企业办公室精细化管理的意义和方法

    韦军勇

    中图分类号：C931.4 文献标识：A 文章编号：1674- 1145（2020）2- 103- 01

    摘 要 办公室在管理中扮演着重要角色，能够提高办公室的精细化的管理并降低管理成本，促使办公室管理达到预期目标。基于此，以下对企业办公室精细化管理的意义和方法进行了探讨，以供参考。

    关键词 精细化管理 企业办公室 解决方法

    当前，我国企业办公室管理模式还存在一定的问题，导致干部的执行力不高，使得各部门之间缺乏有效的沟通。基于此，围绕精细化管理在企业办公室中的实施意义及实施措施进行分析具有重要的意义。

    一、精细化管理概述

    精细化管理是管理学中一个较为重要的理论知识，最早起源于科学管理，主要是从不同的方面创新管理理念，比如规范化、精细化以及个性化，其中精细化管理主要是人与岗位之间的匹配理论，在分配岗位的过程中，需要明确岗位人员自身职责，并且在此基础上将责任划分到个人，同时对管理内容进行细化，这对企业各个管理环节质量的提高具有较大促进作用。此外，办公室在管理期间，应当应用精细化管理模式，不但能够降低企业运行成本，而且对管理人员具有约束作用，为提高办公室管理水平奠定良好的基础，从而使企业市场竞争力得到提升。

    二、企业办公室精细化管理的意义

    （一）提升企业核心竞争力的内在要求

    现阶段，我国对外开放水平不断提升，加之“一带一路战略”“区域经济一体化”等战略的实施，为企业发展带来机遇的同时，也意味着企业需要承担更多的责任以及面临着更多的挑战。为了更好地提升企业核心竞争力，加快企业国际化、现代化、科学化和规模化的步伐，加强办公室管理就成为了必然选择[1]。办公室精细化管理后，意味着办公室职责分工更为明确具体，权责对应更加清晰，意味着办公室在企业中所能发挥的作用愈大。除此之外，办公室精细化管理，意味着企业办公室可以节约更多的管理成本、提升工作效能，进而促使企业生产经营效率的提升。

    （二）有助于降低企业的运行成本

    对于任何一个企业而言，降低成本、提高效能都非常具有实际价值。从企业层面来看，成本是企业运营中十分重视的方面，只有当企业在行业中的成本处于领先地位，才能使企业形成一个有效的竞争力。而精细化管理能够降低企业的运行成本，因为其主要是从细节入手，通过运用最新的管理技术，促使企业的人力、物力及财力等资源得到充分利用，以此降低企业的生产成本。

    （三）顺应经济新常态的必然趋势

    我国经济体制改革进入到“深水区”后，市场经济环境的变迁速率加快，企业对经济政策、法律法规以及国内外经济形势的研判显得尤为重要。企业办公室作为信息资源的集散地和发布地，其在政策发布、规章制度发布、文件发布领域扮演着重要“角色”。为了更好地协调好企业各个部门之间的工作，解决实践工作中存在的“信息孤岛”“信息不对称”现象，提升相关部门以及下级单位对经济政策、法律法规、国内外经济形势的把控程度，有必要進一步改革企业办公室工作，最大限度地提升办公室整体运转效率，一次性将工作落实到位。

    三、企业办公室精细化管理措施

    （一）建立精细化管理制度

    上市公司要实现企业办公室管理的精细化，需要从自身的实际情况着手，建立完善的精细化管理制度，制度能够为行政管理工作提供重要的支持与保证。上市公司相关的管理人员要借鉴先进的精细化管理理念，保障精细化制度的完善性，在传统精细化管理理念、制度的基础上，加以改进与完善，实现对各项管理工作与任务的细分。此外，精细化管理制度的实施要求上市公司要做好相应的细节处理，根据管理任务，详细划分相关人员的管理职责，使得办公室人员在进行行政管理工作的时候，可以依据有关的制度来实施规范化的工作。在精细化管理制度的制定过程中，上市公司要积极鼓励员工参与，积极采纳员工的意见，保障精细化管理制度的完善性与规范性[2]。

    （二）应用办公室自动化系统

    当前，科学技术日新月异，互联网不断发展，企业要想提高办公室精细化管理质量，应当应用办公室自动化管理系统。此外，办公室精细化管理的主要目标是明确工作责任，通过规范化管理，将成本控制在一定范围内，以此实现企业经济效益。根据企业实际发展情况，在对办公室职能分配的过程中应根据不同特点，赋予办公室在企业中的枢纽角色。除此之外，将信息技术应用到办公室管理中，能够使各种信息及时传递，并且可将繁琐的管理工作难度降低，为办公室管理质量的提升奠定良好的基础。

    （三）做好办公室的清洁工作

    脏乱差的环境会给人一种压抑的感觉，会让人觉得这个企业的管理非常混乱。因此，办公室管理需要从“清洁工程”开始，切不可将这项工作看做是小事，事实上干净整洁的办公环境能够提高工作人员的办公效率，使他们的身心愉快，更具工作动力。办公室的卫生清理工作可从整理、整顿、清扫、习惯等方面开展，不仅是清理办公室环境，而且让办公室人员都改变自己的工作及生活习惯，使他们认识到保持办公室干净卫生的重要性。

    （四）细化岗位职责

    企业办公室管理工作的精细化要求上市公司在日常的工作中要建立完善的考核标准，用考核制度来约束与规范员工的行为，实现办公室人员职能的细分。对任何一项企业办公室工作而言，上市公司要根据行政工作的内容、目标与任务等，制定明确的员工职责说明书，使得办公室人员在相关任务的执行过程中能够充分意识到自身的职责权限。

    四、结语

    精细化管理不仅能够降低企业的生产成本，还能加强各部门之间的沟通与协作，继而提高企业的管理效率。因此，在今后的发展过程中，企业办公室需要加强对员工的培训，以提高他们的工作能力。此外，要做好办公室的清洁工作，为办公室人员营造一个干净卫生的工作环境，这样可以提高他们的工作效率；还需要完善绩效管理体系；需要重视信息化及标准化工作的开展。

    参考文献：

    [1]许研.浅议精细化管理在办公室内务工作中的应用[J].现代经济信息，2019（20）：111.

    [2]秦建伟.企业办公室精细化管理的意义和方法[J].环渤海经济瞭望，2019（10）：106.