计算机技术在办公自动化管理中的应用
王翀楠
中图分类号：C931 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）08-022-02
摘 要 随着信息技术的发展，办公形式逐渐朝向智能化以及自动化方向迈进，这种趋势能够有效提升办公的效率。将计算机信息技术应用于办公系统中，能够建立统一高效的模式，才能适应目前办公自动化的发展要求。本文对计算机技术在办公自动化中的应用进行分析，希望能够有效提升办公自动化质量，给相关人员以借鉴和参考。
关键词 计算机 办公自动化 应用分析
随着计算机技术的不断发展，改变了人们的生产和生活模式。对人们工作的性质及手段都产生了巨大的影响。随着信息科技的发展，在办公领域中可以借助于高效的计算机处理模式，以信息决策作为指导，有效实现办公资源的合理利用以及资源的共享，办公数据能够得到较好的存储和利用，有效提升办公自动化的管理效率及水平。
一、计算机技术应用于办公自动化的主要意义
办公自动化是一种新型的办公模式，这种办公模式能够服务于人机交互的信息处理系统，是新世纪重点开发的应用技术领域。办公自动化系统深刻改变了目前的工作形式，所使用的系统工具较为先进，后期维护更为方便，更加易于拓展，并且简单操作容易学习，能够支持多种信息网络，在办公过程中也能够有着较好的安全防范措施，人机互动界面较为友好，因此得到了广泛的使用。下面主要阐述办公自动化中应用计算机技术的主要意义。
（一）能够有效提升工作效率
办公自动化中应用计算机技术能够实现协同工作，针对于个人来说，利用lotos或者是office系列软件，能够迅速提高办公效率。在办公任务中，各种文件报告以及表格不再依赖书面材料，同时计算机制作更为精确，不容易产生歧义，防止给工作带来相应的损失。更为重要的是，计算机办公自动化技术能够给相应的技术交流提供了统一的标准，能够实现个体与个体之间以及群体与群体之间的协同办公。借助于计算机网络，办公群体之间的信息接收以及传送都能够准确运行。比如说相应的邮件可以根据管理规定，群发用户或者是向指定的用户单独发送，能够实现信息的快速传阅以及下发，有效提升工作的效率。
（二）有利于节约办公的成本
计算机技术在办公自动化领域中的应用，能够实现无纸化的文件流转，原来许多需要准备较多资料的事项，可以在办公自动化系统中轻易得到解决，这样就能够节约大量的纸张，墨盒以及碳粉，同时对于联系费用通信费用也能够较好的控制，有效降低办公成本，解决浪费过多的问题，同时也能够实现办公设备的共享，为后期的维修和保养都能够建立良好的基礎。
（三）有利于加强办公系统内部之间的交流与联系
由于受到各种环境因素的影响而受到一定的制约，部门与部门之间，员工与员工之间缺乏相应的交流，互动性能比较差。计算机技术能够有效突破时间以及空间上的限制，在不影响工作的前提下，实现办公系统内部之间的顺畅交流，同时也能够使办公业务之间紧密结合在一起。信息采集以及传输都可以在极短时间内完成，领导在短时间内就可以获得相应的参考数据，做出决策更为方便快捷。借助于互联网能够有效对各种资源进行挖掘，也可以实现合作伙伴的跨越式发展。随着越多的资源都在互联网上进行连接，借助于网络进行办公交流具有非常重要的现实意义。
（四）能够实现角色的智能化
借助于办公自动化中的计算机技术，能够有效辅助领导进行决策，做好相应的数据支持工作，能够有效提升办公的质量，也是未来办公自动化发展的主要趋势。借助于计算机系统，能够对各项工作进行核查，提升跟踪的进度以及质量，并且及时反馈办公效率的结果，管理层对于工作进展能够随时掌控，以提升管理的科学化以及有效化。
（五）计算机技术办公自动化的主要特点
随着现在生活节奏的加快，办公效率必然要不断提升以满足时代发展的要求。需要不断整合内部和外部的信息，有效提升计算机网络办公的管理水平，这才是未来抢占办公自动化高地的重要措施。下面主要概括计算机技术办公自动化的主要特点
1.需要实现差异化管理
传统的办公模式比较简单，系统易于维护，但是随着现在工业技术的发展，企业内部划分的门类越来越多，职能性越来越强，对于一般的管理人员来说，职能存在较大的差异性，对于不同部门的员工也存在较多的差别。比如说，企业内部的销售人员可以对客户信息进行浏览，同时要与产品信息平台进行连接，但是由于这部分是企业的比较机密的资源，因此其他人很难进入；员工工作的进度平台领导可以查询，是其他普通员工则不能进入，因此面对不同的人群，需要开放相应的平台信息，这样才能够做到办公管理的自动化以及差异化；
2.计算机办公自动化系统更为灵活
随着信息技术的发展，办公环境愈加复杂，利用计算机办公自动化系统，能够对信息进行分类整理和分析，然后形成有价值的参考数据，供领导选择。比如公司的日常管理情况以及客户的反馈情况，能够有效提升管理工作的效率，减少出现错误的可能性。
3.计算机办公自动化系统没有时间以及空间的限制
在传统的办公模式中，很容易受到时间以及空间的限制，借助于计算机办公自动化系统，能够有效打破时空限制，可以将移动互联网系统，智能无线系统进行充分的拓展和应用，借助于智能手机客户端以及笔记本电脑，可以实现及时的通讯以及视频，同时也可以在各种场合下进行办公，从而实现办公室的无封闭化，对于自身办公业务也能打破时间以及空间的局限性。
二、计算机技术在办公自动化的主要应用分析
（一）计算机网络通信技术
针对于计算机网络通讯技术所服务对象的不同，可以划分为局域网以及广域网两种。在办公自动化的应用中，借助于局域网系统，能够将办公部门或者是群体组成一个系统内部的网络，通过先进的通信系统以及技术进行连接，以实现视频图像以及数据之间的交流以及存储和交换，能够有效提升全体工作的效率，增强人员之间的信息交流，能够有效避免因为信息传输失误而使得企业管理出现问题，提升信息传输的成本，同时也能够提高信息传输的精确度。借助于计算机网络通信技术，能够有效实现数据的交流以及共享，借助于企业所搭建的信息分享平台，能够有效简化办公自动化的流程，对于各种办公数据能够得到精确的利用，促进企业的长期健康可持续发展[1]。
（二）计算机远程传输技术
计算机远程传输技术已经成为目前办公自动化的必备标准，借助于各种专用软件，能够实现快速的远程信息的传输，并且可以实现发送的文字以及表格之间的快速转换，实現文件的自动接收以及存储。通过各种简单的办公自动化操作步骤，能够以比较短的文件传输的时间，实现文件传输的应用化，这也是计算机技术在办公自动化中的一种应用。
（三）文件的恢复以及备份的技术
人们在办公过程中，经常由于各种问题误删数据，造成不必要的损失。因此对于计算机文件掌握数据备份技术能够有效实现对删除数据的恢复，减少数据遗失的可能性。在进行办公过程中，在发生意外文件被删除后，也可以借助于历史备份查看相应的记录。如果存储设备出现故障，无法进行存储，也可以借助于计算机恢复数据的功能，查找丢失的数据，然后借助日志进行备份，这种有针对性的恢复数据的工作，能够使得计算机数据存储更为安全性，能够有效实现文件的快速流转。
（四）建立内部的信息发布平台
比如说可以借助于电子论坛刊物以及公告板的形式，明确内部的规章制度以及相应的公告事项，在内部能够无纸化传播，有助于单位员工及时了解外部的动态情况。信息发布的平台是内部人员相应的公开信息的场所，管理员对其信息进行分类和更新，也可用于发布各种通知，在内部可以设置电子邮件，具备与外界进行交流的功能。借助于内部信息发布平台，领导也可以掌握相应的工作反馈情况，以达到不断提升以及优化的目的[2]。
（五）促进办公流程的自动化
需要有效提升办公工作的效率，同时对内部资源进行改进和提高，有效提升工作的舒适性。大量单位内部的流程化工作，都可以借助于计算机技术实现自动化发展，这样能够使得内部与外部资源进行优化和整合，对办公事务进行管理，比如说日常用餐的管理，其他会议管理物品管理都可以与办公流程自动化相互结合。
（六）其他方面的应用
计算机技术在办公自动化中的应用，除了有以上几个方面的内容之外，还有其他几个比较重要的应用：
1.档案管理中
在档案管理中应用计算机技术能够有效实现无纸化办公，同时对于人事管理，工作管理以及资料管理考评制度急着都能够结合起来，有效降低工作的管理费用，实时查询功能更为强大，提升人是管理的效率。
2.对于会议管理也有较多的益处
在传统模式下，当召开会议时，需要准备大量文件，借助于计算机技术，能够使得会议管理更为轻松，在会议召开前，可以通过内部OA系统对会议议题和内容进行审批，然后在相应的安排人员时间以及场地，以电子邮件的形式发放，会议的函件，借助于信息技术，要整理好相应的会议记录。
3.对于个人用户进行管理
可以提供用户在线办公的平台，对用户个人工作进行统一规划和管理，做好相应的日程安排以及工作整理以及记录，还能够与其他用户交换意见，实现网络材料的报审[3]。
三、计算机技术在办公自动化中的应用前景
在未来智能化是办公自动化的主要发展方向，需要组织流程进一步优化，加强知识创新以及技术创新，成为智能管理的智能平台。第一，更加强调知识驱动，以借助于知识管理技术，将知识管理纳入到协同办公平台建设中，建立相应的场景通道，充分发掘创造力，并且将组织行为转变为个人行为，实现知识系统的综合化；第二，建立门户，更加强调以人为本，同时更加强调人机交互之间的可操作性以及及时共通性，个体协调之间更加方便快捷，做好数据的整理和分析，实现自动化以及智能化；第三，做好协同办公。随着移动互联网发展在个人办公终端设备上进行知识管理已经成为常态，它可以实现移动办公以及无线的掌控，有效提升办公的效率。
四、结语
计算机技术在办公自动化中有着较为广泛的应用，它能够有效提升办公自动化的效率，并且做好各专业的系统配合，因此在未来的发展中具有十分重要的现实意义及社会意义。
参考文献：
[1]彭辰阳.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用[J].技术与市场，2020，27（6）：96+98.
[2]王才伟.办公自动化中的计算机技术应用研究[J].计算机产品与流通，2020（8）：10.
[3]江浩.计算机视觉技术在自动化中的应用探析[J].科技创新与应用，2020（14）：179-180.
