人力资源管理信息系统的构建与应用探究
柴晶晶
中图分类号：F241 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）07-139-02
摘 要 在全球信息化发展背景下，人力资源信息化管理已是大势所趋。为充分发挥信息化技术在企业发展中的作用，本文就人力资源管理信息系统构建与应用进行探究，以期对提高人力资源管理工作效率，增强企业竞争力提供参考借鉴。
关键词 人力资源管理 信息系统 构建 应用
面对全球信息化趋势高速发展的现状，企业必须顺应时代的要求做出改变，而作为一个企业管理核心的人力资源管理势必要进行调整来应对信息化的不断创新。企业人力资源管理信息系统的构建与应用可以推动人力资源管理系统化、科学化管理目的的实现，從而进一步促进企业管理水平提升，为企业的全面发展奠定基础。
一、企业人力资源管理信息系统内涵
全球范围内企业信息管理不断发展，信息从产生到保存的全过程是一个连续的生命周期，不同阶段的信息有不同的管理方式。电子环境中，管理时机要前移到信息形成之前，统一规划全部的管理活动，并通过设计合理的系统加以实现[1]。
人力资源管理信息系统是科学合理利用信息技术手段，集数据收集、分析和展示于一体的数据软件工具，可实现在线数据分享，问题决策。人力资源管理信息系统开发、设计及应用管理主要是基于人力资源战略管理，收集企业内部所属子公司、分支机构人员人事信息、薪资信息等基础数据，并对此进行持续更新，形成一个完整的人事信息数据库，针对各种决策需求开展相关数据信息的分析比对，为企业提供决策依据。
二、企业人力资源信息化管理的必要性
（一）有利于提高管理效率
人力资源信息化管理的主要作用是提高工作效率，表现在节约人力、提高业务办理速度、降低差错率、加快决策速度、提高决策质量等方面。在传统的人事管理过程中，面对设计工作、组织培训、人员招聘、薪酬分配、档案管理等相关工作，人力资源部门都必须依靠手工操作，不仅效率低下，还特别容易出错。信息系统的出现，减少了收集统计等繁重的工作，大大提高了人力资源管理的运行效率。
（二）有利于节约管理时间
人力资源信息化管理能够降低运行成本和组织的管理成本。人力资源信息化管理可以减少人力资源的一些重复性工作和基础管理任务，如员工基本信息的重复汇总或员工薪酬的重复计算，这些操作本身就需要大量的时间。通过人力资源管理信息系统，可以得到不同统计口径的汇总数据，获得更多的数据支持，协助企业领导作出科学合理的管理决策。
（三）有利于提升管理水平
经过不断的基础实践、模块开发和功能改进，信息技术对企业业务开展所发挥的作用优势越来越明显。人力资源管理信息系统作为汇总信息的工具，能使管理水平得到有效的提高，真正为企业管理决策发挥它的宝贵价值。
三、企业人力资源管理信息系统的搭建原则
人力资源管理信息系统是一种软件及在线解决方案，用于企业内部人力资源、薪酬分配、人事事务管理和会计功能的数据输入、跟踪和信息需求。在进行人力资源管理信息系统搭建过程中，需要确保业务数据、应用技术均处于同一个架构体系框架当中，通过企业内部统一规划标准、分级管理进行人力资源管理信息系统的搭建。具体搭建原则如下：
（一）统一性原则
在进行系统搭建的过程中，遵从统一的架构体系、业务和技术标准，建设覆盖企业全部层级机构的人力资源管理信息系统，能够满足当前企业生产经营发展的需要，支持组织结构调整和人员日常部署等管理需求。
（二）实用性原则
人力资源管理信息系统需要为企业提供弹性的组织结构和优化的人员配置，强化组织管理、岗位设置、团队管理等，成为实现组织管控的有效途径。同时依托计算机网络的人力资源信息管理平台，可以凭借信息发布和即时通信等丰富多样的技术手段，将规章制度、通知公告和业务交流等信息完整、准确地传达给所有人员，并及时反馈意见建议，实现各级之间顺畅的信息沟通，营造文化氛围和价值认同。同时信息系统需要方便相关管理人员对人事数据进一步进行系统分析，随时查阅和获取人员数据的信息，实现精准管理，并且为了满足企业的发展，对于系统的性能方面需要可以实现动态调整，在原有信息系统管理平台上，可开发挂接其他的管理系统。
（三）安全性原则
人力资源管理信息系统化是围绕企业发展整体战略目标而进行的，其中最重要的就是系统可靠性，人力资源管理信息系统能够在日常工作中保持正常的工作能力，进行正确的大数据运算处理和防止输入数据的差错，保证各项内容的完整准确。同时在发生故障或者未知的错误攻击时仍能保持较好的工作性能，防止一些恶意程序访问，保护系统文件和数据的隐私，避免进行违规操作。
四、企业人力资源管理信息系统的主要内容
通过遵循以上原则，企业搭建人力资源管理信息系统，不仅需要具有组织架构管理、人员信息管理、人员岗位调动、人员薪酬管理等人力资源基础管理功能[2]，还需要实现档案借阅、员工发展与培训信息管理等服务功能，有效提高人力资源管理工作效率。
（一）组织架构管理
通过系统功能模块，根据企业实际情况进行人事组织架构的统一管理，包括对组织机构、部门信息、岗位信息等的增、改、删等维护，并对后续调整变动进行相应处理。其中机构、部门及岗位信息维护内容主要包括：名称、编号、类型、人员数量、岗位薪金、工种等。
（二）人员信息管理
通过系统功能模块，根据企业实际情况进行人员信息的统一管理，包括人员个人信息、合同信息、调动信息等的增、改、删、导入等维护，并对后续调整变动进行相应处理。其中个人信息维护内容主要包括：姓名、入职时间、婚姻状况、政治面貌、户口户籍信息、证件类型号码等；合同信息维护内容主要包括：用工形式、合同类型、签订合同次数、合同起止日期等；员工调动信息维护内容主要包括：员工调动部门岗位名称、调动时间等。
（三）薪酬信息管理
通过系统功能模块，根据企业实际情况进行薪酬信息的统一管理，包括员工考勤管理、月工资管理、月绩效管理等的增、改、删等维护，并对后续调整变动进行相应处理。其中员工考勤信息维护内容主要包括：考勤处理、休假管理等；月工资信息维护内容主要包括员工工资单、岗位工资、工龄工资、津贴补助、工资条目及计算设置、工资模板设置等；月绩效信息维护内容主要包括绩效奖励扣罚情况、发放金额等。同时可以对员工工资、绩效进行工资转账发放处理：生成、修改、删除、保存、打印、上报等相关信息处理。
（四）其他服务功能
1.档案借阅。根据企业档案借阅流程，通过系统功能模块，根据企业实际情况进行人事档案的统一管理，灵活制定审批节点，逐级审批；同时对审批过程进行权限划分，人事信息文件“浏览”“下载”“打印”权限分离授权，限定利用者利用时间，到期自动收回权限，实现对人事档案借阅的全过程管理。
2.员工发展与培训信息管理。通过系统功能模块，根据企业实际情况进行员工发展与培训信息的统一管理，包括员工的常规培训、外出培训、专项培训等的增、改、删等维护，并对后续调整变动进行相应处理。员工发展与培训信息维护内容主要包括培训计划、培训课程名称、组织部门、培训时间、考核内容设定等。
五、企业人力资源管理信息系统优化策略
（一）优化综合查询模块
人力资源管理信息系统在组织人事数据，构建人事信息库的同时，还需提供查询、报表、监控、预警、分析、挖掘和展示等各种基础数据服务，并以此为基础快速构建面向决策者、管理者和基层业务人员等各层面的数据分析。
查询平台需内置人员信息、薪酬信息查询报表，支持查询及导出。查询平台需包含即席查询和人力薪酬分析等模块，其中即席查询模块数据实时更新，用于满足管理人员日常查询及数据统计的需要，内容包括核心人事信息、薪酬信息等。人力薪酬分析模块数据每月更新，用于满足管理人员对数据进行多维分析、趋势分析的需要，内容包括人员结构分析、人力成本分析、平均工资的分析与对比等。
（二）优化权限管理模块
根据企业人事管理的职责与流程，建立安全的人事信息化管理机制，严格划分权限，从人事信息的收集、管理、利用、数据传输、用户密码安全、用户身份验证等人力资源管理工作的各个环节进行监控和管理，每位人力资源管理人员只拥有职责范围之内的相关流程操作权限，确保人事管理流程严格安全操作。
（三）优化自定义模块
人力资源管理随着公司实际情况的变化在不断的进行调整，企业可以根据自身发展需求定制能够满足企业需要的相关功能，涉及到信息收集、业务流程、报表等，这就要求信息系统可以在现有类别的基础上根据实际需求进行类别扩展，类别多层次、多级别建立，随需灵活设置多级类目，能够根据企业的实际工作需要进行动态调整，以适应业务的拓展和管理机制的变化，使人力资源管理更有效地服务于企业的生产经营需求。同时信息系统应支持自定义报表，满足个性化需要，在统计分析方面能以易于理解的格式直接呈现数据。
（四）优化动态工作流模块
人力资源管理信息系统除了要对数据基本信息维护外，还要进行人事行政事务管理，人力资源管理工作的規范化，要求建立完整而明确的工作交接流程。工作流本身有相对固定的因素，但又必须考虑到流程本身的灵活性，为了适应人事管理工作的实际需求，有必要引入动态工作流技术。根据人事管理的业务类型，配置一系列的工作流程，一旦业务发生变化，只需要将原有的工作流随之调整，就可以适应新的业务形势了。这样就可以规范人力资源管理业务流程，特别是人员信息标准化，以满足人力资源管理的集成性、系统性要求。
综上所述，本文分析了人力资源管理信息系统在企业发展中的必要性，通过遵循统一、实用、安全的搭建原则，建立企业统一规划标准的信息系统，并在使用过程中不断优化升级，提升人力资源管理工作的效率，推进企业可持续发展。
参考文献：
[1]柯岩.创新理念在企业档案管理中的应用与实践[N].中国档案报，2012.3.23.
[2]罗婧.企业人力资源信息化管理分析[J].人才资源开发，2019（10）：76-77.
