强化档案管理推动县级医院持续发展的探讨
摘 要：社会不断发展，对医院档案管理工作提出了更高要求，在县级医院档案管理中也是如此。通常医院档案工作承载着对医院发展全程的记录作用，同时对于推动医院持续发展具有非常重要的作用。具体要求在实际的档案管理工作中，充分结合县级医院发展情况，明确医院发展短板，由此增强档案管理工作，并在此基础上实施优化及完善举措，由此才能切实提升县级医院自身管理水平，进而实现可持续发展的目标。为此，本文基于档案管理视角，探究如何通过强化档案管理来推动县级医院的可持续发展，由此明确其档案管理存在的问题，最终推出应对举措以供参考。
关键词：档案管理;县级医院;可持续发展
医院档案是对院内患者症状、诊疗过程的全程记录，在应用价值上对患者病情治疗起到重要的参考作用，可辅助医生结合档案记录来对患者制订及时有效的治疗方案，并且也是整个医院在应对医疗技术难题时可采用的重点参考内容，对于医院管理决策具备重要的参考价值。从患者本身角度来看，医院档案强化管理，能够准确记录患者的病情及诊疗情况，病人也可实时查看内容，达成院内的信息共享，极大改善对患者的医疗服务。医院档案是对医院本身服务能力及水平的重要检验标准，医院可结合档案内容明确自身服务当中存在的不足，并由此进行及时、积极的改进。因此，强化档案管理是推进县级医院持续发展的重要保障。
一、县级医院强化档案管理的作用
1.推动县级医院持续进步
当今时代科技技术发展异常迅速，医院在此背景下通过创新科技的支撑，得以迅猛发展。在医院发展当中，将临床实践与科学技术的有效融合，能够更加准确突显出临床实践的运用效果，研发出更多全新技术成功，并且此类技术的运用过程还将呈现一种良性的循环，可以非常全面地记录在档案信息内容当中。结合科技档案的内容视角进行分析，所记录的科技技术及实践经验将直接成为往后全新技术实现全面推广的重要参考，为医院科学技术水平的进一步攀升提供更为强力的支持与保障。
2.促使县级医院服务质量攀升
在医院各类档案中，病例档案属于非常重要内容之一，其本身具备内容复杂化、管理难度偏大特点，且病例档案本身和广大人民群众的利益紧密相连，如果档案管理水平不足，则必然会影响到疾病防控及人民群众的保健效果。为此，就必须做好对病例档案的管理工作，这项工作本身在医院档案管理当中起到了极为重要的作用，通常需要相关管理人员及时收集与群众紧密相关的信息来进行归类整理分析，并从中提炼出真正和广大人民群众紧密相连的健康类信息，并由此给予完善的歸类分析。后续医生通过对其中医疗信息的提取，能够极大地提升医疗服务水平，切实保障服务质量的提升。
3.不断深化医院技术变革
医院档案管理中，设备档案属于非常重要的档案类型，其通常被作为医院固定资产查看及核算的重要参考内容，通过对医院设备档案的查阅，能够帮助医院管理者充分掌控院内各项医疗设备的具体使用情况。比如，设备的使用频率、运转情况及具体使用年限等等，由此作为医疗设备后续二次购置的重要依据。最主要的是做好设备档案管理，能够最大限度地规避资源浪费情况，给院内更多全新医疗设备的引入提供重要的内容参考，达成真正意义上的深化技术变革，极大提升和改善服务条件。
4.保障医院决策制订的合理性
医院档案管理部门承担妥善管理好院内所有档案信息的重要职责，从而为推动医院可持续发展做出重要的参考价值。以院内为医务工作人员进行房屋分配为例，整个分配过程需秉持以人为本原则，坚持通过提供住房来吸引大量专业人才。过程中，通过档案查询作用的发挥，可从中对医务人员基本资料进行查阅和分析，以此来规划分配的科学合理性。借助档案查阅的方法及手段，还将充分了解医务工作人员在专业科研方面的基本情况，从而更好地为领导层决策提供帮助。
5.营造积极的医疗氛围
医院档案管理中，档案本身的形成离不开医院正常运行的支撑，而为保障医院整体的稳步运行，也随之产生相应的医德档案。此类档案通常被认定为对医务人员日常工作及行为的约束类档案。实质上，医德档案的内容复杂，不仅仅包含医院整体的管理制度内容，同时还包含了对应的奖罚考核机制，甚至是患者对医疗服务的满意程度指标等。因此，医德档案本身具备较强的综合性，通过对医德档案合理运用及妥善处理，能够有效改进当下的医疗环境，真正营造出良好的医疗氛围。
二、县级医院档案管理中存在的不足
1.档案管理未形成标准化、规范化体系
档案管理本身属于医院管理工作当中的重要内容，因此要求档案管理工作必须和医院的建设和发展维持同步水平，成为医院中独特的发展体系。然而，当今绝大多数县级医院内的档案管理工作仍然处于条块分割状态，整体系统性相对较差。比如，院内人事档案由人事部门管理，设备档案由采购部门登记，病历档案由病案室收集等，不同档案分由不同部门统管，这就导致院内档案管理工作混乱无序、各自为政。相应的档案编号、排序处理差异明显，并未形成标准化、规范化的档案管理体系，最终无法达成高效档案管理，难以实现信息资源的有效统一。
2.管理机制缺乏规范性、系统性
结合多数县级医院档案管理的实际情况来进行分析，绝大多数医院依然采用经验型管理形式，相关档案管理人员在日常工作当中，依然采用传统的档案管理理解和看法来开展相应的档案管理工作，明显这样的管理方式缺乏规范、系统性，很容易引发失误情况，乃至严重违反常规操作，直接给医院档案管理工作的正常开展带来明显的不良影响。有部分县级医院并未详细规划档案内容，致使相关工作人员在进行档案查阅当中，经常面临信息内容断层缺失情况。还有些县级医院明显缺乏完善的档案管理制度，相应的档案管理流程不够规范，直接导致档案管理人员难以对档案归集目标进行有效跟踪，因此在日常更新上也就难以保持及时有效性，从而加大跟踪人员的失误频率，最终致使档案工作质量严重下降，影响其工作效率。
3.档案管理的信息化建设滞后
当前绝大多数县级医院的档案信息化管理水平严重不足，此类医院缺乏足够的资金来支持信息化管理建设，再加上内部有部分档案管理人员所具备的知识信息及技术水平不达标，导致其无法切实有效地通过信息化设备来达成对档案工作的强化管理目标。再就是面向信息化档案管理的制度匮乏，致使档案信息化管理不够规范，相关档案工作人员在岗位职责上混乱模糊，实际的信息化建设流于形式化，最终管理效能严重削弱。最后就是县级医院内的档案信息化管理人才数量严重缺失，多数档案管理人员年龄普遍偏大，且所具备的档案管理理念滞后，难以切实掌握信息化技术知识，从而给医院档案管理信息化建设造成影响。
4.档案人员专业能力不足，专职人员缺失
当前，多数县级医院档案管理工作大都由兼职人员及临时工来负责完成，其并未在此基础上设定对应的专业档案管理部门。再就是档案工作岗位人员流动性非常大，其实际工作变化异常频繁，甚至部分工作人员对于档案的存档标准、收集乃至整理的步骤环节都一知半解，直接致使医院档案管理工作效率直线下降。也有部分医院档案管理人员本身学历不高，所具备的专业知识储备也比较少，在综合素养、业务能力方面明显偏低，难以切实适应新时代的档案管理要求。
5.档案管理缺乏相应的资金投入
为了能够确实完成相应的档案管理工作，就要求医院方面应当不断创新自身的管理工作模式，需要投入相应的资金支持，然后引入相应的信息化管理设备。然而，多数县级医院并不重视档案的信息化管理，同时也未直接投入相应资金。正是因为相应的资金支持不足，从而难以有效引入相应的信息设备，也未借助现有的计算机系统来实施完善的档案管理，从而直接导致县级医院档案管理质量与效率明显偏低落后。特别是一些处于经济欠发达地区的县级医院，更是因为资金投入严重不足，致使管理人员仍然在使用纸质档案管理的工作模式，这种工作模式下的档案管理所能提供的信息准确性明显偏低。
三、强化档案管理，推动县级医院持续发展的有效措施
1.强化专业知识学习，促使档案管理标准化、规范化
要求县级医院档案管理人员积极学习档案知识，不断增强档案管理的宣传与推广，在此基础上切实强化医院管理人员及职工的档案意识。并且还要求相关工作人员需从思想层面来不断强化对医院档案工作的关注程度，由此才能切实实现档案管理水平提升。具体需要将档案工作纳入至医院的日常管理当中，并借助这一方式来达成档案管理与医院业务发展的协同规划当中，实现共同进步效果。还可借助多媒体、计算机等媒介来宣传档案工作，促使院内所有工作人员都能够切实理解档案管理工作的重要性及意义，从而动员全体职工全面支持院内档案管理工作的开展。
2.完善档案管理制度，保障档案资料的真实性、完整性
在当今医疗深化改革的时代背景下，不断完善档案管理制度是改善县级医院档案管理的前提和基础。因此，这就要求医院方面必须结合自身发展实际，不断完善档案管理制度的内容。在通常情况下，医院档案工作的开展可细分为后勤档案和医疗档案两个层面。档案管理中的收集、整理及保存资料则成为整个档案管理的工作核心，对后勤档案而言，具体可以分为维护、更新及利用类档案。因此县级医院在管理上需要科学合理地进行人员分工，要不断明确档案管理工作人员的实际工作内容，切实提升档案管理工作的科学合理性。相关档案管理人员还需不断加强与其他院内部门间的联系，在此基础上深入收集档案资料，充分保障档案资料的真实、完整性。此外，还要求档案管理工作人员应当强化对档案室的维护工作，确保档案室的环境卫生干净整洁，切实保护好档案资料的完整性。
3.增强档案管理信息化建设，推进医院稳步发展
医疗深化改革背景下，需持续促进医院档案管理工作的完善与改建，具体应当增强县级医院档案管理的信息化水平。首先，医院方面应当增强档案管理信息化建设的宣传推广工作，不断在此基础上推动医院全体工作人员积极转变自身的思想观念，深入了解和掌握医院档案管理信息化的重要性，理解档案信息化对医院持续进步发展所能起到的促进作用。其次，医院方面应当不断增大对院内档案管理信息化建设的支持力度，在资源支持上，应当持续增强人力、物力及财力支持，从而在此基础上不断推动档案管理的信息化建设进程。最后，还需搭建其相应的软件信息系统及相关档案数据库，以此来保障档案室内的卫生洁净。通常不同类型的档案及存储介质需要采取不同的方式进行分类管理，这样才能保证医院档案信息的安全、完整性，这样后续档案资料的使用也将更为便捷。此外，还需不断提升档案工作人员的计算机操作水平，切实增强其信息归集、处理的能力，这样才能极大推动医院档案信息化建设进程，从而促使医院更好、更稳的发展。
4.强化档案人员业务能力，提升档案管理效能
首先，需要严格管理档案管理人员录用环节。到目前为止，医院还不太重视档案管理，对档案管理的要求不高，管理效果不理想，文件数据的价值难以真正实现。为了更有效地管理档案，需要严控招聘过程，入职候选人必须具有相应的专业知识，并具有相关证书，并且精通最新设备的操作。其次，对于现有的档案管理员应定期组织学习和培训活动，以更新管理知识，提高工作效率并学习良好的档案管理方法。讲座和协作活动经常在医院举行，以便档案管理人员可以彼此分享经验。绩效评估是根据下属的绩效和业务能力定期进行培训教育活动，纠正甚至解雇未能评估人员。最后，档案管理人员需要深入医院的临床阶段，并充分了解每个部门中档案的不同标准。医院还需要提高其档案管理人员的薪水和利润，以留住更高水平人才。
5.增大档案管理资源投入，切实提升档案管理质量
增大对县级医院档案管理工作的资源投入，重点集中于人力、财力及物力的资源投入，其中资金更是全面转变医院档案管理工作质量及水平的重要影响因素。主要是因为，医院档案管理工作一旦缺乏相应的资金支持，必然难以购买先进的管理设备，同时也将由此直接影响到档案管理水平的提升。因此就要求县级医院管理者们必须增强对医院档案管理的重视程度，积极鼓励和推广医院档案管理中应用信息技术必然性和重要性，在此基础上强化资源与技术等层面支持。总而言之，就是增强对医院档案管理工作的资源投入，通过最先进的管理设备、高素质的专职人员及充足的资金支持来切实提高医院的档案管理质量及水平。
四、结语
综上所述，县级医院档案管理工作不容忽视，所能起到的作用对于促进医院发展而言，非常显著。因此，要求县级医院应当切实掌握和利用好院内档案资源，由此才能最终达成医院专业水平、医疗服务水平、内部管理水平、人员思想水平等多方面的统一提升。要实现这一目标，就必须切实增强医院档案管理人员的专业知识培训，在此基础上搭建完善的档案管理制度体系，通过不断提高档案管理人员专业素质水平、强化信息化档案管理建设、增加档案管理的资源投入等多措并举方式，才能真正有效地促进县级医院的快速进步及发展。
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（作者单位：广饶县人民医院）
基金项目：本文系山东省档案局科技项目（2016001）。
作者簡介：潘岫岩（1968-），女，汉族，山东东营人，副研究馆员，研究方向：档案管理。
