构建高校人事信息管理系统的思考与实践

    崔璐

    人力资源是高校教育最重要的资源，基于计算机技术而开发的信息化人事管理系统，是当前众多企事业单位实现人力资源管理的一个重要工具。本文重点分析高校人力资源管理的基本特点，阐述高校构建人力資源管理系统的重要性，并提出具体工作开展的具体举措。

    在信息技术飞速发展的背景下，将计算机及网络技术应用于人事管理已成社会趋势，在此背景下，人事信息管理系统应运而生。作为高级知识分子密集的高校，引入符合现代化管理模式的人事信息管理系统，是高等教育行业实现科学规范化管理的重要维度。通过人事信息管理系统，能全面汇总学校人事信息，进一步加强学校人事部门与学校其他部门的沟通能力，最大程度提高管理效率，进而实现对广大教职工的信息化人事管理。

    一、高校人事信息管理系统的基本概述

    人事信息管理系统是在信息化技术的基础之上，以人力资源为主要管理对象的一种全新的人力资源管理模式，通过先进的计算机技术实现科学化管理。人事信息管理系统的搭建，是一个极其复杂的过程，从最基础的人事信息采集到海量数据存储再到对数据的基础加工和复杂处理分析，能够准确反映相关单位的人事情况，例如聘用薪资、人员流动等，帮助管理人员全面掌握相关单位的人事工作全貌。人事信息管理系统，就是通过数据软件帮助人们实现以人事为核心的相关数据分析和管理，将繁琐的人事管理工作简单化、流程化，提升整体管理效率，持续优化人才配置，全面提升人力资源管理的整体水平，促进相关单位的和谐发展。

    高校人事管理系统的搭建，以高校教职工的人力资源管理为核心，将相关基础信息以数据形式保存，并通过专业系统整合，实现统一化管理，包括教职工的基本信息、专业领域信息、学习培训经历、职称评定、工资变动、职务晋升、奖惩制度以及人才引进和离职退休等等，打造成相对准确且稳定的管理数据库，并能够实现实时共享，既有利于高校高层领导快速掌握人力资源重要信息，及时决策，优化人力资源配置，同时也能进一步促进整个高等教育行业的信息化发展。

    二、高校人事信息管理系统的重要性分析

    高校人事信息管理系统以全校教职工的人事信息为基本管理内容，主要搜集学校教职工的基本信息、编制类型、专业信息等，相比一般单企事业单位的人事管理系统，功能性要求更强，信息类别更加全面，查询方法更快捷，要将全校教职工的信息进行统筹化建设，实现信息网络化管理。

    （一）按键式操作代替繁琐整理，进一步提高人事管理工作效率。在高校人事管理工作当中，信息查询量频繁，人事管理需要及时维护和更新相关教职工的人事信息，尤其是在职称评定、薪资变动以及基础信息调查等方面，需要更完善的人事信息。通过人事信息管理系统，能够快速通过关键词查询出符合查询标准的教职工信息，同时能够快速的转化成符合标准的表格，经过简单筛选和加工整理，就能够搜集到需要的基础数据，大大提升数据收集的效率。在传统的人事管理方法中，则需要翻阅大量文字材料才能完成工作，通过人事管理系统，则能够实现按键式完成，简单点击完成所有流程，简化工作流程，缩短工期，而且准确率更高。由此也能表明，高校人事信息管理系统可以节省高校在人事管理工作方面的投入，同时又能进一步提高工作效率。

    （二）数据库存储替代纸质档案室，进一步优化档案管理方式。高校是人员密集型单位，教职工人员多，且人员结构复杂，信息基础数据大，信息更新频繁，查询率高。在人工管理的时代，人事信息的录入需要填写大量的表格信息，不仅需要专门的管理室存储，同时还需要配备多名工作人员负责。对于档案室的环境要求也极高，需要有良好的干燥性和通风性。同时需要面积大，能够摆放更多的档案柜，才能保证纸质档案的长期保存。在装订上则完全手动，从硬件配备到人员配备，都需要投入大量资金。在信息化飞速发展的时代，各行各业都已经引入更高效的信息化管理方式，传统人事管理方法已经不符合教育现代化要求。要真正实现高等教育行业的信息化变革，就必须建立以人事管理为核心的信息化管理系统，不断优化数据存储方式。在目前许多人事管理系统中，大多针对企业，涉及高校的人事管理系统需要专门定制，操作界面需要更简单，使用方便且投入更少，以便于日后维护。而在功能方面，满足日常工作即可。

    （三）开放式管理替代封闭式管理，进一步提高部门协作的便利性。在高校机构的改革中，不同地域学校进行合并，或者下属相关部门合并，这就使得高校人事管理部门的职能更为集中。相比传统管理方式，这一趋势迫切要求采用更现代化的人事管理，一方面要尽量优化流程，减少复杂程序，另一方面，也要实现异地、异部门的跨地域协作。在日常人事管理工作中，要对来自更多部门的信息进行归拢合并，通过认识信息管理系统可以进一步减少流程，借助网络技术，通过一定程序功能的管理系统和数据处理库，将各个部门的信息进行统筹，实现各个部门互通有无，使数据整合更全面。这个过程中，能够减少异地部门工作人员的重复性工作和繁琐性工作。由此可见，搭建人事管理网络系统，能够加强人事部门与其他各个科室的协作，同时能够保持数据的一致性、时效性以及完整性，最大意义上实现资源共享。通过网络能够进一步规范人事管理，理顺各种复杂关系，进一步人事管理工作效率。

    （四）权限划分替代完全开放，有效保证人事资料的安全性。在教育现代化发展的背景下，校园网的开通对于高效管理有更大的促进作用，更大程度上方便了各类任取对于高校相关信息的搜寻。人事管理部门因业务需要，需要申请上网，而这些机器带有相关的机密信息，要保证数据的安全性，就需要采用更先进的手段来保证数据安全。通过搭建人事管理系统则可以有效解决这个问题，能够限制用户的权限，防止非法用户的侵入，进一步防止公用网上许多病毒的危险，有效保证人事信息安全。

    三、提高高校人事信息管理系统应用价值的具体策略

    （一）搭建完整模块，划分不同使用者权限，进一步加强人事管理信息的安全保护，提高数据安全性。高校人事管理系统的功能需求大概包括以下几方面，“人事档案的管理”、“课题组的管理团队”、“管理合同及证书的管理”、“外聘及返聘人员的管理”和“系统用户的管理”。例如人事档案管理模块，主要负责对于高校在职教职工具体工作档案的管理，包含基本信息、纸质档案的存放地址和查询记录等等。而这些信息中，绝大部分信息属于高度机密，例如学校编制、人员身份证号、联系方式等，数据泄露可能造成严重损失。但由于职能需要，人事管理系统的部分模块需要联网，因此要进一步的加强安全措施的打造，保障教育网络的安全，提高信息防护能力。用户的管理部分可以通过权限划分来实现不同操作，管理员拥有最高权限，可以对数据进行修改、删除、维护，普通用户只能浏览，没有其他权限。

    （二）加强宣传，优化系统应用操作，让普通大众都感受到人事信息管理系统“有用，好用”，进一步提高管理系统的使用率。搭建高校人事信息管理系统是高校发展的重大改革和重大举措，能够有效促进学校人力资源管理，推动学校整体实力的提升，但在实际的推行过程中，却存在教职工配合度不高的问题。例如信息填写不完整、提交不及时等。这类现象的发生，其主要原因在于宣传力度不够，普通教职工不能体会到人事信息管理系统带来的便利性，对这项新事物不够了解。要让全体人员能够真正感受到人事信息管理系统的用处，才能有利于建设更加完备的信息系统。与此同时，人事信息管理系统组织的结构框架，需要根据高校个性化特点进行进一步优化，模块搭建上要符合学校特点，系统操作性和便捷性上要更人性化，让普通大众感受到“很有用、很好用”。

    （三）加强队伍技能培训，促进跨部门信息搜集，搭建可以实现跨部门资源共享的人事信息大数据库，进一步提高系统数据的完整性。要真正发挥高校人事管理系统的应用价值，一方面要注重硬件配备，开发更实用的操作软件，另一方面则要重视提升工作人员的综合素养，从信息搜集、整理、分析以及应用操作方面，都要掌握技能。同时，加强部门协作意识，积极加强与各个部门的沟通与协作，最大程度整合资源，进一步加强数据收集和整理，通过软件功能体现各个科室和部门之间的联动，真正搭建起可以实现资源共享的大数据库。人事档案的基础在于信息搜集，人事管理部门要不断完善数据库，将基础信息进行完整收集并及时更新，保持正确性，充分发挥信息化管理的优势。

    （四）分析校园各部门及教职工实际需求，开发增值服务，让海量信息变成一种普遍性的服务，进一步提高人事信息管理系统的便利性。人事管理系统最主要的功能就是管理，在搜集全面数据的基础上，要进一步考虑如何让海量信息变成一种普遍性的服务。因此，需要加强学校相关部门的沟通，加强与一线教职工的沟通，深度挖掘实际需求，让人事管理系统能为广大师生提供更多的增值服务，例如科学研究、人才培养、教学质量、学科建设等方面提供更多增值服务。在建立数据库的基础上，要进一步结合人才资源进行开发，不断完善各类报表系统，推进日常管理，实现全校办公的自动化。例如职称评定就牵涉到广大教师的切身利益，系统大平台可以直接从科研、教学、人事等系统中提取相关数据，直接生成申报表，进一步减少教师填报的相关流程，提高便利性。

    四、结语

    随着教育现代化的发展，许多高校已经开始搭建信息平台，信息化的建设已经广泛地参与到高效的管理模式和重要決策。而信息技术的发展规模及水平也成为衡量高校教育现代化发展的主要指标。在高校构建人事管理系统，不仅可以提升工作效率，优化工作流程化，同时还能促进政务公开和信息透明，加强各部门协作，为各部门及全校教职工提供便利性服务，有效促进高等教育信息化发展。

    （作者单位：西安工程大学）