中职学校档案信息化建设探究
摘 要：在当今的大数据时代，数据俨然已经成为一种重要的社会资源，互联网信息数据不断推动时代的发展变革。在此背景下，各行各业都发生着剧烈转变。其中，中职学校档案管理是学校管理工作的关键核心，它也是教学研究工作开展的重要依据，对于档案信息化建设发挥着不容忽视的重要作用。文章对中职学校信息化建设的途径展开研究，分析了档案建设的必要性，对中职学校档案信息化建设的路径提出了几点浅显的意见，以供参考。
关键词：大数据时代;中职学校;档案信息化建设
中職院校要紧跟大时代的发展步伐，紧紧抓住大数据时代的机遇，克服建设过程中面临的一系列困难，利用大数据技术，构建出信息化的档案工作中心。南宁市第四职业技术学校综合档案室是科技事业单位档案管理自治区级档案室，库房面积达115㎡，学校的综合档案室数字化建设启动于2018年，通过运用数据信息化的数据管理，为第四职业技术学校的档案信息化建设做出了实质性贡献。通过利用建设数字化的档案室，改善南宁市第四职业技术学校档案工作现状，进而推进我国中职院校整体的信息化管理水平。
一、中职学校档案建设工作的现状和问题
南宁市第四职业技术学校数字化建设的档案室，档案收藏共分为10个大类，分别是：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类、设备类、财会类、声像类、实物类、电子文件类。现存有自1969年至2019年共51年的档案，档案总数3939盒，总计43848件。党群类共计110盒2994件;行政类共有199盒9964件;教学类共有1000盒24174件;科研类共有108盒578件;基建类共有83盒484件;设备类共有27盒122件;会计类共有1371盒3323件;声像类共有1358件;实物类共有616件。根据南宁市第四职业技术学校数字化建设档案的数据，分析其中存在的问题和成因进行总结归纳，总结出了以下几点问题。
1.档案意识薄弱
据调查分析，学校档案管理工作的信息化管理处在一个滞后阶段，这明显与学校的发展进度不相符。通过深度分析，发现了其中的问题。由于部分学校领导以及师生的档案管理意识淡薄，对档案管理工作的理解不够，出现工作不能顺利进行的情况。
第一，部分学校领导档案意识较为缺乏，学校领导对于《中华人民共和国档案法》等相关法律并不熟悉，对档案管理工作的认识度不够，没有意识到档案管理工作的重要性。档案管理工作对于学校事业的发展，发挥着举足轻重的作用。当前中职学校之间办学竞争激烈，因此为了学校的生存，各类中职学校的领导就把重点放到招生就业上来，往往忽视档案管理工作。甚至部分领导认为档案管理工作纯属浪费资源，投入的人力与物力都是无效的，不能产生办学效益。据调查，由于领导档案意识的不清晰，导致目前有50%的中职学校没有对档案管理工作进行规划，70%的中等职业学校没有设置档案管理工作的相关经费。
第二，教职工的档案意识薄弱，大部分教职工对档案相关法律规定和档案工作认识不清晰，对档案和档案工作的认识较为浅薄，对学校的档案管理工作并不予以重视。甚至有时中职学校会出现部分管理人员为了平时方便，不愿意将档案材料转移至学校档案室的情况，最终出现档案材料收集不齐甚至丢失情况。
第三，学生档案意识缺乏。大多数中职学校学生不知道“档案”到底有什么作用，在哪里保存。因此常常会出现学生在填写入学登记表时，往往会出现姓名、出生日期或是户口所在地与毕业登记表上的信息不一致，个人信息不符情况。此外，据调查发现，部分中职学生毕业后会把个人档案自行放置家里，因为他们认为档案没有什么用，把档案放置到人才管理中心的费用较高且麻烦。
2.档案机构以及基础设施不健全
在当前环节，档案管理工作得以正常开展，离不开档案库房的安全保存。但据调查分析，在南宁市区内仅有55%的中等职业学校为档案管理工作提供了专门的、独立档案库房，至今仍然有45%的中等职业学校因为办公室紧张等因素，没有设立独立的库房和办公室，促使办公室、库房都集中在了一起，档案实体安全无法得到保障。另外，目前市区内的中等职业学校中只有40%的学校能够达到库房规定的安全要求，有些学校虽然提供专门独立的档案库房，但是库房条件一般，设备并不健全，档案柜的数量没有得到保障，这些问题都促使档案的安全保管存在着较大问题。在库房设施管理方面，也存在着多种问题，档案库房要求配备相关的设备，从而全面做好防盗、防潮、防虫、防鼠、防火、防光、防高温、防尘的“八防”准备。然而现阶段的设备配置还不齐全，存在基础设施条件一般的情况。
3.规章制度以及管理机制不健全
现阶段，大部分中职学校缺乏档案管理工作的相关章程制度，档案管理工作没有相关章程的限制，档案工作只能凭借自己的经验进行下去，难以实现档案的规范化与科学化管理，某些学校虽然明文规定了相关制度，但是因为缺乏一定的管理制度，导致规章制度难以真正地落到实处。在进行规章制订的同时，出现了执行不严格或是未真正贯彻执行现象，导致部分学校没有充分发挥规章制度，分析其原因，大多是学校档案管理机制不健全。
4.档案数字化建设进程滞后
伴随着社会科学技术的逐步发展，各个领域的行业自动化不断加快，中等职业学校也实现了校园数字化。而档案室作为学校基础性部门，在数字化校园环境中也遭遇了前所未有的挑战。在此情况下，全体师生对整个社会的信息需求量也不断扩大，对档案信息服务有了更高要求，要求快速而准确地将信息进行归类总结。这也促使人工档案管理逐渐被现代化档案管理设施所取代。但由于中职学校的档案管理正处在从传统管理向信息化管理转变的重要阶段，大部分基层档案工作人员信息化水平较低，在档案信息化管理中还存在操作不熟练问题，尤其是对档案原件进行扫描及扫描后挂接系统的操作还不熟练，还需加强专业培训。这一点，也成为中职学校档案数字化建设远远落后于学校信息化建设步伐的重要因素。
二、中职学校档案信息化建设的必要性
1.现代社会发展的需要
在当今时代，信息技术发展迅猛，信息化发展速度让人意想不到，人类社会的生活方式、信息获取途径都发生着前所未有的改变。在新时期，档案作为承载信息的重要载体，记载着组织或个人的重要社会实践活动，记载着事物的发展过程，传统的人工管理模式已经无法满足时代的发展需求，呈现出单一、片面的记录形式。因此，档案管理建设需要创新模式，适应时代发展变革，沿着数字化方向进行发展演变。
2.数字化校园建设需要
在当今“大数据”时代背景下，教育领域也逐渐实现自动化、数据化转变，大部分中职学校建成了校园自动化办公系统，将信息化无形地渗透至教学领域，档案信息化也成为中职学校进行转变的重要趋势。
3.档案管理与服务水平提升需要
在数据化背景之下，档案收集与整理都会有质的转变，档案管理人员的角色直接从整理人员转变为档案资料的提交、审核人员，极大地降低了工作量，縮短了档案管理利用周期，提高了档案查找和利用的效率，从而提升档案管理与服务水平。另外，档案信息化建设，减少了档案原件的丢失和损坏，更有利于档案原件保存，也进一步提升了档案管理的水平。当信息化程度一点点加深后，档案管理人员的服务能力也实现了专业上的提升，从而扩展了档案工作的服务领域。
三、中职学校档案信息化建设的路径探究
1.硬环境建设
（1）基础设施建设。若想打造一个现代化、信息化的中职学校档案室，离不开基础设施建设。基础设施应当包括应用系统建设和硬件管理设施建设。就目前情况来看，针对南宁市第四职业技术学校的现状进行分析，现有档案管理系统设置和功能不能满足数字化建设需求，有待更新和升级。因此档案室的现代化建设需要依托相应的配套设施，急需引进档案管理系统，通过引进、更新，加强对系统平台的管理与运用，从而深入挖掘平台内部的潜在功能。
（2）信息资源建设。学校要进行电子文档的汇总与收集，将所有资料进行统一整合，将纸质档案进行录入，实现校内办公自动化，落实档案管理信息化。将档案室现存的纸质、音像、实物等载体形式的档案，通过扫描、数字格式加工等技术手段，储存至学校内部局域网络平台，实现非密级档案信息的网络查询。通过网站建设，为中职学校拓宽档案征集渠道，以开放性档案信息资源形式，为学校与社会的档案利用提供方便。可以借助现有的电子档案，建立相关数据库，尤其是建立突出中职学校的特色档案数据库。以南宁市第四职业技术学校为例，数字化建设的档案类别有：党群类、行政类、教学类、教科研类、基建类、设备类、财会类共7类。档案室主要对永久和长期两个保管期限的档案进行数字化，从1969年到2018年共50年，目前已经完成1485卷33434件283273页。形成的成品有三套备份光盘，每套光盘共61张，每套光盘容量共305G。目前南宁四职校档案室已基本实现了档案信息化，通过扫描对接，为档案管理提供了更高效、更便捷的方式。就目前的情况来看，档案室电子档案已经形成自己的特色，形成分类汇总，大大提升了档案室信息的利用率，通过提高查阅档案的速度，降低了对档案原件损害的风险。
（3）安全保证体系建设。档案管理的信息应用平台是档案信息化不可或缺的一部分，然而怎样才能在提高档案提供利用率、方便广大师生查阅的同时，保证档案信息的安全性，已经成为档案管理事业的新挑战。档案信息化在一定程度上存在着风险，保证档案信息的安全面临着一定难度。档案信息化程度越高，信息被泄露的风险就越大。安全管理的风险体系要以硬件设施为基础，通过构建合理的网络框架，为技术的进一步发展提供支撑，从而保障档案的信息安全。另外，可以通过制订切实可行的管理措施，安装专用防火墙，或是进行权限分级设置，降低信息化过程中存在的风险问题，提高监管能力。
2.软环境建设
（1）相关政策法律建设。档案事业的顺利开展，离不开国家出台的多项法律法规，坚持“以法治法”，如《档案法》和2015年上半年中共中央办公厅、国务院印发的《关于加强和改进新形势下的档案管理工作的意见》等法律法规，这些法律的出台为档案管理工作提供了依据，为档案信息管理的开展提供了法律依据，通过利用相关法律，保障了档案信息资源的合理利用与开发，中职学校需要根据上述法律法规，完善现阶段运行的档案规章制度。
（2）信息化标准建设。现阶段，各个学校档案信息化建设工作缺乏建立统一的规章制度，各个中职学校以自我发展、自我完善形式进行档案数字化建设，采用独立发展形式探索学校信息化建设的新路径，形成一个较为孤立局面。这种情况往往会导致信息共享不及时、人才资源流失、进度缓慢等问题出现。信息化建设是一项烦琐而又浩大的工程，不应该只通过单方面进行开展，需要进行各方的通力合作，共同制订出统一的信息化标准，从而进行衡量。
（3）人才队伍建设。在近年来，随着中职学校的办学规模逐渐扩大，各中职学校的档案资料也逐渐增多，面对庞大的档案资料，出现了档案管理人员短缺、档案管理人员年龄结构偏大、专业技术水平落后等问题，他们没有时间与精力去完成整套档案管理工作，更不能完成档案数字化建设工作。因此需要学校及时引进精通档案业务、又懂得信息技术的复合型人才队伍，让他们有足够时间与精力去完成收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、统计和编研等工作。一是要通过多种渠道向社会公开招聘档案专业型人才，及时补充到学校的档案人才队伍中去;二是要重视档案人才队伍的素质建设，加强对团队培训，以培训、座谈会等形式，让管理人员加强信息化知识学习，从而优化档案人才队伍建设。同时，各级档案局（馆）等业务主管部门要加强对现有档案人才队伍的专业培训，传递最新的档案管理理念，传授最先进的档案管理专业技术，让中职学校档案工作人员突破旧理念、旧思维，更新专业理论和技术，从而加快档案数字化建设。
（4）建设中的注意事项。首先，需要加大资金投入。在中职档案信息建设过程中，需要进行前期投资，购买计算机、服务器、扫描仪等硬件设备和档案管理软件系统;中期的系统维护和后期的设备更新，同样需要提供大量的资金支持。另外，设备老化、坏损时，也需要足够的维修资金。
其次，需要建立以明确服务为导向原则。搞好档案管理工作是档案信息化的根本目的，始终坚持档案管理与资源开发同时进行。只有让档案体现价值，才能服务质量，积极主动地开展相关服务。通过咨询、查阅、编制等形式不断强化服务功能，拓宽领域，进一步加强服务质量，全面促进中职学校的稳定发展。
再次，要以“循序渐进”为原则，结合学校自身的实际情况，制订出符合自身信息化建设的长远规划，分步实施，循序渐进，从而维持稳定发展，这也是一项长远而复杂工程。
最后，始终把档案管理事业置于核心，明确档案信息化建设内容，在此基础上加强数据化建设，档案信息化建设是中职学校不可忽视的重要环节。国家档案局在2002年制定了《全国档案信息化实施纲要》，在其中明确了档案信息化发展的大致方向、主要内容，要依据相关制度进行实施与完善。
四、结语
综上所述，中职学校的档案信息化建设，需要依托信息技术，从而增强信息资源的收集与归类，实现中职学校档案管理水平的有效提升，通过建立智能化、数据化档案，为数据的整理与搜查环节提供方便。为此，中职学校需要将档案管理与信息化相结合，有效利用先进的信息技术，提升档案管理效率，更好地服务于全体师生，实现学校教学管理水平的提升。
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（作者单位：南宁市第四职业技术学校）
作者简介：蒋冬梅（1982-），女，汉族，广西灌阳人，本科，馆员，研究方向：中职学校档案管理。
