新档案法视域下档案信息化管理应遵循的原则与创新举措

    王玉玲 杨生吉

    摘? 要：本文从档案信息化建设与创新性入手，深入阐述了新档案法视域下档案信息化管理的重要性、保障电子档案资源的安全保存和信息共享利用应遵循的原则和创新措施。

    关键词：新《档案法》;档案信息化;档案管理;档案创新;体系建设;监管机制

    Abstract： Starting from the construction and innovation of archives informatization， this paper expounds the importance of archives informatization management from the perspective of the new archives law， and the principles and innovative measures to ensure the safe preservation and information sharing of electronic archives resources.

    Keywords： New 'Archives Law'; Archives informatization; Archives management; Archives innovation; System construction; Regulatory mechanisms

    新檔案法视域下，要充分利用数字化技术、网络技术、远程通信技术等现代先进技术的有机整合，进一步提高档案管理和利用的现代化信息水平，逐步形成档案信息远程传输、信息资源共享的完整服务体系。

    1 档案信息化管理应遵循的原则

    1.1 遵循前瞻性与规范性原则。实施档案信息化管理，档案人员应清醒地认识到其所需的硬件设施、软件开发以及数字化的应用，都需要投入大量的人、财、物。实现档案信息化管理，电子档案必须遵循“程序科学规范”的相关法律、法规、制度和标准。[1]

    在电子文件整个生命周期的运行过程中，其存储载体、存储格式、编码构成其各要素都会随着时空的变化而发生改变。在这种情况下，不可能强制性要求电子档案的原貌“一成不变”，而要针对不同的个案和对象进行整体性规范化和个性化控制。

    电子档案无论以何种遵守规范的程序要求，都能通过详细的背景元数据和过程元数据来记录和审计。背景元数据和过程元数据则是电子档案元数据的重要组成部分，是电子档案管理规范必不可少的关键内容。

    1.2 遵循文档一体的标准化原则。这是档案信息化管理的前提和基本要求，档案人员需要把档案信息化管理纳入到单位整体的办公自动化的总格局之中，文档的收集、传输和存储等与办公自动化软件加以整合并融为一体，实施同步运行、纸质与电子同步归档。档案馆（室）通过馆藏档案数字化平台接收电子文件，再进行分类、编码处理，此时应坚持档案规范性原则，运用科学规范、严谨的标准规范和法规政策，严格执行文档一体的归档标准原则，使电子文件的归档科学、精准，总体达到档案信息化的管理标准。传统介质档案经过信息化加工转化成数字档案，采用信息化管理措施，使档案在保管、传递、利用等过程中实现有序化、标准化、信息化和规范化，避免出现分散、凌乱、孤立的电子文件，造成信息系统互不兼容，重复使用等现象。

    1.3 遵循文件“来源可靠”的归档双轨制原则。就电子档案而言，新档案法明确要求其“来源可靠”。电子档案是由经过授权和确认的法定形成者，在既定的业务活动中，在特定时间内，使用安全可靠的系统而形成。由纸质文件向电子文件过渡的流程中，必须严格坚持和遵循档案归档的双轨制原则。国内很多专家预计，在未来较长的时期内，作为档案的纸质文件和电子文件还会继续并存和使用。而且按照国家档案局相关法规要求规定，电子文件必须与相同版本的纸质文件同时归档保存。

    1.4 遵循安全与实用性原则。随着档案管理数字化、信息化的不断深入开展，网络的脆弱性和潜在威胁等弊端也日益凸显。因此，计算机技术人员与档案管理者应协力共同加强网络安全保密技术的研究、开发和利用。在档案信息化管理中，重点考虑安全保密及实用性原则，针对密级性要求高的电子档案，其信息系统还要考虑环境安全保密的各种内外因素。档案信息化管理，不仅在档案量的多少，更在于其质的高低。在档案信息化管理中，档案馆（室）不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更要有选择性地对馆藏档案全文、整件（卷）完整档案实施数字化转变，要在信息化服务中彰显其特色内涵和独特方式，在创新研发和服务模式上扎扎实实做好文章。

    1.5 遵循后继人才储备原则。实现档案信息化管理和创新发展，离不开各种专业技术人才的支持和长期维护。要求信息化背景下的档案工作者必须具备一定的计算机技术、档案专业知识、电子文件管理技能等。各单位要不断培养并储备既掌握信息技术、又熟悉档案专业知识的复合型人才。档案管理人员还要不断更新观念，不断丰富提高自身的综合素质，不断坚持学习新知识，掌握新技能，具有创新思维意识，树立为社会和公众服务的价值观。

    2 实施档案信息化管理与创新的举措

    2.1 建立科学严谨的规范化体系。开展档案信息化管理工作，首先是做好档案基础工作的规范化和标准化。[2]把纸质档案转变为电子档案的初始阶段，存在着业务基础薄弱，纸质档案质量参差不齐，电子文件诸多不规范，特别是各类档案的著录细则不详细、兼容性不强，系统软件的可移植性差等问题。所以，国家档案局必须制定一套完整、统一、科学、规范的标准体系，切实保证档案信息化管理规范科学。

    2.2 完善档案信息化管理的安全保密及监管机制。政府部门要从法律法规层面，尤其是在新档案法视域下做好安全保密及监管机制，提高计算机信息技术人员和档案人员技术能力、政治思想觉悟和综合素养，做到警钟长鸣，从根本上铲除网络犯罪、黑客等不法分子对信息系统的威胁。采用身份认证、防火墙、数据备份、异地保存等多重安全防护措施。

    2.3 提高科技创新支撑能力。首先，要有技术与质量双重可靠、性能优良、实惠耐用等与之相匹配的仪器设备，做好内控外防，从源头上减少自然毁损和应用效果低的概率。其次，要积极不断开发设计并研制出切实可行的、通用性高的档案信息管理软件，使档案信息化管理与单位办公自动化系统融合贯通一体，达到自动化整合兼容的成效。最后，档案信息化管理人员应积极采取有效措施，做到提质增效、降本增效，具有应对风险、确保各种设施安全运行与技术维护的技能。[3]

    2.4 大力加强新时代档案信息化管理人才队伍建设。必须打造高水平档案信息化管理人才培养体系。如何形成高水平人才培养体系，关键要在创新人才教育培养模式、优化各专业人才成长环境、大力培养具有档案信息化管理技能的人才队伍上下功夫。同时，现有档案管理者要自觉不断更新观念，坚持继续教育学习，提高创新思维和能动性，不断掌握新技能，树立终身为社会和公众服务的信心与理想。

    2.5 提升档案信息化管理的创新途径。信息化产业技术的成熟发展与广泛应用，档案信息化管理势在必行。为了更好地发挥档案信息化管理最大化优势，管理体系机制创新是先决条件。目前，在信息化背景下档案管理创新的基本途径主要有：创新思想意识，创新专业理论知识，创新技术管理手段，创新档案信息化管理队伍的团队建设等。各级各类档案馆（室）要积极开展档案信息化建设与创新工作，更好地服务国家建设和社会进步。

    参考文献：

    [1]吴雁平，刘东斌.“立有主、收有限、存有期、用有度、销有据”——新修订《档案法》的规制解读[J].档案管理，2020（05）：25-27+29.

    [2]徐未晚.以档案法颁布实施为契机 开启上海档案工作高质量发展新征程[N].中国档案报，2020-08-03（003）.

    [3]张瑜.数字档案长期保存风险的识别与应对策略[D].武汉大学，2017.

    （作者单位：王玉玲，陇东学院;杨生吉，甘肃省档案局? 来稿日期：2020-12-04）