信息化转型背景下机关档案分类研究
孟祥喜
摘? 要：《机关档案管理规定》作为新形势下机关档案工作必须遵守的部门规章，其一级类目分类逻辑不统一的问题，不但反映了机关档案分类工作的现状，而且导致部分档案内容割裂，档案人员工作量增加。究其原因，既存在为方便电子档案管理及资源共享而顾此失彼的主观因素，又体现了客觀上机关档案管理中长期存在的分类庸俗化特点。就此提出统一一级类目的分类逻辑，小处着手，优化检索的解决思路。
关键词：机关档案;档案分类;实体分类;分类标准;档案信息化
Abstract： The administrative Archives management regulation not only reflects the current situation of 'Archives classification in government'， but also leads to the problem that the Archives scattered and archivists' workload increased. The reason is not only the subjective factor of paying attention to one thing and losing the other for the convenience of electronic Archives management and resource sharing， but also the long-standing flooding of classification in Archives management. This paper puts forward the solution of unifying the classification logic of the first level category， starting from some category of Archives and optimizing the retrieval.
Keywords： Government agencies archives; Classification of archives; Classification of archives entities; Classification criteria;Archives Information
1 存在的问题
档案的分类，就是根据档案的性质、内容、特点和互相之间的联系划分成一定的类别，形成一个具有并列（横向）关系和从属（纵向）关系的不同等级层次系统，并列（同位）各类之间只能平行，从属关系上位类必须包含它所属的下位类。[1][2]
简言之，就是同级类目主要按形式逻辑分类，上下级按种属关系分类。而国家档案局颁布《机关档案管理规定》第三十三条指出：机关档案门类宜按照文书（WS）、科技（KJ）、人事（RS）、会计（KU）、专业（ZY）、照片（ZP）、录音（LY）、录像（LX）、业务数据（SJ）、公务电子邮件（YJ）、网页信息（WY）、社交媒体（MT）、实物档案（SW）设置一级门类代码……。[3]这一分类要求看似明确而全面，体现了当前机关档案分类的共同遵循，但存在分类逻辑不统一的问题，给机关档案部门的档案整理、规章制定等工作带来不利影响。
根据国家档案局对《规定》的解读可知，一级类目划分上采用了通用类、专业类、音像类、数字类、实物类等五种分类逻辑。[4]其中通用类、专业类主要涉及文书、科技、人事、会计、专业档案五类，本质上是按工作内容或职能进行分类，逻辑关系一致。但其后的照片、录音、录像类档案，根据《档案工作基本术语》（DA/T 1-2000）中的定义，称为音像档案，是按表现形式进行的分类。再之后的业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体均为电子档案，是按信息的数-模类型做的划分。最后加上依据档案载体形态分出的实物类，《规定》中的一级类目分类方案实际上存在四种分类逻辑——职能（内容）、表现形式、信号类型以及载体形态，显见与全宗内同级各类内容应相互排斥的分类要求相悖，必然造成同一份文件在类别选择上的不唯一性。
比如电子形式的文书、科技等前五类档案与业务数据、公务电子邮件、社交媒体类档案均可作为数字类文件;科技活动、行政管理活动中产生的照片等音像档案既可归入科技档案和文书档案中，又可归入照片、音频、视频档案中。
如果按照职能或内容分类，则一级类目中音像类、数字类、实物类档案均可包含于通用类、专业类档案中。导致不管从哪个角度进行分类，逻辑关系都无法统一，甚至与相关法规抵触。
比如某会议文件包含纸质材料和照片、视频。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）第七条第二款“永久保管的文书档案主要包括本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料”以及第八条第二款“定期保管的文书档案主要包括本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料”可知，会议文件应作为文书档案保管。[5]
但如果某会议文件只有照片和视频，没有纸质文件，那么按照《规定》给出的分类方案只能归入照片和视频类目下，与《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求产生客观背离。同样道理，公务电子邮件中的照片，既可放入公务电子邮件类，又可放入照片类，类目选择上再次出现不唯一性。
同《规定》一级类目同时按五种逻辑进行分类相比，有些行业则有意识规避这一问题，甚至明确提出不将照片、录音、录像等作为一级类目中的一个门类。
如《高等学校档案实体分类法》（DA/T 10-1994）第五条第一款中指出了高校声像载体档案归档要求，虽然该标准已废止，但教育部2008年印发的《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）在分类上依然未将声像档案、电子邮件等作为档案门类。
其他如《工业企业档案分类试行规则》第九条、《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）、《人身保险业务档案管理规范》（DA/T 36-2007）在分类上也是类似思路，强调按照内容、职能等划一级类目。
可见，同其他行业主要依据职能、工作内容进行划分的逻辑相比，《规定》中的分类方案未注意此点。笔者认为出现这一问题主要源于主客观两方面因素。
2 问题原因
主观上为了方便电子档案管理及资源共享而顾此失彼。国家档案局在《规定》解读中给出这一门类设置的原因：“目前，机关档案资源建设存在3个突出问题：一是门类不清……二是文书为主，难及其余……三是整理要求繁复多样……在这三个问题中，首当其冲的就是门类问题。”[6] [7]可看出目前的分类方案是在汇总国内机关档案室常用分类方法基础上汇总优化而来，通过穷举机关档案种类，明确每一类档案的名称、代码的方式，达到全国机关档案室门类一致、明确，命名方式统一，层级结构简单，方便后续资源共享的目的。
这一分类方法的缺点很明显，不顾及全宗内分类规律的罗列式分类反而增加了类目设置的随意性，为后续档案实体分类带来混乱。类目过多同时也意味着需要在不同类目间建立的联系增多，增加了数据迁移、换库过程中出错的概率。
对照片等特殊载体类档案进行分类，采取出现一类增加一类的方法，会导致门类不断增加。这种思路虽在分类逻辑上与文书、科技等门类有冲突，但并未对档案实体的整理、查阅带来太大影响。在理论研究和业务实践中也可印证这一结论。
理论上，现有的研究中还没有发现对档案一级类目分类是否存在问题进行探讨的文章。业务实践上，《规定》中的分类方案是经广泛求证和征求意见基础上颁布的，具有代表性。从这两个角度来看，如果每出现或淘汰一种存储电子档案的载体或业务平台，就需增加或减少一个门类，则分类的稳定性将无从保证。
虽然档案分类广义上可以使用档案的任何一种特征作为分类标准，如从载体、来源、密级、时间等。[8]但应注意分类的实际意义，在不同的情况下采用不同的主要分类标准。[9]
对机关档案的分类属于全宗内文件的分类，要求按照档案形成的规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有整理基础，使分类能够较好地反映历史面貌。[10]
现代档案分类总是以档案内容作为主要分类标准。档案内容主要指内容的职能特性，这是档案本身所特有的、最主要的、有决定性的、为其他属性所依附的属性，根据职能特性确定的类，具有永久的、科学的和实用的意义。[11]而机关目前这种分类惯性能够延续至今，可能与机关档案工作的两个特点有关：
一是档案人员储备不足且流动性大，影响了理论积淀和发展。[12][13][14][15]而《规定》第八条“不具备档案工作机构设立条件的机关，应当指定档案工作负责部门”的规定，更是导致多数单位不单设档案部门，档案工作由综合、行政等部门代管。[16]以民航系统为例，除民航局机关设有档案管理部门外，下属管理局、监管局近50家单位均无专门的档案部门，尤其是监管局，不但负责档案工作的人员变动频繁，而且还存在全权交由档案服务公司的人员管理的现象。
二是优化当前分类方案紧迫性不明显。档案行业实行统一领导、分级管理的工作原则。注重的是以上率下，工作整齐划一，这一模式对推动档案工作标准化效果很好，但也会造成下级档案人员对上级单位的规章、标准、要求以积极贯彻执行为主，其次才是研判所执行规范、标准的科学性、合理性的问题。
因此，面对《规定》提出的分类方案，由于不会对档案工作造成巨大影响，理性的选择是先贯彻执行，再根据执行效果进行调整，当调整依旧会带来很多问题时，才会适时向上反馈，并根据反馈意见开展下一步工作，变革紧迫性不足。
档案业务外包已成为目前档案行业的一大发展趋势。因此，《规定》中分类方案所带来的工作量增加可通过外包业务进行转嫁，并不会对在职档案人员造成太大困扰。退一步说，即使某机关档案部门预算紧张，无法通过业务外包转移这项工作，档案人员也可通过优先整理文书、会计等利用率较高的档案，延缓其他利用率不高的门类档案整理进行应对。
3 不利影响
3.1 割裂内容，混乱分类。如前所述，由于不同的类目之间存在重叠，一套由多种载体构成的会议文件虽然可以按照文书类、音频类、视频类分别整理保存，并通过备注互见号进行关联。但不同载体在分开存放的同时，还要分别进行编目，导致同一事由文件被割裂。而且，这一问题不但在纸质档案占主流的情况下存在，即使未来电子档案作为主要馆藏，纸质档案屈指可数的情境下也依旧会存在。
从2020年6月份国家档案局发布的《公务电子邮件档案管理规范》（征求意见稿）[17]便可看出端倪，该标准除类目设置上建议设置公务电子邮件类外，在整理要求上与文书档案并无二致。
可以假设，如果未来公务电子邮件作为公务处理的主要工具，其邮件中的照片、音视频等内容在归类上同文书档案存在同样问题。以多媒体融合为主要特征的社交媒体类档案亦如此。最后还有实物类档案，这一类目的存在，进一步增加了分类的混乱。原因在于实物档案很难定义或者无从定义，通常我们将奖状、奖杯、锦旗、字画、印章等作为实物，但纸张、磁带、光盘又何尝不是实物，因此，在《档案工作基本术语》中甚至没有实物档案这一概念，而《规定》卻将其也作为一个门类，甚是不妥。
可以说所有档案都是依托一定的载体存在的，也就意味着所有的档案都可以作为实物档案，如此则实物类档案也就失去了存在的意义。
3.2 增加档案人员工作量。由于一级类目分类逻辑不统一，同一事项在不同载体、不同平台上产生的文件按照档案管理要求，需分别进行组件、分类、排序、编号、编目、装盒等操作，档案整理工作成本等量叠加，耗时费力。尤其是一些以宣传为主的单位如报社开展一次活动不但会产生纸质文件、照片、视频文件，还会在网站、抖音、快手、微博、微信公众号等社交媒体上产生大量的网页文件和社交媒体文件。
档案人员按照《规定》中的分类方案，一次活动产生的档案须分别放入文书、照片、录像、社交媒体、网页信息等类目，如果因为活动举办的成果突出，受到相关部门表彰，收到了奖杯、奖状等奖品，还需要将其放入实物档案中。
这种情况下，一件事情产生文件要分别放入六个门类进行整理，需耗费大量时间、精力。虽然这一问题可通过档案业务外包来解决，但既不利于档案人员业务技能的提升，也存在业务工作受制于第三方公司的隐患。
3.3 误导相关规章标准的分类整理方法制定。正是由于《规定》中提出的反映当前机关分类现状的分类方案，使得相关规章标准在制定时或多或少受其影响，如目前已颁布的《数字档案室建设指南》《归档文件整理规则》《数码照片归档管理规范》均与《规定》的分类理念一致，处于征求意见阶段的《公务电子邮件档案管理规范》也是如此。
可以想见，未来制定网页档案、社交媒体档案管理规范时在分类上陈陈相因便不足为奇。而基于载体类、数字类等对档案的分类及对应的整理方法，与文书、科技类档案的整理方式并无本质区别，外加内容和职能的一致性，完全可以合并整理。因此，有必要及早动手改变这一现状。
4 改进措施
4.1 精简类目，优化检索。首先，通过顶层设计统一一级类目的分类逻辑。一级类目应当稳定、适度，稳定意味着不宜经常改变，不可过多过少。要做到这一点需谨守档案工作三大基本原则，即来源原则、全宗理论和保持档案有机联系等。
机关档案人员应以每一份档案能够反映业务内容的完整性为重心开展分类工作。其他载体、时间、信息形态等均应作为辅助分类手段存在，不可几种方式并重。
基于我国档案工作统一领导，分级管理的原则，由顶层档案行政管理部门以指导意见、实施指南以及相关规范修订等形式引导改变机关档案分类的现状最为有效，但应注重原则性和灵活性并重，重点强调一级类目逻辑的统一性，至于在这一原则下各单位如何增减类目则不作过细要求。[18]
其次，其他规章、标准制定时严守一级类目分类逻辑统一这一红线，如上文提到的《公务电子邮件档案管理规范》（征求意见稿）应突出按内容或职能分类的理念，而非因文件生成平台不同便将其作为一类档案并给出分类整理方案。尤其对在当前档案分类语境下永远也无法给出准确定义的实物档案，应在《规定》的分类方案中予以删除。
最后，善加引导，优化检索。如前所述，机关档案宜重点按照职能或内容进行类目划分，尤其在计算机检索愈加便利的情况下，删减音像、数字、实物等类目，增加通用、科技、专业类档案目录的条目信息，理论上符合逻辑一致性的要求，实践上能够更加便捷、高效地开展档案整理工作。
首先，将照片、音频、视频、公务电子邮件、社交媒体、实物等类别的档案，按照内容或职能并入文书、科技、专业类目中。如新冠肺炎疫情期间，机关多以在线视频形式召开会议，其视频可归入文书档案类。
其次，优化检索工具。以文书档案为例，可在参考《归档文件整理规则》给出的目录样式基础上，增加“档案形态”字段，其值为“纸质、胶片、音频、视频、社交媒体、公务电子邮件、实物”等，通过这一方式实现内容与载体的融合。
同时，将音像、实物、电子类档案著录中一些与文书档案不一致的要求加以协调。比如音像档案需著录拍摄或录制时间、地点、人物、时间、背景、摄影者等信息，而文书档案目录中没有这些著录项，针对这一差异可在文书档案编目规定中给出具体要求，如“责任者”字段在著录照片时应录入摄影人。
“题名”字段应填写照片拍摄内容的地点、人物、事件及相关背景信息。“日期”字段填写拍摄或录影日期。“页数”字段填写照片张数、视频件数。“备注”字段可填写各档案类型的存放位置等信息。
此举可轻易实现一件事情、一个项目产生的档案内容连贯，档号前后接续，不必再编制互见号，分别在各类载体目录中查找，最终实现音像、实物、数字、社交媒体类档案信息与通用、专业、科技类档案信息的融合管理。
近日国家档案局发布的国家标准《党政机关电子公文归档规范》（GB/T 39362-2020）中所举“归档信息包结构”样例，也体现了这一操作理念。
4.2 小处着手，优化分类。机关档案室可在保持现有档案整理方案不大变的基础上，从按照职能或内容划分的类目中选择产生档案不多的门类加以尝试，如多数机关设有专题类档案，一般情况下此类档案每年产生的数量不多，且不同专题之间具有一定独立性。变更编目、整理方法仅会对其中某个专题的档案产生影响。
因此，可从具有类似特点的档案着手，发现问题、积累经验，再逐步延伸到文书类或专业类档案的整理编目。如此，则能逐步实现各类档案以职能或内容为主要分类方法，不再因载体不同而分别编号、编目，耗时费力且破坏事件文件的完整性，给后续检索利用带来困难。
参考文献：
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[4][7]丁德胜.《机关档案管理规定》的十大看点——《机关档案管理规定》解读之一[J].中国档案，2018（11）： 41-42.
[5][17]机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局令第8号）[EB/OL].国家档案局.[2006-12-18]（2020-09-07）.http：//www.saac.gov.cn/xxgk/200612/18/content_13040.htm.
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[12]李思瑶.新形势下我国档案职业倫理的现实困境与合理内涵[D].山东：山东大学，2019：36.
[13]李思瑶.新形势下我国档案职业伦理的现实困境与合理内涵[D].山东：山东大学，2019：39.
[14]李思瑶.新形势下我国档案职业伦理的现实困境与合理内涵[D]山东：山东大学，2019：44.
[15]马仁杰，张浩.论社会转型期档案信息化与档案信息伦理建设[J].安徽大学学报（哲学社会科学版），2011，35（01）： 145-150.
[16][18]陈忠海.档案立法原则体系及其表述[J].档案管理，2009（01）：6-9.
（作者单位：中国民用航空局档案馆 来稿日期：2021-01-05）
