实践与探索：刍议河南省疾控中心收文运转工作

    马称 任华 孔帅蕾 郭大城 苏佳

    摘? 要：本文系统介绍河南省疾控中心收文运转工作的现状、存在的问题，并在此基础上提出改进建议。

    关键词：收文;流转;制度;文书工作;疾控中心

    Abstract： This paper systematically introduces the status quo and existing problems of the receiving operation of Henan Provincial Center for Disease Control and Prevention， and puts forward suggestions for improvement on this basis.

    Keywords： The addressee; The circulation; System; Paperwork; The centers for disease control and prevention

    1 中心收文工作的基本情況

    河南省疾病预防控制中心（以下简称中心）2019年完成了自成立以来最大规模的一次机构改革。原先的15个内部机构调整为28个。包括11个业务所、6个行政部门、11个直属科室。

    自2020年3月起，中心办公室决定改变原来收文全部通过内网办公系统（OA）流转的做法，变为线上（OA）线下（纸质）相结合的方式。截至11月，中心通过OA系统流转的收文共1188件，平均每天8件。通过纸质版流转公文560件，平均每天4件。

    走线上的收文登记过后直接添加电子签，经办公室主任签发给主管领导，领导批阅完成开始承办人会签，会签完成之后归档保存，全套流程在内网系统完成，基本实现了文档一体化管理。走线下的收文，则是先由专人进行统一登记、编号、加签，之后送交办公室主任签发给主管领导。[1]

    接下来，根据办公室主任的签发意见，办公室七名人员拿到文件后，会分别在中心“收文流转登记簿”上登记，之后再呈领导审阅。本着“谁送谁收”的原则，七名人员将审阅完的文件收回之后，统一交由一名负责人，根据领导批示的意见，该同志将文件复印之后分发给中心承办部门，原件则直接由办公室归档保存。

    2 中心收文工作存在的问题

    2.1 有制度但不周全。目前中心施行的收文流转制度源自2020年3月27日通过中心内网系统发布的《关于改进中心公文运转方式的通知》（以下称《通知》），其核心内容为：一是改变了过去多头报送文件的做法。

    凡是需中心领导审阅的文件，一律交由办公室统一登记、编号;二是改变了过去收文全部通过（OA）系统运转的做法。变为纸质运转和（OA）运转相结合。三是建立了公文运转联络员制度。即各部门负责人向办公室报备两名文件联络员，负责本部门承办文件的领取工作。

    《通知》内容实施以来，较好解决了之前领导阅览不变、多头报送等主要问题。但随着工作的深入，新的问题也不断暴露。从发布方式来看，《通知》的发布方式略显随意，缺乏权威性。仅仅通过内网通知的方式，客观上会造成传阅时效短，周知性差的问题，日后依然不断有来自各部门的询问。

    从内容上来看，一是《通知》虽明确规定——收文页数是两种途径选择的标准，但从实际效果来看，此标准过于片面。如果仅从来文的页数去选择文件的运转方式，那么大量的阅知性文件走纸质流转，无疑是对单位人力、物力等办公资源的极大消耗和浪费。二是《通知》内容虽重点突出，但并不全面。

    其内容中缺少确定主要承办部门的方式和监督保障的内容。在实际工作中，遇到涉及多部门办理的文件，往往容易出现推诿现象，影响单位工作的开展。

    2.2 有登记但不严格。中心收文要在两个环节进行登记：一是文件送达收发室，收件人进行登记，包括收文日期、流水号、发文字号、题目等内容;另一个是在文件送呈环节，每一名对接中心领导的人员，在文件送呈之前，要在登记簿上签字，以备查阅文件流转状态。

    在收文登记环节，容易出现的问题有：一是口径不统一，时常有“账外文件”。虽然《通知》明确要求收文一律经办公室统一登记、传阅。但实际工作中依然有个别文件直接被送呈主管领导，这些“账外文件”往往会使办公室收文登记、运转工作陷入被动。二是登记工作不严格。

    在收文登记环节，一是容易出现收文编号重号、隔号编写的现象;二是手工登记与电子登记重复进行，一份文件登记两次，会造成办公资源的空耗。在流转登记环节，则容易出现不登记、忘登记现象，这样致使后期查询回复文件流转状态的不便，影响文件在领导之间的传阅效率。

    2.3 有批转但效率较低。公文的批转环节也是让办公室人员最头疼、但也最容易出问题的环节。

    笔者这里所说的效率低，一方面是指一份文件从开始送呈领导到分发至承办部门，在“路途”中花费的周期较长，甚至消失在“路上”;另一方面，在文件传阅过程中也缺乏安全保障。

    笔者认为，造成收文运转效率低，是外部环境和主观认识的偏差共同造成的。

    客观上讲，中心经过机构改革，人员磨合尚不成熟、制度规章尚不完善。另外，席卷全球的新冠肺炎疫情使整个单位进入“战时”状态。领导出差增多、外来收文数量激增并且常常是“一拥而至”，客观上造成个别文件出现“走走停停”“淤塞不进”的情况。

    从主观层面来讲，个人办文意识的薄弱是造成文件流转效率低的又一原因。主要有以下几点体现：

    一是文件批转、分发时对文中具体内容审阅不仔细，造成个别文件会出现漏传、误传现象，影响具体工作的落实。二是文件领取人员流转意识不强。具体表现为：文件送呈环节，出现少登记、忘登记，致使后期不能准确掌握咨询文件流转状态;文件复印分发环节，出现漏发、延误发放的情况，耽误工作开展;文件领走承办环节，出现延误领取、代领、超范围传阅等情况。

    2.4 有归档但整理不规范。中心机构改革之后，文件材料的整理归档工作划归为办公室管理。现阶段收文整理主要做法是：

    当文件原件复印、分发给各承办部门之后，办公室一名文件流转人员要对文件原件进行分类、排列、编目、装盒、上架暂存。这些文件作为半现行文件，会暂存在中心办公室，随时为中心各部门提供查阅服务。被分发至各部门的复印件，多为承办部门自行整理、保管。

    目前，中心在文件整理方面的突出问题是专业人员的缺乏和知识普及的不到位。

    一方面，中心作为科研性质的事业单位，人员长期以来有着重技术研究而忽视文秘工作的习惯。

    具体工作中表现为：文件来了，关注点聚焦在文件中的事情，事情办完，文件本身就显得极为鸡肋，最终往往是“随意而归”，甚至是“无处可归”。

    另一方面，中心并没有专职负责整理档案的人员，多数部门则是安排一名人员兼职负责文件材料的整理、保管工作。专业知识的缺乏、人员不固定等因素又加重了文件整理、归档工作的问题。

    3 做好中心收文工作的几点体会

    3.1 改变对文书工作的认识。作为河南省内疾控机构的最高平台，笔者个人认为，造成文书工作落后于中心其他业务工作不在于经费和硬件资源的缺失，而在于职工内心的“心魔”。

    作为科研业务机构，中心长期存在着“重技术，轻文书”“重结果，轻过程”“重逻辑方法、轻历史思维”的狭隘观念。“唯技术论”较为典型的体现就是对文件业务的忽视、对文书部门的轻视。久而久之，文件及其主管部门的地位也逐渐被边缘化。

    因此，做好收文管理工作，首要的就是转变对文件、文书工作的认识。

    一是办公室人员可以利用工作便利，经常性的向中心领导汇报收文工作中的突出问题，取得领导的支持和帮助。二是办公室借助公文中转枢纽这个平台，多与业务部门进行学习交流，征求意见，密切配合，共同处理好收文运转工作。三是办公室人员牵头举办公文处理培训班等讲座，加大宣传力度，提升收文处理水平。

    3.2 完善收文运转制度。公文管理制度是一个完整的体系结构，良好的收文制度不在于文章措辞的精妙，而在于其在实践应用中的高效率。而完备的收文制度必然是形式和内容兼备的。

    从形式上来看，一是要规范收文运转制度的发布方式。可以以正式文件的形式进行对外发布。并传递到中心各业务所、各地市等;二是加强收文制度的宣传。可以在中心行政办公会、党委工作会上加强宣传交流，提高各业务领导对文书工作的认识。

    从内容上来看，在文件登记环节：一是严肃收文登记工作。凡是送呈领导的文件必须经由办公室登记，严禁多头报送;二是严把文件编号，避免重号、漏号的出现。三是严肃流转登记，严格遵循先登记，再呈送的制度。

    在文件批转环节：一是要求中心各业务部门报备两名固定的文档管理人员，保障收文领取、办理的高效率;二是将文件流转纳入到中心月度绩效考核，施行末位通报，并在内网发布;三是重要文件的散失和超范围扩散要启用问责机制。

    3.3 优化收文处理流程。在收文登记环节，收文登记人员要根据来文的具体内容、办理时限、领导的出差情况等综合情况，协调用好手工登记和OA 系统登记两种手段。

    对于一般性、周知性的来文，多采用内网登记;对于接近办理时限的文件，应采用内网登记流转，缩短流转时间;在领导出差时段，应着重采用内网登记流转，避免耽误事情的办理。

    在文件批转环节，也可采用阅件、平件、急件、特急件等对来文进行区分。对于急件、特急件，应优先呈送批阅，不能眉毛胡子一把抓，提高收文處理效率。

    在文件归档环节，可采用“随办随归”、“简化整理、强化检索”的方式。[2]文件复印件分发之后，可将原件进行整理、编目、归档。不可将大批文件进行积压，造成后期利用查找不便。

    *本文是河南省档案局2020年科技项目的阶段性研究成果，项目名称为：河南省疾控机构新冠肺炎疫情防控专题档案的管理及利用策略研究：项目编号：2020—R—42和河南省疾控中心2020年自研项目阶段性成果，项目名称为：论突发公共事件中档案应急管理机制的建构。

    参考文献：

    [1]田煜.对取消公文上行文“签发人”要素的可行性研究[J].档案管理，2018（05）：78-80.

    [2]贾心洁.基于SWOT视角下高校电子文书“单套制”归档管理的可行性思考[J].机电兵船档案，2020（05）：101-103.

    （作者单位：河南省疾病预防控制中心办公室? 来稿日期：2020-12-10）