改进机关文秘工作提高文秘工作效率和质量

2022.11.27

王文勇

中图分类号：D523 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）2- 102- 01

摘要随着社会的不断发展，科学技术水平也在逐渐提升，企业文秘工作效率和质量也随之不断改进。在企业单位工作中，文件数量较多，文秘工作也相应繁重，通常在企业工作中对文件质量也具有一定水平的要求。想要提升文秘工作的效率以及工作质量需要结合具体的工作内容，对工作进行科学规划。但在实际工作过程中，文秘工作效率和质量方面还存在一定问题。基于此文章将从文秘工作现状展开，对问题进行研究和分析，并提出相应策略以供参考。

关键词工作效率工作质量文秘工作

企業机关文秘工作一般相较于其它科室工作具有更加复杂的要求，机关文秘工作需要保障工作效率的同时，提供高质量的文件，还需要对文件内容加以保密。文件的保密性需要相关工作人员具有高度的工作意识，做好相应工作。同时，从企业单位来看，办公室文秘工作通常需求较大且时间紧迫，这就要求文秘工作人员在工作中进行调整，将工作按照实际情况进行划分和安排，快速高效的完成工作任务。但在当前的发展环境下，文秘工作还需要进一步提升，相关工作的质量和效率还需要适应当前企业机关的工作节奏。

一、机关文秘工作现状

（一）机关文秘要求较高

企业机关文秘工作在不断的进行调整和改革，由于机关文秘工作的文件类型较多，相关部门也在不断的实行精简文件的相关措施，但在当前的环境下来看，文秘工作中的文件精简工作还需要进一步规划。企业机关的部门复杂，单一种类的文件数量较少，同时随着技术的不断进步，互联网成为无纸化办公的重要途径之一。机关文秘工作量有所减少，但对于实际工作中的文秘要求并没有降低。机关文秘工作的主要要求体现在其对于时间的要求方面，主要由于工作特殊性，文秘工作对时间的要求较高，因此，在文秘工作中对于不同时间需求的文件需要进行具体时间的安排和划分。文秘工作同时面临的现状还包括文件的质量问题，在时间的要求下，还需要对文件进行精致装订，该种情况下往往需要对工作效率提出较高标准。

（二）文秘工作人员意识问题

企业机关文秘工作内容较为庞杂，需要相关工作人员具有较高的工作意识，提升自身工作意识。在实际文秘工作中存在相关人员缺乏工作意识的情况，由于文秘工作内容的特殊性导致缺少工作积极性，难以将专业知识与工作内容有机结合，难以有效提升工作效率，最终对文秘工作质量产生不良影响。同时在存在部分工作人员缺少自主学习意识，在工作中以完成任务为主要目标，缺少提升自身水平和综合素质的意识，在工作过程中常以被动工作为主，难以为领导提供超前的文秘服务。

（三）文秘部门管理问题

机关文秘工作的复杂性需要相关部门对人员进行有效管理，科学分配工作，提高文秘工作人员积极性以及工作效率。在部分文秘部门常存在缺少合理人员规划的问题，在工作过程中不能够将工作效率最大化，对于文件种类和印刷时间等难以有效掌握和把控，最终对文秘工作的有效性和质量造成不良影响[1]。相关工作人员应当具有一定的工作意识，认真对待文秘工作，明确文秘工作特点和相关要求。

二、提高文秘工作效率和质量的相关措施

（一）适当调整文秘要求

企业机关对文秘工作的要求应当适度精简，避免繁琐的文件要求和多余的种类规划。文秘工作对于机关工作的顺利开展和进行而言具有一定作用，想要有效提升文秘工作效率和质量，需要从文秘工作的要求方面开展。制定合理的文秘标准，对于不同类别的文件制定明确的要求，方便文秘工作的快速开展。对于时间要求较高的文秘工作可适当合理的对文件质量进行调整，在不影响工作的前提下最大化提升文秘工作效率。

（二）提升文秘工作人员工作意识

企业机关文秘工作人员需要具备超前的工作意识，在工作过程中积极主动，对工作内容进行多方面的考量。主动学习相关知识和专业内容，将学习到的知识与实际的工作相结合，有意识的提升自身工作综合能力。文秘工作还需要相关人员具有服务精神，将工作化被动为主动，积极寻求工作内容，采用积极科学的方式对工作进行划分，有效提升工作效率。在工作中具备超前的服务意识，站在服务者的角度思考工作内容，为机关未来的发展提供有力的贡献。

（三）完善文秘部门管理工作

企业机关文秘部门应当对部门内部管理予以重视，对文秘工作人员进行职业意识的教育，认识到相关工作的重要性，同时对机关文件的保密性进行强调，保障机关工作的有效运行。相关管理人员需要对文秘工作进行科学合理安排和规划，激励工作人员积极主动完成文秘工作[2]。管理人员要对部门内部的设备进行定时维护，将文秘设备进行报备，保障设备的安全合理使用，相关工作人员需要按照规定对机械进行操作。

三、结语

综上所述，企业机关文秘工作效率的提升需要从多方面开展，主要对文秘工作的具体细节进行调整，同时需要在实践过程中进行不断的创新和改变。通过改变工作方式和管理模式，有效提升文秘工作效率和质量。

参考文献：

[1]李莲.创新文秘管理，提高公文质量——浅谈公司协调工作管理平台下的公文秘务工作[J].东方企业文化，2014（05）：135.

[2]职成权.文秘管理信息系统在公司的建立与应用[J].现代企业，2018（12）：25-26.