基于医院信息化建设背景下的数字档案室发展模式探讨
摘 要：医院档案工作是医院基础管理工作的重要组成部分，随着医院信息化建设的逐步深入，最近几年档案工作深深被数字档案建设以及信息化等在内的诸多方面所影响着，这也逐渐成为档案信息化建设的主要发展趋势。数字档案室是数字化条件下档案室的“升级版”，是连接上级部门上海中医药大学档案馆与医院办公自动化，数字档案室建设的关键一环。
关键词：医院信息化;数字档案室;档案管理
一、医院信息化建设的国际背景
从目前国际社会发展来看，医院信息化的发展过程最初在上世纪中期才确立起来的，且医院信息系统（HIS）更多的是在财务部门展开有效运用。进入到上世纪60年代初，在问诊以及护理系统等方面进行了有效的推广运用，并且在七八十年代，为数不少的市级医院致力于开发操作HIS，并且在上世纪90年代，该系统在临床应用等领域上实现了较大的突破，并且在诊疗上取得一定的成就，有效提升了办公效率，给相关工作者带来了极大的便利。进入到本世纪之后，在电子病历输入、信息共享等在内的诸多方面实现了更好的发展，并且完成了向智能化以及集成化的有效升级调整。早在2004年，超过两成的欧美医院能够借助于电子病历展开有关工作，且医学影像系统以及临床路径等在内的多个方面走在了世界前列，使得医疗服务水平得以显著增长。并且在2008年间，提出了移动医疗的理念，从这不难发现诸多发达国家在医院信息系统建设上实现了跨越性的发展。
受全球无纸化办公和政府信息化转型的影响，数字档案室逐步发展了起来。例如，瑞士联邦委员会制定的文件管理政策（Digital Archiving at the Swiss Federal Archives），截止到2011年，政府所有聯邦机构的文件流转要实现完全的电子化，2012年以后产生的所有归档文件要以数字化形式移交。在澳大利亚，国家档案馆制定的数字转型政策（Digital Transition Policy）中规定，在2015年以后，国家档案馆只接收数字化文件材料。在美国的档案和文件管理署所发布的《 政府文件管理指令》（Managing Government Records Directive）文件中规定，2019年起所有联邦机构形成的永久文件，都要以最大可能的数字形式管理，方便向美国国家档案馆移交和接收。在全球范围内，以电子化形式接收和保管电子文件的数字档案馆、数字档案室全面铺开，迅速成长起来。
二、医院信息化建设的国内背景
在国内，医院数字档案资源数量也是急剧增长。一些医疗信息化发展较早的医院开始做出了积极探索，并取得了一定的成就。2014年间，有关部门便给出相关文件，进一步深刻诠释了数字档案室的内涵，能够将档案信息化所应该具备的网络、软硬件等有关要求进行有效确认，给出一系列关于应用系统项目的具体要求，并且在不同类型的电子文件、格式等在内的有关方面制定了统一标准，作为档案信息化工作的系统性、综合性解决方案。2016年间，有关部门根据会议要求，继续发布相关文件，对不同类型的办公系统等衍生得到的电子文件归档工作提出了新的要求，旨在能够确保业务系统电子文件的归档管理工作得以稳定开展。2016年11月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《国家电子文件管理“十三五”规划》将数字档案室建设列为一项重要工作任务。2018年，上海有关部门颁布了相关文件，要求全面推进上海市数字档案室建设，切实完成“十三五”期间数字档案室建设任务。
我院的数字档案室要在医院信息化发展背景下，根据自身实际情况进行分阶段建设，先整合医院各类档案信息资源，最终实现电子文件能够根据相关标准展开归档工作，且切实展开电子档案的高效管理，并根据《指南》等在内有关文件内容展开各项工作。力求建立足够科学合理、全面系统的档案信息中心。充分依靠前沿技术，展开档案信息资源的高效管理以及合理运用，进一步给医院运转、管理等带来极大的便利。
三、数字档案室的定义与其特点、功能
医院展开文件流传的同时，电子档案等在内的有关档案信息，能够依靠较为先进的信息技术展开必要的收集整理以及存档工作，依靠网络来构建得到较为完善合理的数字集成管理平台。较之传统档案室而言，数字档案室有着这几个鲜明优势：
1.“数字化”的档案资源
数字档案室对数字形式展开高效运用，完成不同类型信息的存储，通常情况下能够将文本、图像等在内的有关内容涵盖其中，存储空间大幅度降低，且组织形式进行有效调整。数字化的信息记录，便是最为显著的特点。
2.“虚拟化”的档案实体
借助于数字化完成纸质档案、照片等承载的相应信息的记录工作，最终确保档案实体能够实现“虚拟化”，配合相应数字档案资源实现高效管理以及必要规范。
3.“系统化”的档案管理
确保应用系统能够将档案业务流程等在内的有关内容进行有效表达，最终构建得到较为全面的数字档案资源系统。
4.网络化信息传递
由于数字档案对网络有着较高的依存度，借助于不同类型的网络进一步实现档案的管理工作，有关工作人员能够打破时空的限制，获取所需信息，为信息的高效流通创造了便利条件。
5.知识化档案利用
数字档案把文字、照片等在内的不同类型的信息载体和信息来源进行有机结合，建立起密切联系，依靠动态分布的方法给工作人员创造极大的便利，最终完成了向知识提供的转型调整。
四、数字档案室建设
由于这一建设工作的难度相对较高，往往涉及到基础设施、应用系统等在内多个领域的协同开展，需要档案室、医院信息中心、医务处和保卫处共同参与施行。
1.数字档案室建设的主要内容
（1）组织管理
构建数字档案室建设领导以及工作小组，对其工作职责展开有效规范，加快医院信息化建设进程，不断完善修整相应管理制度，确保电子档案的整理以及使用等能够科学开展，有条不紊地进行。
（2）基础设施建设
首先，选用能够达到有关行业标准的档案管理软件，确保相应电子数据能够满足相应规范。还应该保证软件功能较为完善，具有良好的兼容性，最终能够實现医技科室系统等在内有关系统的互通兼容，为电子档案信息资料的管理以及运用创造极大的便利。其次，完成软硬件、网络环境等的高效配置，最终构建得到相对完善科学的管理平台，不但能够实现整个医院范围内的信息共享，还可以与相关高校之间实现有效的沟通交流。
（3）数字档案资源建设
相应档案资源能够将文书、声像等在内有关内容涵盖其中，且囊括了传统档案中记载的有关信息。在后续的发展中，电子邮件、网页等多种信息载体同样能够作为数字档案资源建设的方向。
（4） 档案目录数据库建设
主要表示创建室藏不同类型档案的案卷级与文件级目录数据库。根据相应规范，不断为相应数据库增添新的内容，确保不同级别目录以及档案之间能够实现有效统一，最终确保数字档案信息资源能够实现高效检索。
（5）室藏传统档案数字化
传统档案数字化对于保管期限相对较长的文书档案、会计档案等展开数字化处理，最终确保电子档案与目录之间能够建立密切联系，有效拓展延伸档案数字化范围。相关工作人员往往无法有效展开这一项工作，因此应该将其外包给相关企业来完成，切实开展相应备案工作，立足于医院基本发展状况，展开档案数字化规划工作，并有序展开档案鉴定以及保密等在内的各项工作。
在有效时间内完成电子文件的必要管理工作，最终确保数字档案室能够和医院中的其他诸多系统之间展开必要的信息交流，具有优质的兼容性，并且达到在线归档的目的。明确关于电子文件的归档情况等，保证能够在有效时间内完成关于OA系统中衍生得到的相应文件的收集工作，且能够完成对其他系统生成得到的相关文件的归档工作，切实展开该工作的必要监管，最终确保档案收集工作得以有条不紊地进行。
2.数字档案室建设中电子档案保管与利用
信息科应该配备专职人员展开电子档案数据的必要监管工作，且将核心数据库进行有效保护，确保相应操作系统的安全性维持在合理范围之内，且相应数据可以达到实时恢复的目的，不断调整电子档案的监管制度，在有效时间内完成相应监测工作，且借助于必要举措来保障其有效性。按照相应规范展开备份工作，切实展开异质三套保存工作。根据权限的划分完成不同部门人员的查询工作，实现信息检索效率以及准确率的有效增长。借助于pdf等在内出的有关文档，完善不同类型边沿成果的记录以及整理，且构建较为完善的档案借阅和利用反馈登记台账。
3.数字档案室建设中档案规范化及技能培训
按照数字档案室的有关规范，切实展开不同阶段的工作，定期开展有关培训课程，确保档案室管理人员的专业技能以及理论知识能够做到与时俱进，且与高校之间进行密切交流，聘请权威专家进行授课，为相关工作人员提供高校进修的机会，最终实现业务素养的显著增长。
五、数字档案室建设中拟解决的关键科学问题
数字档案室建设是医院信息化背景下传统档案室转型为数字档案室的重要抓手，研究通过数字档案室建设和路径优化，制订建设方案，以数字化档案室发展为核心，确保存量数字化以及增量数字化能够统筹兼顾，使得相应档案管理足够科学，完成数字复制件和电子档案的数据挖掘。不仅如此，妥善处理数字复印件的真实性等诸多不足之处，旨在能够确保电子归档工作高效展开。
六、数字档案室建设的难点与突破点
1.领导重视至关重要
电子档案室建设涵盖了多个领域，且工作量相对较高，需要投入大规模的人力以及物力，且需要借助于较为完善的制度来进行保障，如此方可实现数字档案室不断完善。旨在能够使得相应资源投入规模维持在合理范围之内，切实展开宣传工作，确保相应领导以及工作人员能够对其形成正确的认识，使得信息化建设进程能够有序稳定推进，并将相应建设工作作为一个尤为关键的发展方向，切实做到医院整体信息化的统筹兼顾。而且应该按照有关要求和医院基本状况之间展开有效呼应，建立较为全面系统的管理制度，最终方可确保数字档案室不断健全与发展。
2.档案信息系统的稳定性问题
医院档案具有真实性等在内的有关特点，确保档案数字化等发展继承实现的同时，存储的信息足够精准完善，切忌仅仅关注档案信息化建设进程，出现关键信息的缺失等情况，应该确保存储的信息具有鲜明的稳定性特点。然而，医院当前的管理系统并未能够实现和OA系统等表现出较高的兼容性，同时并未能够与相关高校之间展开信息共享等。本课题将把握《上海市档案事业发展”十三五”规划》中有关数字档案室建设发展要求，选择符合上海市档案局相关规范的数字档案室系统。统筹规划，强化诸多科室和相关工作人员的紧密交流，为档案信息化建设创造有利条件。
3.档案信息鉴定选择问题
由于本院档案数量多内容广，旨在确保相应资源能够实现较为科学的分配，立足于档案信息安全稳定的相应规范要求，确保数字化成果的优势能够充分体现，切实展开关于其范围的科学确认，主要对档案、开放价值鉴定两者同步进行，充分按照相关要求展开各项工作，明确较为科学合理的实施方案。
4.档案信息质量控制问题
为了从整体上控制文件和数字化档案的信息质量，必须制订完善并严格落实电子文件归档范围与提前介入。比如，科研档案，科研档案是医院所有门类档案中最有医院特色，表达出医院价值的相应档案，科研成果、进展等在内的相应流程能够为医学水准的显著提升提供有效保障。将纸质档案作为主体的相应信息资源从某种意义上无法达到信息共享的真实需要，且可能会为医疗行业的进步造成极大的束缚。在医院信息共享前提下，档案工作者需要提前介入到科研课题前期课题任务书管理阶段，对资源数据的生成和彼此之间的联系等多个方面给予足够的重视。确保课题前期管理能够和档案管理之间建立密切联系，最终构建得到较为全面完善的文件管理体系。
5.档案信息安全性问题
医院档案具有相当程度的保密性，对信息保存的安全性要求很高。在医院档案信息共享中，切实增强关于病毒以及恶意攻击的防范能力，就像是财会档案，基于现阶段的相应技术，无法达到对全部外界攻击展开有效防御的目的，也就是说存在财会档案被纂改、被破坏及被泄密风险。不仅如此，还应该展开相应数据信息的备份处理，这一工作稳定开展的同时，倘若存在硬盘损坏以及不具备较为合适硬盘的情况下，便有着备份资料缺失的风险。因此，旨在能够妥善处理好这一问题，应该切实展开关于相应文件的备份保存工作，并借助于较为先进的防护软件来增强信息的安全性，确保档案信息能够在不同的载体上展开高效管理以及存储等，完成较为科学合理的授权处理，进一步提升系统的防复制以及防盗窃等水准，构建得到较为完善科学的管理体系。
七、结束语
建设符合医院信息化发展要求的数字档案室，不但能够确保管理水准实现有效增长，使得相应信息安全性以及完整性等切实得到保障，提高管理效率和服务能力;充分顺应医院核心信息资源建设的有关规范，使得有关资源总量显著增长的同时，相应结构能够不断进行优化升级，为数字档案室发展奠定基础，能够推动档案信息化工作健康、均衡全面发展起来。
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[6]马新星孙梦丹.医院数字档案室建设的现状及优化路径[J] 工作指导，2018
（作者单位：上海中医药大学附属龙华医院）
基金项目：《基于医院信息化建设背景下的数字档案室发展模式探讨》，立项编号：2019WK107。
作者简介：华佳芸（1971-），女 ，汉族，江苏常州人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。
