企业采购环节质量的内部控制
董小霞 陈兴茂
摘 要：原材料的质量很大程度上影响到最终成品的质量，要提高产品的质量，其中提高企业采购环节的原材料的质量也是制造企业提质增效的一个重要环节，其对企业生产、运营具有重要意义。对于机械企业而言，要考虑材料的强度极限、屈服强度、疲劳强度、断裂韧度、材料微观组织形态与分布及是否有显微裂纹等。而对于SL饲料加工企业而言，要考虑原材料的营养成分含量、是否过期、是否变质、所含杂质与水分等是否超标、是否含有有毒及有害物质等原材料的各个指标。对于企业而言，如果原材料质量不过关将导致成品质量不高，用户使用价值不高及其使用后效益不高，或导致用户利润不高或使用中出现问题，最终将导致生产此产品的企业市场占有率下降和生产效益下降，严重的将导致此企业亏损甚至破产，如果此产品发生生产或使用领域的安全事故还将受到法律的制裁。要提高企业采购环节的质量，就要加强企业的内部控制，要根据国家的法律、法规、规章、制度等加强企业行为的管控，还要通过加强双方签订的合同、协议、约定等文件加强采购环节的质量控制，以及加强质量检验与质量管理，加强制度建设与加强执行力管控，及加强责任管控，以及加强事中监督、督查、检查等。如果万一出了事故，要及时管控事故扩大与蔓延，要举一反三加强制度建设与防范，事后要加强整改，对于后果严重的还要追责，“以儆效尤”，以及做到尽一切可能防止再出现事故。还要加强组织、制度等方面的控制，要以制度管理企业，而组织是加强制度建设、执行、管控的生力军和支撑、保障力量，故也要发挥、加强组织的管控企业、支撑发展的重要作用 。
关键词：机械；采购；质量；控制；内部；饲料
0 引言
原材料的品质、质量与成品质量密切相关，与企业效益密切相关，与企业的繁荣发展或生死存亡密切相关，要使企业高质量发展，除了设计、制造、加工、营销等环节必须高度重视外，原材料的采购环节也需要密切注意，需要高度重视，所谓“巧妇”难为“劣米”之“炊”。特别是制造型企业，包括机械、SL饲料加工企业，原材料的质量关系到产品的关键、主要作用的发挥（以及要控制采购成本、性价比，加强管理，以提高成品性价比和市场竞争力），对采购等环节必须加强管理、检查、检测、监督，原材料采购环节的监管是企业产品生产的“第一粒风纪扣”，是起好头、起好步的第一个环节，也是“万事开头难”的第一个环节。
1 采购环节存货质量的内部控制可能存在的问题
对于机械类企业的原材料而言主要有钢材、铝合金、铜材等材料，这些原材料的质量将导致机械产品及制造装备等产品的质量，影响机械产品或机械装备等的功能、作用、寿命等，即如果材料的断裂强度不足将导致机械产品断裂，影响机械寿命，甚至出现安全事故等。而如果材料的屈服强度不足可能导致机械产品变形，导致机械产品的使用出现问题，甚至零部件或整机报废，也可能出现摩擦高温，亦可能出现安全事故，引起财产损失。如果材料的断裂韧度不足，也可能导致当材料受到力的冲击时发生断裂，这就可能发生安全事故，可能导致生命、财产损失，甚至导致企业生产、运营遭受严重挑战等。
而SL饲料加工企业的原材料是保证饲料品质、质量的基本的物质基础、物质保证，饲料原材料有以下营养成分：粗蛋白质、赖氨酸、粗纤维、淀粉、钙、磷等。
如果原材料不合格，比如存在原材料营养成分低于合格标准，那么按照原来饲料配方生产的饲料成品的营养成分也将偏低。当然又反过来说，如果饲料原材料的营养成分含量高，那么SL饲料加工企业根据原配方生产的成品的营养成分含量将较高，最终SL饲料加工企业经济效益将增加，SL饲料加工企业将发展得更好（当然还要综合考虑营养成分被饲养动物的吸收情况问题，故可以考虑添加适量安全、可靠、对人类无害、安全、健康、无二次危害形体作用的促吸收、可降解转化的绿色添加物，及还要考虑优化、改善饲料配方等问题）。采购时还可能存在有的饲料原材料供货商不负责任、以次充好等情况，如加水、掺杂，以及供应变质、发霉等原材料问题。
有的企业存在在采购环节对原料检验不重视或者只重视原料供应商提供的样品的检验，而不太重视事中、事后的检验，或者只是重视短期检验或者发生事故后的核查检验，不重视长期的检验，或者只对原料表层或表面的检验，而对产品整体的无规律的检查、抽检、巡检不重视，以及可能存在对检验员的长期抽查及巡查不够等问题。
有的企业还可能存在质量制度不健全及对质量管理部门、质检人员管理不到位及考核不力等问题。对于采购检验不严及考核不严的话，可能导致原材料以次充好、质量较差，或数量不足、重量缺斤少两，而对于饲料行业的原料则可能会存在霉变、损毁、含水量较大、营养成分不足、重量不足等问题。
2 采购环节质量内部控制存在问题的原因、影响与危害
至于检验不力及在对质检员、质量工程师、质量管理人员管理中存在问题的原因，以及质量管理制度不健全、对制度执行打折扣、制度执行双重或多重标准等问题存在的原因有：存在管理人员慵、懒、散、怠等原因及不愿得罪人等思想，也存在制度不太合理，制度可执行性、可操作性不太好等原因。
如果机械企业原材料不合格将导致机械产品（成品）总体性能不合格，其寿命下降，成品达不到设计要求，机械产品完不成设计任务，甚至出现安全事故，导致机械产品生产企业市场销售困难和市场占有率低迷，以及影响用户的生产、生活的正常运转，影响用户的使用效果或效益，最终导致市场对此产品的抛弃。
如果SL饲料加工企业原材料不合格，如原材料营养成分低于合格标准，那么按照原来饲料配方生产的饲料成品的营养成分也将偏低，这将最终影响养殖企业，从而造成养殖动物（如猪、鸡、鸭、鹌鹑等养殖动物）的生长发育，影响养殖动物的生长速度与养殖企业的经济效益，严重的甚至造成更嚴重的后果，将影响饲料企业的声誉，影响饲料企业的发展根基。当然又反过来说，如果SL饲料加工企业原材料的营养成分高，而饲料企业的饲料配方先进、营养搭配合理，那么养殖企业将增加养殖效益，通过养殖企业的口碑，那么饲料企业销售增加将是顺理成章的，最终社会效益和饲料企业经济效益将增加，饲料企业将发展的更好。
对于采购环节质量检验不力的危害有：原材料普遍会质量不高。如果对入库检验不严，还可能造成数量缺斤少两。最终造成生产的成品质量不高，成品档次上不去，成本较高，成品竞争力较差，影响企业声誉，对企业品牌造成负面影响等，如果问题不是很大的话至少会影响企业利润，问题较大的话最终会影响企业生存、发展能力。
3 采购环节质量问题的应对措施与策略
3.1 加强质量检验与质量管理
要提高原材料质量首先就要加强质量检验及加强管理，对于SL饲料加工企业采取的检验手段有通过感官检验，如对外观采用手感检验、目测检验、闻味道检验等方法检验，等等，目测主要看有没有霉变、变色、长虫等现象，手感检验主要看是否存在湿度超标、是否粘手、温度是否正常等问题，闻味道主要检验是否存在散发霉味、臭味、异味等问题。如果发现有以上问题，再重点通过仪器设备及综合检验来精确查验原料是否合格，如通过化学检验等方法，如，检验原材料营养成分是否合格及质量等级（特别是关键营养成分指标，如赖氨酸含量、碳水化合物含量、粗蛋白质含量、粗纤维含量等）、是否杂质超标，以及是否含有毒、有害物质等，这就要通过检验设备进行检验，通过仪器设备测定饲料原料的化学成分。
对于机械原材料质量的检验可以采用目测、机械电子设备及物理化学检验等，如通过目测观察材料是否有大的损伤、裂纹、生锈等，还可以通过无损探伤探测材料内部是否有显微裂纹，通过金相显微镜检查材料的内部显微组织形态、分布、构成等。以及通过疲劳检测仪器设备检测材料的疲劳力学性能。还可以通过材料基础力学性能的检测仪器设备检测材料的断裂强度、屈服强度、断裂韧度，等等。
要保证检验的数据准确，就要保证机械、饲料检验仪器的准确性，就要加强对机械、饲料检验仪器的维护、检修、保养、检定、调试等管理工作。在检验员检验机械、饲料原材料、辅料时应符合国家、地方、及机械行业与饲料行业、及本企业的有关规定、办法和流程，并把检验结果记录在有关表格上，同时加签检验员名字，然后交上级质检管理人员审核、签字，同时把检验结果报有关领导、其他相关部门，接下来再来决定是否接收此批次原材料、辅料等，特别是在检验接收较大批量原材料时，对于检验接收较小批量原材料可适当精简手续、流程。同时为减少检验、审批时间，提高效率，可以采用现代化手段、科学的方法，如采用“互联网+企业”的方法执行、操作，采取网络化的操作、执行、管理、审批的方法。同时对于原材料入库、投入加工生产的还要留存样本以备今后检查、复查。当然还要建立原材料复查、抽查制度，不然留存样品就成了摆设，将导致没有人去管，或者导致只有出了问题后追责时有人会去检查，但这是不是有点“事后诸葛亮”的意味呢？虽然能有“罚一儆百、以儆效尤”的作用，但这就没有起到很好保证一批原料存货质量的作用，没有起到事中监管的作用，没有形成对检验人员、部门的有效督查、督促的作用。
对于机械或装备设计、制造企业还要注意材料及技术的无形磨损，如随着时间的流逝可能出现材料或技术的过时，导致材料跟不上时代的步伐，而导致产品遭市场抛弃。还要注意检验设备、工具等的与之俱进等，使材料的检验、检查更加科学、合理、准确、快捷、方便，以及降低检验、检查劳动强度等。
对于SL饲料加工企业，为保证采购原料存货质量，质量部门还要经常关注饲料原料在当前及潜在的可能存在的各种问题，以及关注饲料原材料中可能存在的有毒或有害物质检验的最新方法、仪器设备等，还要及时采用有效的、可行的、符合公司现实情况的检验方法或仪器设备等，同时加强人员责任意识，加强管理。
3.2 实行积极有效的合同控制
为保证采购的原材料、辅料等质量优良，在采购前应与原料供应商签订详细合同，详细注明各个原料质量要素的技术指标，比如：限定机械原材料的各个组成元素、成分的含量，及限定机械原材料的微观组织成分、结构、微观组织形状等。对于饲料原材料可以限定粗蛋白质、赖氨酸、粗纤维、淀粉、钙、磷、碳水化合物等有效营养成分必须不低于一定百分比，限定营养与成分的百分比含量同时，还约定违约处理办法，含杂质限制比例及违约处理办法，限定含水量及处理办法等，对于变质、霉变原料的界定办法及处理措施与规范，等等。
通过对原材料技术指标的限定促使原材料质量的提高，通过相关采购合同的签订促使供应商坚守质量诺言，如果违约就要承当经济责任、法律责任、赔偿责任等。
如果原材料只是某些不太重要指标超标，但不明显影响成品质量的，可以对原材料采取分等级的措施，采取不同的等级价格不同的措施处理，当然这些所有措施都要在合同中事先规定，而且应当在原材料都经过各种检验后才能依照规定和流程手续付款。如果资金较紧张，甚至可以和供货商商定适当延迟付全款，只在检验合格后付适当比例款项，其余在收回成品货款后或根据合同有关条款在适当期限内支付全款，原材料质量越高首次付款额度越多，总付款也越多，支付的期限也越短。这样做除了可以降低本企业资金链的紧张外，还可以起到防止供应商不履行或打折扣履行材料供给质量责任，及起到防止供应商打折扣履行或不履行供给原材料的净数量、净重等责任与义务的作用，延迟支付剩余款项起到质量保证金及净数量、净重保证金作用，这个措施也要在合同条款中加于体现，并获得法律的支持。
要供给方保证其供给、供货质量，还要事先咨询相关律师制定好合同各个条款，使各项条款符合法律、法规、政策、制度的规定要求，故制定的合同要在企业技术、管理、质量及法律等各相关部门或人员共同通力合作、仔仔细细制定及审定下共同完成，并在实践中不断完善、修改。第二次及以后审定与签订合同时可以完善及修改不太合理、不太可行、不太适宜的相关条款。被咨询人员可以是本企业法律专业人员、顾问或律师事务所人员，且要和相关技术、管理、质量、法律人员、机构等另外约定或另外签订合同：如果出现较大技术、管理、质量、法律等较大漏洞、明显錯误，并给企业造成较大损失的相关人员、机构、组织等要承担相应的法律责任，并给予企业适当的赔偿，经济上可以在完成制定采购合同后采取先支付给聘请的法律人士适当咨询劳务经费，而根据企业和法律人士协定的条款在适当晚一点时间支付剩余劳务费的办法，及保留追究法律责任的权利。这样可以较好保证合同的严密性、严肃性、合理性等。
这些所有的合同、协议最好进行公证，而且这些关于原材料的技术、质量指标等合同、协议在一定的期限内有效，但对于需要及便于追责的重要协议、合同在整个可能要追责的期限内都应该有效。在签订新合同（仅对下次和供应商签订合同时有效）时还要及时并据实际情况对合同文本、要约进行修改、完善，以便于更好适应市场的变化。因为企业的主要原料可能会较多，金额可能较大，特别是对于机械、饲料类企业，故即使是有这些较为繁琐的条款、协议、合同等，供给商也还是会有积极性去签订的。
3.3 实行积极有效的责任控制
要控制采购原料、辅料的质量、成本，以及其它存货各方面质量与成本等就要制定良好的、可操作性强的制度，及制定有效监督、监管制度等，并要督促、督查机械、饲料企业上上下下各部门、各相关人员等认真、可靠执行，對执行情况赏罚分明，并要制定相关措施、制度使执行情况可控、可追溯与可监督。
故为防止质量、技术、管理等各部门及各相关人员不负责任，不认真履行义务与责任，除了签订以上协议、合同外，还应加强绩效考核，除了对直接责任人考核外，还要考核直接责任人的领导，因为他还至少要负领导责任，不过责任区分要合理、要适当。考核要有奖、有罚，对于工作认真、取得成果、成绩的要有奖励，反之应承当相应责任，奖和罚应该兼顾精神及物质两个方面。
3.4 加强组织与制度控制
通过加强制度建设、执行来加强对原材料、产品的质量与成本控制，制度就相当于企业的“法律”，而组织是加强制度建设、执行和监督、管理的支撑和保障，故也要加强组织建设与管理，还要加强组织的选人、用人、管人等重要作用，以及发挥党组织及行政组织等组织的关键、重要作用等。
4 结语
综上，对于一个产品而言原材料的采购是产品生产的第一个环节，需要加强管控，原材料对产品质量、成本休戚相关，和“厂运”密切相关，原材料如果有问题则企业会蒙受巨大损失，如果原材料质量优质、性价比高，则企业攀过了“万里长征的第一个高峰”，也具有重要意义。为加强企业采购环节的质量（及性价比、成本）管控，可以采取加强原材料检测与质量（及性价比、成本）管理、加强合同管理、加强质量（及性价比、成本）控制、加强责任管控，以及加强制度和组织管控等手段，以使企业的采购环节安然无虞，为企业“厂运”亨通打下第一根“桩”，扎好第一根“钢筋”。
参考文献：
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