档案不可能形成在前
严永官
摘 ?要： “档案形成在前”观在论述过程中将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆、将“记忆”与“记录”混为一谈、分析问题的方法片面而孤立。不管是从人们认识的角度，还是从人们社会活动的目的性，抑或是从概念产生的顺序来看，档案都不可能形成在前。
关键词：档案;形成;研究
自刘东斌先生在《档案管理》2007年第2期上发表了近万字的长篇文章《论档案形成在前》（以下简称“刘文”）以来，对这一观点的讨论从未间断。在再次拜读原文和若干商榷文章之后，突然产生了如下想法：一是确定“文件”和“档案”到底哪个形成在前的实际意义何在？二是在同一时段内，我们还有可能将在实践上已经视为一体保管的事物割裂为“文件”与“档案”吗？三是“文件”和“档案”作为两个基本概念，难道它们在产生乃至指导实践的过程中就不会有“人为”的因素掺杂吗？四是因为“档案”的概念形成在前，就能认为是“档案形成在前”吗？为此，笔者特撰写此文与“刘文”商榷。
1 ?论述过程不合规范
按照常理来说，刘先生既以《论档案形成在前》作为论文的题目，无疑这就是本文的论点。那么提出论点之后，最为需要的就是围绕这一论点，采用诸多的论据并经过作者合乎逻辑的论述，待到水到渠成时论点自然出现，这就不但使其论点得到了确立，还能毋庸置疑。
然而，综观刘先生的论述思路则往往是首先提出一些问题，如“刘文”就在摆出一些问题之后再从“档案是记忆工具，所以形成在前”、“档案之义形成在前，而文件之意产生在后”，从而得出结论：“档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件”，再分析“把文件与档案看成是‘前身与‘转化关系的原因”及论述“档案形成在前说对数字时代档案管理的意义”。从而得出结论：“档案一形成就是档案，就该是最初的，根本不存在‘前身的问题。”“刘文”的论述方式正像郑文、关素芳二位指出的一样： “对于该观点，笔者从文中并未看到系统严密的论证和阐述，而更多的是作者大量引用国内外学者对档案记忆性或记忆工具特性和重要性的观点及看法。”[1]
至于随后在《档案管理》2007年第3、第4期和2008年的第1、第2、第3、第4期上，从《档案形成在前说对电子档案管理的启示》等6篇文章，给予读者的感觉更是其在论述方式上有问题。每篇文章基本都是先罗列档案学理论中的一些无法得到解决或解释的问题，再拿出“档案形成在前”这个论点给予解释，于是问题就得到了解决。其实，这里既存在一个行文不合常理、没有按照常规出牌的问题;又是在人们对“档案形成在前”这一观点尚未得到基本一致的认识之时，就只顾顺着自己的思路将这个观点作为解释实践中诸多现实问题的依据，这也未免太过于急切了一些。
2 ?将“概念”与其所指代的“事物”相互混淆
“刘文”在论述“档案形成在前”观的过程中主要涉及“文件”和“档案”这两个概念。“文件”和“档案”是两个书面的概念，各自都指代着具体的事物，它们之间既是有区别的，又是相互联系和不可分割的。但“刘文”却将“概念”与“事物”混为一谈。
首先，我们来看概念。“概念（Idea，Notion，Concept）是反映对象的本质属性的思维形式。人类在认识过程中，从感性认识上升到理性认识，把所感知的事物的共同本质特点抽象出来，加以概括，就成为概念。”[2]概念是一种人为确定的对于某一类事物的称谓，以至让人们一看见这个概念就知道其所对应的事物。由于概念是由人类“把所感知的事物的共同本质特点抽象出来，加以概括”而成的，所以人们在其命名过程中必定会掺杂入很多的人为因素，比如属概念采用什么？种差又需要加入哪些？可以说没有人为的因素，就无法产生具体的概念。就像伍振华、贾燕华二位说的一样：“档案事实上是从档案材料转化而成——形成实践给档案留下了实实在在的烙印。”[3]
“文件”和“档案”是两个经过相当长时期的历史发展和无数理论研究者的努力而形成的两个基本概念，它们本身就是人们认识过程的结晶。而刘先生却在《信息时代：档案形成在前说的理论意义》（刊于《档案管理》2007年第4期）一文中指出：“不仅使档案成了人们可以任意指定的东西，而且人为地造成了档案概念的混乱。”难道在这两个概念的产生乃至指导实践的过程中就不会有“人为”的因素掺杂吗？这种掺杂难道是可以避免或者说是不应该允许的吗？据我国目前的研究认为，“档案”一词出自清代杨宾的《柳边纪略》中的记载。从杨宾的论述可以看出，我国的造词与造字一样具有象形、会意、假借等多种方式。“档案”一词从“木”为始，以“木”而终，符合会意造字法则。既然是人们通过对工作实践研究而产生的概念，所以人们把“文件”与“档案”这两个概念人为地认识为一个事物的不同阶段，这是完全符合人的认识过程的。
其次，我们再来看具体事物。具体的事物是客观的存在，不管这个事物是如何形成的。而人们对各类事物归纳的概念和所下的定义则完全是综合考虑了各种有关原因后人为地组织并命名的。故此，笔者以为就“档案”和“文件”而言，虽然它们在语义上是两个不同的概念，但就其针对的具体事物而言，却又是整体的、统一的。即在被人们认为是“文件”阶段，其草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本都被认定为是“文件”的一个整体;而在人们出于以备日后查考需要而归档保存，成为语义上的“档案”之后，这些草稿、修改稿、定稿和下发的正式文本则又是一个作为“档案”的整体，且留下了档案工作者在对其进行整理过程中留下的印记。
当然，作为“文件”和“档案”这两个概念所指代的具体事物的本身是无法也不应该掺入人为因素的，因为一旦掺入人为因素就会使其或脱离了“档案”的“直接形成”“原始记录”“备以查考”（有关档案的本质属性问题也是近年在《档案管理》和《档案界论坛》中讨论热烈的问题，本人将另文专论）等档案的基本属性;或是变成伪档案，如我们在升级评审或创建卫生城区等评审中制作出来的有些所谓的文件，就不是真正意义上的档案。
3 ?将“记忆”与“记录”混为一谈
“刘文”讲：“也就是先有记忆活动后有其他活动，否则，其他活动将无法进行。……档案作为记忆工具，就是为了满足人类记忆备忘的要求而产生的，它的产生延伸了人脑信息的贮存记忆功能。”这里讲的实际不是记忆，而是人们的认识或是意识。人类是先有认识后有实践，然后由于为了留下这个实践才需要记忆。
《辞海》对“记忆”的定义是：“人脑对经验过的事物的识记、保持、再现或再认。”[4]“刘文”则误把“记录”当“记忆”，指出“档案是记忆工具，所以形成在前”，这里刘先生要么错把“记录”当成了“记忆”、要么将“记录”和“记忆”等同了起来。其实“记忆”和“记录”的区别是显而易见的，记录是科学研究的基本方法之一;而“记忆”是人类心智活动的一种，属于心理学或脑部科学的范畴。记忆代表着一个人对过去活动、感受、经验的印象累积。
人们当时形成文件，只是为了某种必须多人开展的活动的需要，由此而形成的具体事物如各种草稿、初稿、定稿，直至正式下发给需要实施这一活动的人们的文件，都是为了人类行动能达到一致的目的。而这些材料自然就“记录”着这一活动整个过程的相关内容。随后因为要把所有已做的事情留待以后及至后人借鉴时，则需要通过“记忆”的方式来进行，于是乎就被通过各种方法保存了下来，这正是被今人称为“档案”的事物。
正是由于刘先生错把“记录”当成了“记忆”或是将“记录”和“记忆”等同起来的原因，才会自然而然地得出先有“档案”、后有“文件”即“档案形成在前”的观点。
4 ?分析问题的方法片面、孤立
“刘文”在论述中将事实上在同一阶段为反映同一事物整体面貌的草稿、修改稿、定稿和正本，硬性地分割为“文件”与“档案”，即前面部分为档案，只有正本才是文件，且被“刘文”称为“档案的复制件”。基实，正像伍振华教授指出的一样：“别忘了，定稿只是记录运动中的一个片断，而我们讲某一档案是历史记录时，至少通常对应的是对某一相对独立完整的活动的相对独立完整的记录。”[5]明明是相互紧密联系、不可割裂的内容，“刘文”却硬要将其分做两个内容，这也许就是“档案形成在前”观之所以能提出的关键所在。
让我们来看具体事物的客观情况到底如何。当人们出于某种认识需要而进行针对性的社会实践时，便需要用于统一、指挥实践行为的工具，包括这一事物产生过程中形成的草稿、修改稿、定稿等各种材料（其实“材料”也是今人给予的称谓）和真正用于统一、指挥实践行为的工具，即今人所称的“文件正本”。此时这一整套反映这一事物整个过程的材料，今人就统称为“文件”。由于人们的社会活动又是连续不断以至永远的，所以为了便于记录和再现历史，就需要一种记忆的工具。于是人们将这一整套材料经过必要的整理保存成为今人所称的“档案”。而此时的这一整套材料同样又是不可分割的，其中的文件正本是档案，而这个文件的草稿、修改稿、定稿则是其不可割裂的附件。
由此可见，被“刘文”称为“档案”的历次稿本和“文件”正本是一个不可分割的整体。在文件正本发挥现行效用时，它是依赖于历次稿本而存在的;同样，历次稿本是谁的呢？它们无疑是依附于文件正本的，即是某某文件的草稿、修改稿和定稿。两者是无法分开而单独存在的，因为一旦分开，那它们的价值就是不完整的，要么失去了证据价值，要么就无法具体实施。只是这一整套材料在不同的阶段被人们赋予了不同的概念而已。
5 ?“档案形成在前”观之我见
首先，从人们的认识角度来看，档案不可能形成在前。人们的一切社会活动都是人类认识的必然结果，即有了认识才会有行动。人们在进行某项活动的整个过程中，总会受人类认识的左右，如结绳、刻石、占卜等，其都是为了某种认识的实现。随着人类社会的发展，凡需要群体参与方能完成的活动，为了达到认识的一致，便需要发出被后人归纳命名的“文件”，以统一人们的行动来实现共同的认识。而各种社会实践活动在其过后又为了记忆或是以后参照，便要将这些东西留存下来，被今人称为“档案”。当然，这些档案中的一部分是人为因素留存下来的，如多种归档保存下来的档案;另一部分则是由自然因素留存下来的，如石刻等。
到了一定的时候，人们出于对某类具有共同属性（如直接形成性、记录性、记忆性、凭证性、查考性）的事物给予一个比较统一的名称时，经过长期的摸索，到了清代便正式形成了“档案”这一概念，即凡是直接形成的原始记录，又需要为日后查考利用的材料，都统称为档案。这是人类对这一事物认识的发展。
其次，从人们社会活动的目的性上来看，档案不可能形成在前。人类社会的一切活动都是有目的的，这一切活动的过程都是为了达到这一目的而进行的实践。试以现代的科技档案中的产品档案为例，各种产品的设计图纸都是为了生产出一种能够满足人们日常工作、生活需要的产品而设计的，这是活动的目的。而在设计过程中又需要经过不断的试验和修改，这就是过程。最终才能形成完全能够达到目的的整套设计，才可以依照图纸来成批生产。由于人类的生产是循环往复以至无穷，直到被该产品的升级换代所取代，这整套图纸需要作为以后再次加工此类产品的依据而备以查考，于是就被作为“档案”加以保存。
每一个具体的实践过程都是为了目的的达到，是一个不可分割的有机组成部分。只有将围绕其目的所形成的所有材料完整地保存，才能还原历史过程，才能起到凭证作用。所以说“文件”和“档案”只是同一事物在不同阶段人们对其称谓的不同，而根本不可能是“档案形成在前”。
最后，从概念产生的顺序看，也不能说明“档案形成在前”。“刘文”认为，“从概念的产生时间顺序上讲，档案之义形成在前，而文件之意产生在后”。按《大辞书·文化新闻出版卷》所载，“文件”是“组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料。是人们记录、固定、传递和储存信息的一种工具。汉语中的‘文件一词，初见于清末”。[6]又据现在的研究，“清末”一般系指1840年鸦片战争开始至1912年民国建立，而郑观应的生卒年份也为1842年至1922年。而“档案”一词则于现存清代档案康熙十九年（1680年）的《起居注》中就已经出现。如此说来，“档案”一词的形成确实要早于“文件”一词的形成约200年。
但问题是我们即使从概念产生的顺序来看，也还是不能说明“档案形成在前”的。因为“概念的产生时间顺序”反映的是人们对这一事物的认识发展过程及这个概念所属学科的发展情况和成熟程度，而并非指这一概念所指代的具体事物的产生时序。这就像档案从起源到今天经过了几千年的历史，而“档案”一词使用的历史却并不久远一样。所有具体的事物从其存在起就是一成不变的客观事实，至于对其在不同时期所被定义出不同的概念，则是人们对这一客观事物产生的主观认识不断深化过程的反映。从“文件”（还包括其他一些难以被称为文件的载体）到“档案”也同样只是人们认识的发展，并在具体事物上留存的人们在对其进行统一整理中形成的编号等一系列印记。
其实“档案”与“文件”究竟哪个形成在前，这个问题的提出本身就是一个悖论，因为正像上面所说的，所谓的“档案”与“文件”，其实就是反映某一具体事物的一组完整的材料，谁都无法，也不应离开谁而单独成立。只是当这些材料在其现行效用期被人们称为“文件”，而当其被人们出于备以查考等目的而归档保存起来后又被称为“档案”而已。
参考文献：
[1] 郑文、关素芳.对档案是文件前身观点的若干质疑[J].档案管理，2007（3）.
[2] 好搜百科，http：//baike.haosou.com/doc/5408936-5646933.html. [EB/OL]2015-04-28.
[3] 伍振华，贾燕华.再论“备以查考性”是档案的本质属性[J].档案管理，2008（3）.
[4]《辞海》[M].上海辞书出版社，1999.467.
[5] 伍振华，
http：//www.danganj.net/bbs/viewthread.php？tid=21096&extra=page%3D1&page=4. [EB/OL]
2009-07-27/2015-04-28.
[6]《大辞书·文化新闻出版卷》[M].上海辞书出版社，2013.267.
（作者单位：上海市奉贤区档案馆 ?来稿日期：2015-06-15）
