现代企业会议管理工作的有效方法
孙苗瀚
中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2020）02-110-01
摘 要 企业会议是企业研究决策、部署任务、推进工作的重要途径，是企业经营管理工作中不可或缺的重要内容。企业会议管理工作水平的高低能够直接反映出企业的管理水平，统筹做好会议策划、议题管理、督察督办，有利于决策质量的提升，有利于决策效率的提高，有利于工作的落实落地，对于提升企业分析问题、解决问题能力，提升发展质量都大有裨益。
关键词 现代企业 会议管理 决策效率
一、提高企业会议管理水平的重要意义
一是有利于统一员工思想。有效凝聚企业发展的强大合力，确保企业各项生产经营工作的高效推进。二是有利于明确工作路径。参与者经过沟通之后制定活动或是方案的具体实施计划、措施，以实现路径最简捷、管理最高效、资源最集约的目的，保证工作目标的及时准确达成.三是有利于实现目标愿景。企业员工能够更加明确企业的目标愿景，从而促进各部门的有效协作，提高企业运转效率，同时也可以提升员工对企业的认同感，有力推动企业目标愿景的实现。
二、企业会议管理中存在的问题
（一）会前策划不充分
企业往往会根据企业实际运行情况召开临时会议，以解决应对企业改革发展过程中的问题。然而，会议的快速启动往往难以转化为高质量决策，原因就在于会议策划不充分，临时会议往往会打乱参会人员的工作计划，往往是浪费了时间、打乱了计划，却没有取得理想的会议效果。
（二）会中管理不细致
会议时长不受控，与会者缺乏时间概念和紧迫感，思路不清晰、语言不凝练等现象使会议时长失去控制；参会范围不受控，广泛存在陪会现象，不仅浪费工作时间，也增加了信息泄露风险；会议主题不受控，在讨论过程中“节外生枝”、脱离会议主题和讨论主线的现象时有发生，讨论问题久拖不决，会议效果大打折扣。
（三）会后督办不严格
凡是会议，必有督办。与会者在达成共识的基础上形成会议决议，从会议决议到落实工作的桥梁有两个要素，一是任务分解落实，二是会后督查督办。缺少其中的任何一环，工作部署就难以有效转化为具体行动，会议管理也难以实现真正的闭环。
三、现代企业会议管理工作改进措施
（一）创建信息化会议管理系统
针对企业会议管理及企业现状进行对应的网络平台建设，将相关操作流程进行简化，提升议题策划效率。会议之前需要根据会议类型进行通知的分类发布，使用电子文档将信息快速及时地传送至受众，会议召开前还需要进行会议室预定和座次安排，通过线上操作简化流程，提升工作效率。
（二）突出议题管理，实现有效管控
一是要明确会议议题，并于会前将会议待审议、待讨论事项发至各参会人员，留足思考时间，为提高会议效率奠定基础。二是要加强会议策划，对参会范围、时长、议程、会议预期效果等方面做好充分的策划和准备。三是要加强会中把控，会议召开过程中，主持人要牢牢把握会议原则和主题，要結合工作实际和会议重点内容，让思路及决策都能够围绕会议主题进行有效开展。讨论结束后，主持人要在讨论的基础上，最大程度统一与会人意见并在最大范围内形成共识，会议结束后要尽快撰写会议决议并下发至各个单位，为下一步工作的推进筑牢基础。
（三）提高规范化水平
企业会议管理要做到规范化，突出做好“六个必有”，持续提升会议效率。第一，凡是会议必有主题，开会必须要有明确的会议目的，会议的主题要事先通知与会人员。严肃杜绝无目的交流、无主题漫谈。第二，凡是会议必有纪律，会议要设纪律检查官，在会议前先宣布会议纪律，对于迟到要处罚，对于会议上不按照流程进行要提醒，保证会议严格按纪律进行。第三，凡是会议必有议程，要合理安排议程，将会议内容开展环节进行精简，剔除不必要讨论内容，将会议关联性提升，让决策更具科学性及有效性。第四，凡是会议必有结果，开会的目的就是解决问题，会议如果没有达成结果，就是对管理资源的浪费。第五，凡是开会必有记录，要做好准确完整的会议记录，每次会议要形成决议，会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限，如决议内容需要多方资源协力共为，要在决议记录中明确说明，保证执行效果。第六，凡是散会必有追踪，要加强督察督办，建立事后追踪机制，确保有追踪、有考核、有通报。
（四）抓好督察督办
要抓好会议落实，确保企业生产经营目标、职责、制度以及各项决策、工作措施的贯彻落实，实现工作制度化、规范化、高效化，就必须抓好会后的督察督办。一是要做好责任分解。根据会议确定的督办事项，按职责范围进行分解任务，明确负责落实的承办单位。二是要督查督办。要根据办理时限要求，按要求时限进行督查督办。三是反馈回复。承办单位要对督查事项办理进度按时限要求，实事求是上报督办管理单位。四是定期通报。定期对督办事项进行书面通报，并对督办事项的完成和落实情况纳入组织绩效考核。企业管理中要明确会议管理督察督办的基本原则，做到督察督办事项明确，督察督办人员认真负责，督察督办过程细致合理，督察督办密切跟进会议，督察督办结果及时汇总。
四、结语
企业会议的目的是在讨论和交流的基础上不断达成共识、形成建议、明确路径、解决问题、推动发展；企业会议管理的目的则是通过各要素、各环节的持续优化，不断推动决策质量和决策效率，帮助企业快速高效地实现既定目标，稳步推进企业实现高质量发展。
参考文献：
[1]金佳.浅谈如何做好现代企业会议管理工作[J].百科论坛电子杂志，2019，（6）：664-665.
