信息化背景下会计档案管理工作创新

    武海英

    实施会计档案电子化管理，将会计核算系统电子会计数据集中收集，实现会计档案数据集中管理成为会计档案管理的基础工作，提升企业管理水平，促进企业健康高效运行。当前企业会计档案信息化管理由于实施时间较短，缺乏相关管理经验，对档案信息化管理重视不足等原因，在会计档案信息化管理中存在许多问题，影响企业会计档案电子化管理的成效，应加强领导管理层的重视，完善会计信息系统，培养复合型人才，提升会计档案电子化管理效果。

    随着大数据等信息技术广泛运用，信息化趋势明显，会计电算化工作被会计信息化取代，会计档案传统管理说明被无纸化电子档案管理模式取代。企业实行会计档案电子化管理可以减少资源浪费，目前会计档案电子化实行时间较短，很多企业缺乏管理经验，在会计电子化档案管理中存在许多问题，对会计档案电子化管理创新研究具有重要意义。

    一、会计档案信息化管理的作用

    会计档案是会计核算中形成记录反映单位经济业务事项的图文等形式会计资料，包括电子设备形成存储的电子会计档案。企业内部形成会计档案包括会计凭证，财务报告等，外部接收会计资料包括原始凭证等。会计档案电子化是将传统纸质会计档案为电子介质存储应用的电子资料，包括电子记账凭证，电子文档等。

    会计档案电子化是整合会计档案电子会计档案，目前涉及会计档案电子化内容规定较少，会计档案管理办法规定满足单位生成的电子会计资料可以电子形式保存。会计档案电子化发展经过多个阶段，随着管理办法实施，很多企业开始借鉴会计档案电子化管理经验，逐步实行会计档案电子化管理。会计档案电子化可以降低管理成本，提升财务管理效率，实现信息共享，其优点体现在有利于财务自动化处理，有利于提高档案管理水平。

    计算机具有高效信息处理能力，快速输入储存信息，通过前提对系统功能进行设置，计算机可自动生成会计凭证，自动判断会计数据湖区规则，自动对会计档案信息资源分类加工收集利用，大大提高了财务处理效率。通过电子会计档案管理系统归档接口，与其他业务系统接口对接，实现获得原始凭证，会计账簿，出入库单等电子会计资料系统自动化归档，无需人工分拣匹配，可节约成本费用，帮助会计人员节省时间用于财务核算工作。实施会计档案电子化管理，将会计核算系统电子会计数据集中收集，实现会计档案数据集中管理。

    二、企业会计档案电子化管理中的问题

    2014年，中国人保企业会计档案电子化管理试点成功，得到档案局等机关肯定，随着新管理办法实施，会计档案电子化管理得到法律认可，部分小企业尝试采用会计档案电子化管理带起纸质档案保存，企业如何创新会计档案电子化管理尤为重要。目前企业实施会计档案信息化管理中存在缺乏重视，存在安全隐患，管理人员素质较低等问题。

    会计档案管理利用方面缺乏重视，目前很多企业管理层观念保守，领导层大多认为会计档案为总部审计监察，未意识到会计信息化对单位的重要性，未意识到电子会计档案可减少资源浪费，未认识到会计信息资源网络共享的优越性。企业会计档案电子化依赖信息化建设，计算机网络，电子会计档案管理系统等要素是会计档案电子化管理的前提，由于软硬件，网络造成会计档案处于不安全环境。会计档案信息化管理安全隐患是电子化管理面临的重要问题。

    由于缺乏会计档案电子化管理经验，很多企业会计档案电子化处于起步阶段，担心电子会计档案管理系统设置，组织机构配置等方面对会计档案真实性完整性把握不够准确，会计档案管理系统功能不全，系统归档接口功能设置不齐全，业务系统转交或电子会计档案管理系统接收文件时，无法检测接收数据的真实性可靠性。无法保证电子会计档案的真实性。会计人员由于人为工作疏忽等造成会计数据失真，存储介质采用磁性介质，数据信息在不同载体转换存储被随意复制，易造成电子会计档案数据失真。

    档案管理人员是档案部门的核心力量，档案管理工作需要专业的管理能力，很多单位由于领导不重视对档案管理，会计档案管理工作兼职现象普遍，档案管理人员由于在会计知识，信息技术等方面缺乏专业知识技能，信息化条件下，档案管理人员应懂得会计专业知识，企业档案管理人员未经电子化档案专业知识培训，缺乏管理工作经验，电子档案管理工作无法保证质量。如会计人员对计算机信息安全缺乏常识，对安装计算机防病毒软件私自卸载导致会计信息系统安全。

    三、企业会计档案信息化管理对策

    企业会计档案信息化管理有利于提高档案管理工作效率，提升企业管理水平，促进企业健康高效运行。当前企业会计档案信息化管理由于实施时间较短，缺乏相关管理经验，对档案信息化管理重视不足等原因，在会计档案信息化管理中存在许多问题，影响企业会计档案电子化管理的成效，应加强领导管理层的重视，完善会计信息系统，培养复合型人才，提升会计档案电子化管理效果。

    领导重视是做好会计档案管理工作的关键，单位要提高领导对会计档案电子化管理工作的重视，确保对人力财力的投入，使会计档案管理工作走向科学化，依法管理是做好檔案管理工作的基础。会计档案是会计活动的历史信息，保证档案真实性非常重要。可以通过建立防篡改机制，完善电子会计档案管理系统功能，保证电子会计档案真实性。应制定相应风险防控策略，防止电子会计档案管理系统运行中发生危害信息完整性的变化。电子会计文件收集中保证防篡改，保证管理系统衔接会计核算可靠性，通过多人监督方式保证归档移交中电子会计文件不被更改。

    会计软件系统具有会计核算与财务管理功能，应能输出通过电子数据会计凭证等会计资料。会计软件系统归档接口应能将归档电子文件及数据可靠性进行检测，防止村瑕疵文件。将待归档电子文件按照指定格式封装为归档数据包，保证信息不丢失，能接收接收方成功的反馈信息，对贵方成功电子文件进行归档标记。对会计软件系统数据接口，应根据档案部门电子文件归档要求设计，应组织系统开发商进行二次开发实现。

    电子会计档案管理系统具有管理会计档案功能，应在系统中引入传输加密技术，系统归档接口必须与核算系统实现对接。归档接口应向核算系统发送归档数据包存放位置信息，将电子文件存在指定位置，在归档数据包接收存储中保证信息不丢失。电子会计档案管理系统应确保电子档案保存完整，维持系统电子档案的完整性。能根据用户角色限定系统功能使用权限。能对电子管理中元数据有效管理，企业电子管理软件功能不齐全，可以向公司信息技术部门提出功能需求。

    如何保证会计档案准确性安全性尤为重要，需从硬件安全，环境安全等方面做好会计档案安全性保障。会计档案电子化管理依赖电子档案管理系统建设，企业应根据核算软件要求，IT平台构建模式等决定配置计算机防火墙等。服务器包括数据库服务器，web服务器，处理能力，稳定性等方面要求较高，存有电子会计档案的计算机要配置高，稳定性好，加强安全防护功能，避免因稳定性差等原因导致会计档案丢失。杜绝因系统瘫痪导致数据丢失。

    信息化条件下对会计档案人员素质提出更高的要求，要懂得档案专业知识，运用信息化管理软件系统，企业应对档案管理人员，信息化人员进行宣教，培训《企业会计信息化工作规范》《电子文件归档管理规范》等法律知识，如何运用电子档案管理系统，推动企业会计档案电子化管理科学化发展。信息技术发展需要提高档案管理人员的综合素质，企业可以通过定期宣教，业务进修等方式培养合格的会计档案管理人员。

    四、结语

    随着互联网，云计算等信息技术应用，信息化成为时代发展趋势，会计档案电子化实施改善了信息管理水平，如何推动会计档案信息化进程，保证电子会计档案真实性安全性尤为重要。本文介绍了会计档案的概念，以会计档案电子化管理方式为构架，分析会计档案电子化管理实施进程，对会计档案电子化注意问题进行分析，为会计档案单子化管理企业提供参考。（作者单位：山东省潍坊市潍城区园林绿化中心）