企业物资采购在生产经营中的合规有效性分析
肖德伟
摘 要：企业物资采购通过招投标方式可以提高采购质量和经济效益，物资采购的成本控制、物资采购合同的管理控制、管理审计控制等是保证物资采购工作合规、有效的重要保证措施，是促进公平竞争，预防腐败，提高采购质量的重要控制手段。
关键词：物资采购；合规有效；控制；管理审计
企业在生产经营中通过招投标方式进行物资采购，主要是为了降低成本，通过合同管理控制进一步对物资采购进行合规有效性控制，并通过管理审计程序进一步实现物资采购行为的合规性，促进公平竞争，预防腐败，提高采购质量，实现企业良性发展、高效运行、合规经营。
1 招投标方式在企业物资采购工作中的应用
随着我国市场经济体制的不断完善和发展，传统而简单的采购方式已无法适应市场的变化和发展需求，招投标制度可以实现合理的采购周期和采购成本、提高采购质量和经济效益。
1.1实行招投标制度在物资采购过程中的重要意义
《中华人民共和国招标投标法》、《工程建设项目施工招标投标办法》和《国家重大建设项目招标投标监督暂行办法》等法律法规提供了制度保证，使物资采购的招投标制度有法可依。严格落实物资采购招投标制度，有利于规范企业的各项制度。
招标采购具有公开、公平、公正的特性，把采购信息面向全社会公布，扩大了物资来源并增加了竞争性。使每个参与投标的供应商认真地进行核算，使供应成本及利润水平得到真实反映，降低企业生产运营成本，提高总体效益。
招标采购能够提高采购物资质量且最大限度地避免腐败现象的发生，同时杜绝影响采购质量的外界干扰因素，保护了物资采购人员，使物资采购程序公开，实现了事前预防，变被动管理为主动参与。
1.2目前主要有以下三种招标形式
1.2.1公开招标
重要物资或采购规模较大的物资，宜采用公开招标模式。对于供应商分散和同类产品种类较多的情况，如电脑或空调采购等，也可以采用公开招标的方式，保证产品质量的同时，使投标产品的价格更加优惠合理。
1.2.2邀请招标
邀请招标不需刊登招标公告，招标时间缩短，适用于采购规模较小的项目，可以节约招标费用，提高投标者的中标机会。
1.2.3询比价采购方式
对于规格多、数量小、单价低、供货厂家多的物资品种，多采用询比价采购方式。通过制作并发出相关产品询价函告知评标择优采购方案，确定开标的时间和地点，投标厂家可不参加开标会议，投标文件有效即可。
1.3建立供方资源库，健全评价体系
通过资格检查综合评价，将诚信度差的供应商清理出局。同时加大供应商之间的竞争，有效遏制供货价格。
2 企业物资采购成本的控制
企业管理水平制約企业的发展，控制采购成本是企业的工作重点，控制采购成本对于提高企业核心竞争力具有重要的意义。
2.1企业物资采购中的成本控制问题
传统的物资采购计划预见性差，请购计划零散，不能形成集中采购；企业管理重心在日常工作，轻视日常管理，供需双方缺乏有效的沟通；供应商是临时或短期合作的关系，对其绩效考核评价不足；采购方式单一造成总体采购成本偏高；不重视采购人才的培养，成本控制管理理念淡化。这些都是成本控制方面存在的问题，是造成生产经营过程中采购成本高、采购效率低的重要原因。
2.2多渠道控制企业物资采购成本
适宜的采购方法、合理的组织机构采购、规范的供应商管理机制及灵活的采购技术可以实现企业采购成本的有效控制。
2.2.1优化企业物资采购方式方法
招标采购、集中批量采购可以降低采购成本和总体费用；通过电子采购可以优化采购过程，提高效率，降低采购成本；利用电子信息数据了解市场行情，制定采购计划和决策，对采购物资分类控制并适度储备，成立灵活的采购组织机构模式对供应商实行规范管理等都是有效地控制采购总体成本的重要措施。
2.2.2提高采购人员素质
采购人员是成本控制的直接实行者，采购人员较高的道德素养和业务素质能够实现合同控制交货，并在谈判中选择最优供应商，对采购人员不问断的业务培训能够提高其业务水平，保证采购质量。
2.3统一物资采购规范
标准化采购规范能够有效降低采购成本，即不同的产品设计或设备采用通用规格，以规模实现降低成本，统一物料的基本信息，有利于实现集中批量采购。
2.4评估采购方案
价格与成本分析的目标最终是采购总成本控制。对价格因素和非价格因素等关键成本和其他相关潜在成本进行综合评估，全面考虑影响因素后决定的采购方案更有利于控制采购总成本。
2.5充分的市场调查
影响采购成本的重点是采购物资的价格，充分的市场调查是确定产品价格的重要依据。在利用网络平台关注最新市场行情的同时，定期更新企业发布的网上采购信息，吸引更多的供应商参与，完善采购价格档案，防止不合理涨价，这些都能够有效控制采购成本。
3 物资采购合同的管理控制
3.1合同管理流程
物资采购合同管理是以市场经济和物资供应为基础进行的，包括合同的前期、中期和后期管理等，通过主体决策和相关的业务制衡来实现全过程控制。包括审批计划并订立合同；合同管理；解决合同履行中的问题；对合同管理人员的奖惩等。
3.2采购合同归口管理
采购合同应由专门的合同管理机构办理，同时配备熟悉业务和具有丰富合同管理经验的合同管理人员。执行合同授权委托，实施合同审查，经过市场调研和市场竞价并对合同主体进行资信调查，通过合同文本审查，实行履约检查，执行合同限额审批制度，审批会签后由合同部门审核盖章后方可生效。
3.3形成管理机制
所有的物资采购业务应全部纳入合同管理，對各项指标实行全额管理。规范使用合同文本，对合同实行全过程管理；实行合同化管控机制，无合同不采购、不验收，无合同不结算、不付款。应实行合同目标管理控制，依据法律法规，实现目标动态管理的全过程科学管理体系。
4 管理审计对企业物资采购的规范
管理审计应贯穿于整个物资采购控制过程，不仅是过程审计，更应该贯穿于采购过程各个环节的采购风险控制。注重企业物资采购外部风险控制，主要是为了预防采购合同欺诈、价格、质量、技术和意外风险。同时兼顾企业物资采购内部风险控制，主要是为了防采购计划、合同过失、验收、存量和责任风险。企业管理审计对物资采购主要控制对策有：
4.1对采购过程全方位的监督
全过程的审计是指对计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对采购计划的制定、采购合同的签定，物资采购质量的验收和最终结账付款等关键控制点的审计监督，防止舞弊行为。全方位的审计是指内控、财务和制度考核同步进行，贯穿于物资采购活动的全过程，主要作用是规范采购机制，降低物资采购价格，提高采购质量，保护采购人员并规避外部矛盾。
4.2采购物资需求和计划的审计
主要是审查物资采购需求的合规性。包括物资采购计划的科学性；调查是否符合实际情况；计划与实现目标的一致性；采购数量、目标、时间、运输、使用、质量计划是否具有措施保障。
4.3审计物资采购招标与签约过程的合规性的审计
采购合同依法订立是避免风险的前提和基础。管理审计要对采购经办部门进行履职审计，每年对供应商进行审查评定，对合同的实施进行合法性、可行性、合理性和规范性等审核。
4.4物资采购合同台账、汇总及相关信息反馈的审计
审计是否建立物资采购合同台账、做好相关合同汇总，并运用先进的管理手段，做出及时、准确、真实的反馈评价信息，以提高物资采购合同的管理水平。
4.5对物资采购合同的执行进行审计
对合同的内容和执行情况、验收工作、不合格品控制、合同违约纠纷处理、规避缺货损失等相关内容执行情况进行审计检查，并对物资采购绩效进行审计考核，尽量避免合同风险。
企业物资采购的合规有效性是一个长期、系统的工程，需要全部相关环节的不断努力和坚持才能实现，有效规避物资采购各阶段的法律风险。
