业务管理信息系统使用及电子文件管理情况调查

2022.11.13

孔晓

摘要：调查发现，业务管理信息系统的普遍使用，业务管理信息系统多样化与档案人熟悉系统数量有限形成的反差，非文本电子文件种类与数量的激增和电子文件多头管理短期内难有改变，均增加了电子统一管理的难度，对档案人的信息化素养提出了更高要求。因此，应当开展调查或建立年报制度；进行必要的通用业务信息系统培训；推行形成部门保存电子文件，业务信息系统信息档案化管理；尝试在信息中心等业务信息系统集中管理与维护机构建立电子文件管理中心的对策。

关键词：业务信息系统；业务管理系统；业务管理信息系统；配备；使用；调查

为了解市直机关各单位业务信息系统的使用和电子文件形成、备份、归档情况，进行了一次问卷调查。调查收回问卷48份。

1 基本情况

1.1 业务信息系统已在大多数单位普遍使用。在问及您所在的单位是否配备使用有业务信息系统时，回答“有”42人，占 87.5%；回答“没有”2人，占 4.17%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.2 半数单位使用业务信息系统数量不超过6种。在问及所在单位配备使用的业务信息系统的数量时，回答“1种～3种”11人，占 22.92%；回答“4种～6种”14人，占 29.17%；回答“7种～9种”8人，占 16.67%；回答“10种～12种”7人，占 14.58%；回答“13种～15种”4人，占 8.33%；回答“16种～18种”3人，占 6.25%；回答“>19种”1人，占 2.08%。

1.3 不同层级统一使用的系统中，市级占比最高。在问及所在单位使用的业务信息系统中各层级所占数量时，回答“全国统一使用”29人，占 60.42%；回答“全省统一使用”33人，占 68.75%；回答“全市统一使用”40人，占 83.33%；回答“单位统一使用”35人，占 72.92%；回答“部门单独使用”27人，占 56.25%；回答“其他”8人，占 16.67%。

1.4 公文管理系统占比最高，账务管理次之，人事管理第三。在问及所在单位使用的业务信息系统涉及的具体业务类型时，回答“公文管理”46人，占 95.83%；回答“档案管理”26人，占 54.17%；回答“账务管理”40人，占 83.33%；回答“人事管理”36人，占 75%；回答“资产管理”31人，占 64.58%；回答“车辆管理”18人，占 37.5%；回答“招投标管理”22人，占 45.83%；回答“其他一” 9人，占 18.75%；回答“其他二”8人，占 16.67%；回答“其他三” 7人，占 14.58%。

1.5 多数单位设有专门负责管理与维护全部业务信息系统的部门。在问及所在单位是否有专门负责管理与维护全部业务信息系统的部门（如信息中心）时，回答“有”34人，占 70.83%；回答“没有”10人，占 20.83%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.6 数据库文件和电子表格文件已超过文本文件，成为电子文件的主要类型。在问及所在单位使用的业务信息系统产生的电子文件格式时，回答“文本文件”39人，占 81.25%；回答“电子表格”45人，占 93.75%；回答“电子邮件”11人，占 22.92%；回答“数据库文件”48人，占 100%；回答“视频文件”10人，占 20.83%；回答“音频文件”12人，占 25%；回答“图像文件”18人，占 37.5%；回答“图形文件”19人，占 39.58%；回答“网页文件”5人，占 10.42%；回答“其他”32人，占 66.67%。

1.7 对电子文件进行备份已经成为共识。在问及所在单位使用的业务信息系统产生的电子文件是否进行了备份时，回答“是”44人，占 91.67%；回答“否”0人，占 0%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。

1.8 电子文件多头管理，仍然没有得到根本改变。在问及所在单位使用的业务信息系统产生的电子文件由哪个部门管理时，回答“产生部门自行管理”44人，占 91.67%；回答“系统专门管理机构（如信息中心）”30人，占 62.5%；回答“档案室”12人，占 25%；回答“办公室”22人，占 45.83%；回答“其他”3人，占 6.25%。

1.9 只有半数人会使用本单位的业务信息系统数据库。在问及对单位使用的业务信息系统采用的数据库是否了解或会使用时，回答“会使用”25人，占 52.08%；回答“了解但不会使用”16人，占 33.33%；回答“不了解也不会使用”7人，占 14.58%。

2 反映出的问题

综上，反映出如下四个方面的问题：一是电子文件的形成、产生，涉及不同层次的多个系统已是普遍情况，统一管理难度大增。二是业务信息系统的多样化与使用人员熟悉系统数量有限形成反差，将影响到电子文件的收集、归档与保管。三是专门负责管理与维护业务信息系统部门的设立，有助于从源头上对电子文件实施管理。但非文本电子文件种类与数量的激增，对档案管理人员的信息化素养提出了更高的要求。四是虽然电子文件备份已成为绝大多数人的共识，但电子文件多头管理的情况短期内难有根本性改变。

3 对策与措施

3.1 开展调查或建立年报制度，掌握辖区内业务信息系统的变化情况。增量电子文件多数来自各种业务信息系统，但档案行政管理机构对各单位使用的业务信息系统的数量、层级、类别了解较少。心中无数，家底不清，监管自然费劲。因此，应当通过定期调查，或者建立业务信息系统作用情况年报，来掌握行政辖区内各单位，特别是行政及公共事业单位、国有企业使用业务信息系统的情况。

3.2 有针对性地对档案工作者进行必要的通用业务信息系统培训，提高档案工作者的信息化素养与运用信息技术的能力。业务信息系统种类繁多，要求档案管理人员全部熟悉是不现实的。通过调查和年报，我们可以梳理出某一区域内使用频率最高的若干种通用或公共业务信息系统，请相关机构与部门的专业人士对档案管理人员进行培训，从而使档案管理人员对本单位的主要业务信息系统有所了解、掌握和熟悉。通过培训提高档案管理人员的信息化素养和运用信息技术的能力。

3.3 推行形成部门保存电子文件，业务信息系统信息档案化管理，并使之制度化。在信息技术环境下，电子文件形成后及时保存是电子文件管理最有效、最便捷、最安全的方法。但各业务信息系统对电子文件，或者称之为数据的保管有自己的一套程序与方法，与档案管理部门所要求的电子文件管理方式方法不完全相同。在这种情况下，实行业务信息系统信息（数据）档案化管理，是较为可靠的解决方案。要实施这一方案，需要档案行政管理机构与单位档案管理人员密切配合，一个业务信息系统、一个业务信息系统地摸清该系统的特点，重点是信息数据的格式、结构、类型，再根据电子文件归档管理的原则，制定出较为科学，重点是方便有效的业务信息系统信息数据档案化管理的方法。

3.4 尝试在信息中心等业务信息系统集中管理与维护机构建立电子文件管理中心，使之成为与档案室并列的电子文件与电子档案保管地。从理论上和习惯上，档案室都应当是集中管理档案的地方。电子文件归档后成为电子档案，也应当由档案室集中管理。现实是档案室基本上不接触单位的业务信息系统，档案工作者对业务信息系统知之不多，有些甚至根本不了解。部分单位设立的专门集中管理与维护本单位业务信息系统的机构，为我们提供了一个全新的集中管理电子文件的思路。这就是在这种专门集中管理与维护本单位业务信息系统的机构建立单位电子文件管理中心。这种思路如果能够得以实施，档案室工作人员就可以从与多个业务信息系统的使用者打交道，变为只与这专门机构打交道；从多点控制，变为一点控制。沟通的成本将明显下降，管理的难度将明显降低。

（作者单位：河南省新乡市委党校来稿日期：2015-08-16）