“互联网+”环境下中职院校数字档案信息化建设方法探究
钟梅 罗国求 苏继凤
摘 要：在“互联网+”的信息化时代背景要求下，当前中职院校的档案管理工作亟需向数字化转型。本文从分析中职院校数字档案管理信息化的必要性、探究中职档案室加强数字档案信息化建设的切入点以及如何实现数字档案信息化建设的人才培养三个方面，阐述了中职院校数字档案信息化建设的必要性和有效路径。以期为当前中职院校数字档案信息管理工作的开展和工作者管理水平的提升提供参考借鉴，满足当前中职院校档案管理的建设需求。
关键词：互联网+;中职数字档案;信息化建设
中职院校数字档案信息化建设是中职“互联网+”信息环境下学校建设的重要内容，数字档案指的是通过计算机软件管理、共享、保存和利用的文件，而数字档案信息化指的是通过信息技术工具收集、处理、保存和共享档案资源，以实现档案管理的高效化和共享化。概言之，数字档案建设以信息化资源建设为中心，以电子档案的管理为重点，以互联网为基础，为学校教研及学生管理而服务，以拓展档案信息资源存储平台、扩大档案信息资源开放和有效利用为目标。随着“互联网+”理念在中职校园建设中的不断深入，以什么样的策略和方法实现学校档案管理水平的有效提升，促使中职院校档案建设向数字化、信息化转型，才能更好地履行档案管理的应用职能，已成为当下中职档案管理工作者必须思考的重要问题。
一、“互联网+”环境下学校数字档案信息化建设的重要性
随着互联网的普及与发展，档案管理的信息化和数字化已成为当下学校档案建设的主要趋势，已成为“互联网+”环境下的学校档案管理的新要求。实现中职院校数字档案信息化建设，能为“智慧校园”的建设形成助力，使学校的档案管理更具便捷性和高效性，同时也能有效提升中职院校档案管理工作者的业务能力创新意识。
1.促“互联网+”环境下的校园建设智慧化
《全国档案事业发展“十五”计划》指出，档案信息化建设是当前档案事业发展的明确目标，随着“智慧校园”理念的不断深入，数字档案已成为智慧型学校管理服务的重要组成部分。此外，随着中职院校步入高速发展期，对学校档案资源的利用显得愈发重要。例如，中职院校的档案工作可以对院校的教学评估、队伍建设、师资规划、宣传教育等方面带来积极影响。“智慧校园”的建设与学校数字档案二者是相辅相成的关系，一方面智慧校园的建设能为数字档案信息化建设起到促进作用，另一方面，中职院校的数字档案建设也能推进智慧校园的建设。因此，中职院校的数字档案建设跟随着智慧校园的建设步伐，并为中职校园建设的转型和升级带来助力。
2.促进中职院校档案管理高效化
观察传统的中职院校档案管理模式可发现，以往以手工操作、纸质资料保管为主的档案管理模式存在着诸多弊端。一是管理所需的时间成本较高，容易导致人力和物力的浪费;二是传统的单一化档案管理方法不利于信息的高效存储和提取，难以实现档案管理的规范化和科学化;三是中职学校档案库中有着大量的师生资料档案，固有的资料保管模式不利于开展对学校人员资料和信息的数据分析;四是单一化的纸质档案管理存在档案遗失的风险，若档案丢失则將对学校档案管理工作带来负面影响。反之，数字档案信息化能为当前的中职档案工作带来管理理念、管理模式和管理方法的极大转变。一是依托信息技术进行档案管理可以极大地缩短档案管理所需的时间，节约了时间成本;二是数字档案的建设能极大地降低档案管理的物力成本，让电子软硬件设施帮助工作者处理海量复杂的信息，使得档案管理工作更为高效;三是数字档案的建设便于对中职院校教师的职称、年龄、科研成果等数据进行分析，也便于进行学生学籍信息、在校和毕业情况等信息进行统计;四是中职院校有着大量的师生档案和科研资料，数字档案的建设能更好地实现资料备份和保密性存储，在一定程度上提升了中职院校档案管理的安全性和保密性。基于以上分析，在中职院校开展数字化建设已刻不容缓。
3.提高档案管理工作者的职业能力
首先，部分中职院校档案工作者在管理工作中仍沿袭了传统的档案管理办法，将档案管理工作视为简单的资料保存工作，或缺乏将院校数据和人员资料以信息化的方式进行保存、归纳和调取的业务能力。其次，由于缺乏档案管理相关技能和知识、管理意识落后等原因，一些中职院校的档案管理工作仍停留在人工操作层次，使得档案管理效率低下，有悖于中职院校“智慧校园”的建设需求。有别于传统的档案管理模式，数字档案的信息化建设对档案管理工作者的专业能力和职业素养提出了一定要求，档案工作者须积极提升档案管理意识，进行观念和意识的转变。新时代的档案工作人员必须具备一定科学精神和创新精神，树立终身学习的意识，学习创新型的档案管理办法。因此，建设中职院校信息化数字档案，不仅可以促进中职院校档案工作人员档案管理意识的转变，也有利于档案管理者专业能力的提升。
二、中职院校数字档案信息化建设的切入点
虽然许多中职院校已着手从传统的档案管理模式转向数字档案信息化管理，但由于资金、人力和观念等诸多条件的限制，目前中职院校的信息化建设仍不容乐观。结合当前中职院校的数字档案建设现状，笔者认为引入或开发数字化档案管理一体化平台、建立完善的数字档案管理体系和实现动态化的数字档案管理机制可以作为中职院校数字档案信息化建设的切入点。
1.优化数字化档案管理一体化平台
数字化档案管理建设依托于数字档案管理平台的开发和使用，简言之，数字档案的建设必须以计算机等设备和软件为载体。数字档案的信息化建设包含了多维度的建设需求，如软件的开发和利用、资料的筛选和录入、资料的备份与共享等，是一个复杂的系统建设工程。在档案管理平台和软硬件设施的建设和引入方面，许多中职院校尚未建立档案管理的一体化平台，缺乏数字档案建设所必需的信息检索、归档、分析系统。因此，中职院校数字档案的系统化建设必须以软硬件的建设和引入为基础条件。对于尚未搭建数字档案管理平台的学校而言，可以通过建设数字档案室，在保留一定档案实体建设的基础之上，搭建一个兼顾资料收集、归纳、自动化编排、数字化服务为一体的系统化档案管理平台。此外，数字档案管理一体化平台需要能够满足中职院校的人事、财务、学生学籍以及各门类的档案进行归档划分的要求，以实现全校的档案资源的合理整合。对于已经具备数字档案管理的中职院校而言，须根据学校档案管理的现实需求对管理设备和软硬件设施进行更新和优化，确保当前的档案管理平台能满足为本校师生提供优质服务的需求。
2.建立完善的数字档案管理体系
一个完整的数字档案管理机制应以科学的档案管理制度、职责分配和流程等要素作为保障。第一，建立健全院校的档案管理制度，让中职院校的数字档案管理工作井然有序、更为规范。根据学校档案工作的具体需求，制定出一套针对性较强的档案管理工作规范或制度，让档案管理工作的开展有据可依。例如，可通过数字档案管理制度对电子文件和纸质文件的扫描和录入进行时间上的规范、将电子材料的管理成效纳入工作者的岗位考核之中、对电子文档归档的命名和归档方式进行详细规定、严格设立数字档案工作者保密制度等，对档案的存储、归档、交接、保密等工作制定明确的规章。第二，应对档案管理的部门和人员进行明确的职责划分，让档案管理的全过程得到全面的督促和监督，使数字档案管理工作有序地开展，从而避免档案管理工作中分工混乱、员工推诿责任、出现纰漏难以追责等问题。如依据档案管理的不同需求或按照归档、标识、分类、交接及销毁等不同流程阶段对档案工作人员进行职责分配，由细化的分工和执行实现档案数据的高效化、统一化管理。此外，对档案工作进行细化和落实，也能够把繁复的档案管理工作进行分解，利于档案管理工作的顺利进行。与此同时，可以实行档案管理责任制，即在档案工作职责分工的基础上，让员工的工作成效与员工考核、绩效分配进行紧密关联，加强工作者对档案工作的重视性。第三，应完善和优化数字档案管理的工作流程，数字档案管理工作并不是管理场域由线下转为线上这一单一转变，亦不是简单地用信息化档案替代纸质档案。而是包含了档案扫描数字化、数字化档案存储、档案标识、档案备份、档案质检等环节，须合理安排各个环节的工作目标和工作规范，明确中职院校档案管理工作的目的性和合理性，让档案工作者对数字档案工作的应有步骤了然于心。
3.建构动态化的数字档案管理机制
中职院校数字档案管理亟需开展动态化建设，动态化数字档案管理机制，包括资料采集和归档的实时跟踪、管理制度和机制的及时转变以及在线档案查询和管理平台开放利用等多个方面。第一，进行动态化的数字采集。由于中职院校档案管理内容多、范围广，除了院校教研资料、师生档案等基本档案需要管理，学校的各个部门业务、校园信息等大量的非纸质电子文件也需要进行采集和归档，因此，数字档案管理需要将各类信息纳入数据库，实现合理的归档和保存。第二，进行动态化的制度和机制调整，社会信息技术的发展日新月异，学校建设需求在不断改变，中职院校档案管理的需求也在不断变化。中职院校的档案工作须不断适应社会发展和学校发展的双重需求，因此，需要适时地对本校档案管理工作的各个方面进行现状的调查和分析，根据需求及时对本校的档案工作制度和机制进行调整，以保障当前档案管理模式的合理性和先进性。第三，拓展信息管理平台的服务场域，让数据资料“变活”。由于档案工作思维的固化和在线档案工作的复杂性，如何将互联网运用至档案管理工作之中已成为当下数字档案建设的一大难点。在线数字档案管理工作可以极大地丰富档案管理服务内容和范围，如学校可开通支持师生自主查询档案信息、自主利用信息的电子档案网络查询平台，减少本校档案管理者的工作任务和压力。此外，可以将资料与相关网络平台进行链接，实现档案管理的互联网共享功能，为档案管理提供信息查询功能，为档案管理工作提供更多视野。
三、数字档案信息化建设人才培养路径
现代档案管理工作的开展不仅需要以计算机技术对文件的管理和利用提供支撑，还须认识到人才建设是数字档案建设的另一关键因素，档案管理者的管理水平对档案管理工作的质量起了决定性作用。新时期、新形势下，数字档案信息化的人才要求是多维度的，既要求档案工作者要成为具备熟练的计算机操作能力、熟悉數字档案业务并具备信息化意识的复合型人才。鉴于此，培养中职院校的数字档案建设人才是学校数字档案信息化建设的必要环节。
1.加强人员培训，提升管理意识
思想在先，行动在后，档案管理能力的提升离不开档案管理意识和观念的转变，通过思想教育，可以有效地促进档案工作者的观念转变，摈弃陈旧的管理观念，实现工作者职业能力的提升。通过培训，可以针对性地提升档案工作者对数字档案建设工作理念、平台使用、管理流程、管理制度等的认知，增强工作者的管理意识。首先，学校必须重视对已有档案管理工作者进行定期培训，帮助仍抱有传统管理理念的工作者树立正确的管理意识，积极学习创新型的档案管理办法，提升档案工作者的理论认知，锻炼档案工作者的实践能力。其次，对于新入职的档案工作者进行严格的岗前培训，促使新进的工作人员形成良好的职业素养，热爱档案管理工作，熟悉工作业务，了解相关法律法规，以新思维、新方法的引领促进中职院校数字档案信息化建设的进程。最后，可以邀请其他学校或单位一同开展档案管理工作经验交流会或培训会，加强不同院校的横向联系和交流，不断调整学校工作者的档案管理方法和理念，达到通过吸取他者的优秀经验来优化本校档案工作的目的。
2.优化人员结构，增强员工实力
以往中职院校档案管理队伍往往是由档案管理类单一人员组成，但数字档案建设背景下，要求档案管理队伍应聚集档案管理、信息工程、网络工程、专业技术型人才等来自不同专业背景的多类人才或复合型人才。因此，在提升当前已有管理人员能力的同时，应进一步吸纳优秀人才，优化档案管理的团队结构。此外，可以通过建立档案管理者“传帮带”互助形式，让老员工和新员工组成合作小组，老员工可以带领新员工尽快融入工作，充满积极性和活力的新员工可以为档案工作团队注入新的血液、提供新的思路、带来新的方法，通过合作促进双方交流，实现档案建设能力的双向提升。
3.统一人才管理制度，提升工作积极性
档案管理工作者的管理制度可以分为日常管理办法和工作考核制度，可以借助统一化的人才管理办法实现档案管理人员工作积极性的提升。在日常管理办法方面，可根据档案管理工作人员不同的工作能力及职业倾向安排合适的工作内容，并将细化后的数字档案管理任务落实到个人，可以消除工作人员的畏难心理，帮助工作人员减轻工作压力，树立学习新方法的决心和处理复杂问题的信心;在工作考核方面，可根据工作人员完成对应任务的表现，并根据工作者的工作成果进行人员考核，建立奖惩机制，提高档案工作者的责任意识。
四、总结
总体而言，中职院校数字档案信息化的建设应紧跟档案管理现代化的步伐，结合本校的实际情况，通过优化数字化档案管理一体化平台、建立完善的数字档案管理体系、建构动态化的数字档案管理机制为中职院校数字档案的信息化建设打好基础，以提升学校人员管理意识、增强员工实力、提升员工工作积极性为档案建设提供人才支持。不断更新档案建设理念，优化档案工作办法，发挥数字档案在档案管理工作中的优势，促进中职院校档案管理工作效率的提升。
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（作者单位：1.广西玉林农业学校;
2.广西柳州畜牧兽医学校）
基金项目：本文系广西职业教育教学改革研究项目立项课题，编号：GXZZJG2016B277。
作者简介：钟梅（1977-），女，瑶族，广西玉林人，研究生，馆员，研究方向：档案管理。
