网络平台下的高校档案信息资源共享机制探讨
曹倩
摘 要：社会信息化水平持续增高，社会公众信息知情权呼声日益高涨，对于高校档案信息快速获取的需求愈加强烈。同时，由于现代化校园建设偏重于科学、高效教学理念，这也为规划开发档案信息资源管理机制提供基本理论支撑。因此，根据实际高校档案信息资源建设需求，对网络平台中共享机制建设瓶颈进行处理，全力完善优化高校档案信息资源共享机制，实现便捷、安全、有效地信息资源管理。文章首先阐述基于网络平台高校档案信息资源共享核心含义及作用，然后对建设现状与建设方向进行逐条说明，最后提出高校档案信息资源共享机制。
关键词：网络平台;高校档案;资源共享;开发机制
当前，高校现代化网络建设不断深入，网络平台及相关信息技术在各项管理工作中都发挥出重要作用，是当前开展创新教学的重要组成部分。各类信息资源管理系统彻底改变了传统高校教学管理模式，如“教务网络管理系统”“教学质量监控管理系统”“科学技术成果信息检索系统”“教师发展信息管理系统”“学生发展信息管理系统”等。多元化、多层次的系统类型为高校信息资源建设提供重要内在支持。但是，由于以往主要采用“由上而下”建设方式，使建设成效较为分散，导致信息资源管理水平高、应用实效低的状况。此类信息资源管理模式也被称为信息孤岛，严重影响高校信息资源共享的实效性，制约了相关管理系统的标准化、统一化发展。因此，高校档案信息资源建设管理应充分融合创新型信息技术，向建立健全信息资源共享机制提供技术支持，最终提升各部门之间信息数据交互共享的高效性，克服高校档案信息资源共享障碍。
一、网络平台下高校档案信息资源共享核心及意义概述
1.高校档案信息资源共享核心含义
基于网络平台进行信息资源管理共享机制建设的核心意义就在将分布于不同位置的计算机网络进行连接，在协议的规范下展开通信，以实现软件、硬件、网络数据、信息资源等元素的互联共享，整体上而言，能够将其划分为软环境与硬环境。网络平台架构下的高校档案信息资源管理可以理解为高校的数字化信息库，利用数字化技术将高校档案整合至网络平台中，以便对信息资源展开处理与使用。同样，只有通过特定的档案管理程序才能将信息资源录入到相应系统中。从本质上分析网络平台下的档案共享，可以提高人们对于参与系统应用的效率与体验，充分使用能够获取的信息。需要注意信息资源与物质资源之间存在较大差异，物质资源共享保有量会由于参与人数的增多而降低，但是信息资源本身的价值不会由于资源共享、整合、复制而减少。
2.高校档案信息资源共享功能作用
（1）完善档案信息，扩充馆藏结构
高校档案信息资源本身具备丰富的内涵和宽广的外延，能够将现存资源进行科学整合，建成系统化的信息资源库，以此发挥共享及传播作用。同时，利用网络平台将高校档案信息资源征集规模扩大，并将进一步完善信息资料内容，保证信息资料结构多元化。高校档案信息资源共享功能还能进一步扩大档案馆藏容量。
（2）满足高校对档案信息的利用需求
在信息化技术与网络平台建设不断提高的背景下，高校信息数据量出现大幅增长，以往信息采集模式逐渐难以满足快速增加的信息需求。因此，基于现代化网络技术的高校档案信息资源应开始对管理机制與开发模式进行转变，进一步推进高校档案信息资源共享化建设水平，为使用者创造更加完善、优质的信息资源服务。
（3）适应高等教育发展
当前信息发展进程仍在不断加速，需要共享机制建设者明确信息技术在当前社会发展的重要资源作用，并向教育教学、科学研究、管理规划提供相应服务，辅助领导层做出正确决策指引，从而建立切实有效的信息资源服务体系。因此，将高校档案信息资源进行整合与共享管理，能够满足高等教育发展的需求。
二、高校档案信息资源管理现状及发展方向
1.高校档案信息资源管理建设现状
首先，大部分高校中的各个部门尽管已经创办了独立的信息资源管理系统，且为高校的教学、科研等活动提供资源支持。但是，由于高校中各个部门的工作特征、职能、内容都存在一定的差异，导致档案信息资源不具备标准统一性。高校内部工作网络化、共享化、自动化程度较低，缺少相对统一规范的管理。
其次，当前高校档案信息资源在网络平台中的建设有所提升，通过设计开发自动化水平较大的管理系统，生成了海量电子文档，这些文档都需要尽快被相关档案管理系统收纳。但是，诸多高校的档案管理系统与自动化管理系统没有进行有效连接，使海量电子文档分布较散，难以进行有效收纳与查询。
再次，当前高校在档案资源信息数字化建设方面相对欠缺，多数档案信息资料没有整理为电子或数字的形式，能够参与网络平台共享机制的信息量非常匮缺，导致其本身或加工出来的利用价值较低。
最后，高校档案资源管理队伍建设专业化水平较低。根据相关统计数据得出，教育部直属的高校档案馆（室）现有72个，专职档案管理人员为750名，其中仅有450人毕业于档案学相关专业，剩余300人仅参与过档案上岗培训和继续教育。同时，档案管理人员对于网络技术与信息处理的掌握程度普遍较低。
2.高校档案信息资源共享发展方向
（1）运行保障层面
高校想要实现档案信息资源管理机制的有效运行，必须提前做好运行保障工作。只有确保运行保证层面能够提供有效支持，才可以使高校档案信息资源在多种网络平台中长期、有效进行共享传输。需要注意的是，高校在建立档案信息运行保障方案过程中，需要参考标准规范机制、法律法规机制以及利益平衡机制的内容与含义。
（2）协同发展与激励层面
强化高校档案信息资源共享机制是建立在学校各部门的共同建设上，不仅需要利用合作机制约束作用，还需要对激励策略进行强化。考虑到高校档案信息资源不属于公共物品，也不能由任何人进行随意获取。因此，有必要通过制订相应协议与规则来强化约束力。通过建立健全各高校的协同发展策略，明确各部门的权利与义务。同时，在激励方面进行强化，提高交流频率，对档案信息资源进行经验分享，充分调动各个部门参与共享机制的主动性，从而实现共享服务质量的提高。
（3）平台管理层面
高校档案信息资源共享机制是建立在网络平台的基础上，基于经济方面的考量，有必要对高校档案信息资源系统进行集中改进与优化，保证机制具有较高的共享性，以便扩大系统的经济效益。创办高校档案信息服务中心、构建高校档案信息共享系统是高校档案信息资源共建共享的具象化体现。可以在一定程度上对管理流程进行简化，以提高共享机制与系统的自动化水平。
三、网络平台下高校档案信息资源共享机制构建研究
1.高校档案信息资源共享流程简述
网络平台下，规划高校档案信息资源共享机制开展流程，需要将各个高校的档案管理部门、归档单位及用户进行有效连接，并以此为主体，建设信息共享网络平台。基于高校档案信息资源共享机制构建因素的特征，充分结合对此机制的使用特点，网络化技术支撑下的共享机制可以进行以下流程的规划：一方面根据对象的差异化特征，明确相对应的档案信息共享范围;另一方面选取并确定高校档案信息资源共享的环节，进行逐一处理，从而扩大高校档案信息资源共享应用范围。
2.高校档案信息资源共享数字化管理机制
基于网络平台的数字化档案信息资源共享建设，需要参照以下三方面。
第一，基本目录数据库。结合各高校校内档案管理状况，将档案卷宗目录内的类型号、馆代号、档案号、提名、生成时间、关键词、数目、纲要等相关内容展开著录标引，在初始化高校档案保留状态下，确定编目单位，完善基础目录数据库，保证能够通过计算机检索系统进行信息查找，并提供相应档案原件。
第二，数字化档案信息资源专题数据库。通常情况下，各级高校都具备创建数字化档案信息资源专题数据库的条件。但是，在实际应用过程中，受到诸多因素的限制，其中包括时间限制、规范条件、应用范围等，这些均需要结合当前高校具体的管理内容与方向，准确考量高校档案信息资源共享的关键部分与软、硬条件。专题数据库可以分为教学档案、科研档案、人事档案以及设备档案。其中，教学档案包含学生学籍档案数据信息、成绩档案信息、电子课件数据信息、学位论文数据信息;科研档案包括科研项目档案信息、教师论文档案信息、专利专题数据信息、学术活动数据信息;人事档案主要基于档案信息资源反馈出的情况，创建人事信息数据档案;设备档案主要基于设备的差异化特征，创建设备档案信息数据档案。
3.高校档案信息资源共享机制需求范围
首先，网络平台下高校档案信息资源共享机制的运行，需要将整体资源进行有效整合，并确保广大师生能够充分利用这一应用，以此实现档案信息资源的互联互通。以往高校档案信息开发主体为档案的构成者、归档者以及与档案信息相关的参与者，但是在网络平台中参与档案信息资源共享的主体形式较为多样，不仅可以是组织机构，还可以是个人或企业，且多个参与共享的主体都能对同一信息进行同时访问。
以高校中学生的档案信息为例，可能在同一阶段，教务部门需要结合学生信息展开学籍管理，财务部门需要结合学生信息展开收费管理，毕业管理部门需要结合学生信息展开分配管理，用人单位或企业需要结合学生信息进行用人考核。对于此情况，在网络平台的共享机制下，即可实现对学生信息的快速获取。
其次，高校档案信息资源共享程度与范围的限制因素。档案信息资源的差异化特征决定共享主体也不相同，而不同的共享主体又决定其具备不同的共享资源。高校中部分档案信息资源并不适宜开放性参考，因此将档案进行密级划分。档案的秘密程度决定了其参与共享的程度与范围。档案信息绝密度越高，参与共享的程度越少、范围越小。同样，档案的初始化源头也决定了档案的秘密程度。
最后，划分共享需求。各个学校的相关信息资源共同构成了高校档案信息共享资源，基于共享规模的限制因素，将共享资源进行划分，共分为三个层次。第一层，学校内部共享。参与共享的信息内容是本校的档案信息资源，由该校档案管理部门进行信息资源整合与提交，能够参与并使用的主体是该校内的教职人员，以校园内部网站为依托，进行内部信息资源共享;第二层，校与校之间的共享。在校园网的基础上，将参与信息共享的档案部门进行连接，利用教育网完成信息資源的交互传达。在此阶段，高校中的档案管理部门不仅是参与共享的主体，也是提供信息资源的客体;第三层，全社会共享。以公用信息网络为依托，将各个学校档案管理部门进行连接，打破限制因素，给不同层次、不同方向的档案共享机制应用者提供活动支持。社会层面的共享也是最高层的档案信息共享，参与主体众多，包括政府、档案管理部门、社会公众等。
4.档案信息资源共享机制控制模式选定
（1）集中式控制模式
在传统的控制模式当中，有一种方式是以档案信息的内容为主体，从而对共享档案资源进行统一控制，这种控制模式叫作集中控制模式。因所有档案信息资源整体存放在高性能的网络服务器中，共享者只能通过网络访问服务器来浏览档案信息资源，除此之外别无他法。此方法具备档案信息资源集中、查询方便、使用效率高等优点，但也存在不足之处，如过于依赖服务器、成本太高等。
（2）分布式控制模式
分布式控制方案采取的是p2p模式，在此模式下，能够在系统的互联互通中进行资源信息的共享。将用户作为档案信息资源节点，并设定为对等体展开数据交互，任何网络平台或计算机都能获得相应的信息资源。同时，又能够向信息资源共享平台提供数据。在跨部门处理过程中，不再需要对信息资源进行统一处理与筛查，只需要将取得相关信息资源，通过原有的档案管理系统进行数据分析。此模式的不足在于，用户需要主动将信息资源进行共享，其他人才具备参与共享的资格，对高校档案信息资源管理带来一定约束。
（3）集中分布式控制模式
基于上述资源信息共享控制方案研究，集中模式与分布模式都具有一定的缺陷与不足。因此，将上述两种模式进行融合，则会形成集中分布式共享控制模式。在此模式的作用下，网络平台中的用户为子单元，主要任务是将个人信息资源进行自主整理，通过网络管理服务器的辅助功能，使子系统完成管理。在这种情况下，无须展开专门的P2P软件设计与开发。通过服务器技术，将高校档案信息资源查询与档案传输一并归档于服务器中，利用各个节点所具备的计算与储备功能，进一步发挥上述两种模式的优势特征，相互补足对方缺漏，确保档案信息共享服务能够高效、稳定、良好的运行。高校档案信息机制也就是对模式的选定，共享程度的差异化特征决定共享模式的选择。第一层，校园内部共享，可以选定集中式控制模式;第二层，校与校之间的共享、馆藏目录信息，可以选定集中式控制模式，专题内容档案信息可以选定分布式控制模式;第三层，全社会层面的信息资源共享，可以选定集中分布式控制模式。
四、结语
新时期，高校实行档案信息化建设的发展潮流是将高校中的档案信息进行资源整合，从而促进高校档案创新化与共享化的发展。在实际运行中，各高校的档案存储处应不断提高自身能力来满足校园以及社会对档案信息不断提升的需求，充分利用网络大环境的背景，全力发挥档案信息的作用，加速档案信息的资源融合与共享，为高校的档案工作持续推进打下坚实的基础。
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（作者单位：西安铁路职业技术学院）
