医疗科研项目档案资料收集难的原因分析及对策

2022.09.14

李倩

摘要：以海南医学院附属海南医院为例，调查了医学院校附属单位科研项目档案归档和利用现状，发现医护人员普遍支持科研项目档案开放，期待科研项目档案数字化与共享平台建设。但受访单位馆藏的科研项目档案数量少，档案服务的便利性、有效性和利用率并不高。本研究提出若干建议：摆正档案工作参与单位管理工作的位置，搭建科研管理网络平台、充实档案资源、提升服务质量，加速推进档案数字化和共享交流平台建设。

关键词：科研项目;档案收集;问卷调查;原因分析;对策

前言

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。目前，海南医学院各附属医院的医疗科研项目档案主要以纸质存放在单位的档案部门或科研管理职能部门，但馆（室）藏量少，利用率不高，如何破解科研项目档案收集难问题，是医疗机构当前应着重思考的问题。

一、调查对象与方法

为规范海南医学院附属医疗机构科研项目档案管理工作，提高其有效性，本研究主要以其规模最大的海南医学院附属海南医院相关人员为调查对象，自行编制了《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》（面对普通医务人员）对有关人员展开问卷调查，以掌握医学院校附属单位科研项目档案利用和数字化现状。并向其科研管理部门和档案工作部门工作人员线下发放问卷《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（二）》（面对科研管理部门工作人员和档案工作部门工作人员），进行直面访谈或电话访谈，以掌握海南医学院附属海南医院科研项目档案馆（室）藏情况和数字化现状。

二、调查结果和问题分析

1.调研结果

发放《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》（面对普通医务人员）600份，回收573份;《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（二）》（面对科研管理部门工作人员和档案工作部门工作人员）以面对面或电话访谈7人次。

（1）馆（室）藏科研项目档案及收集情况

据访谈医院综合档案室了解，该院成立有综合档案室，但至今未全面实现对科研项目档案集中管理，科研项目档案除少量存放在综合档案室，大部分存放在科研管理部门，部分还散落在课题组成员手中，馆（室）藏档案数量不足300卷;据访谈科研办了解，至今没有指定专人负责科研项目资料的收集和归档工作。据了解，该院2019年各级科研立项将近100项，由此推算众多科研项目应归档案资料没有得到收集归档。

（2）医务人员了解科研档案涵盖内容及利用情况

面对普通医务人员发放的《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》的统计数据显示：

以上数据显示，不足三成受访对象了解科研项目档案涵盖的内容，不足一成受访对象利用过本单位的科研项目档案。

（3）对科研档案数字化处理并推进共享交流数字平台的态度

《科研项目档案利用和数字化现状调查问卷（一）》统计数据显示

可见，接近九成的受访对象支持档案数字化处理，并希望在数字平台上获得交流学习。

2.问题分析

以上调查数据及访谈结果反映，海南医学院附属海南医院科研项目档案管理工作不规范，导致馆（室）藏档案数量少，提供利用率低，这与占九成受访对象强烈支持科研项目档案资源共享交流形成大反差，分析其原因非常必要。

（1）医院管理高层对科研项目档案管理工作重视不够

主要体现在，当大量应归档的科研项目资料未得到收集归档时，结项验收工作却不受影响，相关工作人员沒有被问责。档案工作的好坏对相关人员的绩效考评无任何影响。据该院档案工作人员反映，多次向科研管理部门催收科研项目资料未果，相关职能部门不作为，并没有受到医院高层的批评，助长科研项目档案收集工作难的局面越发失控。医院高层不重视科研档案管理工作的另一体现在于科研管理部门没有指定专人负责科研项目的档案资料收集工作。据访谈了解，海南医学院附属海南医院职工4000多人，但科研处配置1名负责人3名办事人员，要负责安排全院的学术交流和培训;担负全院科研全过程包括组织申报、过程管理、课题经费审核、验收结题以及科技成果鉴定的管理组织工作，还要应付科室内部的日常管理工作。医院每年申报课题数接近总人数的二成，获立项审批接近百人，基于医院人数基数巨大，科研项目应归档资料却产生于以上工作的全过程，内容种类多、历时长，部门每位工作人员都是负荷前行，根本无精力顾及不受重视的科研项目资料的归档工作。

（2）科研项目管理手段落后

海南医学院附属海南医院未实现科研工作网络平台管理，目前的“手工作坊”管理手段无法保障科研项目资料收集完成性，无法保证科研项目档案的有效性和系统性。医务人员临床业务繁重，许多科研项目的研究数据和实验成果产生于日常工作，科研项目跨越时间长，且成果产生时间的不确定性，缺乏管理平台的制约，科研管理人员无法做到对每个课题各阶段的跟踪，相关研究过程材料数据是否收集，基本上决定于课题组成员的自觉性以及对科研项目档案的认知程度。因此在缺乏系统平台管理的情况下，单凭课题组成员多次主动迈开双脚出门到科研管理部门交材料，积极性容易受挫，最终结果是课题成员更宁愿自己保管相关研究数据材料。

（3）科研档案资料收集工作没有统一要求，缺乏规范化管理。一项工作缺乏制度化和规范化的指导，则难以按质量完成任务。该院科研办工作人员岗位分工变换较为频繁，且未接受过科研档案专业培训，对科研项目档案的工作要求、归档范围认知不到位，也无从制定科研档案资料收集工作标准。据访谈了解，科研档案收集情况并不理想，表现在归档的资料中行政审批文件较多，但重要的过程研究数据、研究成果以及应用推广资料、申报奖项文件等其收集情况并不理想，这部分科研项目资料的收集工作质量高低，在很大程度上取决于项目组成员的积极性，而这部分的资料又恰恰是科研项目档案的精髓，其收集不齐全对后期的档案开发利用及发挥凭证作用十分不利。