电子政务环境下政府档案管理模式研究

    张嘉毅 陈渊 陆跃海 袁培尧

    【摘要】跨入21世纪以来，我们处于一个信息化社会中，信息成为人们重点关注的对象，信息网络技术也得以普遍的应用。在这种情况下，网络环境为政府推行电子政务提代了良好的平台，同时也加快了构建政府档案资源体系的步伐，使政府档案的服务功能得以进一步拓展，政府档案的信息化建设速度得以加快。随着政府电子政务的实现，在这种环境下，档案管理工作也需要不断的进行创新改变，特别政府档案又与人们的切身利益息息相关，这就更需要加快管理方式的改变，确保政府档案管理加快向科学化和信息化发展的进程。

    【关键词】电子政务；管理模式；政府档案

    引言

    在当前网络环境下，电子信息技术与行政管理工作得以有效的结合，政府电子政务得以实现。在这种情况下，政府电子办公文件不再受制于时间、空间和部门的限制，为政府各部门提供优质、全方位的服务。而且在信息技术和办公平台的基础上，政府各部门文件的传送及管理也发生了较大的变化，各种现代化的先进技术得以应用。在这种环境下，政府档案的管理模式也在不断的发生变化，并在不断的进行创新。

    一、服务手段

    近年来，电子政务和政府网络智能办公系统得以应用，这有效的改变了政府档案信息服务的方式，其开始更偏重于网络和数据库，而且档案信息服务方式也开始一改有限和被动服务的限制，开始向网络资源为主的无限和主动服务方向转变。打破了传统的静态和间接服务，更注重于提供动态及直接的参考咨询和开发编辑。而且通过对档案资源信息进行提炼加工，从分散、无序的档案资源中进行信息的提取和浓缩，利用多种服务方式，从而有产的提高档案信息服务的主动性、快捷性，使其向高层次的服务方向发展。

    二、档案载体

    政府电子政务办公的应用，有效的加快了网络技术、数码技术和各种现代化的高科技技术在政府部门的应用，而且一些新型材料也得以使用，这有效的提高了政府档案载体形式的丰富性，使长期以来只依靠文字来对历史记录的档案载体模式得以打破，通过声音、图像等能够更直接和生动的将事物得以展现出来。而且在对档案进行记录时，以光盘、磁带及移动存贮设备为主的磁性材料得以应用，从而有效的改变了档案材料收藏单一化的特征，使其向多元并存的方向发展，同时也加快了档案结构的改变。

    三、档案主要工作流程中管理方式

    网络技术运用及电子政务办公的环境下，档案信息的收集方式，使政府各部门可以根据自己的工作情况，合理安排时间，将本部门要归档的文件通过网络传送到档案管理部门，也可以直接将数据信息录入到档案数据库中；另一方面，通过网络，政府档案管理人员可实行跟进式服务，形成初期，跟踪指导，或者在文档形成之后，可随时到各部门的专门数据文件夹中进行信息采集和核对工作，如此一来，大大缩短了文件资料转化作档案的时间周期，收集工作做到了根据需要，确保了归档信息的完整性、准确性和快捷性，做到了有的放矢。同样，政府档案资源载体向多元转变的另一结果，也引起了档案管理者对电子文件保管工作的措施研究，之前对库房单一的纸质档案管理，转变成对储备数字信息档案资源多种载体的保管。在看到信息服务环境下给予各种工作提供灵活方便的同时，安全隐患意识也必须时时在心，特别是在涉及的政府机密信息，管理员必须做到：一是注意网络信息安全措施的加强，日常业务中及时更新维护杀毒软件和防火墙，最大限度避免病毒攻击，严格审查不当的信息与杜绝保密的内容上网，从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施等。二是加强档案数据安全管理，数据库服务器要采用主用和备用双主机，相互镜像备份，并使用光盘作为档案数据的备份，确保档案信息的齐全。

    四、服务方式

    现代信息网络的接入形式多样，为档案信息服务拓展了广阔空间，档案部门利用电子网络传输，不仅能方便、快捷地为用户提供服务，并能及时收集用户反馈的信息。政府在电子政务背景下，通过网络技术，利用不同的信息服务软件系统，可以对利用者的利用时间、区域及查询档案信息内容等进行统计，及时与用户沟通联系，适时调整档案利用服务，并对不同时期和部门所需的档案信息进行及时配给，满足政府各部门的档案信息利用需求。档案信息服务工作是社会发展到一定历史阶段而产生的社会现象，政府的档案利用服务在不脱离原有的基础上，要注意传统档案利用服务方式与现代网络档案信息服务的并举，做好在新技术向档案管理渗透的过程中，努力实现传统和现代两种服务方式的有机结合工作，使两者做到优势互补，扬长避短。

    五、管理理念

    在电子政务环境下，有效的推动了档案管理自动化的进程，而且管理工作更具有科学化的特点，档案工作开始向数字化和信息化的方向发展。在这种情况下，作为政府档案的管理人员，需要转变思路，强化对资源的重视，从而自觉对档案资源的存储、加工、传递和共享工作进行加强，这样可以有效的发挥出档案资源的巨大潜能，使其在管理中实现创新，有利于档案信息的开发利用工作主动进行。

    结束语

    档案是信息社会的宝贵资源，与电子政务信息数字化一样，档案资源信息化是21世纪档案事业发展的必然趋势，在全力推行电子政务办公的环境下，政府各部门的信息需求及检索方式等方面都有了新的变化，出现了新的特点。制定政府信息化建设发展规划，健全档案管理的标准与规范，构建技术先进、功能完善、安全可靠的信息化支撑平台，把档案信息化建设纳入规范化、模式化的轨道，这是当前政府档案管理工作中极为重要的一项工作，需要政府档案管理者及相关部门给予充分的重视，从而确保政府档案功能作用的有效发挥。

    参考文献

    [1]朱红艳.网络环境下档案信息管理探析[J].黑龙江档案，2011（1）：37.

    作者简介

    张嘉毅（1994-），男，本科就读于辽宁工程技术大学，研究方向是政府网络化管理.