探析档案信息管理与知识管理之融合

    贺莎

    【摘要】在开展对档案信息的管理工作的时候，一定要采用新的方式，无论是管理手段方法还是管理的模式上都不能继续使用旧的管理方式。这是因为传统的管理方式与现代的发展要求不符，因此需要对该模式进行创新，改革其中不合理的部分。本篇文章主要探究了档案管理的信息要与知识管理相结合，希望本篇文章的研究可以对档案管理人员有积极的作用。

    【关键词】档案；管理；知识管理；融合

    1.为什么要融合档案信息管理与知识管理

    我国的经济和科技都得到了非常大的进步和发展，在经济活动变化当中，知识因素的参与比重正在呈逐年增大的趋势，所以只是管理是社会发展和经济变革的必然要求，这样不仅能够更好地提升档案信息管理的工作效率，而且对工作质量也有非常大的改进和提升，档案信息能够更加全面，档案信息的作用也可以得到尽情的发挥。在以往的档案信息管理工作中要经过很多的工作流程，管理方式也相对较为落后对信息价值的提升是非常不利的，在对实际的档案进行管理的过程中还存在着诸多的问题，要更好地解决这些问题就一定要将知识管理和档案信息管理进行充分的融合，只有这样，档案信息管理工作才能真正与时代的发展相协调。

    2.档案信息管理与知识管理融合的可行性

    2.1从档案信息属性的角度分析。尽管档案有多种属性，但是最基本的属性就是知识数据。档案中有很多的知识，而且这种知识都是无形的，通过档案记载下来。档案可以讲分散的知识集中在一起，然后向人们展示出去。档案管理有对象，而知识管理也有特定的对象，而且这两种管理的内容都是相同的。档案中有一些知识是显性的，也有一些信息是隐性的，而档案信息管理主要的管理内容就是显性的信息。

    2.2从知识管理的现有研究成果分析。随着知识管理方式的发展，其管理方法创新，而且具有一个独特的理论。尽管这些理论在管理的时候，还是有不足，但总体来说，其管理方法已经在进步。而现阶段我们需要做到的就是建立更加完整的管理机制。首先保证管理机制可行，在管理档案的时候，可以使用。其次是选择合适的管理内容作为管理对象。最后是在确定管理对象之后，有针对性的实行管理。实际上知识管理所拥有的条件已经达到文章中提到的管理条件，这也使得档案管理与知识管理之间的融合有了保障。

    3.知识管理对档案信息管理的创新

    3.1知识管理可以完善档案信息管理职能。知识管理其实就是档案管理革新的主要表现。知识管理可以影响到档案管理的全部流程，不同的流程选择的管理方式不同，但是对于档案管理来说都是具有一定的影响。当档案管理工作中增加了知识管理之后，档案管理的内容都明显的不同，甚至在工作方式上都出现了变化。这种变化可以体现在几个方面。第一是对实体档案上，在过去对档案管理的时候，主要的管理内容就是实体档案，但是在转变管理内容之后，实体档案的管理减少。现在更多的是对档案的利用。而且管理的技术也变得先进，使用高科技管理档案，使得管理方式走向智能化。

    3.2知识管理可以实现档案管理业务流程再造。业务流程再造，是对组织中及组织间的工作流程与程序进行的分析和再设计，其既是知识管理的要求，也是实现知识管理的重要手段。在知识经济时代，组织的结构将从传统的直线型向扁平式转变，管理的中间层次将逐渐减少并最终消失，将形成一个由中心的管理者统一领导和指挥的组织。同时，对信息技术高度依赖和应用将产生大量的电子文件，电子文件与传统纸质文件存在着较大的差异，对电子文件的管理推动了档案管理业务流程再造。对档案管理业务流程再造，应依据文件生命周期理论，即把文件档案看作为一个不可分割的文件连续体。打破过去文件工作与档案工作的界限，实现企业文件档案一体化，在业务流程上进行统一的设计。该流程包括文件从产生、运转、归档、永久保存或销毁的全过程。这种新的业务流程有助于加强文件、档案的知识管理，同时强化了对各项业务管理工作的服务功能，提高工作效率。

    4.知识管理可以强化档案知识智能化服务意识

    工作人员在管理档案的时候，对于工作的质量也是有要求的，而采用知识管理的方式就是保证工作质量的一种方法。信息化是档案进步的前提，有了信息化档案才能管理才能更进步，而且网络也是档案管理转变的主要因素。增加知识管理可以让档案管理的管理内容更全面，还能放档案的服务性质明显上升。因此在对档案管理的时候要使用现代化的技术，包括网络，只有这样才能保证管理档案的智能化水平

    5.知识管理有助于提高档案管理人员素质

    档案的管理水平与管理人员的素质有直接的关系，为了能够保证管理工作的质量，就要让管理人员就有较高的素质，现阶段制约我国档案管理事业发展的主要因素就是管理人员的素质。对于档案的管理采用知识管理以及信息管理，而这种两种管理方式都是档案管理方式创新的表现。但是这两种管理方式对于档案工作人员的素质要求高，必须具有现代的管理知识，同时能够对管理学有一定的了解。保证其在管理的时候，对业务熟练。而且将信息管理与知识管理结合在一起，也可以有效的提高管理者的素质。知识管理可以帮助工作人员为档案建立一个完整的知识框架，而且让管理人员具有现代信息技术，从而激发管理人员的内在潜能。通过这种管理也可以让档案管理人员尽快的了解客户的需求，然后为客户提供服务。所以说，档案管理必须要进行知识管理。很多人员在利用档案资源的时候，格外重视对档案中历史信息的利用，这使得档案信息资源的作用发挥的不明显。因为现在利用档案的时候就要将眼光放长远，使其能够满足社会对于档案的整体需求。保证档案能够为社会提供多层次的服务。管理人员还要合理的判断档案信息，去粗取精，创造更多的社会价值。

    6.结束语

    知识经济在当代社会得到了非常迅猛的发展，档案信息管理也应该更好地顺应知识经济的发展，在档案管理的过程中一定要对传统的理念和模式进行大胆的变革，只有变革才能有创新，只有不断地进行创新才能更好地发展，档案管理也是一样，只有对其进行不断创新，在管理的过程中与知识管理相结合才能更好地保证档案管理工作的长久发展。

    参考文献

    [1]向泽红.知识资源集成管理与知识化服务[J].兰台世界，2013（20）