儿童福利院孤残儿童档案工作规范化管理
摘 要：在国家经济发展的良好态势下，推动了和谐社会建设进程不断获得新进展。为了更好地推动社会发展，儿童福利院建设与管理成为和谐社会建设的重要内容之一。福利院作为收养无人抚养的儿童，属于社会上的福利事业单位，肩负着重要的社会责任。如何管理儿童档案对于福利院发展显得尤为重要。本文基于当前社会背景，对福利院孤残儿童档案管理工作进行研究，基于新时代档案规范化管理工作提出有效的措施，意在推动福利事业更好发展。
关键词：儿童福利院;孤残儿童;档案工作;规范化管理
福利院属于国家组建的，具有福利性质的事业单位，能够保障收养的儿童受到法律的保护。孤残儿童档案包含儿童从入院到离院等一系列原始凭证记录。孤残儿童的档案分类，涉及的内容较多，具有一定的复杂性。其中包含儿童本人照片、成长记录、收养家庭、相關程序的信息记录等。这些记录对于儿童有重要意义，进行档案规范管理尤为重要。
一、孤残儿童档案概述
1.概念
孤残儿童的准确理解并不是孤儿+残疾，关于孤残儿童缺少权威的定义，也使得很多人不了解其真正的概念。当前在《民政辞典》中提出了孤残儿童的准确概念，在儿童福利院生活，其公民权利、教育等受到法律保护的儿童。因此其档案可以理解为福利院将孤残儿童在院期间到其后成长过程中，具有价值的数据信息记录的有效凭证。
2.分类
孤残儿童档案分类与其他档案分类管理原则相同，这也是保障孤残儿童档案有效管理的关键性因素。根据儿童离开福利院的情况不同，孤残儿童档案可以分为如下几种类型。
（1）孤残儿童被国外家庭收养，档案归纳到国外收养档案中，并将档案永久的保管起来。
（2）孤残儿童被国内家庭收养，档案则归纳到收养分类中，也将其档案永久的保管起来。
（3）福利院中，儿童的年龄满14周岁或者小学义务教育完成的儿童，其档案会根据条例办法，找到儿童收养的实际地区，将其档案转回到其家乡实际地区，并由当地的民政局永久保管，属于转院儿童档案。
（4）已死亡的儿童档案，会将其档案保管起来，特别是医疗记录，期限时间较长，但不具备永久保管的特性。
3.归档范围
为了保证后期档案资料的完整性，需要加强对孤残儿童档案管理的工作力度。根据国家制定的管理制度，需要在管理过程中遵循以下几点原则，对于档案归档也有着明确的要求。
（1）入院前的信息
孤残儿童在入院前的信息，包含儿童入院前个人信息证明，如生辰条、残疾状况等证明、公安机关出示相关的证明材料。此类信息包含两种，一是儿童被遗弃，福利院就要针对弃婴的身份向有关部门进行确认。捡拾到弃婴的人，会在公安机关备案个人的基本信息;二是孤儿相关资料，包含儿童当时的照片，捡拾弃婴证明等，这些需要当地的民政局与相关部门开具有效证明材料。
（2）入院后信息记录
儿童被福利院收养后，还需要入院信息记录。内容包含儿童在院期间的资料与其成长记录。此类信息与儿童成长过程有着直接联系，包含儿童定期身体检查记录、成长记录、康复治疗记录，以及儿童在福利院中接受到的义务教育情况，后期被家庭收养后，也需要详细的记录。这些信息与儿童之间有重要的联系，需要认真收集。
（3）离院后跟踪信息记录
该信息记录指的是，儿童离开福利院后的相关记录信息。包含儿童离开福利院后生活情况，以及具备独立能力参与社会工作等情况的真实反馈。其中，还包含儿童回访，与寻找儿童在世亲人的记录等。
二、孤残儿童档案规范化管理的重要性
孤残儿童档案信息开展规范化管理，是各单位基于社会发展，落实档案管理工作的必然趋势。规范管理档案，能够保证儿童的相关权益，推动社会更好发展。社会主义现代化建设过程中。福利院作为专门收养儿童的特殊机构，只有规范化管理才能推动和谐社会的建设脚步。通过档案信息规范化管理，可以有效地将儿童在福利院的成长轨迹、生活实际情况、医疗康复情况等记录下来，是维护儿童合法权益的重要依据。可以为社会保障工作提供更加真实可靠的信息，同时也为相关制度建立提供参考数据。推动相关机构针对制度与政策进行有效的调整和优化，为维护孤残儿童公民权利，提供坚实的法律保障。
三、孤残儿童档案的规范化管理的原则
基于福利院的角度来看，想要实行档案规范化管理，需要从不同角度入手，采取科学的管理方式。单一管理手段，很容易给管理工作造成影响。根据传统管理工作经验，总结了孤残儿童档案规范化管理原则，分别为如下几点。
1.有效落实社会保障工作的必然要求
儿童福利院作为福利单位，是国家开展社保工作的重要内容，也是社会救济、福利等工作的对象之一。在当前的国家发展形势下，收养孤残儿童工作不断扩大，成为社会中庞大的群体。对此，需要建立规范化的孤残儿童档案管理工作，为社保福利等工作提供具有完整性、说服力的档案信息。也可以基于档案管理，更好地对当前收养儿童的生活情况有全面的把握，为相关的制度确立提供真实有效的数据信息。档案管理反馈出的信息，可以给予相关部门知晓真实情况，并根据反馈情况对制度和政策做出调整。由此可以看出，推动福利院开展档案规范化管理，符合社会发展需求，也是落实社保工作的必然发展趋势。
2.对未成年人基本权益的有利保障
孤残儿童是我国未成年人群体中的重要组成部分，是未成年法律要重点保护的对象。在法律的规定下，孤残儿童作为未成年人，拥有属于自己的合法权益，这是任何机构与单位都无法剥夺和侵犯的。通过对孤残儿童档案进行规范化管理，才更有利于对儿童的生活轨迹进行详尽的记录，为将来维护儿童合法权益提供确切的生活记录依据。这也是福利院对孤残儿童负责的表现，想要实现档案规范化管理，才能更好的基于未成年的孤残儿童，提供坚实可靠的权益与法律保护。
四、孤残儿童档案规范化管理现状
1.管理理念较为落后
当前社会中，有许多福利院在对孤残儿童档案进行管理时，存在管理理念落后的现象。因为福利院对于档案管理工作的不重视，导致福利院在管理孤残儿童档案时，缺少有效的管理质量与效率，为管理孤残儿童也造成了影响。传统档案管理方式，不再适用于当前的社会发展背景，为了进一步满足当前时代发展需求，需要提升管理理念，带动人员行为，加强管理，推动档案管理工作开展。
2.传统的管理方式
档案管理中，工作方式对于管理水平也造成影响。管理方式通过管理工作得以呈现出来，儿童福利院在档案管理上存在老旧观念，导致管理中依旧是人工管理的方式为主，人工管理方式造成的管理效率低下，无法保证管理质量。在档案中进行资料查询时，会带来极大的工作量与工作难度，导致工作人员无法开展有效的查询，进而对其他部门工作造成影响。
3.缺少相关部门的协同配合
孤残儿童档案材料性质特殊，需要多个部门出示有效证明材料。与其相关的有医院、家庭寄养中心等，都会在儿童成长过程中涉及到与儿童相关的历史信息，这份信息具有保存价值。在工作人员收集材料的时候，档案管理人员缺乏与其他部门的有效沟通，导致无法进行材料交接活动，导致儿童的档案出现残缺现象，造成档案管理质量差的现象。
4.建档时间滞后
儿童福利院在归纳儿童档案的时候，未能做到儿童入院就建立专属档案，都是在后期利用服务时才开始建立。儿童入院初期，未能针对儿童当时的实际情况建立档案，并进行规范化管理。导致儿童在离开福利院后，依旧缺少有效的档案内容，无法按照户籍迁移档案，对儿童未来的权益造成影响。
五、福利院残孤儿童档案管理工作的有效途径
1.建立完善的档案管理制度
（1）孤残儿童档案信息需要建立完善的数据库，才能不断加强档案管理能力。这就需要孤儿院以完善孤残儿童档案为目标，建立档案数据库信息目录以及联合的档案目录，确保档案可以实现统一化的管理模式。借助档案数据库实现档案资源共享的目的。社会体制改革工作不断提升，福利机构应该根据现阶段儿童实际情况开展管理，确保管理有针对性，并建立健全的档案管理工作，避免档案管理过程中出现儿童资料不完整的现象。管理人员也应该在短时间内，将管理的科室与儿童的档案资料整理出来，并积极与相关机构的人员进行交流，给予其管理上的相关指导。相关保障机构与医院需要针对儿童档案管理工作进行配合，将具有保存价值的历史数据等材料妥善保管起来，在第一时间与管理人员进行材料交接工作，保障信息的反馈功能。福利院也应该在儿童入院的初期，收集关于儿童的重要资料，将资料整合在第一时间交付到档案管理人员的手中，并将材料妥善保管起来。
（2）在现阶段的福利院中，进行档案管理时，存在较大的差异。传统方法与管理标准与现在的发展背景相比较，不但毫无管理效率，还会造成管理期间的疏漏现象，影响管理质量。孤残儿童的档案开展规范化管理，是新时代发展背景下的必然之举。
首先，在管理方案实行过程中，需要多角度入手，确保工作开展的有效性。借助先进的技术，通过云技术将数据更好的储存起来，避免工作中出现疏漏现象。信息化管理也能为工作带来便利，获得较高的管理效率;其次，实行方案规范化管理，需要针对特殊档案加强重视，对于传统管理过程中，本就存在的问题，要摒弃原有的管理方法，赋予管理方法创新性和创造性，坚持以创新方法，拓展方案管理的发展空间;最后，需要对孤残儿童档案加以分类，儿童档案是福利院工作中的重要工作内容，需要结合福利院实际，遵照科学、实用等原则对档案进行分类。这也是确保福利院儿童档案管理工作，能够实现规范化管理的关键。为了更好地管理档案，需要将孤残儿童的相关档案资料进行有效保管。国家针对福利院做出了相关规定，结合福利院的情况制定了档案归档范围，主要是根据儿童的实际情况对档案进行分类，其中包含儿童入院信息、病历、护理记录、康复记录、收养记录、死亡记录、转院、找回亲人等分类，对于孤残儿童的档案管理，涉及到的所有档案内容，在管理过程中，都具有永久的保管权限。
2.实现有效的档案管理方法
国家经济发展，给予福利事业单位更多的保障，这也使得福利事业不断发展，孤残儿童在社会上受到大众的广泛关注。但是随着福利院数量扩张，庞大的档案管理工作与工作量，带给管理人员极大的麻烦。传统管理模式无法有效应用于当前的档案管理工作中，需要通过转变理念，以现代化的方式进行管理，在原有管理模式上推陈出新，缓解当前管理中存在问题。
传统档案管理工作，是经由工作人员手工录入，会因为工作量大而出现失误现象无法被有效察觉。在档案管理模式中，可以使用信息化技术，通过与互联网建立有效的管理系统，将全国范围内的孤残儿童信息收集在一起，进行整合，建立完善的档案数据库，对重要的内容进行有效管理。也方便儿童被收养等过程与各个部门进行工作上的有效衔接，方便收养家庭对儿童的基本信息进行筛选，减轻工作人员的工作压力。
3.提高管理人员的综合素质
档案管理工作不是单纯的管理档案，对于管理员自身的素质要求比较高，同时需要管理人员具备专业知识，在管理方面有着优秀的管理经验，并且具备责任感。细心对待管理工作的每一个细节，对此需要保障管理人员的素质才能推动福利院档案管理工作更好地开展。
孤残儿童的档案资料会在初期交付到福利院的业务部门，经由业务部门统一收集和整理，在整理后将档案转交到档案室进行保管。管理人员需要具备明确的管理意识，针对档案管理进行妥善管理，基于档案的分类情况做到心中有数，才能更好地对档案进行管理，以确保儿童档案的完整性。管理人员作为档案管理的重要角色，是档案管理能实现规范化管理的决定性因素。对此，需要提升档案管理人员的专业素养。国家需要定期对福利院的档案管理进行专业培训，提升其管理知识结构，充分发挥管理人员的主观能动性，并为儿童福利院配置应有的基础设施与管理软件，根据儿童设计管理程序。管理人员需要基于现代化管理技术，明确掌握管理软件的各项操作，保障档案管理的精细化操作，使儿童档案数据具有完整性。
4.加强档案管理工作的保密性
档案管理人员应该明确知晓自己的岗位职责，做好档案的保密工作，这是管理人员的基本素养要求，需要管理人员严格执行。福利院中的儿童是社会中的弱势群体，在得到国家关怀的同时更需要得到有效地保护。管理人员要确保儿童可以得到外界的尊重，避免任何组织或者个体假借公益口号的噱头来打扰儿童的正常生活，更不允许儿童的身份信息被暴露出去，发现破坏社会秩序的人员要进行严肃处理。档案管理人员作为福利院重要的一员，更应该知晓信息泄露的危害，要知法懂法，在管理中加强保密工作的意识，避免外界因素对儿童的心灵造成伤害。
六、结论
综上所述，当前福利院发展情况尚好，取得了较好的成果。福利院中的儿童都是身世波折、没有依靠的儿童，需要得到福利院、国家的帮助才能更好的生存下去。对此，福利院应该尽全力给予儿童温暖与关怀，重视儿童成长，并且对儿童的孤残档案进行规范化管理。档案管理对于儿童具有重要的意义，应该基于当前管理工作加强管控，推动档案管理规范化建设。为儿童保留历史信息依据，推动福利事业单位更好发展。
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[4]张立香.孤残儿童档案的规范化管理方式解析[J].兰台内外，2019
（作者单位：南昌市社会福利院）
基金项目： 2009年南昌市科技计划立项項目（2009171）。
作者简介：梁英（1972—），女，江西吉安人，汉族，本科，馆员，研究方向：档案管理。
