军队医院采购管理信息系统的研发与初步运用

2022.08.04

黄麟夏艳鸣冯文丁璨周建云

[摘要] 随着国家、军队对采购管理的不断规范，军队医院需要集中采购的项目数量和类别显著增加，同时医院对集中采购的全流程管理要求也不断加强，这对医院采购中心采购数据的管理提出了更高的要求。军队医院始终要遵守信息保密的管理要求，满足对采购数据安全管理的需要。因此，文章从确定军队医院采购信息管理系统功能需求和开展采购管理信息系统各功能模块的流程设计等方面入手，探讨构建具有医院自主知识产权的、适合军队医院采购管理的医院采购管理信息系统，并分析总结了自主研发的医院采购管理信息系统运用与体会，以期不断完善医院采购管理信息系统，提升医院采购管理信息化水平，提高医院采购管理综合效能。

[关键词] 医院采购；管理；信息系统

中图分类号： F275 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2021）05-0077-03

当前，市面上有多种电子招投标信息系统[1]。现代企业对信息技术的重视程度越来越高，但是在采购业务上，传统的思维仍然根深蒂固，信息化建设比较滞后 [2]。虽然这些信息系统功能强大，种类较多，但是现有商品化采购信息系统往往功能复杂、操作烦琐，价格偏高，采购数据库往往能被产品开发公司随意调取而存在极大的数据安全风险，加之后期开发响应周期长、软件维护成本高、核心产权一直掌握在公司手上。这些问题严重制约了其在军队医院的运用。因此，结合军队医院采购特点以及军队保密管理规定和医疗信息系统安全要求，设计并研发一套适用于军队医院的采购信息管理软件非常必要。

一、确定医院采购管理信息系统功能需求

近年来，为进一步加强“采管分离”，规范集中采购，根据军队采购管理政策要求，军队医院先后成立了采购中心（室），并不同程度地开展了采购管理信息化建设。通过调研发现，很多医院在管理院内采购数据的方式，还是以Excel表格为主。这种做法优点是成本低廉、录入简便、传递快捷，但是也存在极大的隐患，比如不同人员同时操作导致版本不一致，或者不同时间点未能使用最近版本而导致部分数据遗失，或者操作不当误删部分数据。此外，Excel表格数据不方便统计分析，不能记录历史操作痕迹。因此，迫切需要各医院根据自身采购流程和实际情况，梳理出医院采购管理信息系统核心功能需求和主要功能模块。

采购管理信息系统需要覆盖计划下达、执行采购、签订合同、到货验收、采购结算、采购资料归档，到合同履约的采购活动全过程，以及伴随采购活动的供应商管理和评审专家管理，此外还需要实现对采购过程各个执行环节状态的内、外部监督。因此，我们通过调研分析和专家咨询，确定了医院采购信息管理体统的核心功能需求，包括用户管理模块、任务管理模块、采购管理模块、结算管理模块、档案管理模块、评审专家管理模块、供应商管理模块等。

（一）用户管理模块

用户管理模块包括用户管理、角色管理和用户权限三个部分。主要实现对登陆该信息系统的人员授权、角色和权限分配；及时更新承担医院集中采购任务、监督采购流程的各个环节动态，实时停用离职（调离采购相关岗位）人员的登陆权限，根据对应人员工作职能的变化实时调整各类用户的使用权限。

（二）任务管理模块

任务管理模块为了实现采购员根据需求科室下达任务，审核通过并录入系统作为采购任务清单，从而实现对任务进行项目编号、合同编号，并将任务分配给采购助理。采购助理可以通过筛选功能快速查看承担任务。

（三）采购管理模块

采购管理模块包括信息发布、评审时间、中标单位、中标金额、履约保证金、合同签订时间、合同服务期、到货时间、验收时间、结算时间等全采购流程数据信息管理。实现让采购助理根据下达的任务，实时、按计划完成采购任务，实现对采购过程关键信息的管理，同时可以对保证金退费资料、合同文本和验收报告等关键采购文书电子资料进行上传与管理。

（四）结算管理模块

结算管理模块主要实现财务结算数据管理，包括修改结算信息、查看结算明细、取消结算、合同金支付、取消挂账等功能，并将采购数据链提交至档案助理。

（五）档案管理模块

档案管理模块用于采购助理完成采购活动及时整理采购资料，由结算管理确认信息无误后，交由档案助理及时进行采购资料归档。

（六）供應商管理模块

供应商管理模块用于统计录入上级、本院及兄弟单位不良供应商信息和中标供应商信息，以便在报名和合同签订前及时排除不良记录供应商，同时能够根据合同履约情况，及时记录院内项目供应商不良履约信息。

（七）评审专家管理模块

评审专家管理模块，主要实现对来院评审的评审专家进行考核与信息管理，同时兼顾院内采购中各类推荐专家的信息管理和专家抽取管理，按照军队有关规定，弥补个别项目遇到的驻地政府采购评审专家库和军队采购评审专家库专家不足的难题。

二、医院采购管理信息系统的设计与开发

（一）医院采购管理信息系统各功能模块的使用流程设计

根据医院采购的特点，我们设计了各功能模块的初步运转流程（如图1所示），并采用专家咨询的方法，对所设计的流程进行了论证。

采购中心（室）受领由医院采购工作领导小组办公室集中下达的已完成审批的采购任务后，根据限额确定采购类别，为集中采购或临时采购，并确定每一个采购项目的采购助理。采购助理根据采购任务下达的采购方式拟制采购文件，完成采购活动，确定供应商并签订合同。合同生效后，进一步对供应商是否按照合同约定时间发货，需求科室是否按照合同约定进行验收与入库进行管理。合同履约完成后，采购人员应当及时完成项目资金结算及采购档案归档，并对供应商履约情况进行管理。

（二）编制采购管理信息系统设计说明书

联合医院信息科工程师，根据前期论证确定的需求模块编制信息系统设计说明书，包括任务管理、采购管理、结算管理、档案管理、供应商管理、评审专家管理及数据导出、导入功能。进入主菜单后对基础数据进行操作，包括添加、修改、删除和更新等操作。采购人员根据业务流程的各功能模块进行操作，并能及时掌握采购任务执行情况，智能数据匹配、数据可溯源及责任明确数据准确可靠。制初稿后组织采购助理、信息工程师共同论证审修。

（三）医院采购管理信息系统的软件开发

根据以上经过论证后确定的医院采购管理信息系统设计说明书，由信息科工程师完成软件开发。

（四）医院采购管理信息系统软件试运行及调试、优化

信息科工程师完成的软件安装调试并进行试运行，采购室根据上级检查以及军队、国家采购相关管理规定的更新及时完成软件的调试和优化。

三、医院采购管理信息系统的初步运用与成效

（一）对接军队采购管理要求及时

随着军队改革，各级各单位对采购相关管理出台了一系列的文件规定，对采购信息管理要求越来越严格，也越来越细致。我们自主研发的医院采购管理信息系统能够更好地对接上级管理要求，实际运用中可实时调整模块结构以及数据要求。

（二）采购信息数据存储安全可追溯

集中归口采购后，采购数据大量增加，陆军军医大学第二附属医院自2016年至今共有3500余条采购信息纳入到采购管理信息系统，涉及的数据包括项目名称、预算、需求科室、采购金额、中标单位等。采购管理信息系统的应用，大大减少了数据丢失的风险，让采购执行情况的信息记录实现了完整、及时、规范、可溯源、便于随时统计分析等功能。

（三）采购工作有序开展，提高工作效率

随着信息技术的发展，信息技术在采购领域的深入运用，有效提高了采购数据的管理水平，提高了采购效率，进一步规范了采购行为[3-5]。工作中人员流动是无法避免的，陆军军医大学第二附属医院研发的采购管理信息系统操作简便，录入方便，减少了新进人员的学习时间，让采购人员更快熟悉工作。同时，在历年各级各类检查中，采购行业都是检查的重点，每次提报数据都时间紧、内容多、涉及面广。而运用采购管理信息系统后，可以将信息提取工作由一人完成且能保证每次提报数据一致，有效避免重复或者错误提报，大大节约了人力成本，彻底改变了以前的人工录入核对工作，极大地提高了工作效率和数据准确性。

（四）加强采购监督，降低廉政风险

通过使用采购管理信息系统，事项了采购数据公开化，对于每一条采购信息可随时接受同事及采购管理部门的监督，并且采购项目信息终生记录制，每一个操作均永久留存痕迹。此外，本系统还具有不良供应商信息预警功能，便于采购中心（室）内部监督，以及管理部门及时发现项目隐患，及时预警采购工作人员，有效降低项目风险和廉政风险。

四、结语

综上所述，目前国内运用的采购管理系统中虽然功能强大，但无法满足军队醫院采购信息管理要求。本系统结合军队医院信息化管理要求，以及对接军队物资采购管理规定，对采购内容清楚、准确的记录，让采购工作人员工作顺利便捷的开展，大大提升了采购工作效率和质量，值得运用。

在下一步系统二次开发中，我们将解决目前系统仅适用于内部网络，无法实现互联网以及手机App操作，采购档案电子化，评审时间、保证金退还、及时结算等预警功能，进一步提升操作的方便性和系统信息化。

参考文献

[1] 刘春杰. 物资采购交易信息系统的实施与应用[J]. 中国石油企业，2011 （12）： 69.

[2] 张磊.信息化在企业物资采购管理工作中的创新应用[J].科技创新与应用，2020（6）：26-27.

[3]马静. 信息化管理系统对采购过程的有效控制[J]. 现代经济信息， 2012 （24）： 37.

[4]殷薇. 试论如何做好公立医院物资采购招标管理[J]. 现代经济信息，2019（16）： 55，57.