档案保管外包服务能力评估研究
马志颖
摘? 要：就档案保管外包服务机构而言，现行评估表档案保管硬件条件占比偏重;档案库房产权评估实操性不强;人员管理测评要求不高，以及安全保密体系测评力度不够，针对上述问题，结合实际，提出相应的改进建议，以期对档案保管外包服务能力评估现状有所裨益。
关键词：档案保管;外包服务机构;服务能力;评估表;测评内容
Abstract： As far as Archives storage outsourcing service institutions are concerned， current assessment form places too much emphasis on hardware conditions for archival preservation; the evaluation of the property right of archival repository is not practical; personnel management evaluation requirements are not high， and the evaluation of security and confidentiality system is insufficient. In view of the above problems， combined with the actual situation， the corresponding improvement suggestions are put forward， in order to benefit the current situation of the evaluation of the service ability of the Archives storage outsourcing.
Keywords： Archives storage; Outsourcing service institutions; Service capabilities; Evaluation criteria; Evaluation contents
笔者针对档案保管外包服务能力评估现行评估表实施过程中可能存在的问题提出自己的看法。
1 档案保管外包服务能力评估现状存在的问题
档案标准从性质上可划分为基础标准、业务管理标准、技术标准及评价性标准四类，其中，评价性标准专门适用于档案服务业企业，[1]因而建立各类评级制度利于从宏观上衡量各企业业务水平的高低，起到市场导向作用。[2]
2017年8月2日，国家档案局发布报批稿《档案保管外包服务管理规范》的实施不仅使得档案寄存托管类企业的管理服务有法可依，还开创性地弥补了长期以来档案行业评价性标准缺失的现实不足。
1.1 档案保管硬件条件评估占比偏重。现批准实施的《档案保管外包服务能力评估表》（下简称“评估表”）相较于之前征求意见稿的《档案社会保管单位分值测评表》（“分值测评表”）在内容和结构上更为细化全面。
评估表将分值测评表“安全值班”的内容调整进“档案保管场所建设”的具体测评指标“防盗报警与安全值班”里，使整张表的逻辑顺序更加连贯;又将分值测评表“档案利用”里的具体指标“档案调用”单设成“档案运输”，以提高档案专人专车运输的必要性。
分值测评表尽管提及“档案利用”，但其具体指标“档案目录”只涉及到档案保管外包服务的一小部分。
现行评估表“信息化管理和利用服务”较全面地反映出寄存托管类企业综合管理和提供利用服务水平，具体测评指标包括“档案查阅”“档案管理信息系统”“数据库建设”“数据安全措施”等。
但总体来看（见表1），现行评估表仍太过侧重档案保管硬件条件，包括“档案保管场所建设”“档案运输”“档案保护”“档案装具”，权重共76%，而其他各评价维度权重相加才24%，包括“公司资金”“人员管理”“信息化管理和利用服务”“制度建设”。
1.2 档案库房产权评估实操性不强。现行评估表“档案保管场所建设”下设9个具体指标。其中，“自有档案库房”“租用档案库房”和“租用年限”这三个指标和内容设置在企业评估过程中可操作性不强。
首先，现行评估表将库房产权简单地一刀切为“自有”和“租用”，并规定参评企业必备自有库房，若某公司库房全部自有，面积达6000㎡及以上，按该表最高可得44.5分，在理想情境下该司丧失了获得满分的权利。
其次，该表规定库房的选址布局、建筑设计、档案保护、防火设计、建筑设备符合要求，自有库房得5分，租用库房得2.5分，分值差异合理，但是将其分别设在“自有”和“租用”具体测评内容里并不十分科学。
最后，自有库房不存在年限要求，该表单设“档案库房租用年限”指标，权重2%，容易引起歧义，可能存在库房全部自有的企业疏忽下漏算掉2%的情况。
1.3 人员管理测评要求不高。现行评估表关于“人员管理”的权重设置不足10%，主要测评档案业务及管理人员、其他岗位人员上岗证书持有情况。
目前考察以员工基本技能为重点，不能全方位地测评企业用人情況和整体业务素质。（见表2）
1.4 安全保密体系测评力度较弱。纵观现行评估表，对信息安全保密工作的测评缺乏聚焦性，[3]只是将其体现在各零散的指标上。例如，上文所述“信息化管理和利用服务”里的“数据安全措施”，权重仅为2%，以及权重为3%的“制度建设”测评内容。因此，应单设“安全保密体系”指标。
2 档案保管外包服务能力评估的实施建议
2.1 科学建立与实施等级评价体系。正确衡量档案服务业企业水平的高低，需要遵循相应原则，制定一个较完善的等级评价体系。
寄存托管类企业测评应以五大维度为主（见表1）。同时，现行评估表侧重强调档案保管基础设施，权重占比过高，忽视了人力资源、档案信息安全保密等因素。
本文建议将“档案保管硬件条件”权重设置为40%，其中，按相应比例，“档案保管场所建设”为25%，“档案运输”为2.5%，“档案保护”为9%，“档案装具”为3.5%，再将“公司资金”和“安全保密体系”提高至15%，“人员管理”提至20%，在不改变测评重点的同时提高了其他项重视程度，权重设置更为严谨。
现行评估表通过增加“基础关键项”，以“必备”明确企业参评条件，也是值得借鉴的方式。此外，随着行业的发展，等级评价体系也应不断调整。
2.2 完善库房产权指标设置。本文建议将现行评估表“自有档案库房”“租用档案库房”和“租用年限”调整为“库房产权”“库房面积”“库房设计”三个指标。
需要注意的是“库房产权”“库房设计”只有库房全部自有和自有部分面积不低于6000㎡时才能分别得到最高1.5%，有租用库房，且自有库房面积低于6000㎡时最高得1%。则若6000 ㎡库房全部自有，假设其他条件都满足，应得1.5+7+1.5=10分;若自有4000㎡、租用2000㎡，则得1+3+3+1=8分，若自有6000㎡、租用2000㎡，则得1.5+7+3+1.5=13分。
此外，“档案保管场所建设”各指标权重也对照原表，合理赋值，如“库房环境”2.5%，“配备附属技术用房”2.5%，“消防设施”4%，“防盗和值班”3%，“供电”2.5%以及“照明”0.5%（见表3、4）。
2.3 加强档案外包机构人才队伍建设。本文结合2016年全国范围内20家档案服务业企业人力资源情况调研数据[4]（见表6），从“人员规模、类别、素质和组织优化”四个指标探究档案寄存类企业人才现状。
首先，参照国家统计局2011年发布的《大中小微企业划分标准》，软件和信息技术服务业划分应满足相应条件（见表5），20家調研目标企业人员规模平均300人，[4]基本满足了中型企业的要求。
考虑到样本的特殊性，本文将测评标准设置为大型企业2%，中型1%，小型0.5%，微型规模不得分。
其次，应大幅提高营销人员和专业人员的占比以提高行业竞争力。
最后，对企业人力资本潜力的测评。通过强化现职人员能力，促进企业良性运转（见表6）。
2.4 注重全流程风险控制。档案保管外包工作存在自然或人为侵害的潜在风险，[5]应从档案存储与日常管理、服务人员和服务对象三个方面探析潜在风险[6]（见表7）。
只有服务全流程注重风险控制，才能确保档案安全，形成较为合理完善的安全保密体系。
参考文献：
[1]纪建楠.我国档案服务业标准建设研究[D].辽宁大学，2017：21.
[2]姚军，朱胜良，钱唐根等.《档案保管外包服务管理规范》解读[J].中国档案，2018（09）： 26.
[3]国家档案局.课题研究报告：档案数字化外包安全管理问题分析与解决方案研究课题（一）[R].2013（12）： 21-22.
[4]邓小军，丁海斌.中国档案服务业企业蓝皮书（2016）[M].沈阳：辽宁大学出版社，2017：301-302.
[5]严永官.商业性档案寄存行业的规范管理之我见[J].档案管理，2013（04）： 26.
[6]肖潇，陈金星.企业档案外包工作探析[J].办公室业务，2018（11）： 129.
（作者单位：常熟理工学院图书馆? 来稿日期：2020-12-15）
