不动产档案信息化管理刍议
连杰
摘? 要：本文针对不动产档案的特点，分析了档案信息资源整合与共享、个性管理和业务对接等方面的问题和实施信息化管理的必要性，提出了不动产档案信息资源线上整合、安全共享和模式转型等管理策略。
关键词：不动产登记;档案管理;信息化;管理模式;线上整合;安全共享;数字转型
Abstract： Based on the characteristics of real estate archives， this article analyzes problems about the integration and sharing of archive information resources， character based management and business docking， as well as the necessity of implementing information management， and then proposes management strategy such as online integration， safe sharing and model transformation of real estate archives information resources etc.
Keywords： Real estate registration; Archives management; Informatization; Management mode; Online integration; Safe sharing; Digital transformation
1 引言
不动产档案是与人民群众零距离的重要民生档案之一。随着信息技术的不断进步、《不动产登记暂行条例》的实施和城乡一体化登记的推动，不动产档案数量急剧增长，档案信息化势在必行。实现对本辖区不动产档案信息智能化管理，需要更新档案管理和档案服务理念，加强技术手段的应用。
《不动产登记暂行条例》第二条指出，不动产是指土地、海域、以及房屋、林地等定着物。[1]国家通过设立各个辖区的管理点，对群众的不动产资料、文件进行统一管理，进一步拉近了政府与群众的距离，在保证高质量服务的前提下，对档案的重要内容管理也提供了更安全的保障。《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出了档案信息化建设应坚持统一规划，统一标准，安全保密等几项原则，对于推进不动产档案管理走向数字化和信息化管理提供了基本遵循。
本文针对不动产档案管理存在的问题，探讨实现不动产档案信息化管理的必要性和实施建议。
2 不动产档案管理的问题和信息化管理的必要性
2.1 实体档案整合难。不动产业务分类繁多，业务整合费时费力。从原先的分散登记过渡到更符合现状的统一登记，涉及的内容非常广泛，影响较大，甚至面临多个岗位和职位的更新和调整问题，档案管理的业务衔接的难度大。[2]
2.2 部门信息共享难。目前，档案信息大部分以纸质档案的形式进行存档。部门间的文件共享，需要经过沟通、授权等程序和手续，跨部门甚至跨省区的还要根据档案的存放地址到当地的档案馆进行调取查询。此外，档案材料的海量性和分散性，进一步增加了档案信息共享的难度。
2.3 个性信息处理难。随着时间推移，不动产权利会存在设立、变更、转让、消灭等过程，产生的档案信息也会随之不断更新，具有动态性质。传统的档案管理模式对于这些不断更新的信息存在管理上的困难。
同时，不动产档案还有唯一性、凭证性、法定性、规范性、强制公开性和私密保护性等特点。[3]这些特点与其他类型的档案既有共性，也存在差异，难以采用统一的档案管理模式进行管理。
2.4 业务处理对接难。实体档案一般存在物理和化学因素导致的材质老化和记录缺失等载体安全保管和保护问题。同时，实体档案管理模式已经难以适应业务信息化管理模式带来的新要求。
2.5 服务满足需求难。传统的档案管理模式存在的效率低，共享查询难以及出错率高等问题，已经远远不能满足日趋标准化、个性化、多样化、高效化发展的现实需要。
本文认为，不动产档案信息化管理是解决上述问题的有效途径，通过技术应用和管理模式的创新，满足社会各界日益增长的档案信息需求。
3 不动产档案信息化管理策略
互联网是社会资源管理的主要手段，它不仅可保障资源应用的准确性，还可以提高工作效率。而不动产档案信息管理，也是互联网信息整合管理的主要领域之一，它迎合了城市发展的实际需求，实现了资源有序管理与科学性调配。[4]
3.1 线上档案数字化整合。传统的不动产档案都是以纸质的形式进行保存，引入互联网，就需要加快相关数据的整合工作，确保档案资料安全性和完整性，并将这些档案按照某些特征进行整合，再逐步录入到系统当中，从而尽快实现运用互联网进行社会资源管理。
同时，建立更全面的信息化工作系统，将线下的工作流程逐步转换为以互联网为中心的线上工作流程，为各行各业提供更有力的信息支撑，为不动产档案进行二次数据保存。
3.2 网上信息安全化共享。当下，互联网与传统业务的融合已经深入到各行各业，如人脸识别，扫码交易等技术。因此，可以运用互联网强大的优势，开展线上不动产档案管理，实现信息共享。通过网络信息的安全共享，为群众提供更便捷的生活服务。
一是在信息的安全上进行定义，科学区分哪些是可直接公开的信息，哪些是需要授权提供的信息，哪些是不可互通的信息。二是打破部门间的信息壁垒，选定监督主导与参与的相关部门，与房产、民政、公安、税务、银行等机构建立提供实时的信息互通查询机制。三是完善互通系统，以满足不同行业对档案不同内容的联网查询需求。对需要授权的档案内容，建立授权机制，保证档案数据的安全性;对于被调取查看的档案内容，赋予实时系统调取记录功能以进行安全控制。
3.3 管理模式数字化转型。数字档案信息化管理有更广阔的发展空间。[5]数字管理不但解决了实体档案材质安全保管与保护问题，也赋予了加密、解密、备份、恢复等传统档案管理不具备的优势。
数字档案信息化管理不但具有管理上的便利性，也可以不受时间和空间限制地提供更强大的查阅功能，用户服务更为便捷，用户体验不断增强。
不动产档案信息化管理模式转型，一是严格按照档案信息化建设的规定;二是针对不动产档案特点建立一套方便、简捷、统一的信息平台;三是建立安全稳定的数据服务中心。
不动产档案数字管理模式转型过程中也要重視综合型人才培养。秉承先进、智能、多元化的理念，培养更多的综合型人才，更好地支撑数字档案管理模式的实施。
4 结束语
实现不动产档案信息化管理是数字时代的必然要求和必然趋势。不动产登记部门要根据不动产档案自身特点，明确在管理和技术层面存在的问题，树立“互联网+”档案管理理念，加强信息化建设。同时，努力提升管理人员的综合专业素质，充分发挥网络优势，推进档案资源的线上整合管理与开发利用，最大限度发挥不动产档案的作用，促进不动产行业的有序发展。
参考文献：
[1]梁书玉.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索[J].档案管理.2015（216）： 89-90.
[2]莫晓兰.对不动产登记档案管理的思考[J].兰台世界，2014（06）： 55-56.
[3]杜俊静.不动产登记档案管理的特点与作用[J].办公室业务，2019（09）： 28.
[4]韦宇珉.基于“互联网+不动产登记”的档案管理探析[J].城建档案，2019（06）： 54-57.
[5]张玉君.加强不动产档案信息化建设，推动不动产档案管理发展[J].现代企业文化.2019（020）： 122.
（作者单位：河南省安阳市殷都区自然资源局? 来稿日期：2020-12-20）
