基于关键词的档案局（馆）人员编制、内设机构与职能配置文献分析

    张予宏

    摘 要：运用多种关键词分析方法，对1965年以来档案局（馆）人员编制、内设机构与职能配置相关文献中指定关键词进行分析，得出：研究者对不同指定关键词的关注程度不同;不同类型机构对同一关键词的关注度亦有差别;同一类型机构对与自身相关内容的关注度高;高校对整个内容的关注度较为均衡;关键词组合在文献中出现的概率与关键词的数量成反比;相关关键词混用的情况普遍。

    关键词：档案局;档案馆;人员编制;内设机构;职能配置;关键词

    关键词一般是指为了标引工作从报告、论文中选取出来用以表示全文文献信息款目的单词或术语，它能够直观而鲜明地表述论文的主体，并起到提纲挈领的作用。关键词分析法是学术研究中常用的方法之一。本文采用词频、共现、关联度等多种关键词分析方法，对与档案局（馆）人员编制、内设机构与职能配置相关文献的两种关键词合并进行分析。

    1 ?研究样本选取

    本文以CNKI为样本池，以“档案局”、“档案馆”、“档案局馆”、“编制”、“机构”、“职能”、“配置”作为检索词（指定关键词），以题名为检索项，同时以“档案局”、“档案馆”、“档案局馆”分别组合“编制”、“机构”、“职能”、“配置”为检索条件，以最终检索得到的212篇文献、890个关键词为研究样本。

    2 ?指定关键词词频分析

    一般情况下，同一篇文章使用某一主题关键词的频率，与对这一主题讨论与研究的深度正相关。本文以文献中某一关键词出现频率的不同，将文献划分为“提及”、“论及”、“论述”3 个层次，1次～3次为“提及”，4次～6次为“论及”，7次～9次为“论述”。以CNKI作为检索平台，以“全文”作为检索项，以“档案局”、“档案馆”、“档案局馆”、“编制”、“机构”、“职能”、“配置”为检索词进行词频统计，结果见表1。

    

    从表1可以看出：

    一是对档案馆机构、职能、编制、配置的关注度最高，对档案局机构、职能、编制、配置的关注度次之，对档案局馆机构、职能、编制、配置的关注度最低。

    二是档案局、档案馆、档案局馆均表现出对机构的关注度最高，职能次之，编制再次之，配置最低。

    三是比较而言，对档案局和档案局馆配置的研究深度最差，不仅文献总量少，而且多数仅停留在提及的层面。

    四是涉及档案局、档案馆、档案局馆三种情况下机构、职能、编制的文献提及的文献数量庞大，而达到论述层次的文献数量相对较少，说明研究者一般性提及的人多，进行深入系统研究的人少。

    五是从低词频到高词频，文献数量变化大，最大的相差603倍，最小的也相差18倍，倍数差距越大，表明深入论述的文献占比越少。

    六是在机构、职能、编制3项中，对主题深入论述占比最高的是机构、最低的是编制，说明研究者关注档案局、档案馆、档案局馆机构问题的占比重最高，其次是对职能的关注，关注度最低的是编制问题。

    3 指定关键词共现情况分析

    “档案局”、“档案馆”、“档案局馆”、“编制”、“机构”、“职能”、“配置”7个指定关键词，在实际使用中存在同一篇文献中同时出现2个或2个以上的情况，这里我们利用知网检索平台，在全文项中，将上述7个关键词分为机构（“档案局”、“档案馆”、“档案局馆”）和内容（“编制”、“机构”、“职能”、“配置”）两组，然后按不同机构与内容组两两、三三、四四、五五配对作为联合检索词进行检索。根据按指定关键词组合数量从少到多排序的检索结果和以文献数量从多到少排序的检索结果，可以看出：

    一是关键词组合时的个数越多，文献数量越少。这说明单独涉及档案局、档案馆、档案局馆的某一方面内容的文献多，同时涉及或研究档案局、档案馆、档案局馆的机构、编制、职能和配置的文献少，即整体性研究少于单项或数项的研究。

    二是涉及档案馆的各项内容文献量均多于档案局、档案局馆各项的文献量;档案局馆各项内容的文献量最少。

    三是涉及机构的文献量相对较多，涉及配置的文献量相对较少，说明研究者更关注机构问题，较少关注配置问题。

    4 ?不同机构作者关键词使用情况分析

    不同类型机构由于职能不同，对同一事物、事件的态度往往不同。以档案局（档案行政管理机构）、档案馆（档案保管机构）、大学（理论研究机构）、公司（企业事业机构）分别作为研究者所在机构，对指定关键词在不同机构作者的文献量及占比情况进行统计。见表2。

    

    

    从表2可以看出：

    从文献总量上看，一是在档案局、档案馆、大学、公司这4种不同类型的机构中，大学的文献总量最高，其次是档案局，再次是档案馆，最后是企业。可见理论研究机构对此的关注度要高于其他三种类型的机构，相关文献数量多，档案行政管理机构的关注度要高于档案保管机构，与此关系不大的企业文献量最少。二是档案局、档案馆对与其自身相关的机构、职能、编制、配置的关注度高，对档案局馆的关注度低于对单一档案局或档案馆的关注度。三是无论哪一类机构，对档案局、档案馆、档案局馆机构、职能、编制、配置4 个问题中的某单一问题的关注度均高于对其组合问题的关注度。

    从总占比上看，各类机构文献在全部文献中的占比情况，从多到少分别是大学、档案局、档案馆、企业，并且4类机构文献的总和达到了全部文献的多数，占59.4%;从文献占比情况看，档案局与大学在所有15个指定词组合检索结果上看，各有7个占比靠前，一个相等，是对此问题关注度最高的两类机构。

    5 ?结语

    通过对“档案局”、“档案馆”、“档案局馆”、“编制”、“机构”、“职能”、“配置”7个指定关键词，及相近相似关键词的多种关键词分析方法，可以初步得出：研究者对不同指定关键词的关注程度不同;不同类型机构对同一关键词的关注度亦有差别;同一类型机构对与自身相关内容的关注度高;高校对整个内容的关注度较为均衡;关键词组合在文献中出现的概率与关键词的数量成反比;相关关键词混用的情况普遍。本研究对档案局（馆）人员编制、内设机构与职能配置相关文献的特点进行分析，为进一步研究档案局（馆）人员编制、内设机构与职能配置提供参考和借鉴。

    （作者单位：郑州大学档案馆 ?来稿日期：2015-06-17）