动人员信息，但系统数据库无法提供档案中的鉴定、考核材料。为保护实体档案内容，将缩微技术应用到流动人员人事档案管理中，在建立流动人员人事档案系统数据库过程中，通过扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的档案材料传输到计算机中存储。档案应用部门可根据需要从总数据库中选取有关内容，通过计算机打印出来；在建设数据库的基础上实施区域网、系统网和互联网的网络联动，形成技术先进、功能完善的流动人员人事档案信息服务网络体系，实行系统内（区域内）流动人事档案信息资源共享。这样，既方便了管理人员应用，又提高了对流动人员人事档案利用和开发的工作效率；实现在系统内（区域内）进行流动人员人事档案信息化管理和应用的目的。
（三）个人信用档案。建立个人信用档案是确保流动人员人事档案信息真实和可靠的基础，目前流动人员人事档案在诚信建设方面还存在着许多问题，如三龄一历更改、档案内容篡改，流动人员频繁流动过程中的造假，使得流动人员人事档案可信度很低。因此，建立个人信用档案尤为重要，在流动人员人事档案中添加个人信用情况、公职阶段的信用记录和在用人单位的履职情况等。同时，个人信用档案还包括个人贷款及偿还情况、劳动合同执行情况、民事和刑事诉讼记录及处罚执行的记录等，实施个人信用档案系统有利于政府、企业、个人在社会经济往来中有真实资料可循。也便于用人单位在招聘流动人员时掌握其详实综合情况，为其选用人提供可靠依据；也宜于约束流动人员行为，避免违法犯罪活动发生。
（四）人事档案知情权。当前我国的人事档案仅向组织提供相关服务，本人不能查阅自己的人事档案，不知道自己人事档案中有哪些档案信息，易形成个人人事档案具有神秘色彩的现象；或有些流动人员因不知道个人档案内容及其社会价值而不在乎其人事档案。可见，了解自己的人事档案，知晓个人成长经历及相关内容，应予以关注；还其于本人以知情权是很有必要的，同时，现实中常有对自己的某段经历或有些情况记忆模糊需查档的情形，目前人事档案管理制度不允许查阅，给个人带来很多困惑和疑虑。为此，流动人员人事档案管理工作应该树立以人为本观念，对于不属于保密范围的档案内容给予其知情权，本人可以知晓和了解自己档案内容，确保自己的人事档案与实际经历或事实一致。
三、流动人员人事档案信息化在管理和应用方面具有的特点
（一）流动人员人事档案信息化的快速输入功能能够很大地降低档案管理工作人员的劳动强度。流动人员人事档案动态性需要人事档案管理人员及时更新，实行信息化管理的人事档案，在人事信息发生变动或添加新档案信息时，档案管理人员在人事信息模型板块中能轻松及时地变更或加载人事信息，使人事信息内容更为完整和准确，确保人事档案信息及时更新和完善。
（二）流动人员人事档案信息化的数字处理功能能够及时地调整或更新人事档案，维持人事档案的动态性和连续性。人事档案实行信息化以后，数字化的信息处理功能会自动完成很多人事信息的数据处理，确保了人事档案信息的完整与连续。
（三）流动人员人事档案信息化的搜索功能能快速查询人事档案信息，为领导拟定员工培训计划、实施绩效管理、人才选拔等提供详实的依据。以前纸质化人事档案信息内容多且杂，在领导进行一些人事决策或者人事处理时不能迅速搜寻到所需人事档案信息，影响工作正常进行。而人事檔案信息化的搜索功能能有效克服这些缺点，只要点一下文件系统，会及时查询到所需详实信息，这样，为领导决策、员工培训、绩效管理、选拔人才等方面提供详实可靠的信息。
（四）流动人员人事档案信息化的储存功能能有效协助和处理人事纠纷。在工作单位对违规员工做出处分，因人事档案信息缺失会带来的劳动纠纷，或核实档案工龄时找不到可靠证据，使本来清楚的情况没有证据可循，致使用工双方耗费很多精力去调查取证。实行流动人员人事档案管理信息化后，就能迅速准确地搜集到信息，为人事部门提供有效帮助。人事档案信息化的储存功能能避免使用者丢失人事信息，同时也利于促进劳动双方规范遵守合同。
（五）流动人员人事档案信息化的保密功能能有效地保护人事档案。实行流动人员人事档案信息化后其档案的保密性是有保障的，不会泄密的；信息化的密码保护功能对流动人员人事档案会发挥保密作用，只要管理人员及时设置密码保护，就会有效地对人事档案信息保密。
（六）流动人员人事档案信息化的提醒功能会及时提醒员工何时退养、退休或及时调整工资事宜。人事管理工作人员是很难记清单位员工何时退养、何时退休或何时调整工资的；实行档案信息化后，系统有备忘提示功能，会及时提醒人事管理工作人员到了为退养、退休人员和调资办理手续的时间了，防止因工作繁忙造成工作的遗忘或缺失。
总之，流动人员人事档案信息化管理和应用是流动人员人事档案管理工作的一项系统工程，不仅是一个单位或系统的事情，也不只是技术和手段现代化过程，或是档案数字化、网络化建设；同时，还有档案信息数据库建设、档案信息资源的采集和利用；还有档案管理者专业素质的培养与使用者具备的应用技术、档案信息化管理和应用的有关制度等；还需政府部门牵头组织协调，在本系统内统一标准和管理模式，共同努力实现。
